Tips for Designing a Satellite Event Agenda

Các liên kết của sự kiện vệ tinh: Satellite Home|Designing an Agenda|Support & Resources|FAQ|Meet the Hosts|Submit an Event Plan

Theo: http://www.opencon2017.org/designing_a_satellite_event_agenda

Xem thêm: Khoa học mở - Open Science

 

Sự kiện của bạn sẽ là về cái gì, và những người tham gia sẽ làm gì? Định dạng cho các sự kiện vệ tinh là mềm dẻo, và trong quá khứ, các nước chủ nhà đã mời các diễn giả, truyền các nội dung video trên trực tuyến theo thời gian thực, tổ chức các khóa huấn luyện, các cuộc thi dạng hackathon, và nhiều hơn thế! Hãy xem các gợi ý chi tiết về cách thiết kế chương trình có hiệu quả để đạt được các mục tiêu của bạn:

Mục lục:

1. Chọn các hạng mục chương trình

2. Xác định các mục tiêu cho sự kiện của bạn

3. Đưa sự kiện ra cùng

1. Chọn các hạng mục chương trình

Các hạng mục chương trình tiềm năng có thể gồm:

Các bài nói chuyện

Hãy mời những người đang làm việc trong các dự án có liên quan tới Truy cập Mở - OA (Open Access), Dữ liệu Mở - OD (Open Data), hoặc Giáo dục Mở - OE (Open Education) tới và nói chuyện về công việc của họ! Hãy cân nhắc tìm kiếm các diễn giả ở địa phương để tránh các chi phí đi lại. Hãy hỏi quanh hoặc tìm kiếm nhanh trên Google để xem liệu có các thủ thư, các giáo sư, hay các sinh viên đang làm việc trong các dự án thú vị trong khu vực của bạn hay không.

Bạn cũng có thể duyệt và thêm các diễn giả bằng cách sử dụng Cơ sở dữ liệu các Diễn giả về Nghiên cứu & Giáo dục Mở, có thể thấy ở đường liên kết ở đây. Để sử dụng cơ sở dữ liệu này, hãy trượt phải để truy cập thanh tìm kiếm. Các định dạng khác về các diễn giả có thể tham gia gồm:

• Các bài giảng chính (Keynote Lectures): Chúng là các bài nói chuyện dài hơn, thường khoảng từ 30 phút tới 1 giờ đồng hồ.

• Các cuộc nói nhanh (Lightning Talks): Chúng là các cuộc nói chuyện dài khoảng 5-10 phút, nơi các diễn giả nói về lĩnh vực tinh thông của họ hoặc dự án họ đang làm việc. Vì chúng là ngắn, chúng thường vui nhộn và lôi kéo định dạng cho phép khán thính phòng nắm được nhiều thông tin trong thời gian ngắn!

• Thảo luận nhóm (Panel Discussion): Mời một ít các diễn giả khác nhau có các quan điểm khác nhau nói về một chủ đề nhất định trong một nhóm thảo luận. Bạn cũng sẽ cần vài người để tạo thuận lợi cho cuộc thảo luận (như, nhắc các câu hỏi, giữ thời gian, …)

Khóa huấn luyện

Những người tham gia của bạn có rời khóa huấn luyện với kỹ năng mới không.

Qua khóa huấn luyện, những người tham gia học được cách để:

• Sử dụng phần mềm hữu dụng cho Nghiên cứu Mở (như, R, Github, Khung Khoa học Mở)

• Làm cho các xuất bản phẩm và các dữ liệu nghiên cứu của họ sẵn sàng mở công khai; sau đó dành thời gian để ký gửi các tác phẩm vào các kho trên trực tuyến

• “Vọc” (Hack) một Tài nguyên Giáo dục Mở

• Biện hộ cho Truy cập Mở, Dữ liệu Mở, và/hoặc Giáo dục Mở trong các cơ sở và cộng đồng của họ

• Để có thêm ý tưởng, xem vài khóa huấn luyện đã được tổ chức trong cuộc gặp Toàn cầu của OpenCon ở đây.

Các phiên Unconference (Unconference Sessions)

Unconference cho phép những người tham gia kiểm soát hội nghị.

Những người tham gia đưa ra đề xuất, biểu quyết, và tự họ quản lý các phiên. Điều này xúc tác cho việc học tập, cộng tác ngang hàng và các dạng và chủ đề phiên khác nhau. Các phiên có thể được đề xuất và được biểu quyết trước và trong quá trình hội nghị. Thậm chí nếu một phiên không xảy ra, chủ nhà sẽ tìm người có quan tâm trong phiên của họ để cộng tác sau OpenCon.

• Các phiên ví dụ: Để có các ý tưởng, xem vài phiên unconference từng được tổ chức trong cuộc gặp toàn cầu của OpenCon ở đây

Vọc (Hackathon)

Các cuộc Hackathon là các phiên khởi động có tính cộng tác để làm việc về các chủ đề nhất định.

• Vọc sách giáo khoa (Textbook hackathon): Cộng tác với các thành viên giáo viên được mời và các sinh viên các năm cuối “vọc” một tài nguyên giáo dục mở - OER (Open Educational Resource): cùng làm việc để pha trộn và cải thiện một cuốn sách giáo khoa hoặc công cụ đang tồn tại. Bạn có thể thấy vài tài nguyên hữu dụng trong việc vọc OER ở đây và ở đây.

• Vọc Nghiên cứu Mở / Dữ liệu Mở (Open Research / Open Data hackathon): Các nhà nghiên cứu và các sinh viên cùng cộng tác trong một tập hợp các dự án khoa học mở. Các ví dụ các cuộc vọc nghiên cứu mở có thể thấy ở đây.

Tiệc Ngắm nhìn (Watch Party)

Lấy một phòng để chiếu các Nội dung của OpenCon & các Nội dung Mở khác như một nhóm. Hãy cân nhắc tổ chức thảo luận nhóm sau đó về nội dung video bạn vừa xem!

• Cho xem lại vài điểm nhấn từ các cuộc gặp trước đó của OpenCon, hoặc nếu bạn đang tổ chức sự kiện vệ tinh của bạn cùng lúc với cuộc gặp toàn cầu, hãy xem cuộc gặp sống động!

• Cho xem lại các tài nguyên video phổ biến khác để học nhiều hơn về các vấn đề Mở, như the Internet’s Own Boy.

Biện hộ (Advocacy)

Làm việc để tạo ra những thay đổi chính sách ở cơ sở hoặc phòng ban của bạn.

• Lên kế hoạch / Phác thảo Chính sách của cơ sở: Tổ chức phiên làm việc để phác thảo động thái cho hội đồng khoa học hoặc tổ chức đoàn thể sinh viên của bạn để áp dụng chính sách Truy cập Mở hoặc Tài nguyên Giáo dục Mở.

  • Các tài nguyên Chính sách Truy cập Mở: Liên kết từ Đại học Harvard về các thực hành tốt cho các chính sách Truy cập Mở của đại học có thể thấy ở đây và đường liên kết để tải về ngôn ngữ chính sách mô hình có thể thấy ở đáy của trang này.

  • Các tài nguyên Chính sách Giáo dục Mở: Các tài liệu ví dụ từ các cơ sở khác có thể thấy ở đây.

  • Để có thêm các gợi ý biện hộ, hãy tải về Bộ công cụ Biện hộ (Advocacy Toolkit) từ UCL.

2. Xác định các mục tiêu

Khi bạn đang suy nghĩ về các hạng mục của chương trình, là hữu ích cho bạn (hoặc ban kế hoạch của bạn) xác định đâu là các mục tiêu sự kiện của bạn. Đây là vài câu hỏi để bắt đầu:

• Trọng tâm của sự kiện sẽ là gì? Bạn sẽ tập trung vào chiều rộng của các lĩnh vực vấn đề của Mở, hay đặc thù về Truy cập Mở, Dữ liệu Mở, Giáo dục Mở, hay Khoa học Mở?

• Bạn muốn sự kiện đạt được điều gì? Liệu mục tiêu của sự kiện có là để giáo dục và thúc đẩy nhận thức về các vấn đề Mở hay không? Hay là để

• Có các kết quả cụ thể nào hay không? Sau cuộc họp, liệu có các kết quả đo đếm được nào hay các sản phẩm cuối cùng nào mà bạn muốn có khả năng để chi ra hay không? Ví dụ:

  • Xây dựng một OER qua việc vọc một cuốn sách giáo khoa

  • Lên kế hoạch hoặc phác thảo chính sách ban đầu về Truy cập Mở cho cơ sở, phòng ban, hoặc khoa của bạn

  • Huấn luyện số lượng X sinh viên để kết hợp các thực hành Khoa học Mở vào tiến trình công việc của họ

  • Để những người tham gia ra về với hiểu biết được nâng cao về tầm quan trọng của Truy cập Mở

  • Để có số lượng X nhà nghiên cứu cam kết ký gửi và tiếp thị các tác phẩm Mở của họ sau cuộc gặp

  • Bắt đầu nhóm hợp ở địa phương từ những người tham gia có quan tâm trong cuộc gặp mà sẽ triệu tập thường xuyên trong tương lai (ví dụ, hàng tháng)

• Bạn có khán thính phòng đích không? Điều đó sẽ tác động tới chương trình nghị sự như thế nào? Bạn có biết bạn sẽ quảng bá sự kiện cho ai không? Liệu họ có phải hầu hết là các sinh viên, các nhà nghiên cứu, các thủ thư, hay các nhà chuyên nghiệp về y tế hay không? Tri thức cơ bản của họ về các vấn đề Mở là gì? Nội dung nào họ sẽ thấy thú vị nhất? hoặc hữu ích nhất cho công việc và sự giáo dục của họ?

3. Đưa sự kiện ra cùng

Đây là một vài gợi ý các dạng sự kiện chúng tôi đã tưởng tượng ra:

Sự kiện vệ tinh nhỏ

• Không gian: Đặt một phòng nhỏ

• Các hạng mục chương trình tiềm năng:

  • Những người tham gia học một kỹ năng: Tổ chức khóa huấn luyện nhỏ, theo sau là một thảo luận

  • Đưa lên thành video sống động theo thời gian thực hoặc ghi hình chất lượng cao từ hội nghị

  • Mời diễn giả ở địa phương

  • Lên kế hoạch sự kiện xã hộ cho các cuộc thảo luận không chính thức sau đó

• Kích cỡ: Cố gắng lôi kéo 15+ những người tham gia

• Thời gian chuẩn bị ước tính: 3 giờ đồng hồ

Sự kiện vệ tinh lớn

• Không gian: Đặt một giảng đường

• Các hạng mục chương trình tiềm năng:

  • Những người tham gia học các kỹ năng: Tổ chức một loạt các khóa huấn luyện, theo sau là thảo luận

  • Đưa lên thành video sống động theo thời gian thực hoặc ghi hình chất lượng cao từ hội nghị

  • Mời diễn giả địa phương, hoặc tổ chức thảo luận nhóm

  • Tổ chức phiên các cuộc nói nhanh

  • Tổ chức hoạt động đơn giản buổi chiều tối

• Phụ thêm: Cung cấp một chút đồ ăn

• Kích cỡ: Cố gắng lôi kéo 50 người tham gia

• Thời gian chuẩn bị ước tính: 10-15 giờ đồng hồ

Hội nghị nhỏ (Mini-conference)

• Không gian: Đặt một giảng đường và các phòng nghỉ

• Các hạng mục chương trình tiềm năng:

  • Những người tham gia học các kỹ năng: Tổ chức một loạt các khóa huấn luyện

  • Đưa lên thành video sống động theo thời gian thực hoặc ghi hình chất lượng cao từ hội nghị

  • Mời một nhóm các diễn giả

  • Tạo thuận lợi cho thảo luận nhóm về một chủ đề nhất định

  • Tổ chức phiên cho các cuộc nói chuyện ngắn

  • Lên kế hoạch cho unconference hoặc hackathon

  • Tổ chức hoạt động đơn giản buổi chiều tối

• Cung cấp đồ ăn, đồ uống trong những lúc nghỉ / sau sự kiện

• Cân nhắc cung cấp đồ lưu niệm - hoặc được tài trợ hoặc bạn tự làm

• Kích cỡ: Cố gắng lôi kéo 100+ người tham gia

• Thời gian chuẩn bị ước tính: 15-60 giờ đồng hồ

Phụ thêm để cải thiện sự kiện của bạn

• Phối hợp với các thủ thư ở địa phương của bạn - rất quan trọng!

• Mời những người ra chính sách ở địa phương

• Đặt ra các khóa huấn luyện của riêng bạn

• Cố gắng và thiết lập nhóm làm việc địa phương để giúp tổ chức cuộc gặp

• Viết bài trên blog

• Chụp hình và gửi cho họ!

Các biểu tượng từ Noun Project:

Người giảng của iconsphere / đồ thị của Ralf Schmitzer / ý tưởng thông minh của Creative Stall / mã của Ralf Schmitzer / phim của Josue Oquendo / hợp đồng của hans drayman

What will your event be about, and what will participants be doing? The format for satellite events are flexible, and in the past, hosts have invited speakers, streamed online video content, hosted workshops, hackathons, and more! See detailed tips on how to design an effective program to reach your goals:

Table of Contents:

1. Choosing Agenda Items

2. Defining Goals for your Event

3. Putting the Event Together

Choosing Agenda Items

Potential agenda items could include:

Talks

Invite those who are working on projects related to Open Access, Open Data, or Open Education to come and speak about their work! Consider finding local speakers to avoid transportation costs. Ask around or do a quick google search to see if there are librarians, professors, or students who are working on interesting projects in your area.

You can also browse and add speakers using the Open Research & Education Speakers Database, which can be found at this link. To use the database, scroll right to access a search bar. Different formats speakers could partake in include:

• Keynote Lectures: These are longer talks that usually range from 30 minutes to an hour.

• Lightning Talks: Lightning talks are 5-10 minute long talks where speakers talk about their area of expertise or a project they are working on. Because they are short, they are often a fun and engaging format that allowed the audience to digest a lot of information in a short period of time!

• Panel Discussion: Invite a few different speakers who have diverse perspectives to speak about a particular theme in a panel discussion. You’ll also need someone to facilitate the discussion (e.g. ask prompt questions, time-keep, etc…)

Workshop Training

Have your participants leave the workshop with a new skill.

Through a workshop, participants could learn how to:

• Use software that is useful for Open Research (e.g. R, Github, Open Science Framework)

• Make their publications and research data openly available; then set aside time to deposit works into online repositories

• “Hack” an Open Educational Resource

• Advocate for Open Access, Open Data, and/or Open Education in their institutions and communities

• For more ideas, see some of the workshops that have been held at the OpenCon global meeting here.

Unconference Sessions

Unconferences allow participants to take control of the conference. Participants get to propose, vote on, and run sessions themselves. This enables peer-to-peer learning, collaboration and diverse session types and topics. Sessions can be proposed and voted on before and during the conference. Even if a session doesn’t happen, hosts will find people interested in their session to collaborate with following OpenCon.

• Example sessions: For ideas, see some of the unconference sessions that have been held at the OpenCon global meeting here

Hackathon

Hackathons are collaborative sprint sessions for working on specific projects.

• Textbook hackathon: Collaborate with invited faculty members and senior students to “hack” an Open Educational Resource (OER): work together to remix and improve an existing Open Textbook or educational tool. You can find some useful resources on hacking OER here and here.

• Open Research / Open Data hackathon: Bring researchers and students together to collaborate on a set of open science projects. Examples of open research hackathons can be found here and here.

Watch Party

Book a room to screen OpenCon & Other Open Content as a group. Consider hosting a group discussion afterward about the video content that you’ve just watched!

• Stream some of the highlights from past OpenCon meetings, or if you’re holding your satellite event at the same time as the global meeting, watch the meeting live!

• Stream other popular video resources for learning more about Open issues, e.g. the Internet’s Own Boy

Advocacy

Work on creating policy changes at your institution or department.

• Planning / Drafting an Institutional Policy: Organize a work session to draft a motion for your faculty senate or student government to adopt an institutional Open Access or OER policy.

  • Open Access Policy Resources : A link from Harvard University on good practices for university Open Access policies can be found here and a link to downloading model policy language can be found at the bottom of this page

  • Open Education Policy Resources: Example documents from other institutions can be found here.

  • For more advocacy tips, download the Advocacy Toolkit from UCL.

Defining Goals

When you're thinking through agenda items, it's helpful for you (or your planning committee) to define what the goals of your event are. Here are some questions to get you started:

• What will the focus of the event be? Will you focus on a breadth of Open issue areas, or specifically on Open Access, Open Data, Open Education, or Open Science?

• What do you want the event to achieve? Is the goal of the event to educate and promote awareness of Open issues? Is it to

• Are there any specific outcomes? After the meeting, are there measurable outcomes or final products that you want to be able to point to? Examples:

  • Build an OER through a textbook hackathon

  • Plan or draft a preliminary Open Access policy for your institution, department, or faculty

  • Train X number of students to incorporate Open Science practices into their workflow

  • Have participants leave with an increased understanding of the importance of Open Access

  • Have X number of researchers commit to depositing and making their works Open after the meeting.

  • Start a local meetup group from interested participants at the meeting that will convene regularly in the future (e.g. on a monthly basis)

• Do you have a target audience? How will that affect the program agenda? Do you know who you will be advertising the event to? Will it mostly be students, researchers, librarians, or medical professionals? What is their baseline knowledge of Open issues? What content will they find most interesting, and most useful to their work or education?

Putting an event together:

Here are some suggestions of the types of event we’ve imagined:

Small satellite event

• Space: Book a small room

• Potential Agenda Items:

  • Have participants learn a skill: Host a small workshop, followed by a discussion

  • Put on the live stream or high quality recordings from the conference

  • Invite a local speaker

  • Plan a social event for informal discussions after

• Size: Try to attract 15+ participants

• Estimated prep time: 3 hours

Large satellite event

• Space: Book a lecture room

• Potential Agenda Items:

  • Have participants learn skills: Host a series of workshops, followed by a discussion

  • Put on the live stream or high quality recordings from the conference

  • Invite a local speaker, or host a panel discussion

  • Organize a session for lightning talks

  • Organize a simple evening activity

• Extra: Provide some food

• Size: Try to attract 50 participants

• Estimated prep time: 10-15 hours

Mini-conference

• Space: Book a lecture room and breakout rooms

• Potential Agenda Items:

  • Have participants learn skills: Host a series of workshops

  • Put on the live stream or high quality recordings from the conference

  • Invite a set of speakers

  • Facilitate a panel discussion on a themed topic

  • Organize a session for lightning talks

  • Plan for an unconference or hackathon

  • Organize a simple evening activity

• Provide food and drinks during breaks / after the event

• Consider providing event swag - either sponsored or that you create

• Size: Try to attract 100+ participants

• Estimated prep time: 15-60 hours

Extras to improve your event

• Coordinate with your local librarians—very important!

• Invite local policy makers

• Put on your own workshops

• Try and set up a local working group to help organize the meeting

• Write a blog post

• Take some pictures and send them in!

Icons from Noun Project:

Lecturer by iconsphere / chart by Ralf Schmitzer / smart idea by Creative Stall / code by Ralf Schmitzer / movie reel by Josue Oquendo / contract by hans drayman

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com