Thị trấn sử dụng công cụ nguồn mở để cộng tác và quản lý các tệp lớn như thế nào

Thứ tư - 20/09/2017 05:50

How a town uses an open source tool for collaboration and managing large files

When a popular ski resort town needed a secure, intuitive collaboration and file-sharing solution, its IT team found the answer in open source.

Khi thị trấn nghỉ dưỡng trượt tuyết nổi tiếng cần an toàn, sự cộng tác trực quan và giải pháp chia sẻ tệp, đội CNTT của nó thấy câu trả lời trong nguồn mở.

19 Sep 2017 Charles du Jeu

Theo: https://opensource.com/article/17/9/how-town-uses-pydio

Bài được đưa lên Internet ngày: 19/09/2017

Image by : Nasjonalbiblioteket. Modified by Opensource.com. CC BY-SA 4.0

Giống như nhiều tổ chức, chính phủ và thị trấn đang đối mặt các thách thức có liên quan tới sự cộng tác và chia sẻ các tệp lớn. Trong kỷ nguyên ngày nay của sự lan truyền rộng ứng dụng đám mây, các cơ sở nhà nước có thể thèm muốn xem lưu trữ đám mây công cộng như là giải pháp đơn giản, chi phí thấp để quản lý dữ liệu; tuy nhiên, lo ngại đáng kể đeo đẳng xung quanh an toàn, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu, sự kiểm soát, và sự khóa trói vào nền tảng/nhà bán hàn. Các giải pháp chia sẻ tệp nguồn mở bây giờ chào nhiều lợi ích y hệt như các dịch vụ đám mây công cộng, với lợi ích tiềm tàng bổ sung về các ứng dụng của người sử dụng đầu cuối an toàn, quản lý được, và tin cậy dựa vào các tiêu chuẩn mở.

Quản lý các tệp trong tiến trình công việc

Làng nghỉ dưỡng trượt tuyến nổi tiếng quốc tế Megève, Pháp, sử dụng nguồn mở để quản lý lượng dữ liệu ngày một gia tăng trong khi cũng làm cho nó truy cập được dễ dàng hơn. Nằm ở vùng Alps của Pháp, Megève chào đón hơn 80.000 khách viếng thăm hàng năm như là chủ nhà của nhiều sự kiện hòa nhạc, văn hóa, và thể thao, bao gồm cả cuộc đua xe đạp vòng quanh nước Pháp Tour de France. Với hơn 300 nhân viên, phòng CNTT của thành phố quản lý hơn 220 máy trạm, 40 máy chủ ảo, và 60 bộ chuyển mạch được kết nối tới mạng của nó.

Chia sẻ và cộng tác về các tệp số là sống còn cho tất cả các khía cạnh công việc thường ngày ở Megève. Nhiều phòng của thành phố phải chia sẻ các tệp một cách an toàn với các đối tác bên ngoài, đặc biệt phòng truyền thông, nó sản xuất một lượng lớn nội dung cho những người đi du lịch. Tư liệu này gồm các tệp lớn như các mẫu mã, các bằng chứng cuối cùng, và các thư viện ảnh, chúng phải được trao đổi với các nhà thiết kế, các nhà in, và các đối tác khác. Tương tự, các hãng kiến trúc làm việc về các lời gọi đối với các dự án quy hoạch của thị trấn thường xuyên truyền các tệp như các hình vẽ 3D có thể vượt quá 40+ GB về kích thước.

Tiếp cận từng bước một để xây dựng kiến trúc thích hợp

Sau khi bắt đầu làm việc với máy chủ truyền tệp FTP an toàn, các nhân viên đã bắt đầu chia sẻ các tệp bằng việc sử dụng các giải pháp đám mây, nó đã trình bày vấn đề tuân thủ sự điều chỉnh của luật và mối đe dọa tiềm tàng về an toàn. Phòng CNTT của thị trấn cần chào cho những người sử dụng giải pháp trên trực tuyến có tính trực quan của riêng thị trấn, nơi nó có thể kiểm soát được, quản lý được và kiểm tra được.

Sự lựa chọn giải pháp nguồn mở đã dựa vào vài đặc tả chính. An toàn từng là yêu cầu đầu tiên. Nắm lấy tiếp cận trong khuôn viên (on-premise), Megève cần giải pháp chào kiểm soát đầy đủ đối với dữ liệu của nó để tuân thủ với chính sách an toàn đặc thù của thị trấn. Tính khả dụng từng là sống còn ngang bằng nếu phòng CNTT của thị trấn từng cám dỗ những người sử dụng quay trở lại từ việc sử dụng các dịch vụ hướng vào những người tiêu dùng, không an toàn của riêng họ, cùng với khả năng phải được tùy biến thích nghi để đáp ứng các nhu cầu của những người sử dụng và các nhóm đặc thù.

Quản lý tệp an toàn, với nền tảng rõ ràng, minh bạch

Pydio được chào cho nhà chức trách của dự án nguồn mở đã thành danh mà kết hợp chức năng, tính khả dụng, và sự minh bạch được yêu cầu cũng như kho mã kiểm tra được. Những người sử dụng đầu cuối đã có giải pháp đơn giản và trực quan như các dịch vụ đám mây công cộng quen thuộc của họ. Cùng lúc, phần mềm đó đã được cài đặt trên nền tảng của riêng thành phố, phân phối các mức an toàn và bảo vệ dữ liệu được yêu cầu. Nhà chức trách giành lại được sự kiểm soát về quản trị dữ liệu của riêng nó, với khả năng quản lý chi tiết các quyền và sự cho phép khắp các hồ sơ của người sử dụng và các tệp của các cá nhân. Nội dung có thể được an toàn chia sẻ và đồng bộ khắp tất cả các máy đầu cuối cả cố định và di động được chính phủ và các nhân viên của nó sử dụng.

Megève cũng đã có khả năng tùy biến thích nghi giao diện thấy và cảm nhận của giải pháp phù hợp với thương hiệp và sự nhận diện tổ chức của thành phố, tạo ra ý nghĩa lớn hơn về sự thân thiện giữa những người sử dụng đầu cuối. Các nhân viên bây giờ có sự truy cập trực tiếp tới dịch vụ trong không gian làm việc cá nhân của họ, và giải pháp đã nhanh chóng được chấp nhận như là cách chính thống để cộng tác và chia sẻ tệp.

Vì sao nguồn mở nên là một phần của chiến lược CNTT của các cơ sở nhà nước

Trường hợp của Megève minh họa vì sao nguồn mở thường là câu trả lời tốt nhất cho các nhu cầu CNTT của khu vực nhà nước. Các ưu điểm chính gồm:

Mã tốt hơn: Hầu hết các dự án nguồn mở thành danh nhất triển khai các quy trình phát triển hiệu quả và chú ý tới chất lượng mã của họ, biết nó sẽ là công khai và vì thế kiểm tra được.

Tiết kiệm: Nguồn mở thường mang lại các ưu điểm về tài chính, như tiết kiệm về các phí giấy phép phần mềm và sự tự do không bị khóa trói vào nhà bán hàng, điều làm giảm đi tổng chi phí sở hữu (TCO) của nền tảng đó.
Tính mềm dẻo: Các cộng đồng nguồn mở thường lanh lẹ và sáng tạo. Họ cung cấp các giải pháp tùy biến thích nghi được đối với các nhu cầu của những người sử dụng đầu cuối và thích nghi nhanh đối với các thách thức và yêu cầu mới.

Về tác giả

Charles du Jeu - Charles là CEO và CTO của Pydio, giải pháp chia sẻ và đồng bộ tệp nguồn mở. Là nhà sáng lập gốc của dự án AjaxPlorer, Charles từng có khả năng mang công nghệ của Pydio tới mức ứng dụng xuất sắc cao, với hơn 1 triệu bản tải về của cộng đồng và hàng trăm công ty sử dụng Pydio cho các nhu cầu kinh doanh của họ khắp trên thế giới.

Like many organizations, governments and townships are confronting challenges that involve collaboration and sharing of large files. In today's age of widespread cloud adoption, public institutions may be tempted to view public cloud storage as a simple, low-cost solution to managing data; however, significant concerns persist around security, data protection liability, control, and platform/vendor lock-in. Open source file-sharing solutions now offer many of the same benefits as public cloud services, with the added potential benefit of secure, managed, and reliable end-user applications based on open standards.

Managing files within workflows

The internationally renowned ski resort village of Megève, France, uses open source to manage increasing volumes of data while also making it more easily accessible. Located in the French Alps, Megève welcomes more than 80,000 visitors annually as the host of multiple concerts, cultural, and sporting events, including the Tour de France. With more than 300 employees, the city’s IT department manages more than 220 workstations, 40 virtual servers, and 60 switches connected to its network.

Sharing and collaborating on digital files is vital to all aspects of daily work in Megève. Many city departments must share files securely with external partners, particularly the communication department, which produces a great amount of content for tourists. This material includes large files such as models, final proofs, and photo libraries, which must be exchanged with designers, printers, and other partners. Similarly, architect firms working on calls for town planning projects routinely transfer files such as 3D plans, which can exceed 40+GB in size.

A step-by-step approach to building relevant architecture

After initially working with a secure FTP server, employees started sharing files using public cloud solutions, which presented both a regulatory compliance issue and a potential security threat. The town’s IT department needed to offer users its own intuitive online solution. File sharing needed to be integrated within the town’s own managed IT infrastructure, where it could be controlled, managed, and audited.

The choice of an open source solution was based on several key specifications. Security was the first requirement. Taking an on-premise approach, Megève needed a solution that offered full control over its data to comply with the township’s specific security policy. Usability was equally vital if the town’s IT department was to tempt users back from using their own insecure, consumer-focused services. The town’s new file-sharing solution needed to offer the same level of intuitive, user-friendly simplicity, along with the ability to be customized to meet the needs of specific users and groups.

Managing files securely, with a clear, transparent platform

Pydio offered the authority of a well-established open source project that combines functionality, usability, and the required transparent and auditable code base. End users had a solution as simple and intuitive as their familiar public cloud services. At the same time, the software was installed on the city’s own infrastructure, delivering required levels of security and data protection. The authority regained administrative control of its own data, with the ability to manage granular rights and permissions across user profiles and individual files. Content could be securely shared and synchronized across all fixed and mobile terminals used by the local government and its staff.

Megève was also able to customize the solution’s look and feel to fit with the city’s brand and corporate identity, creating a greater sense of affinity among end users. Employees now have direct access to the service within their personal workspace, and the solution has been rapidly accepted as the official way to collaborate and share files.

Why open source should be part of public institutions’ IT strategy

The case of Megève illustrates why open source is often the best response to the public sector’s IT needs. Key advantages include:

Better code: Most well-established open source projects implement efficient development processes and pay attention to the quality of their code, knowing it will be public and therefore auditable.
Savings: Open source often brings financial advantages, such as savings on software license fees and freedom from vendor lock-in, which reduces the platform's TCO.
Flexibility: Open source communities are often agile and creative. They provide solutions that are customized to end users' needs and adapt quickly to new challenges and requirements.

About the author

Charles du Jeu - Charles is the CEO and CTO of Pydio, an open source file sharing and synchronization solution. Original founder of the AjaxPlorer project, Charles was able to bring Pydio's technology to a high level of excellence and adoption, with over 1 Million of community downloads and hundreds of companies using Pydio for their business needs across the world.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com