Adopting a policy

Theo: https://cyber.harvard.edu/hoap/Adopting_a_policy

Xem thêm: Các thực hành tốt cho các chính sách của đại học

Xem thêm: Khoa học mở - Open Science

• Đây là phần trong Các thực hành tốt cho các chính sách truy cập mở của đại học.

3.1. Áp dụng ủy quyền

• Chính sách nên được các giáo viên, chứ không phải các nhà quản lý, áp dụng.

  • Lý do đơn giản là dạng chính sách chúng tôi khuyến cáo gồm sự trao các quyền không độc quyền từ các giáo viên cho cơ sở, và sự trao các quyền này nên được dựa trên sự đồng thuận của các giáo viên.

  • Tuy nhiên, thậm chí khi sự đồng thuận của các giáo viên là tuyên ngôn theo biểu quyết, có những lý do tốt (ít nhất ở Mỹ) để có khẳng định bằng văn bản chính sách đó sau biểu quyết đó.

• Những người bao thầu trong khu trường dẫn dắt chiến dịch về chính sách nên là các giáo viên. Nếu ý tưởng và xung lượng ban đầu tới từ các thủ thư hoặc các nhà quản lý, họ nên tìm kiếm các thành viên giáo viên có thiện chí dẫn dắt nỗ lực này.

• Vì chính sách sẽ áp dụng cho các giáo viên nhiều hơn những người khác, nó nên là sáng kiến của giáo viên và nên được thừa nhận là một sáng kiến của giáo viên. Nếu không, nhiều giáo viên sẽ nghi ngờ hoặc chống đối điều họ cho là đang bị ép buộc. Câu hỏi nên là bản thân các giáo viên nào muốn.

3.2. Giáo dục các giáo viên về chính sách trước biểu quyết

• Hãy làm rõ rằng chính sách yêu cầu ký gửi vào kho OA, không đệ trình tới tạp chí OA. (Nó là về OA xanh, không phải OA vàng). Nó không hạn chế quyền tự do của các giáo viên để đệ trình tác phẩm tới các tạp chí họ lựa chọn.

• Hãy làm rõ rằng lựa chọn khước từ đảm bảo rằng các giáo viên được tự do để quyết định theo hay chống OA cho từng xuất bản phẩm của họ. Chính sách chỉ dịch chuyển sự mặc định từ không ký gửi và không OA sang ký gửi và OA.

• Hãy làm rõ rằng “việc làm mềm đi” chính sách thành “chọn tham gia” là vô nghĩa. Tất cả các cơ sở không có các chính sách chọn không tham gia có các chính sách chọn tham gia rồi. Các giáo viên ở các trường không có các chính sách có lẽ luôn chọn tham gia thực hành làm cho tác phẩm của họ là OA (xanh hoặc vàng).

• Hãy làm rõ rằng lựa chọn khước từ cũng trao cho các nhà xuất bản quyền yêu cầu sự khước từ như là điều kiện xuất bản. Vì thế, các nhà xuất bản nào mà quyết định rằng các tác giả xuất bản bị ràng buộc bởi chính sách OA là quá rủi ro, hoặc rằng các chi phí vượt quá các lợi ích, có lẽ tự bảo vệ họ mà không cần từ chối xuất bản cho các giáo viên bị các chính sách OA ràng buộc. Vì thế, các giáo viên nào lo ngại về tác động của chính sách lên các nhà xuất bản ưa thích nhất định nào đó, như các nhà xuất bản xã hội, không cần ứng xử với các nhà xuất bản đó bằng việc biểu quyết chống lại chính sách được đề xuất. Thay vào đó họ nên hiểu rằng chính sách đó trao rồi cho các nhà xuất bản đó phương tiện để bảo vệ chính họ, nếu họ cảm thấy cần phải làm thế. (Dù vậy, rất ý người cảm thấy cần phải làm thế; số lượng đó là thấp với 1 chữ số ở Harvard và MIT).

  • Các giáo viên muốn tiến hành bước bổ sung để bảo vệ các nhà xuất bản nhất định nên giải thích cho họ cách lựa chọn khước từ xúc tác cho họ để bảo vệ bản thân họ. Vài nhà xuất bản có thể không hiểu điều đó. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các nhà xuất bản nào mà muốn chống đối các chính sách OA của đại học hoặc coi tất cả các chính sách như vậy là không thể khước từ được, hoặc không tính tới lựa chọn khước từ.

• Hãy xem thêm các khuyến cáo về việc tách bạch các vấn đề và nói về chính sách.

• Đây là vài câu hỏi đáp thường gặp (FAQ) được sử dụng để giải thích các chính sách cho các giáo viên:

  • Đại học California, San Francisco, trước khi áp dụng FAQ và sau khi áp dụng FAQ

  • Đại học Columbia

  • Đại học Duke

  • Đại học Harvard

  • MIT

  • STrường Giáo dục của Đại học Stanford

3.3. Các gợi ý khác cho quy trình áp dụng

• Hướng tới cuối quy trình phác thảo, và trong toàn bộ quy trình giáo dục ở khu trường, ban soạn thảo nên tổ chức một loạt các cuộc gặp mặt đối mặt để trả lời các câu hỏi và những phản bác. Đừng vội biểu quyết. Hãy duy trì các cuộc họp đó cho tới khi các giáo viên thôi không tới nữa.

• Ở những nơi có thể giúp (và chỉ ở những nơi có thể giúp), hãy chỉ ra cách thức chính sách phác thảo sử dụng ngôn từ được áp dụng và triển khai thành công ở đâu đó. Vài giáo viên không nhận thức được về số lượng các chính sách thành công ở đâu đó. Vài người có thể nghĩ cơ sở đang bơi trong vùng nước lạ. Vài người có lẽ tăng cường động lực OA ban đầu của họ với mong muốn hợp tác hoặc hoàn thiện với các cơ sở ngang hàng nhất định nào đó.

• This is a section within Good practices for university open-access policies.

Adopting authority

• The policy should be adopted by the faculty, not the administration.

  • The reason is simply that the kind of policy we recommend includes a grant of non-exclusive rights from faculty to the institution, and this grant of rights should be grounded in faculty consent.

  • However, even when the faculty consent is manifest in a vote, there are good reasons (at least in the US) to get a written affirmation of the policy after the vote.

• Campus entrepreneurs leading the campaign for a policy should be faculty. If the idea and initial momentum came from librarians or administrators, they should find faculty members willing to lead the effort.

• Because the policy will apply to faculty more than others, it should be a faculty initiative and should be perceived to be a faculty initiative. Otherwise, many faculty will suspect or object that they are being coerced. The question should be what faculty want for themselves.

Educating faculty about the policy before the vote

• Make clear that the policy requires deposit in an OA repository, not submission to an OA journal. (It's about green OA, not gold OA.) It does not limit faculty freedom to submit work to the journals of their choice.

• Make clear that the waiver option guarantees that faculty are free to decide for or against OA for each of their publications. The policy merely shifts the default from non-deposit and non-OA to deposit and OA.

• Make clear that "softening" the policy to "opt-in" is pointless. All institutions without opt-out policies already have opt-in policies. Faculty at schools without policies may always opt in to the practice of making their work (green or gold) OA.

• Make clear that the waiver option also gives publishers the right to require a waiver as a condition of publication. Hence, publishers who decide that publishing authors bound by an OA policy is too risky, or that the costs exceed the benefits, may protect themselves at will simply by requiring waivers. Moreover, they may protect themselves without refusing to publish faculty bound by OA policies. Hence, faculty who worry about the policy's effect on certain favorite publishers, such as society publishers, needn't paternalize those publishers by voting down a proposed policy. Instead they should understand that the policy already gives those publishers the means to protect themselves, if they feel the need to do so. (By the way, very few feel the need to do so; the number is in the low single digits at Harvard and MIT.)

  • Faculty who want to take an extra step to protect certain publishers should explain to them how the waiver option enables them to protect themselves. Some publishers may not already understand that. In our experience, publishers who object to university OA policies either assume that all such policies are unwaivable, or do not take the waiver option into account.

• Also see the recommendations on separating the issues and talking about a policy.

• Here are some FAQs used to explain policies to faculty:

  • University of California, San Francisco, before adoption FAQ and after adoption FAQ

  • Columbia University

  • Duke University

  • Harvard University

  • MIT

  • Stanford University School of Education

Other tips for the adoption process

• Toward the end of the drafting process, and during the whole of the campus education process, the drafting committee should host a series of face-to-face meetings to answer questions and objections. Don't rush the vote. Keep holding these meetings until faculty stop coming.

• Where it would help (and only where it would help), point out how a draft policy uses language successfully adopted and implemented elsewhere. Some faculty are not aware of the number of successful policies elsewhere. Some may think the institution is sailing in uncharted waters. Some may strengthen their original OA motivation with the desire to cooperate or compete with certain peer institutions.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com