Chính sách nghiên cứu mở (của Trường Đại học Birkbeck, Đại học Luân Đôn)

Open research policy

Theo: https://www.bbk.ac.uk/about-us/policies/open-access-research

1. Nền tảng

1.1 Vào năm 1823, nhà sáng lập trường TS. George Birkbeck đã đưa ra tầm nhìn của ông: ‘bây giờ là lúc cho những lợi ích phổ quát của phước lành tri thức’. Tuyên bố đó tiếp tục chống trụ cho sứ mệnh và văn hóa của cơ sở, dẫn dắt các kết nối và đối tác Birkbeck đã làm giữa làm việc, học tập, văn hóa, nghiên cứu, và xã hội.

1.2 Nghiên cứu mở kỳ vọng rằng ‘kiến thức tất cả các dạng nên được chia sẻ mở càng sớm càng tốt vì nó là thực hành trong quá trình phát hiện’. Bổ sung thêm cho việc mở truy cập tới các phát hiện nghiên cứu, các kết quả và đầu ra, nó ngụ ý mở ra càng nhiều càng tốt các dữ liệu chống trụ thực hành, các nguồn dữ liệu, và các giao thức và việc tận dụng thích đáng các công cụ sở hữu trí tuệ (IP) mở như phần mềm nguồn mở và các giấy phép mở.

2. Các nhà nghiên cứu mở

2.1 ORCID (Mã nhận dạng Nhà nghiên cứu và Người đóng góp Mở - Open Researcher and Contributor ID) đã được phát triển để giúp nhận dạng nhà nghiên cứu và hỗ trợ cho sự minh bạch nghiên cứu. ORCID ID là mã nhận dạng thường trực duy nhất xác định cá nhân các nhà nghiên cứu. Những lợi ích của một ORCID ID đối với cá nhân một nhà nghiên cứu gồm:

• Bạn sẽ được phân biệt với bất kỳ nhà nghiên cứu nào khác, thậm chí các nhà nghiên cứu chia sẻ tên y hệt của bạn.

• Các kết quả đầu ra và các hoạt động nghiên cứu của bạn sẽ được ghi công đúng cho bạn.

• Những đóng góp và liên kết của bạn sẽ được kết nối tới bạn một cách dễ dàng và tin cậy.

• Bạn sẽ hưởng thụ khả năng phát hiện và thừa nhận được cải thiện.

• Bạn sẽ có khả năng kết nối hồ sơ của bạn với các cơ sở, các nhà cấp vốn, và các nhà xuất bản.

2.2 Trường Đại học yêu cầu tất cả các nhà nghiên cứu từ nhà trường (như, các nhà nghiên cứu được nhà trường tuyển dụng và các sinh viên nghiên cứu được nhà trường giám sát) phải có và sử dụng một ORCID ID, và phải chủ động tích cực đặt các phát hiện nghiên cứu của họ vào phạm vi công cộng.

3. Các xuất bản phẩm nghiên cứu truy cập mở

3.1 Tất cả các kết quả đầu ra nghiên cứu được các nhà nghiên cứu từ nhà trường sản xuất ra (như, từ các nhà nghiên cứu được nhà trường tuyển dụng và nghiên cứu được các sinh viên nghiên cứu được nhà trường giám sát, tạo ra) cần phải được ký gửi vào kho của cơ sở chúng tôi, BIROn.

3.2 Các đoạn 3.4 tới 3.8 đặc biệt liên quan tới các dạng xuất bản phẩm nghiên cứu được sản xuất sau đây:

• Các kết quả đầu ra dạng ngắn:

  • Các bài báo trên tạp chí được rà soát lại ngang hàng được chấp nhận để xuất bản trên một tạp chí hoặc trên một nền tảng xuất bản trên trực tuyến mà xuất bản tác phẩm gốc (thay vì một nền tảng tổng hợp và/hoặc xuất bản nội dung). Điều này bao gồm các xuất bản phẩm dữ liệu thứ cấp được rà soát lại ngang hàng như các bài báo rà soát lại.

  • Các tài liệu hội nghị được rà soát lại ngang hàng được chấp nhận để xuất bản trên một tạp chí, kỷ yếu hội nghị với một ISSN, hoặc bởi một nền tảng xuất bản trên trực tuyến mà xuất bản tác phẩm gốc.

• Các kết quả đầu ra dạng dài:

  • Các chương sách mang một ISBN, bao gồm các chương trong các cuốn sách học thuật phát sinh từ các hội nghị

  • Các sách chuyên khảo học thuật, bao gồm các sách chuyên khảo học thuật có nhiều hơn một tác giả

  • Các bộ sưu tập được biên soạn, nơi các yêu cầu liên quan tới bộ sưu tập hoàn chỉnh.

3.3 Các dạng xuất bản phẩm nghiên cứu khác (như có thể bắt nguồn từ các kết quả đầu ra từ nghiên cứu theo hợp đồng và các thỏa thuận tư vấn) là nằm ngoài phạm vi của chính sách này. Tuy nhiên, trường Đại học có thể khuyến khích bất kỳ ai xuất bản với liên kết tới trường để cân nhắc liệu nó có là thích hợp để tuân theo chính sách này hay không đối với bất kỳ dạng kết quả đầu ra nghiên cứu nào khác.

Các dịch vụ đối với các bài báo chưa được rà soát lại ngang hàng (các dịch vụ Pre-print) như Arxiv) cũng nằm ngoài phạm vi của chính sách này. Tuy nhiên, trường Đại học thừa nhận giá trị của các máy chủ như vậy trong việc hỗ trợ cho các thực hành nghiên cứu mở và khuyến khích các nhà nghiên cứu của chúng tôi sử dụng các dịch vụ như vậy ở những nơi các dịch vụ đó sẵn sàng theo nguyên tắc nhất định. Giá trị của các dịch vụ pre-print đã được đại dịch COVID-19 gần đây thể hiện và trường Đại học giữ lại quyền yêu cầu các nhà nghiên cứu của chúng tôi sử dụng các dịch vụ như vậy trong trường hợp khẩn cấp.

3.4 Bất kỳ kết quả đầu ra nào ở dạng ngắn phải được xuất bản:

• trên một tạp chí hoặc trên một nền tảng trên trực tuyến truy cập mở đầy đủ mà làm cho phiên bản hồ sơ sẵn sàng tức thì tại thời điểm xuất bản lần đầu, với một giấy phép CC BY trên website của nó ở định dạng tự do không mất tiền và không có hạn chế để xem và tải về, và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật mà tạo thuận lợi cho truy cập, phát hiện, và sử dụng lại nghiên cứu đó. Điều này bao gồm các tạp chí thuê bao nơi mà trường Đại học đã ký một thỏa thuận chuyển đổi quá độ.

hoặc

• trên một tạp chí thuê bao mà cho phép hoặc Phiên bản Hồ sơ hoặc Bản thảo được Tác giả Chấp nhận - AAM (Authors Accepted Manuscript) sẽ được ký gửi vào một kho phù hợp theo một giấy phép CC BY ở thời điểm xuất bản lần đầu. Ký gửi đó phải ở định dạng là tự do không mất tiền và không có hạn chế để xem và tải về, và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật mà tạo thuận lợi cho truy cập, phát hiện, và sử dụng lại nghiên cứu đó. Trong các trường hợp đó, nhà nghiên cứu cũng phải đưa tuyên bố sau đây vào phần thừa nhận cấp vốn và trong bất kỳ thư nào hoặc lưu ý nào ngoài tờ bìa gắn kèm với đệ trình đó: ‘vì các mục đích của truy cập mở, tác giả đã áp dụng một giấy phép bản quyền công cộng CC BY cho bất kỳ phiên bản nào phát sinh từ đệ trình này của bản thảo được tác giả chấp nhận’. Trường Đại học đảm bảo rằng các khi tuân thủ với các tiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết được tham chiếu ở trên.

Để tránh nghi ngờ, nhà xuất bản mà đã yêu cầu ‘các giai đoạn cấm vận’ giữa thời điểm xuất bản lần đầu và thời điểm làm cho ký gửi đó sẵn sàng qua kho đó là không tuân thủ với chính sách này.

Cần được lưu ý là nhiều nhà cấp vốn tài trợ cho nghiên cứu y sinh học (bao gồm Wellcome Trust, BBSRC và MRC) cũng yêu cầu các kết quả đầu ra được làm cho sẵn sàng tự do không mất tiền theo các điều khoản y hệt trên PubMed Central và/hoặc Europe PubMed Central.

3.5 Để tuân thủ với chính sách này, đối với bất kỳ kết quả đầu ra dạng dài nào:

• Phiên bản Hồ sơ hoặc Bản thảo được Tác giả Chấp nhận (ÂM) cuối cùng phải là tự do không mất tiền để xem qua một nền tảng xuất bản trên trực tuyến, website của nhà xuất bản hoặc kho của cơ sở trong tối đa 12 tháng kể từ khi xuất bản, với một giấy phép CC BY, ở định dạng là tự do không mất tiền và không có hạn chế để xem và tải về, và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật mà tạo thuận lợi cho truy cập, phát hiện, và sử dụng lại nghiên cứu đó. Trường Đại học cam kết rằng kho cơ sở của chúng tôi, BIROn, sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật đó.

• Ở những nơi có thể, phiên bản truy cập mở nên bao gồm bất kỳ hình ảnh, hình minh họa, bảng biểu và các nọi dung hỗ trợ khác. Ở những nơi bản thảo được tác giả chấp nhận được ký gửi, cần làm rõ trong bản thảo đó rằng đây không phải là phiên bản được xuất bản cuối cùng.

• Trường Đại học khuyến khích rằng, ở những nơi có thể, các tiêu chuẩn siêu dữ liệu và và mã nhận dạng thường trực cần được áp dụng cho các kết quả đầu ra dạng dài. Tuy nhiên, điều này hiện chưa phải là một yêu cầu của chính sách này.

3.6 Giấy phép CC BY phải được sử dụng trừ phi một hoặc nhiều ngoại lệ sau đây là có:

• Nếu tác phẩm tuân thủ theo Bản quyền Nhà vua (Crown Copyright), một Giấy phép Chính phủ Mở là chấp nhận được và được coi là tuân thủ với chính sách này.

• Một cách ngẫu nhiên, và trên cơ sở từng trường hợp một đối với các kết quả đầu ra dạng ngắn, các ngoại lệ đối với chính sách này có thể được phép nơi mà kết quả đầu ra được xuất bản theo một giấy phép hạn chế hơn khi không có phái sinh (CC BY-ND). Điều này tuân theo sự phê chuẩn của PVC (Nghiên cứu), người sẽ được hỗ trợ trong việc ra quyết định bởi Chủ tịch của Nhóm Làm việc Nghiên cứu Mở (Open Research Working Group).

3.7 Theo các điều khoản của chính sách này, các bài báo gồm tư liệu bản quyền của bên thứ 3 là tuân thủ thậm chí nếu các điều khoản cấp phép khắt khe hơn được áp dụng cho tư liệu bản quyền của bên thứ 3. Một ngoại lệ của chính sách này sẽ được trao nếu có thể chỉ ra được rằng không có khả năng để có được sự cho phép sử dụng lại và đã không có lựa chọn thay thế nào phù hợp để cho phép xuất bản phẩm truy cập mở (ví dụ, nó trả về xuất bản phẩm không thể hiểu được để biên tập các tư liệu đó từ phiên bản truy cập mở).

3.8 Tất cả các kết quả đầu ra nghiên cứu được chính sách này bao trùm phải đưua vào một Tuyên bố Truy cập Dữ liệu (Data Access Statement) để thông tin cho các độc giả nơi các tư liệu nghiên cứu nằm bên dưới có liên quan với kết quả đầu ra là sẵn sàng và làm thế nào chúng có thể được truy cập, bao gồm một đường liên kết tới một tập hợp dữ liệu nếu phù hợp. Các tư liệu nghiên cứu nằm bên dưới có thể bao gồm (nhưng không bị giới hạn) mã, phần mềm, các điểm số, các hồ sơ văn bản, hình ảnh, âm thanh, đối tượng, bản thảo, .v.v., cũng như các tập hợp dữ liệu thí nghiệm.

4. Dữ liệu Nghiên cứu Mở

4.1 Chính sách này liên quan tới dữ liệu nghiên cứu được các nhà nghiên cứu được trường Đại học tuyển dụng và các sinh viên nghiên cứu tạo ra theo sự giám sát của nhà trường. Nó thừa nhận giá trị của dữ liệu nghiên cứu như là nguồn cả đối với (các) nhà nghiên cứu tạo ra và đối vói các nhà nghiên cứu tiếp sau đó đối với việc sử dụng lại dữ liệu và phân tích siêu dữ liệu. Tuy nhiên, như một phần cốt lòi của chính sách này, được thừa nhận rằng các nhà sáng tạo dữ liệu nghiên cứu có quyền sử dụng hợp lý trước tiên.

4.2 Ở những nơi thích hợp cho nghiên cứu được được tiến hành, là trách nhiệm của nhà nghiên cứu lãnh đạo rằng kế hoạch quản lý dữ liệu nghiên cứu thích hợp được tạo ra, và để đảm bảo rằng tất cả các thành viên của nhóm nghiên cứu nhận thức được, hiểu được, và tuân theo kế hoạch đó. Là trách nhiệm của nhà nghiên cứu lãnh đạo để đảm bảo rằng dữ liệu nghiên cứu chỉ được ký gửi vào kho ở thời điểm trong vòng đời nghiên cứu ở nơi nó là phù hợp để làm như vậy, và rằng dữ liệu được lưu trữ, xử lý, giám tuyển, và quản lý đúng thích đáng cho tới thời điểm này.

4.3 Chính sách này yêu cầu tất cả các nhà nghiên cứu và các sinh viên nghiên cứu quản lý các tư liệu nghiên cứu và các dữ liệu nghiên cứu nằm bên dưới của họ thông qua vòng đời nghiên cứu và, ở những nơi cần thiết, để các dữ liệu sẽ được giám tuyền trước khi được làm cho sẵn sàng như được mô tả trong tuyên bố truy cập dữ liệu (xem đoạn 3.7). Tất cả dữ liệu liên quan phải được ký gửi vào một kho phù hợp hoặc trước ngày xuất bản lần đầu của kết quả đầu ra tương ứng. Tất cả dữ liệu cần tuân thủ với một giấy phép mà cho phép những người khác để sao chép, phân phối, truyền đi và tùy chỉnh tác phẩm theo điều kiện mà người sử dụng phải thừa nhận ghi công tác phẩm theo cách thức được tác giả hoặc người cấp phép chỉ định (nhưng không theo bất kỳ cách nào mà gợi ý họ xác nhận người dùng hoặc việc sử dụng tác phẩm của họ), ví dụ một giấy phép CC BY.

4.4 Sử dụng dữ liệu của những người khác luôn cần tuân thủ với các khung pháp lý, đạo đức và quy định, bao gồm việc thừa nhận ghi công đúng.

4.5 Các yêu cầu của các bên thứ 3 để truy cập dữ liệu nghiên cứu được liệt kê trong Tuyên bố Truy cập Dữ liệu cần được tạo thuận lợi, bao gồm dữ liệu nghiên cứu không được sinh ra ở dạng kỹ thuật số mà nên được lưu trữ theo cách tạo thuận lợi cho nó để được chia sẻ.

4.6 Dữ liệu nghiên cứu và các tập hợp dữ liệu nghiên cứu mà có thể được chia sẻ mở cần được lưu trữ hoặc trong một kho theo chủ đề được thừa nhận hoặc trong một Kho Dữ liệu Nghiên cứu của trường Đại học (BIRD) và siêu dữ liệu được làm sẵn sàng mở.

4.7 Ở những nơi mà bản chất của dữ liệu đến mức cần phải áp dụng các hạn chế truy cập (ví dụ: dữ liệu bao gồm dữ liệu cá nhân có thể nhận dạng được, dữ liệu nhạy cảm hoặc bí mật, dữ liệu nhạy cảm về mặt thương mại hoặc có tiềm năng thương mại, hoặc bạn không sở hữu quyền xuất bản dữ liệu), những hạn chế này nên được quản lý trong kho lưu trữ nếu có thể làm như vậy. Nếu các hạn chế cần phải được áp dụng và ddieuf này không thể quản lý được trong một kho có liên quan, nhà nghiên cứu cần tiến hành tư vấn từ Quản lý Hỗ trợ Dữ liệu Nghiên cứu của trường Đại học và hồ sơ siêu dữ liệu cần phải được tạo ra để cung cấp các thông tin cần thiết, như được liệt kê ở đoạn 4.8.

4.8 Siêu dữ liệu có cấu trúc mô tả dữ liệu nghiên cứu cần được làm cho sẵn sàng tự do không mất tiền trên Internet (như, qua BIRD); trong từng trường hợp siêu dữ liệu đó phải là đủ để cho phép những người khác hiểu dữ liệu nghiên cứu nào đang có, vì sao, khi nào và làm thế nào nó đã được tạo ra, và cách để truy cập nó. Ở những nơi việc truy cập tới dữ liệu đó bị hạn chế, siêu dữ liệu được xuất bản cũng cần đưa ra lý do và tóm tắt các điều kiện phải được thỏa mãn để việc truy cập được trao.

5. Sở hữu trí tuệ (IP) mở

5.1 Sứ mệnh của trường Đại học được chống trụ bởi lòng tin vào giá trị của tri thức, và trường Đại học sẽ phấn đấu để cấp phép cho sở hữu trí tuệ của họ theo cách thức để nó là truy cập được đối với những người khác để sử dụng và hưởng lợi từ nó.

5.2 Thừa nhận rằng trường Đại học là một cơ sở từ thiện cần tôn trọng các điều khoản theo luật từ thiện, và như một đơn vị nhận vốn cấp cảu nhà nước và vốn cấp từ các đơn vị từ thiện khác, nơi một thực thể bên ngoài tìm kiếm để có lợi ích tài chính từ sở hữu trí tuệ được phát triển trong trường Đại học, nhà trường sẽ phấn đấu để đồng ý với các điều khoản với một thực thể bên ngoài mà thừa nhận sự đầu tư tài chính từ nhà trường và các nhà cấp vốn của chúng tôi trong việc phát triển sở hữu trí tuệ đó. Ở những nơi có thể, trong các giới hạn đó, nhà trường thường sẽ không tìm kiếm lợi ích tài chính tức thì từ việc khai thác sở hữu trí tuệ của nó vì lợi ích nhân đạo trước mắt.

5.3 Trong trường hợp nơi một thực thể bên ngoài tìm kiếm những lợi ích phái sinh khác từ sở hữu trí tuệ được sinh ra trong nhà trường mà sẽ không dẫn tới lợi ích tài chính trực tiếp cho thực thể bên ngoài đó, nhà trường sẽ tìm cách tạo thuận lợi cho sử dụng nếu sở hữu trí tuệ của nó hiệu quả. Vì thế, trên cơ sở của các đoạn 5.1 và 5.2 của chính sách này, trong nhiều trường hợp giấy phép CC BY-NC là giấy phép phù hợp nhất để phổ biến các phát hiện nghiên cứu mà nằm ngoài các hần 3 và 4 của chính sách này.

5.4 Ở những nơi một thỏa thuận đạt được nơi mà nhà trường có lợi ích phái sinh từ việc khai thác thương mại vài sở hữu trí tuệ của chúng tôi, các tuyên bố được đưa ra trong Quy tắc Thực hành Sở hữu trí tuệ của chúng tôi sẽ được tuân theo.

1. Background

1.1 In 1823, the College's founder Dr George Birkbeck set out his vision, 'now is the time for universal benefits of the blessings of knowledge'. That statement continues to underpin the mission and culture of the institution, driving the connections and partnerships Birkbeck has made between work, study, culture, research, and society.

1.2 Open research expects that 'knowledge of all kinds should be openly shared as early as it is practical in the discovery process'. In addition to opening access to research findings, outputs and outcomes, it embodies opening up as much as is practical underpinning data, data sources, and protocols and making appropriate use of open IP tools such as open source software and open licences.

2. Open researchers

2.1 ORCIDs (Open Researcher and Contributor IDs) have been developed to aid researcher identification and support research transparency. ORCID IDs are persistent identifier codes that uniquely identify individual researchers. The benefits of an ORCID iD to an individual researcher are:

• You will be distinguished from every other researcher, even researchers who share your same name.

• Your research outputs and activities will be correctly attributed to you.

• Your contributions and affiliations will be reliably and easily connected to you.

• You will enjoy improved discoverability and recognition.

• You will be able to connect your record to institutions, funders, and publishers.

2.2 The College requires all researchers from the College (i.e. researchers employed by the College and research students supervised by the College) to have and to use an ORCID ID, and to be proactive in terms of putting their research findings in the public domain.

3. Open access research publications

3.1 All research outputs produced by researchers from the College (i.e. by researchers employed by the College and research produced by research students supervised by the College) should be deposited in our institutional repository, BIROn.

3.2 Paragraphs 3.4 to 3.8 inclusive relate specifically to the following types of research publication produced:

• Short-form outputs:

  • Peer-reviewed journal articles accepted for publication in a journal or by an online publishing platform that publishes original work (rather than a platform which aggregates and/or republishes content). This includes peer-reviewed secondary data publications such as review articles.

  • Peer-reviewed conference papers accepted for publication in a journal, conference proceeding with an ISSN, or by an online publishing platform that publishes original work.

• Long-form outputs:

  • Book chapters bearing an ISBN, including chapters in academic books arising from conferences

  • Academic monographs, including academic monographs which have more than one author

  • Edited collections, where the requirements relate to the complete collection.

3.3 Other types of research publication (such as may derive from outputs from contract research and consultancy agreements) are beyond the scope of this policy. However, the College would encourage anyone publishing with an affiliation to the College to consider if it is appropriate to follow this policy for any other forms of research outputs.

Pre-print services (such as arxiv) are also out of scope of this policy. However, the College acknowledges the value of such servers in supporting open research practices and encourages our researchers to use such services where these services are available in the given discipline. The value of pre-print services has been demonstrated by the recent COVID-19 pandemic and the College reserves the right to require our researchers to use such services in the event of emergencies.

3.4 Any in scope short-form output must be published:

• in a fully open access journal or online platform that makes the version of record immediately available at the point of first publication, with a CC BY licence on its website in a format that is free and unrestricted to view and download, and meets technical standard which facilitate access, discovery, and re-use of the research. This includes subscription journals where the College has signed up to a transformative agreement.

or

• in a subscription journal which allows either the Version of Record or the Authors Accepted Manuscript (AAM) to be deposited in a suitable repository under a CC BY licence at the point of first publication. The deposit must be in a format which is free and unrestricted to view and download, and meets technical standard which facilitate access, discovery, and re-use of the research. In these cases, the researcher must also include the following statement in the funding acknowledgement section and in any letter or cover note accompanying the submission: 'for the purposes of open access, the author has applied a CC BY public copyright licence to any author accepted manuscript version arising from this submission'. The College undertakes to ensure that its repositories comply with the necessary technical standards referenced above.

For the avoidance of doubt, publisher requested 'embargo periods' between the point of first publication and making the deposit available via the repository are not compliant with this policy.

It should be noted that many funders who sponsor biomedical research (including Wellcome Trust, BBSRC and MRC) also require that the outputs are made freely available under the same terms on PubMed Central and/or Europe PubMed Central.

3.5 In order to be compliant with this policy, for any in-scope long-form output:

• The final Version of Record or Author Accepted Manuscript (AAM) must be free to view via an online publication platform, publisher's website or institutional repository within a maximum of 12 months of publication, with a CC BY licence, in a format that is free and unrestricted to view and download, and meets technical standards which facilitate access, discovery, and re-use of the research. The College undertakes that our institutional repository, BIROn, will meet these technical standards.

• Where possible the open access version should include any images, illustrations, tables and other supporting contents. Where the author's accepted manuscript is deposited it should be clear in the manuscript that this is not the final published version.

• The College encourages that, where possible, metadata standards and persistent identifiers should be applied to long-form outputs. However, this is not currently a requirement of this policy.

3.6 The CC BY licence must be used unless one or more of the following exceptions holds.

• If the work is subject to Crown Copyright, an Open Government Licence is acceptable and considered to be compliant with this policy.

• Occasionally, and on a case-by-case basis for short-form outputs, exceptions to this policy may be allowed where the output is published under the more restrictive no-derivatives licence (CC BY-ND). This is subject to approval by the PVC (Research) who will be supported in this decision making by the Chair of the Open Research Working Group.

• Occasionally, and on a case-by-case basis for long-form outputs, exceptions to this policy may be allowed where the output is published under a different CC licence type. This is subject to approval by the PVC (Research) who will be supported in this decision making by the Chair of the Open Research Working Group.

3.7 Under the terms of this policy, articles which include third-party copyright material are compliant even if stricter licencing terms are applied to the third-party copyright material. An exception to the policy will be granted if it can be shown that it was not possible to obtain re-use permission and there was no suitable alternative to enable open access publication (for example, it renders the publication unintelligible to redact these materials from the open access version).

3.8 All research outputs covered by this policy must include a Data Access Statement which informs readers where the underlying research materials associated with the output are available and how these can be accessed, including a link to a dataset if appropriate. Underlying research materials can include (but are not limited to) code, software, numerical scores, textual records, images, sounds, objects, manuscripts etc. as well as experimental datasets.

4. Open Research Data

4.1 This policy relates to research data produced by researchers employed by the College and research students under supervision by the College. It recognises the value of research data as a resource both to the originating researcher(s) and to subsequent researchers for data re-use and meta-analysis. However, as a core part of this policy it is acknowledged that creators of research data have a right to reasonable first use.

4.2 Where it is appropriate to the research being undertaken, it is the responsibility of the lead researcher that an appropriate research data management plan is created, and for ensuring that all members of the research team are aware of, understand, and abide by the plan. It is the responsibility of the lead researcher to ensure that the research data is only deposited into a repository at the point in the research cycle where it is appropriate to do so, and that the data is stored, processed, curated and managed appropriately until to this point.

4.3 This policy requires all researchers and research students to manage their underlying research materials and research data throughout the research lifecycle and, where necessary, for these materials to be curated before being made available as described in the data access statement (see paragraph 3.7). All relevant data must be deposited into a suitable repository on or before the first publication date of the corresponding output. All data should be subject to a licence which allows others to copy, distribute, transmit and adapt work under the condition that the user must attribute the work in the manner specified by the author or licensor (but not in any way that suggests they endorse the user or their use of the work), for example a CC BY licence.

4.4 Use of others' data should always conform to legal, ethical and regulatory frameworks including appropriate acknowledgement.

4.5 Requests by third parties to access research data listed in the Data Access Statement should be facilitated, including research data that is not generated in digital format which should be stored in a manner to facilitate it being shared.

4.6 Research data and research data sets which can be shared openly should be stored either in a recognised subject repository or in the College's Research Data Repository (BiRD) and the metadata made openly available.

4.7 Where the nature of the data is such that access restrictions need to be applied (for example, the data includes identifiable personal data, the data is sensitive or confidential, the data is commercially sensitive or has commercial potential, or you do not own the rights to publish the data), these restrictions should be managed within the repository where it is possible to do so. If restrictions need to be applied and this cannot be managed within the relevant repository, the researcher should take advice from the College's Research Data Support Manager and a metadata record should be created which provides the necessary information, as listed in paragraph 4.8.

4.8 Structured metadata describing the research data should be made freely accessible on the internet (e.g. through BiRD); in each case the metadata must be sufficient to allow others to understand what research data exists, why, when and how it was generated, and how to access it. Where access to the data is restricted, the published metadata should also give the reason and summarise the conditions which must be satisfied for access to be granted.

5. Open IP

5.1 The College mission is underpinned by the belief in the value of knowledge, and the College will strive to licence its IP in such a way that it is accessible for others to use and to derive benefit from.

5.2 In recognition that the College is a charitable institution that needs to respect provisions under charities law, and as a body in receipt of public funds and funds from other charitable bodies, where an external entity seeks to derive financial gain from IP developed within the College the College will strive to agree terms with the external entity which recognise the financial investment made by the College and our funders in developing the IP. Where possible within these restrictions, the College will not normally seek to derive immediate financial benefit from the exploitation of its IP for immediate humanitarian benefit.

5.3 In cases where an external entity seeks to derive other benefits from IP generated within the College which will not result in direct financial gain to the external entity, the College will seek to facilitate the use if its IP effectively. Thus, on the basis of paragraphs 5.1 and 5.2 of this policy, in many cases the CC BY-NC licence is the most appropriate licence for the dissemination of research findings which fall outside sections 3 and 4 of this policy.

5.4 Where an agreement is reached where the College derives financial benefit from commercially exploiting some of our IP, the stipulations laid out in our IP Code of Practice will be followed.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com