Implementing a policy

Theo: https://cyber.harvard.edu/hoap/Implementing_a_policy

Xem thêm: Các thực hành tốt cho các chính sách của đại học

Xem thêm: Khoa học mở - Open Science

 

• Đây là phần trong Các thực hành tốt cho các chính sách truy cập mở của đại học.

4.1. Khởi tạo kho

• Cơ sở phải có kho của cơ sở, hoặc tham gia vào kho của một nhóm. Hầu hết các trường khởi tạo kho trước khi áp dụng chính sách để làm đầy nó, nhưng vài cơ sở làm theo cách khác.

4.2. Bản viết có cá tính

• Các cơ sở triển khai dạng chính sách được khuyến cáo ở đây sẽ muốn chính sách của họ chiếm ưu thế hơn hợp đồng xuất bản sau này mà không nhất quán với chính sách. Chỉ có việc thông qua chính sách mới có thể đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, để chắc chắn, thực tế và hợp pháp hơn, giấy phép của chính sách đó sống lâu hơn bất kỳ sự chuyển giao nào sau này, các cơ sở ở Mỹ nên để cho các tác giả ký một “công cụ bằng văn bản” khẳng định chính sách đó.

  • Ở đây giải thích vì sao: Theo luật bản quyền Mỹ (17 USC 205(e)), “giấy phép không độc quyền … chiếm ưu thế hơn sự chuyển giao có xung đột về quyền sở hữu bản quyền nếu giấy phép đó có bằng chứng bằng công cụ bằng văn bản được chủ sở hữu các quyền được cấp phép hoặc tác nhân được ủy quyền hợp pháp của chủ sở hữu như vậy, ký“.

  • Điều khoản này không nói rằng thiếu vắng công cụ bằng văn bản, thì giấy phép không độc quyền sẽ không chiếm ưu thế hơn hợp đồng sau này không nhất quán với chính sách. Trường đại học có thể nắm lấy quan điểm rằng giấy phép không độc quyền trong chính sách sẽ chiếm ưu thế hơn trong bất kỳ trường hợp nào, và có thể sẽ không bao giờ phải kiểm thử quan điểm của mình ở tòa án. Nhưng để an toàn, là tốt nhất để có khẳng định bằng văn bản sự trao các quyền (hoặc giấy phép) như được luật 17 USC 205(e) chỉ định.

• Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nhiều cơ sở Mỹ muốn áp dụng dạng chính sách được khuyến cáo ở đây chia sẻ câu chữ chính sách phác thảo với cố vấn pháp lý đại học của họ, nhưng không chia sẻ kế hoạch giành được sự khẳng định chính sách bằng văn bản của họ Vì thế, không là ngạc nhiên rằng cố vấn pháp lý của đại học thường chống đối rằng chính sách đó không để đảm bảo cho các quyền cần thiết, và sẽ bị bất kỳ hợp đồng xuất bản nào đòi hỏi các quyền độc quyền thay thế. Không nghi ngờ là theo 17 USC 205(e) rằng sự khẳng định chính sách bằng văn bản giải quyết được vấn đề này. Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ từ các luật sư (cố vấn pháp lý của đại học, các giáo viên luật, hoặc các luật sư khác trong khoa, thư viện hoặc hành chính), hãy chắc chắn họ hiểu phần này của kế hoạch triển khai.

• Harvard sử dụng vài phương pháp để có được sự khẳng định chính sách bằng văn bản. Khi các giáo viên ký gửi các bài báo của riêng họ, một hộp thoại trong quy trình ký gửi yêu cầu họ khẳng định sự trao các quyền (giấy phép) theo chính sách. Khi ai đó khác (một trợ lý hành chính hoặc Văn phòng Truyền thông Hàn lâm) ký gửi các bài báo nhân danh họ, thì thành viên giáo viên đó trước hết phải ký mẫu ủy quyền trợ giúp (assistance authorization form) 1 lần gồm sự khẳng định trao các quyền. Vì thế, bất kỳ con đường nào dẫn bài báo vào được trong kho, thì cơ sở giành được sự khẳng định cấp phép bằng văn bản. Cuối cùng, khi giáo viên áp dụng khước từ giấy phép của Harvard, thì họ phải khẳng định rằng Harvard có giấy phép để làm việc theo yêu cầu.

  • Câu chữ để khẳng định giấy phép của Harvard ở đây là: “Nếu tôi là thành viên của một Khoa hoặc Trường của Harvard mà đã áp dụng chính sách truy cập mở được thấy tại http://osc.hul.harvard.edu/, thì điều này khẳng định sự trao của tôi cho Harvard giấy phép không độc quyền với sự tôn trọng các bài báo hàn lâm của tôi như được đặt ra trong chính sách đó”.

  • Hơn nữa, tất cả các giáo viên mới được yêu cầu ký thỏa thuận tham gia, về cơ bản hứa hẹn làm sống lại các chính sách về bản quyền và bằng sáng chế của đại học. Thỏa thuận của Harvard bây giờ có điều khoản này: “Nếu tôi là thành viên giáo viên của Khoa hoặc Trường của Đại học mà đã áp dụng Chính sách Truy cập Mở, nhờ đó tôi khẳng định sự trao của tôi cho Harvard giấy phép không độc quyền với sự tôn trọng các bài báo hàn lâm của tôi, được đặt ra trong chính sách đó”.

• Cuối cùng, những khẳng định chính sách bằng văn bản đó là tài liệu đồng ý của giáo viên được thuê sau khi áp dụng chính sách đó.

• Không cần “công cụ bằng văn bản” hoặc chữ ký theo luật bản quyền của Vương quốc Anh. Tuy nhiên, có cách khác để làm cho sự trao các quyền không độc quyền thay thế được sự trao sau này các quyền độc quyền.

  • Trích dẫn phân tích của Ian Carter tháng 10/2016 cho Đại học Sussex: “Theo luật của nước Anh và Scots, nếu tác giả ký giấy phép độc quyền với nhà xuất bản sau khi trao một giấy phép không độc quyền có lợi cho đại học, thì điều này có thể làm cho giấy phép không độc quyền đó được trao cho đại học vô hiệu. Tư vấn pháp lý tăng cường đã được tìm kiếm cho Cao đẳng Imperial và cộng đồng Vương quốc Anh, làm việc với các Thư viện Nghiên cứu Vương quốc Anh (Research Libraries UK) (tư vấn tới từ JISC, một nhà tư vấn về bản quyền, chuyên gia hàn lâm, hãng luật quốc tế, luật sư cao cấp chuyên về sở hữu trí tuệ (IP) và luật thương mại, và các dịch vụ pháp lý của trường Cao đẳng). Tất cả đều đồng ý rằng giấy phép không độc quyền được trao cho đại học sẽ đứng được theo luật của Vương quốc Anh, miễn là nhà xuất bản đã có tri thức, thực tế và có tính xây dựng, về sự trao giấy phép trước đó cho đại học. Để đạt được điều này, các dại học nào của Vương quốc Anh đang áp dụng mô hình đó có thể thông báo cho các nhà xuất bản và các đơn vị của nhà xuất bản, cả trực tiếp và qua JISC (người thương thảo các thỏa thuận cấp phép cho các đại học của Vương quốc Anh với các nhà xuất bản), các cơ quan và giới truyền thông trong lĩnh vực này. Sự thông báo này sẽ đảm bảo rằng giấy phép không độc quyền sẽ đứng được, bất kể dù tác giả hàn lâm ký với nhà xuất bản những gì”.

• Chúng tôi không biết làm thế nào để hoàn thành mục tiêu này bên ngoài nước Mỹ và Vương quốc Anh, và chào đón sự tư vấn từ những người biết làm điều này.

4.3. Tạo thuận lợi cho các khước từ

• Cơ sở nên tạo ra mẫu web (web form) qua đó các giáo viên có thể giành được các khước từ. Điều này không chỉ sắp đặt việc tính toán, mà còn chứng minh cho các giáo viên rằng quy trình đó là dễ dàng và tự động. Harvard có thể chia sẻ mã về mẫu web như vậy.

• Vài nhà xuất bản có thể yêu cầu các giáo viên có sự khước từ như là điều kiện xuất bản. Các cơ sở cần không cố gắng ngăn cản điều này. Dễ dãi với các chính sách đó của nhà xuất bản chứng minh rằng các nhà xuất bản có phương tiện để tự bảo vệ họ, nếu học chọn sử dụng chúng, và rằng thực tế làm cho điều đó thành không cần thiết cho các giáo viên để bảo vệ hoặc “kiểm soát” các nhà xuất bản ưa thích của họ (nổi bật nhất, các nhà xuất bản xã hội) bằng việc biểu quyết chống lại chính sách được đề xuất. Mặt khác, cơ sở có thể muốn nói chuyện với các nhà xuất bản, nhưng nơi có quan điểm này, để xem liệu họ có thể xử lý được sự sắp đặt này hay không.

4.4. Các phụ lục của tác giả

• Phụ lục của tác giả là một cách cho các tác giả giữ lại các quyền mà một hợp đồng xuất bản tiêu chuẩn có thể nếu khác sẽ trao cho nhà xuất bản. Đối với các chính sách dạng chúng tôi khuyến cáo, phụ lục của tác giả không nhất thiết để giữ lại các quyền, vì lý do y hệt các thương lượng riêng rẽ giữa tác giả - nhà xuất bản là không cần thiết. Cơ sở có các quyền cần thiết cho OA trực tiếp từ sự trao các quyền trong chính sách. Vì thế, các giáo viên không cần giành lấy các quyền đó từ các nhà xuất bản.

• Tuy nhiên, phụ lục của tác giả có thể là mong muốn vì những lý do khác.

  • Phụ lục của tác giả cảnh báo nhà xuất bản rằng cơ sở của tác giả xử lý rồi các quyền không độc quyền nhất định. Điều này có thể ngăn ngừa sự hiểu lầm ở mỗi bên.

  • Phụ lục đi xa hơn bằng việc đề xuất sửa đổi hợp đồng để làm cho nó nhất quán với chính sách OA của đại học. Nhà xuất bản có thể chấp nhận hoặc từ chối phụ lục. Nhưng khi được chấp nhận, phụ lục thực sự sửa đổi hợp đồng xuất bản. Không có sự sửa đổi này, và không có sự khước từ, vài tác giả có thể ký các hợp đồng không nhất quán với chính sách đó.

  • Hãy xem phần về bài viết có cá tính ở trên vì các lý do giải thích vì sao một chính sách OA của cơ sở được triển khai tốt có thể có ưu thế hơn hợp đồng xuất bản sau này không nhất quán với chính sách đó (ít nhất là ở Mỹ). Vì chính sách chiếm ưu tiên, các tác giả mà ký các hợp đồng xuất bản không nhất quán với chính sách đó có thể không có khả năng để làm cho các hợp đồng đó có hiệu lực. Vì chính sách chiếm ưu tiên và giữ lại các quyền chính, rủi ro là không vi phạm bản quyền nhưng vi phạm hợp đồng. Phụ lục sửa đổi hợp đồng hoàn toàn loại bỏ rủi ro này.

  • Theo vài lý thuyết pháp lý, giấy phép được biết tới rộng rãi có thể bảo vệ tác giả khỏi khiếu nại vi phạm hợp đồng, thậm chí trong trường hợp không có phụ lục. Đây là lý do thêm nữa để công khai hóa chính sách OA của đại học.

  • Hơn nữa, vài nhưng không phải tất cả các hợp đồng không sửa đổi được là nhất quán rồi với dạng chính sách được khuyến cáo ở đây.

• Xem thêm bài bên dưới về làm việc với các nhà xuất bản.

4.5. Nhiều ký gửi

• Nếu một thành viên giáo viên ký gửi tài liệu vào kho không phải của cơ sở (như, arXiv, PubMed Central, SSRN), kho cơ sở nên có một bản sao.

• Để tránh làm loãng bớt lượng lưu thông trong vài kho, tất cả nên tuân thủ với (đang tiến hóa) các tiêu chuẩn PIRUS và PIRUS2 cho việc chia sẻ dữ liệu lưu thông.

• Nếu bài báo nào đó tuân thủ theo 2 chính sách OA (như, một từ đại học và một từ nhà cấp vốn), thì đại học nên, hoặc chào để thực hiện ký gửi được nhà cấp vốn yêu cầu hoặc nên thu lại bản sao được ký gửi với nhà cấp vốn.

  • Ví dụ, hầu hết các giáo viên ở Trường Y Harvard tuân thủ chính sách của NIH. Nếu họ ký gửi vào kho của Harvard, thì Harvard sẽ đảm bảo rằng bản sao được ký gửi trong PubMed Central. Nếu họ ký gửi trong PubMed Central, thì Harvard sẽ lấy lại bản sao cho kho của cơ sở.

  • Tác giả nên không phải ký gửi bài báo y hệt nhiều hơn 1 lần. Nếu giáo viên nghĩ rằng chính sách của cơ sở có thể nhân đôi gánh nặng hành chính của họ, thì nhiều giáo viên sẽ biểu quyết chống lại nó.

4.6. Các ký gửi tối (Dark deposits)

• Các giáo viên nên luôn ký gửi các phiên bản ổn định của các bài báo hàn lâm mới vào kho của cơ sở. Nếu học giành được sự khước từ cho bài báo nào đó, thì sự ký gửi sẽ ít nhất bắt đầu là “tối” (hoặc không OA). Nhưng tác giả vẫn nên ký gửi bản thảo đó.

  • Một lý do cho các kho để cho phép các ký gửi tối là để hỗ trợ thông điệp rằng các giáo viên nên luôn ký gửi tác phẩm mới của họ.

• Nếu ký gửi là tối, ít nhất siêu dữ liệu nên là OA.

  • Một lý do khác để cho phép các ký gửi tối là để tạo thuận lợi cho việc đánh chỉ mục tìm kiếm và phát hiện tác phẩm mà, vì lý do này hoặc khác, còn chưa thể là OA.

• Nếu sự ký gửi chỉ có ý định là tối tạm thời, trong giai đoạn cấm vận biết rõ, thì các ký gửi tối nên được thiết lập đẻ mở ra tự động trong tương lai vào ngày được quyết định của tác giả hoặc giai đoạn cấm vận xác định. Hầu hết các phần mềm kho ngày nay hỗ trợ lựa chọn này.

• Nếu tác giả đã ký gửi bản thảo và giành được sự khước từ, thì cơ sở đó không có sự cho phép theo chính sách để làm cho bản thảo đó thành OA. Ít nhất ban đầu, ký gửi đó phép là tối. Tuy nhiên, kho có thể chuyển bản thảo đó sang OA nếu nó có thể giành được sự cho phép từ nguồn khác, như chính sách thường trực của nhà xuất bản đó ch phép OA sau giai đoạn cấm vận nhất định. Hãy xem bài về các lựa chọn khước từ. Các kho nên làm cho các ký gửi tối thành OA bất cứ lúc nào họ có phép hợp pháp làm thế.

• Có 7 lý do giải thích vì sao các kho nên cho phép các ký gửi tối, xem Stuart Shieber, Tầm quan trọng của ký gửi tối (The importance of dark deposit), The Occasional Pamphlet, tháng 12/03/2011.

4.7. Các phiên bản được ký gửi

• Vài tác giả sẽ ký gửi phiên bản bài báo được xuất bản thay vì bản thảo được chấp nhận của tác giả.

  • Vài người sẽ tin tưởng sai lầm đây là phiên bản chính sách yêu cầu họ ký gửi. Vài người sẽ đơn giản ưu tiên nó hơn và đòi hỏi phải làm cho nó thành phiên bản OA.

  • Trừ phi nhà xuất bản đồng ý phân phối mở phiên bản được xuất bản, hãy yêu cầu tác giả đối với bản thảo được chấp nhận của tác giả. Nếu tác giả không thể tìm ra đúng phiên bản hoặc khăng khăng trong việc ký gửi ấn bản được xuất bản, thì hãy làm cho nó thành ký gửi tối và mở nó ra nếu và khi kho giành được sự cho phép để làm cho nó thành OA.

4.8. Sử dụng nội bộ các phiên bản được ký gửi

• Khi cơ sở xem xét các giáo viên để thăng tiến, thêm nhiệm kỳ, thưởng, cấp tiền, hoặc tăng lương, và khi nó rà soát lại các xuất bản phẩm của họ như một phần của quy trình này, thì nó nên hạn chế rà soát lại của nó các bài báo nghiên cứu của họ tới các bài báo được ký gửi vào kho của cơ sở. Hoặc nó nên sử dụng kho của cơ sở như là cơ chế đệ trình các bài báo để sử dụng hoặc rà soát lại bởi các ban trong nội bộ.

• Các phiên bản của chính sách này từng được áp dụng (theo thứ tự thời gian gần đúng) ở Đại học Liège, Đại học Edinburgh Napier, Đại học Oregon, Đại học Catholic Louvain, Thư viện Khoa học Quốc gia Trung Quốc, Viện Khoa học Trung quốc, Trung tâm Nông nghiệp Nhiệt đới Quốc gia Ấn Độ, Viện Nghiên cứu Xây dựng Canada, Đại học Salford, Đại học Luxembourg, Cao đẳng Kings London, các trường và các phòng nhất định ở Đại học Harvard, và Chương trình Xuất bản của Đại học Simon Fraser. Dạng chính sách này đang được xem xét ở Đại học Angers và bản thảo tháng 02/2017 chính sách OA Quốc gia của Ấn Độ.

• Dạng chính sách này từng được khuyến cáo trong nhiều báo cáo và phân tích các thực hành tốt nhất cho các chính sách của đại học:

  • Tháng 02/2009 bài báo của Peter Suber đã khuyến cáo rằng “Bất kỳ khi nào cơ sở rà soát lại các xuất bản phẩm của giáo viên để thăng tiến, thêm nhiệm kỳ, thưởng, cấp tiền, hoặc bất kỳ mục đích nội bộ nào khác, hãy hạn chế sự rà soát lại các xuất bản phẩm trên tạp chí cho những ai ký gửi trong kho của cơ sở - IR (Institution Repository). Sự khuyến khích mạnh mẽ này đã được áp dụng vào năm ngoái ở Đại học Napier và Đại học Liege. Hãy sử dụng kho của bạn cho các đánh giá nghiên cứu nội bộ, không chỉ để triển lãm nghiên cứu bên ngoài. Hãy rà soát lại các bài báo các giáo viên muốn bạn rà soát lại, như trước kia, nhưng yêu cầu chúng phải được ký gửi vào kho đó”.

  • Tháng 05/2010 Tuyên bố của Alhambra về Truy cập Mở đã khuyến cáo rằng các trường đại học nên “cân nhắc … tư liệu được ký gửi trong kho cho các quy trình đánh giá và cho các đánh giá nghiên cứu”.

  • Tháng 09/2012 tuyên bố nhân kỷ niệm 10 năm Sáng kiến Truy cập Mở Budapest đã khuyến cáo (1.6) rằng “Các trường đại học với các kho cơ sở nên yêu cầu ký gửi trong kho đó đối với tất cả các bài báo nghiên cứu sẽ được xem xét để thăng tiến, thêm nhiệm kỳ, hoặc các dạng đánh giá và rà soát lại nội bộ khác… [Chính sách này nên không] được xây dựng để hạn chế rà soát lại các dạng bằng chứng khác, hoặc để sửa đổi các tiêu chuẩn rà soát lại”.

  • Tháng 09/2013 báo cáo từ Ủy ban về Kinh doanh, Đổi mới và Kỹ năng của Hạ viện Vương quốc Anh đã thừa nhận (đoạn 26) rằng “các tác giả có khả năng hơn nhiều để lưu trữ các tài liệu nghiên cứu của họ trong các kho của cơ sở của họ nếu họ được yêu cầu để làm như vậy như là điều kiện tuân thủ với sự cấp vốn và nếu ký gửi được liên kết tới đánh giá hiệu năng của cơ sở, đơn xin trợ cấp nghiên cứu và đánh giá nghiên cứu”.

  • Tháng 11/2013 báo cáo từ Mạng Truy cập Mở Địa Trung Hải (MedOANet) đã kết luận (trang 12) rằng “yêu cầu OA nên được liên kết tới sự tiến bộ và đánh giá nghề nghiệp. Nhà nghiên cứu có thẩm quyền, các danh sách xuất bản của cơ sở và phòng ban nên được trực tiếp rút ra từ kho của cơ sở vì các mục đích đánh giá, vì thế làm rõ đối với các tác giả rằng đây là nguồn sẽ được sử dụng cho mục đích này và rằng học vì thế có lợi ích cá nhân trong việc chắc chắn công việc của họ được trình bày đầy đủ trong kho”.

  • Tháng 09/2015 bài báo của Stevan Harnad về “8 đặc tính quan trọng nhất để đảm bảo một chỉ thị OA có hiệu quả, thẩm định được”, cả cho các trường đại học và các cơ quan cấp vốn, làm điều này thành 1 trong số 8 đặc tính: “Tất cả các chỉ thị nên chỉ định ký gửi kho như là cơ chế duy nhất để đệ trình các xuất bản phẩm để rà soát lại hiệu năng, đánh giá nghiên cứu, đơn xin trợ cấp, hoặc ký mới lại trợ cấp”.

  • Tháng 09/2015 bài báo của Bernard Rentier, người tiên phong về khuyến khích ký gửi này ở Đại học Liège trong năm 2007, phản ánh ảnh hưởng của nó: “Liège có mức tuân thủ ngoại lệ này [90%] - xa và cao nhất đối với bất kỳ kho của cơ sở nào - phần lớn nhờ vào chính sách chỉ cho phép các xuất bản phẩm từ [kho của cơ sở của nó] để xem xét trong các thủ tục đánh giá nội bộ, như thăng tiến, đề xuất và xin trợ cấp các tài nguyên nhân lực”.

• Khi được viết và được triển khai đúng, các chính sách đó có thể không sửa các dạng bằng chứng mà các ủy ban có thiện chí để cân nhắc, và có thể không sửa các tiêu chuẩn họ sử dụng trong việc trao thưởng thăng tiến, thêm nhiệm kỳ, hoặc cấp vốn.

• Các cơ sở chưa sẵn sàng thay đổi quy trình của họ để thăng tiến và thêm nhiệm kỳ có thể thay đổi dạng theo đó các giáo viên nộp đơn đề xuất thăng tiến và thêm nhiệm kỳ và liệt kê các xuất bản phẩm của họ. Mẫu mới đó có thể đơn giản thêm các trường cho các URL các ấn bản OA các bài báo nghiên cứu của thành viên giáo viên đó.

• Một tiếp cận khác, được Trường các Khoa học Kỹ thuật và Ứng dụng (SEAS) của Harvard đưa ra vào tháng 10/2014, khuyến cáo rằng các ứng viên sắp thăng tiến và thêm nhiệm kỳ chuẩn bị sự rà soát lại của họ bằng việc ký gửi các bài báo hàn lâm của họ vào kho của cơ sở.

• Để phân loại các chính sách OA của đại học dựa một phần vào việc liệu họ có liên kết ký gửi trong kho OA với “các rà soát lại hiệu năng hoặc các thực hành đánh giá nghiên cứu” hay không, xem Meg Hunt và Alma Swan, Kiểu chính sách Truy cập Mở: Tài liệu tóm tắt cho các cơ sở nghiên cứu, PASTEUR4OA, tháng 09/2015.

• Chính sách tương tự đã được khuyến cáo cho các chính sách đánh giá nghiên cứu quốc gia:

  • Bài báo đăng tháng 04/2003, Stevan Harnard đã viện lý rằng các cơ quan cấp vốn của Vương quốc Anh “nên chỉ thị rằng để hợp pháp cho Đánh giá Nghiên cứu và cấp vốn, tất cả các nhân viên đại học nghiên cứu tích cực của Vương quốc Anh phải duy trì: (I) RAE-CV được tiêu chuẩn hóa trên trực tuyến, gồm tất cả các chỉ số hiệu năng RAE được chỉ định, đứng đầu trong số đó là (II) toàn văn từng tài liệu nghiên cứu được tham chiếu, được tự lưu trữ công khai trong kho Lưu trữ Eprint trên trực tuyến của đại học và được liên kết tới CV cho việc thu thập trên trực tuyến, phân tích và đánh giá lịch sử khoa học”.

  • Báo cáo tháng 02/2013 từ Hội đồng Cấp vốn Giáo dục Đại học của nước Anh đã khuyến cáo (các Phần 11 và 12) rằng các tác phẩm không được ký gửi vào kho OA tức thì khi xuất bản sẽ là không hợp lệ đối với Khung Xuất sắc Nghiên cứu - REF (Research Excellence Framework), chương trình đánh giá nghiên cứu quốc gia của Vương quốc Anh. HEFCE đã áp dụng chính sách này vào tháng 03/2014.

4.9. Các bài báo liên quan tới phiên bản cuối cùng của chúng

• Bản thảo của tác giả được ký gửi trong kho thường không y hệt với phiên bản cuối cùng được xuất bản, và gốc gác của nó nên được làm rõ. Điều này có thể và nên được hoàn tất theo ít nhất 2 cách.

• Cách 1, từng bản thảo hoặc bài báo được ký gửi gồm trích dẫn đầy đủ tới ấn bản được xuất bản. Điều này có thể được thực hiện trong trường siêu dữ liệu trích dẫn văn bản tự do bằng việc sử dụng bất kỳ dạng trích dẫn phù hợp nào, hoặc thông tin tương đương có thể được đặt trong tập hợp các trường siêu dữ liệu, cung cấp ngày tháng, tên tạp chí, tập, số, trang, …

• Cách 2, khi bài báo được xuất bản là trên trực tuyến, sau đó kho nên liên kết tới nó. Điều này có thể được thực hiện theo hơn 1 cách. Ví dụ, kho của Harvard liên kết tới các phiên bản cuối cùng…

1. trên các trang kết quả nghiên cứu có liên quan với từng kết quả nghiên cứu,

2. trên các trang siêu dữ liệu các hạng mục, và

3. trên trang bìa được thêm vào trước tệp PDF được ký gửi của bài báo đó.

4.10. Đánh chỉ mục kho

• Kho nên được cấu hình để hỗ trợ việc đào sâu bằng các máy tìm kiếm.

  • Xem ví dụ các khuyến cáo của JISC InfoNet và Các chỉ dẫn của Google Webmaster.

• Các nhà quản lý kho nên kiểm tra để xem liệu các nội dung có khả năng phát hiện ra được qua các máy tìm kiếm chính hay không, và bám theo bất kỳ việc đánh chỉ mục bị hỏng nào.

• Đây không chỉ là chi tiết kỹ thuật. Các giáo viên biểu quyết cho chính sách OA muốn biết rằng các tác phẩm kết quả sẽ được phát hiện qua các máy tìm kiếm thông thường. Nếu các giáo viên tin tưởng rằng ký gửi trong kho chỉ có lợi cho người sử dụng hiếm hoi thực hiện viếng thăm đặc biệt tới kho và chạy tìm kiếm cục bộ, thì nhiều giáo viên có lẽ biểu quyết chống lại chính sách hoặc không lo lắng để ký gửi tác phẩm của họ.

4.11. Rút khỏi kho

• Nếu một nhà xuất bản gửi yêu cầu hợp lý để hạ xuống đối với kho, thì kho luôn nên tuân thủ.

• Nếu tác giả mong muốn rút bài báo được ký gửi rồi (như, vì nó có lỗi, gây bối rối, được/bị thay thế bằng phiên bản mới hơn, …), thì kho nên rút bài báo đó. Tác giả luôn có thể có sự khước từ, và sau đó đại học có thể không còn có các quyền để phân phối nó theo chính sách nữa. Đó là lý do giải thích vì sao các kho nên tuân theo mong muốn của tác giả trong phân phối. Lý do khác là các kho phụ thuộc vào sự hợp tác và thiện chí của các giáo viên. Trong bất kỳ trường hợp nào, kinh nghiệm gợi ý rằng các tác giả hiếm khi yêu cầu rút các bài báo của riêng họ.

4.12. Nội dung ngoài chính sách

• Cơ sở nên chào đón ký gửi các dạng nội dung hàn lâm ngoài và vượt ra khỏi các dạng được chính sách đề cập tới. Ví dụ, nếu chính sách tập trung vào các bài báo hàn lâm, thì kho cũng nên chào đón ký gửi các dạng khác, như các luận văn và luận án, các cuốn sách hoặc các chương sách, các tập hợp dữ liệu, và các tác phẩm số từ các phương tiện khác. Nếu chính sách bao trùm các bài báo được xuất bản sau một ngày tháng nhất định, nó nên chào đón sự ký gửi các bài báo được xuất bản trước ngày tháng đó.

• Thậm chí nếu chính sách chỉ đề cập tới tác phẩm của các giáo viên, thì kho nên chào đón các ký gửi từ các học giả trong cơ sở, những người không phải là các giáo viên, như các sinh viên, các nghiên cứu sinh, các nhân viên, các nhà quản lý.

• Thậm chí nếu chính sách chỉ trao sự cho phép của cơ sở để tạo các dạng nội dung OA nhất định, thì kho có thể chấp nhận các ký gửi tối (dark deposits) ở những nơi nó không có sự cho phép cho OA. Trong các trường hợp đó nó có thể ít nhất cung cấp OA cho siêu dữ liệu.

4.13. Các thỏa thuận hợp đồng với các nhà xuất bản

• Vài nhà xuất bản có thể tán thành với chính sách nếu đại học làm rõ rằng chính sách sẽ được triển khai theo các cách thức nhất định. Việc làm sáng tỏ như vậy có thể hoàn toàn là hợp lý, biết rằng bản thân câu chữ của chính sách không có khả năng bao trùm tất cả các khía cạnh của sự triển khai chính sách. Ví dụ, các nhà xuất bản có thể muốn chắc chắn rằng đối với các bản thảo được xuất bản trên các tạp chí của họ thì các mục đầu vào của kho sẽ gồm sự trích dẫn hoàn chỉnh và đường liên kết tới ấn bản được xuất bản, hoặc đại học sẽ không phân phối phiên bản bài báo đó của nhà xuất bản, hoặc giấy phép đó sẽ không được sử dụng để bán các bài báo. Nếu cơ sở thuận lợi với sự làm sáng tỏ đó (có lẽ vì họ mô tả các thực hành theo đó đại học có cam kết rồi), thì nó có thể làm cho chúng rõ ràng để đổi lại một tuyên bố rõ ràng trong sự hợp tác của nhà xuất bản với chính sách đó, ví dụ, bằng việc không yêu cầu các khước từ hoặc phụ lục cho các hợp đồng thỏa thuận xuất bản. Các hợp đồng thỏa thuận đó có thể bao gồm bất kỳ các điều khoản nào nhất quán với chính sách và có sự tán thành từ cả 2 phía. (Harvard gọi các hợp đồng thỏa thuận này là hiệp ước – "treaties").

• Chúng tôi mạnh mẽ khuyến cáo chống lại các hiệp ước yêu cầu các trường đại học tôn trọng giai đoạn cấm vận nào đó đối với tất cả các bài báo từ tạp chí hoặc nhà xuất bản nào đó. Một hiệp ước như vậy về cơ bản có thể trao cho tạp chí hoặc nhà xuất bản một lựa chọn không tham gia bao trùm của một điều khoản quan trọng trong chính sách OA của đại học, và vi phạm lợi ích rõ ràng của các giáo viên trong việc áp dụng chính sách dịch chuyển mặc định sang OA tức thì.

  • Tuy nhiên, khi các tác giả thay vì các nhà xuất bản tìm kiếm sự cấm vận, và tìm kiếm nó theo từng trường hợp một thay vì cho tất cả các bài báo từ tạp chí hoặc nhà xuất bản nhất định nào đó, thì chính sách có thể dàn xếp chúng. Xem bài các lựa chọn cấm vận.

• Đây là ví dụ về câu chữ của hiệp ước được sử dụng ở Harvard.

4.14. Học mẫu số

• Cơ sở có thể dễ dàng nói có bao nhiêu bài báo được ký gửi vào kho của cơ sở. Nhưng nó không thể dễ dàng nói có bao nhiều bài báo phải được ký gửi. Nếu nó muốn tính tỷ lệ ký gửi (số lượng bài báo được ký gửi chia cho số phải được ký gửi), thì nó phải xác định mẫu số. Đây là mẩu thông tin quan trọng trong việc đo đếm tính hiệu quả của chính sách và sự triển khai của nó.

• Vài cơ sở yêu cầu các giáo viên đệ trình danh sách các xuất bản phẩm của họ thường niên. Nếu vậy, thông tin nên được chia sẻ với các nhà quản lý kho. Danh sách thô các xuất bản phẩm là ít hữu dụng so với danh sách được chia thành các chủng loại, như các cuốn sách, các bài báo trên tạp chí, … Nếu chính sách chỉ đề cập tới các bài báo trên các tạp chí (ví dụ thế), thì mẫu số thích đáng là số các bài báo trên các tạp chí.

4.15. Làm việc với các nhà xuất bản

• Hãy xem bài về phụ lục của tác giả. Phụ lục của tác giả được viết tốt có thể giải thích cho các nhà xuất bản các quyền nào tác giả đã trao rồi cho cơ sở. Vì thế nó có thể ngăn ngừa các tác giả khỏi việc ký kết các hợp đồng xuất bản họ không thể hoàn thành và ngăn ngừa những hiểu lầm ở tất cả các bên. Tuy nhiên, có những cách thức khác để đạt được vài mực tiêu y hệt.

• Các nhà xuất bản mà thường yêu cầu chuyển giao các quyền độc quyền nhưng không yêu cầu các khước từ từ các tác giả ở cơ sở của bạn, có thể sửa đổi các hợp đồng xuất bản của họ để tạo thuận lợi cho sự hợp tác với cơ sở đó. Ví dụ, nó có thể giúp cả 2 bên nếu các nhà xuất bản đã đưa vào một câu như điều này từ phụ lục Chung về Khoa học (this one from the Science Commons addendum): “Ở những nơi áp dụng được, Nhà xuất bản thừa nhận rằng sự chỉ định quyền của Tác giả hoặc sự trao các quyền độc quyền của Tác giả trong Hợp đồng thỏa thuận Xuất bản tuân theo sự trao trước đó rồi của Tác giả giấy phép bản quyền không độc quyền cho cơ sở Tác giả đang làm việc và/hoặc cho thực thể cấp vốn đã hỗ trợ tài chính cho nghiên cứu được phản ánh trong Bài báo như một phần của thỏa thuận giữa Tác giả hoặc cơ sở Tác giả đang làm việc và thực thể cấp vốn đó, như một cơ quan của chính phủ Mỹ”.

  • Một mệnh đề như vậy có thể làm cho phụ lục không cần thiết đối với các tác giả và các nhà xuất bản, và nhà xuất bản không mất gì cả.

4.16. Lần vết các câu chuyện sử dụng

• MIT đã tiên phong về kỹ thuật lần vết các câu chuyện về cách những người sử dụng đang sử dụng các bài báo từ kho của họ. Harvard và có lẽ các đại học khác cũng đã sao chép kỹ thuật đó. Kỹ thuật đó là thêm trang bổ sung vào trước bản sao bài báo của kho. (vài kho thêm rồi trang như vậy để cung cấp trích dẫn và thông tin cấp phép). Trang mới yêu cầu thông tin tùy chọn về những người sử dụng, vì sao họ cần bài báo hoặc cách họ lên kế hoạch sử dụng nó, và bất kỳ ý nghĩ nào họ muốn chia sẻ về cách truy cập mở giúp cho họ. Trang đó liên kết với mẫu web cho những người sử dụng có thiện chí để điền. Câu chữ của MIT là:

Các giáo viên của MIT đã tạo ra bài báo này sẵn sàng mở công khai. Hãy chia sẻ việc truy cập này có lợi cho bạn như thế nào. Câu chuyện của bạn là quan trọng đấy.

• Các câu chuyện có thể sau đó được biên tập và chia sẻ. Ví dụ, xem các câu chuyện từ MIT và Harvard.

  • Hoặc xem video các mẩu chuyện nhỏ từ vài món quà tặng của người sử dụng được gửi tới kho của Harvard. (Video này đã được tạo ra cho Tuần lễ Truy cập Mở 2014).

• This is a section within Good practices for university open-access policies.

Launching a repository

• The institution must have an institutional repository, or participate in a consortial repository. Most schools launch a repository before adopting a policy to fill it, but some do it the other way around.

Individualized writing

• Institutions implementing the kind of policy recommended here will want their policy to prevail over a later publishing contract inconsistent with the policy. Merely passing the policy may attain that goal. However, to be more certain, practically and legally, that the policy license survives any later transfer, US institutions should get authors to sign a "written instrument" affirming the policy.

  • Here's why: Under US copyright law (17 USC 205(e)) a "nonexclusive license...prevails over a conflicting transfer of copyright ownership if the license is evidenced by a written instrument signed by the owner of the rights licensed or such owner's duly authorized agent."

  • This provision doesn't say that in the absence of a written instrument, the nonexclusive license will not prevail over a later contract inconsistent with the policy. A university might take the position that the nonexclusive license in the policy will prevail in any case, and will probably never have to test its position in court. But to be safe, it's best to get a written affirmation of the grant of rights (or license) as specified by 17 USC 205(e).

• In our experience, many US institutions that want to adopt the kind of policy recommended here share the draft policy language with their university counsel, but do not share their plan to obtain a written affirmation of the policy. Hence, it's no surprise that the university counsel often objects that the policy does not suffice to secure the rights needed, and will be superseded by any publishing contract demanding exclusive rights. There's no doubt under 17 USC 205(e) that a written affirmation of the policy solves this problem. But if you are seeking support from lawyers (university counsel, law faculty, or other lawyers in the faculty, library, or administration), make sure they understand this part of the implementation plan.

• Harvard uses several methods to get the written affirmation of the policy. When faculty deposit their own articles, a dialog box in the deposit process asks them to affirm the grant of rights (the license) in the policy. When someone else (an administrative assistant or the Office for Scholarly Communication) deposits articles on their behalf, the faculty member must first have signed a one-time assistance authorization form containing an affirmation of the grant of rights. Thus, whatever route an article takes into the repository, the institution obtains a written affirmation of the license. Finally, when faculty apply for a waiver of the Harvard license, they must first affirm that Harvard has a license for the work in question.

  • Here's Harvard's language for affirming the license: "[I]f I am a member of a Harvard Faculty or School that has adopted an open access policy found at http://osc.hul.harvard.edu/, this confirms my grant to Harvard of a non-exclusive license with respect to my scholarly articles as set forth in that policy."

  • In addition, all new faculty are asked to sign a participation agreement, essentially promising to live up to the university's copyright and patent policies. The Harvard agreement now includes this provision: "If I am a Faculty member of a Faculty or School of the University that has adopted an Open Access Policy, I hereby confirm my grant to Harvard of a non-exclusive license with respect to my scholarly articles, as set forth in that policy."

• Finally, these written affirmations of the policy document the consent of faculty hired after the adoption of the policy.

• There is no need for a "written instrument" or signature under UK copyright law. However, there is another way to make a grant of nonexclusive rights supersede a later grant of exclusive rights.

  • Quoting Ian Carter's October 2016 analysis for the University of Sussex: "Under English and Scots law, if an author signs an exclusive licence with a publisher after granting a non-exclusive licence in favour of the university, this could make the non-exclusive licence given to the university void. Extensive legal advice was sought for Imperial College and the UK community, working with Research Libraries UK (advice came from Jisc, a copyright consultant, an academic expert, an international law firm, a senior lawyer specialising in IP and commercial law, and College legal services). All agree that the non-exclusive licence grant to the university will stand under UK law, provided the publisher had knowledge, actual or constructive, of the earlier licence grant to the university. To achieve this, those UK universities adopting the model would notify publishers and publisher bodies, both directly but also via Jisc (who negotiate licence deals for UK universities with publishers), sector bodies and the media. This notification will ensure that the non-exclusive licence will stand irrespective of what an academic author signs with the publisher."

• We don't know how to accomplish this goal outside the US or UK, and welcome advice from people who do know.

Facilitating waivers

• The institution should create a web form through which faculty can obtain waivers. This not only streamlines bookkeeping, but proves to faculty that the process is easy and automatic. Harvard can share code for such a web form.

• Some publishers may require faculty to obtain a waiver as a condition of publication. Institutions need not try to prevent this. Accommodating these publisher policies proves that publishers have the means to protect themselves, if they choose to use them, and that fact makes it unnecessary for faculty to protect or "paternalize" their favorite publishers (most notably, society publishers) by voting against a proposed policy. On the other hand, the institution may want to talk with publishers who take this position, to see whether they can work out an accommodation.

Author addenda

• An author addendum is one way for authors to retain rights that a standard publishing contract would otherwise give to the publisher. For policies of the kind we recommend, author addenda are unnecessary for rights retention, for the same reason that individual author-publisher negotiations are unnecessary. The institution has the rights needed for OA directly from the grant of rights in the policy. Hence, faculty need not obtain those rights from publishers.

• However, author addenda may be desirable for other reasons.

  • An addendum alerts the publisher that the author's institution already possesses certain non-exclusive rights. This can prevent misunderstandings on each side.

  • An addendum goes further by proposing to modify the contract to make it consistent with the university's OA policy. The publisher may accept or reject an addendum. But when accepted, the addendum actually modifies the publishing contract. Without this modification, and without a waiver, some authors could sign contracts inconsistent with the policy.

  • See the section on individualized writing above for the reasons why a well-implemented institutional OA policy would take priority over a later publishing contract inconsistent with the policy (at least in the US). Because the policy takes priority, authors who sign publishing contracts inconsistent with the policy may be unable to live up to those contracts. Because the policy takes priority and retains key rights, the risk is not copyright infringement but breach of contract. An addendum modifying the contract completely eliminates this risk.

  • Note that there may be no legal risk to eliminate.

    • Under some legal theories, a widely-known prior license would protect the author from a claim of breach of contract, even in the absence of an addendum. This is one more reason to publicize the university's OA policy.

    • In addition, some but not all unmodified contracts are already consistent with the kind of policy recommended here.

• Also see the entry below on working with publishers.

Multiple deposits

• If a faculty member deposits a paper in a non-institutional repository (e.g. arXiv, PubMed Central, SSRN), the institutional repository should harvest a copy.

• To avoid diluting the traffic numbers at the several repositories, all should comply with the (evolving) PIRUS and PIRUS2 standards for sharing traffic data.

• If a given article is subject to two OA policies (e.g. one from the university and one from the funder), the university should either offer to make the deposit required by the funder or should harvest back the copy deposited with the funder.

  • For example, most faculty at Harvard Medical School are subject to the NIH policy. If they deposit in the Harvard repository, then Harvard will insure that a copy is deposited in PubMed Central. If they deposit in PubMed Central, then Harvard will harvest back a copy for the institutional repository.

  • The author should not have to deposit the same article more than once. If faculty think that an institutional policy would double their administrative burden, many will vote against it.

Dark deposits

• Faculty should always deposit suitable versions of new scholarly articles in the institutional repository. If they obtain a waiver for a given article, then the deposit will at least initially be "dark" (or non-OA). But the author should still deposit the manuscript.

  • One reason for repositories to allow dark deposits is to support the message that faculty should always deposit their new work.

• If a deposit is dark, at least the metadata should be OA.

  • Another reason to allow dark deposits is to facilitate search indexing and discovery for work which, for one reason or another, cannot yet be made OA.

• If a deposit is only intended to be dark temporarily, for a known embargo period, then dark deposits should be set to open up automatically at the future date determined by the author decision or embargo period. Most repository software today supports this option.

• If an author deposited a manuscript and obtained a waiver, then the institution does not have permission under the policy to make that manuscript OA. At least initially, that deposit must be dark. However, the repository may switch the manuscript to OA if it can obtain permission from another source, such as a standing policy of the publisher's to allow OA after a certain embargo period. See the entry on waiver options. Repositories should make dark deposits OA whenever they are legally allowed to do so.

• For seven reasons why repositories should allow dark deposits, see Stuart Shieber, The importance of dark deposit, The Occasional Pamphlet, March 12, 2011.

Deposited versions

• Some authors will deposit the published version of an article instead of the accepted author manuscript.

  • Some will mistakenly believe it is the version the policy asks them to deposit. Some will simply prefer it and demand to make it the OA version.

  • Unless the publisher consents to the open distribution of the published version, ask the author for the accepted author manuscript. If the author can't find the right version or insists on depositing the published edition, then make it a dark deposit and open it up if and when the repository obtains permission to make it OA.

Internal use of deposited versions

• When the institution considers faculty for promotion, tenure, awards, funding, or raises, and when it reviews their publications as part of this process, then it should limit its review of their research articles to those on deposit in the institutional repository. Or it should use the institutional repository as the mechanism for submitting articles for use or review by internal committees.

• Versions of this policy have been adopted (in rough chronological order) at the Université de Liège, Edinburgh Napier University, the University of Oregon Department of Romance Languages, the Catholic University of Louvain, China's National Science Library, the Chinese Academy of Sciences, India's International Center for Tropical Agriculture, Canada's Institute for Research in Construction, the University of Salford, the University of Luxembourg, Kings College London, certain schools and departments at Harvard University, and Simon Fraser University Publishing Program. This type of policy is under consideration at the Université d'Angers and the February 2017 draft of the National OA policy of India.

• This type of policy has been recommended in many reports and analyses of best practices for university policies:

  • A February 2009 article by Peter Suber recommended that "Whenever the institution reviews faculty publications for promotion, tenure, funding, or any other internal purpose, limit the review of journal publications to those on deposit in the IR. This powerful incentive was adopted last year at Napier University and the University of Liege. Use your repository for internal evaluations of research, not just for external showcasing of research. Review the articles faculty want you to review, as before, but require that they be on deposit in the repository."

  • The May 2010 Alhambra Declaration on Open Access recommended that universities should "consider...repository-deposited material for evaluation processes and research assessment."

  • The September 2012 tenth-anniversary statement from the Budapest Open Access Initiative recommended (1.6) that "Universities with institutional repositories should require deposit in the repository for all research articles to be considered for promotion, tenure, or other forms of internal assessment and review....[This policy should not] be construed to limit the review of other sorts of evidence, or to alter the standards of review."

  • A September 2013 report from the UK House of Commons Select Committee on Business, Innovation and Skills acknowledged (paragraph 26) that "authors are much more likely to archive their research papers in their institutional repositories if they are required to do so as a condition of funding compliance and if deposit is linked to institutional performance evaluation, research grant applications and research assessment."

  • A November 2013 report from the Mediterranean Open Access Network (MedOANet) concluded (p. 12) that an OA "requirement should be linked to professional advancement and evaluation. Authoritative researcher, departmental and institutional publication lists should be directly drawn from the institutional repository for evaluation purposes, thus making clear to authors that this is the source that will be used for this purpose and that they therefore have a personal interest in making sure their work is fully represented in the repository."

  • A September 2015 article by Stevan Harnad on the "eight most important features to ensure an effective, verifiable OA mandate", both for universities and funding agencies, makes this one of the eight: "All mandates should designate repository deposit as the sole mechanism for submitting publications for performance review, research assessment, grant application, or grant renewal."

  • A September 2015 article by Bernard Rentier, who pioneered this incentive for deposit at the Université de Liège in 2007, reflects on its impact: "Liège owes this exceptional level of compliance [90%] —far and away the highest of any institutional repository— in large part to a policy of only allowing publications from [its institutional repository] for consideration in internal assessment procedures, such as promotions, grant proposals and applications for human resources."

• When properly written and implemented, these policies would not alter the kinds of evidence that committees are willing to consider, and would not alter the standards they use in awarding promotion, tenure, or funding.

• Institutions not ready to change their process for promotion and tenure could change the form by which faculty apply for promotion and tenure and list their publications. The new form could simply add fields for the URLs of OA editions of the faculty member's research articles.

• Another approach, taken by Harvard’s School of Engineering and Applied Sciences (SEAS) in October 2014, is to recommend that candidates coming up for promotion and tenure prepare for their review by depositing their scholarly articles in the institutional repository.

• For a classification of university OA policies based in part on whether they link deposit in the OA repository with "performance reviews or research assessment exercises", see Meg Hunt and Alma Swan, Open Access policy typology: A briefing paper for research institutions, PASTEUR4OA, September 2015.

• An analogous policy has been recommended for national research-assessment policies:

  • In a April 2003 article, Stevan Harnard argued that UK funding agencies "should mandate that in order to be eligible for Research Assessment and funding, all UK research-active university staff must maintain (I) a standardised online RAE-CV, including all designated RAE performance indicators, chief among them being (II) the full text of every refereed research paper, publicly self-archived in the university's online Eprint Archive and linked to the CV for online harvesting, scientometric analysis and assessment."

  • A February 2013 report from the Higher Education Funding Council for England recommended (Sections 11 and 12) that works not deposited in an OA repository immediately upon publication should not be eligible for the new Research Excellence Framework (REF), the UK's national research-assessment program. HEFCE adopted this policy in March 2014.

Associating articles with their definitive versions

• The author manuscript deposited in the repository is typically not identical to the definitive published version, and its provenance should be made clear. This can and should be done in at least two ways.

• First, each deposited manuscript or article should include the full citation to the published edition. This may be done in a free-text citation metadata field using any suitable citation style, or the equivalent information may be put in a set of metadata fields providing the date, journal name, volume, number, pages, etc.

• Second, when the published article is online, then the repository should link to it. This can be done in more than one way. For example, the Harvard repository links to definitive versions...

  1. on search results pages associated with each search result,

  2. on item metadata pages, and

  3. on a cover page added to the front of the deposited PDF of the article.

Repository indexing

• The repository should be configured to support crawling by search engines.

  • See for example the JISC InfoNet recommendations and Google Webmaster Guidelines.

• Repository managers should check to see whether the contents are discoverable through major search engines, and follow up any indexing failures.

• This is not just a technical detail. Faculty who vote for an OA policy want to know that the resulting works will be discoverable through ordinary search engines. If faculty believe that deposit in the repository only benefits the rare user who makes a special visit to the repository and runs a local search, then many would vote against the policy or not bother to deposit their work.

Repository withdrawals

• If a publisher sends a reasonable takedown request to the repository, the repository should always comply.

• If the author wishes to withdraw an article already on deposit (e.g. because it is mistaken, embarrassing, superseded by a newer version, etc.), then the repository should withdraw the article. The author can always obtain a waiver, and then the university would no longer have the rights to distribute it under the policy. That's one reason why repositories should follow author wishes on distribution. Another is that repositories depend on faculty cooperation and good will. In any case, experience suggests that authors rarely ask to withdraw their own articles.

Content beyond the policy

• The institution should welcome the deposit of types of scholarly content above and beyond the types covered by the policy. For example, if the policy focuses on scholarly articles, the repository should welcome deposit of other genres as well, such as theses and dissertations, books or book chapters, datasets, and digitized work from other media. If the policy covers articles published after a certain date, it should welcome the deposit of articles published before that date.

• Even if the policy only covers work by faculty, the repository should welcome deposits from scholars at the institution who are not faculty, such as students, research fellows, post-docs, staff, and administrators.

• Even if the policy only gives the institution permission to make certain kinds of content OA, the repository could accept dark deposits where it doesn't have permission for OA. In those cases it could at least provide OA to the metadata.

Treaties with publishers

• Some publishers may concur with the policy if the university clarifies that the policy will be implemented in certain ways. Providing such clarifications may be entirely reasonable, given that the policy language itself can't possibly cover all aspects of its implementation. For example, publishers may want to be sure that for manuscripts published in their journals the repository entry will include a complete citation and link to the published edition, or that the university will not distribute the publisher's version of the article, or that the license will not be used to sell articles. If the institution is comfortable with these clarifications (perhaps because they describe practices to which the university is already committed), it may make these explicit in return for an explicit statement of the publisher's cooperation with the policy, for instance, by not requiring waivers or addenda to publication agreements. These agreements may contain any provisions consistent with the policy and agreeable to both sides. (Harvard calls these agreements "treaties".)

• We strongly recommend against treaties requiring universities to respect a given embargo period for all articles from a given journal or publisher. Such a treaty would essentially give the journal or publisher a blanket opt-out of a significant provision of the university OA policy, and violate the express interest of the faculty in adopting a policy to shift the default to immediate OA.

  • However, when authors rather than publishers seek an embargo, and seek it case by case rather than for all articles from a certain journal or publisher, the policy can accommodate them. See the entry on embargo options.

• Here's an example of treaty language used at Harvard.

Learning the denominator

• An institution can easily tell how many articles are on deposit in its repository. But it cannot easily tell how many articles ought to be on deposit. If it wants to calculate the deposit rate (the number deposited divided by the number that ought to be deposited), then it must determine the denominator. This is a critical piece of information in measuring the effectiveness of the policy and its implementation.

• Some institutions ask faculty to submit an annual list of their publications. If so, the information should be shared with the repository managers. The raw list of publications is less helpful than one broken down by categories, such as books, journal articles, and so on. If the policy only covers journal articles (for example), then the relevant denominator is the number of journal articles.

Working with publishers

• See the entry on author addenda. A well-written author addendum can explain to publishers what rights the author has already granted to the institution. Hence it can prevent authors from signing publishing contracts they cannot fulfill and prevent misunderstandings on all sides. However there are other ways to achieve some of the same goals.

• Publishers who normally require the transfer of exclusive rights, but who do not demand waivers from authors at your institution, can modify their publishing contracts to facilitate cooperation with the institution. For example, it would help both sides if publishers included a sentence like this one from the Science Commons addendum: "Where applicable, Publisher acknowledges that Author's assignment of copyright or Author's grant of exclusive rights in the Publication Agreement is subject to Author's prior grant of a non-exclusive copyright license to Author's employing institution and/or to a funding entity that financially supported the research reflected in the Article as part of an agreement between Author or Author's employing institution and such funding entity, such as an agency of the United States government."

  • Such a clause would make addenda unnecessary for authors and publishers, and cost the publisher nothing.

Tracking usage stories

• MIT pioneered a technique for tracking stories about how users are using articles from its repository. Harvard and perhaps others have copied the technique as well. The technique is to add an extra page to the front of the repository copy an article. (Some repositories already add such a page to provide citation and licensing information.) The new page requests optional information about the users, why they need the article or how they plan to use it, and any thoughts they want to share on how open access helps them. The page links to a web form for willing users to fill out. The MIT language is:

The MIT Faculty has made this article openly available. Please share how this access benefits you. Your story matters.

• The stories can then be compiled and shared. For example, see the stories from MIT and Harvard.

  • Or see the video of snippets from some user testimonials sent to the Harvard repository. (This video was created for Open Access Week 2014.)

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com