5.2 Cơ hội và thách thức của Văn hóa Mở

Thứ ba - 18/06/2024 05:04

5.2 Opportunities and Challenges of Open Culture

Theo: https://certificates.creativecommons.org/cccertedu/chapter/5-2-challenges-and-opportunities-of-open-glam/

Văn hóa Mở (Open Culture) mang lại cả cơ hội và thách thức. Việc hiểu chúng là rất quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt về việc mở ra các bộ sưu tập. Sự hiểu biết này sẽ cho phép bạn tận dụng những kết quả tích cực và khắc phục những kết quả tiêu cực. Việc có khả năng giải thích các cơ hội và lập kế hoạch cho những thách thức sẽ giúp bạn xây dựng lập luận mạnh mẽ về truy cập mở tại cơ sở hoặc nhóm số hóa cộng đồng của bạn.

Kết quả học tập

Hiểu rõ các cơ hội và thách thức của Văn hóa Mở
Học hỏi các cách thức thực tế trong đó các cơ sở khác nhau đang nắm bắt các cơ hội và đối mặt với các thách thức của Văn hóa Mở

Câu hỏi lớn / Vì sao nó lại quan trọng

Sứ mệnh quan trọng của các cơ sở di sản văn hóa là cung cấp quyền truy cập tới kiến thức và văn hóa để giúp mở rộng hiểu biết của mọi người về bản thân họ và thế giới. Khi làm như vậy, các cơ sở bắt tay vào nhiều dự án khác nhau, từ các chương trình giáo dục tại chỗ đến số hóa các tác phẩm để gia tăng khả năng tiếp cận.

Các cơ sở này đã chuẩn bị tốt như thế nào để thu được lợi ích từ việc phát hành nội dung của mình? Và họ sẽ đối mặt với các thách thức có thể xuất hiện trên đường đi như thế nào? Làm thế nào các cơ sở có thể hỗ trợ tốt hơn cho sứ mệnh của họ, cũng như sự uyên thâm và giáo dục, đồng thời giảm thiểu những kết quả tiêu cực của việc trao đi quyền kiểm soát?

Phần này sẽ khám phá những lợi ích và thách thức của Văn hóa Mở và xem xét việc hiểu biết rộng có thể hỗ trợ như thế nào cho các cơ sở trong việc triển khai các chính sách và thực hành truy cập mở.

Suy ngẫm cá nhân/Tại sao điều đó lại quan trọng với bạn

Bạn đã bao giờ tham gia vào một cuộc trò chuyện về lý do tại sao bạn nghĩ truy cập mở là quan trọng hoặc nó có thể thách thức như thế nào đối với các cơ sở di sản văn hóa? Bạn có bao giờ tự hỏi nghiên cứu điển hình nào của cơ sở có thể giúp xây dựng trường hợp của bạn để truy cập mở tới một bộ sưu tập không?

Có được giới thiệu/kiến thức cơ bản

Cơ hội của Văn hóa Mở là gì?

Trong Bài 1, Phần 1.3, chúng tôi đã cung cấp bản tóm tắt ngắn gọn về lợi ích của văn hóa mở. Ở đây, chúng ta đi sâu hơn vào một số trong số này, dựa trên kinh nghiệm GLAM trong hơn hai thập kỷ qua.

Một trong những báo cáo tốt nhất tóm tắt những lợi ích này là “Tác động của truy cập mở tới các Phòng trưng bày, Thư viện, Bảo tàng và Kho lưu trữ” (2016) được viết bởi Effie Kapsalis, người từng là Cán bộ Kỹ thuật số Cấp cao tại Smithsonian vào thời điểm đó. Cô cũng đã tạo một video tổng quan về báo cáo để trình bày tại SXSW 2016:

Báo cáo này phục vụ như một nguồn lực cho việc vận động nội bộ và thúc đẩy truy cập mở tại Viện Smithsonian. Kapsalis cũng xác định các đối tác và đồng minh đang thể hiện giá trị của việc mở ra bộ sưu tập của họ để giúp cô xây dựng trường hợp của mình. Vào tháng 2 năm 2020, Smithsonian đã khởi động sáng kiến truy cập mở của họ, đưa hơn 2 triệu mục vào phạm vi công cộng. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng trưng bày 2 triệu món đồ trong một cuộc triển lãm một cách trực tiếp! Bạn có thể nghe Effie nói về điều đó trong tập năm 2021 của podcast Open Minds của CC.

Các cơ sở di sản văn hóa có những bộ sưu tập đáng kinh ngạc và không thể trưng bày tất cả những hiện vật đó trong một không gian vật lý cùng một lúc. Khi Lizzy Jongma gia nhập Rijksmuseum với tư cách là Giám đốc dữ liệu cho Phòng Thông tin Bộ sưu tập vào năm 2011, bảo tàng đã đóng cửa và tiến hành cải tạo để mở rộng không gian. Nhưng cô đã có một khoảnh khắc sáng suốt. Như Lizzy đã giải thích về hồ sơ này được thực hiện cho cuốn sách “Làm bằng Creative Commons”, ngay cả khi không gian được cải tạo và rộng hơn, bảo tàng vẫn không thể trưng bày nhiều hơn một phần trăm bộ sưu tập của họ—8.000 trong số hơn một triệu tác phẩm.

Có thể dễ dàng đạt được việc tăng khả năng hiển thị của bộ sưu tập bằng cách sử dụng các công cụ và giấy phép CC. Việc sử dụng các công cụ được tiêu chuẩn hóa như vậy để truyền đạt tình trạng bản quyền cũng như quyền sử dụng cho các tác phẩm khác nhau cho phép các công cụ tìm kiếm đưa nhiều tệp đa phương tiện hơn, bao gồm cả hình ảnh, từ các tổ chức di sản văn hóa vào kết quả tìm kiếm. Các nhà giáo dục, nhà nghiên cứu, nghệ sĩ và người dùng phổ thông đang tìm kiếm hình ảnh và nội dung miễn phí và mở, có xu hướng sử dụng nội dung chất lượng cao, sẵn có do các tổ chức này cung cấp.

Hãy nghe về những điều này và nhiều lợi ích khác (cũng như các rào cản và nhiều mẩu thông tin khác) trong chuỗi bài Tiếng nói Văn hóa Mở của chúng tôi.

Lợi ích: Nâng cao sứ mệnh và mức độ phù hợp với các khán thính phòng thế kỷ 21

Trong Phần 5.1, chúng tôi đã thảo luận về Khuyến nghị của UNESCO liên quan đến việc bảo tồn và tiếp cận di sản tư liệu, bao gồm cả ở dạng kỹ thuật số. Hướng dẫn triển khai Khuyến nghị này khẳng định:

Việc cung cấp quyền truy cập công cộng là bằng chứng rõ ràng về giá trị và tính hữu ích của cơ sở ký ức đối với xã hội. Đó là sự biện minh cho chi tiêu công cho việc bảo tồn, bởi vì việc bảo tồn mà không nhằm mục đích tiếp cận là vô nghĩa.

Một số cơ sở đã quyết định triển khai và mở rộng các chính sách truy cập mở để phục vụ tốt hơn sứ mệnh kết nối và chia sẻ với các khán thính phòng của họ. Việc chia sẻ và phổ biến thông tin dưới dạng kỹ thuật số đang trở thành chế độ mặc định khi chúng ta ngày càng trải nghiệm nghệ thuật và văn hóa trên trực tuyến.

Trong bài viết trên Medium của anh ấy, “Chúng ta có còn cần Bộ sưu tập trên trực tuyến không”. Adam Moriarty, Giám đốc Thông tin và Thư viện tại Bảo tàng Auckland, New Zealand, mô tả các để truy cập mở phục vụ sứ mệnh của bảo tàng như sau:

“Tại Bảo tàng Auckland, chúng tôi có tuyên bố về sứ mệnh và tầm nhìn khá vững chắc: Làm phong phú thêm cuộc sống và truyền cảm hứng cho những khám phá + kết nối thông qua việc chia sẻ những câu chuyện về con người, vùng đất và biển cả. . (…) Chúng tôi đã đi với mở như một quy định, chỉ đóng lại sự mở trong trường hợp ngoại lệ, đã phát hành một triệu bản ghi, áp dụng giấy phép CC-BY cho 350.000 hình ảnh, tạo API tuân theo các nguyên tắc của dữ liệu mở liên kết. (…) Và chúng tôi sẽ khuếch đại Bộ sưu tập thông qua cộng tác, đối tác với các tổ chức có cùng chí hướng, những người đã chia sẻ niềm đam mê của chúng tôi về quyền truy cập mở và đã phục vụ khán thính phòng trong hành trình tìm kiếm kiến thức hoặc sự sáng tạo.”

Bằng cách đi với mở, Bảo tàng Auckland đã tương tác với nhiều nền tảng và trang web đa dạng như Pinterest, Digital New Zealand, GBIF (Cơ sở thông tin đa dạng sinh học toàn cầu), Thư viện di sản đa dạng sinh học và Wikipedia, giúp tăng cường sự hiện diện và sử dụng lại bộ sưu tập của họ. Thí nghiệm của Bảo tàng Auckland cũng làm tăng lưu lượng truy cập vào các đối tượng kỹ thuật số của họ. Điều này dẫn đến việc tăng khả năng hiển thị bộ sưu tập của họ.

Như đã lưu ý trước đây, các cơ sở di sản văn hóa thường phải chứng minh giá trị của các bộ sưu tập của họ và tác động mà chúng đang tạo ra. Làm cho các bộ sưu tập sẵn sàng mở và do đó có khả năng khám phá và sử dụng cao có thể biện minh cho giá trị của cơ sở GLAM - định vị tốt hơn cơ sở để tiếp tục được cấp vốn bằng cách truyền đạt giá trị của bên liên quan, tác động của các bộ sưu tập số của họ, và hơn thế nữa.

Hãy nghĩ về sứ mệnh của cơ sở của riêng bạn: bạn sẽ cố gắng kết nối nó với chính sách truy cập mở như thế nào? Sứ mệnh của tổ chức của bạn sử dụng ngôn ngữ nào có thể biện hộ cho việc phát hành một bộ sưu tập nhỏ?

Tuyên bố sứ mệnh của cơ sở đôi khi có thể cảm thấy khác xa với các hoạt động hàng ngày, nhưng chúng rất quan trọng để đề xuất những thay đổi lớn như việc phát hành các bộ sưu tập.

Lợi ích: Thúc đẩy giáo dục thông qua việc tạo ra Tài nguyên Giáo dục Mở – OER (Open Educational Resources) chất lượng cao bằng cách cho phép sử dụng lại di sản kỹ thuật số

Các cơ sở di sản văn hóa có các chương trình giáo dục giúp làm cho các bộ sưu tập có thể tiếp cận được với nhiều khán thính phòng khác nhau và mang đến cho họ cơ hội học hỏi về các khía cạnh khác nhau của xã hội. Việc tích hợp các bộ sưu tập văn hóa mở vào các nỗ lực giáo dục có thể thông báo cho người sử dụng về các bộ sưu tập và thực hành, nâng cao khả năng hiểu biết về nguồn gốc ban đầu. Điều quan trọng là các tài nguyên được xây dựng dựa trên các tác phẩm và bộ sưu tập mà các cơ sở có thể truy cập được có thể được chia sẻ theo các giấy phép mở dưới dạng Tài nguyên Giáo dục Mở (OER). Các chiến lược giáo dục và OER này có thể có các hình thức khác nhau.

Ví dụ, dự án “El archivo en el aula” (“Kho lưu trữ trong lớp học”) của Wikimedia Argentina hợp tác với Mạng lưới các trường liên kết của UNESCO và Comisión Nacional Argentina de Cooperación con la UNESCO chứng minh những gì OER mà bất kỳ ai cũng có thể tạo ra với các bộ sưu tập đã được phát hành.

Một ví dụ khác, hãy xem ban chuyên gia của Diễn đàn Chính sách Giáo dục Mở thảo luận về nghiên cứu toàn châu Âu: Open GLAM & giáo dục. Quan điểm của giáo viên và nhà giáo dục về tài nguyên số.

Lợi ích: Tăng cường nghiên cứu về các bộ sưu tập và cộng tác giữa các nhà nghiên cứu và các cơ sở

Như đã lưu ý trong Khuyến nghị của UNESCO liên quan đến việc bảo tồn và tiếp cận Di sản tư liệu, bao gồm cả ở dạng kỹ thuật số:

Trong “kỷ nguyên số”, các con đường tiếp cận ngày càng nhiều. Danh mục sản phẩm và công cụ hỗ trợ tìm kiếm là cần thiết nhưng giờ đây chúng được bổ sung bằng một loạt các tùy chọn kỹ thuật số: nội dung trên trực tuyến có thể tìm kiếm được, các bản tải xuống, các phương tiện truyền thông xã hội. Điều quan trọng đối với các cơ sở ký ức là phải có trang web, bao gồm cả cổng thông tin cho các bộ sưu tập của riêng họ. Khi các nhà nghiên cứu ngày càng tìm kiếm những phản hồi tức thì, một số người dễ dàng cho rằng nếu nội dung không có trên internet thì nó không tồn tại. Danh mục và công cụ hỗ trợ tìm kiếm, dù là dạng tương tự hay kỹ thuật số, phải được cấu trúc theo tiêu chuẩn quốc tế để chúng có thể đọc được bằng máy, có thể tìm kiếm và liên kết được trên toàn cầu.

Việc số hóa di sản văn hóa mang lại những lợi ích rõ ràng cho các nhà nghiên cứu, nhưng cũng có một số ý nghĩa quan trọng đối với các cơ sở di sản văn hóa tiến hành nghiên cứu bằng cách sử dụng các bộ sưu tập của họ. Ví dụ: trong bài viết “Dữ liệu có thể dạy chúng ta điều gì về các bộ sưu tập của viện bảo tàng?”, Diana Greenwald nhớ lại trải nghiệm làm việc với dữ liệu khi còn là Thành viên giám tuyển sau tiến sĩ của Andrew W. Mellon vào năm 2018 tại Phòng trưng bày Nghệ thuật Quốc gia ở nước Mỹ. Cô ấy đã có thể khám phá các bộ sưu tập của nó qua một lăng kính khác chỉ bằng cách sử dụng dữ liệu có sẵn về các bộ sưu tập đó.

Việc làm cho các bộ sưu tập sẵn sàng mở sẽ tạo ra các khả năng mới cho nghiên cứu, khả năng khám phá, sử dụng lại và diễn giải. Việc làm cho dữ liệu của các bộ sưu tập sẵn sàng cũng giúp xây dựng niềm tin và sự hợp tác với các nhà nghiên cứu bên ngoài. Việc cung cấp bộ sưu tập của bạn theo cách này cũng cho phép các nhà nghiên cứu thực hiện khám phá, thăm dò và tải xuống dữ liệu hàng loạt thông qua các kho dữ liệu. Điều này có thể mang lại nhiều giá trị và sự chú ý hơn cho bộ sưu tập.

Nếu nghiên cứu là cốt lõi trong sứ mệnh của tổ chức của bạn, nhưng bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, thì những điều sau đây có thể khiến bạn quan tâm: vào năm 2017, Viện Nghiên cứu Văn học của Viện Hàn lâm Khoa học Balan, Trinity College Dublin và Creative Commons Balan đã tổ chức một loạt hội thảo để thảo luận về “Làm thế nào để tạo điều kiện hợp tác giữa các nhà nghiên cứu nhân văn và các tổ chức di sản văn hóa”. Kết quả là, họ đã tạo ra một bộ các hướng dẫn với các ví dụ minh họa rất rõ ràng về những gì có thể được thực hiện khi các cơ sở và nhà nghiên cứu cộng tác cùng nhau thông qua các bộ sưu tập sẵn có mở. Mặc dù trọng tâm của họ là Nhân văn nhưng một số kết luận của họ có thể được áp dụng cho các lĩnh vực khác.

Lợi ích: Tăng lưu lượng truy cập tới các tài sản kỹ thuật số và tương tác trên mạng xã hội

Đối với nhiều tổ chức, sự tham gia của truyền thông xã hội đưa ra thước đo có liên quan về tác động của họ. Khi bắt đầu đại dịch COVID-19 vào năm 2020, Bảo tàng Getty đã phát động Thử thách của Bảo tàng Getty, như một cách khuyến khích mọi người duy trì kết nối với nghệ thuật và tương tác với viện bảo tàng này, đồng thời giữ khoảng cách vật lý. Thử thách rất đơn giản: mọi người được khuyến khích tạo ra phiên bản riêng của các tác phẩm nổi tiếng thuộc phạm vi công cộng bằng cách sử dụng các vật dụng gia đình. Kết quả của thử thách sau đó đã được xuất bản thành sách, với tất cả lợi nhuận sẽ được dùng làm từ thiện. Chính sách truy cập mở của Bảo tàng Getty đã giải phóng tính sáng tạo và các khả năng không thể ngờ tới đối với công chúng tham gia từ xa với các cơ sở. Thử thách này minh họa cách hoạt động của phạm vi công cộng có thể làm gia tăng các tương tác xã hội.

Một ví dụ khác là cuộc thi GIF It Up! do Europeana, DPLA, Digital NZ và Trove tổ chức. Vào năm 2020, Phòng thí nghiệm Di sản đã tổ chức GIF It Up! Ấn Độ lần đầu tiên, với Viện bảo tàng DAG là tổ chức đầu tiên tham gia vào sự kiện này. Xem video này với Medhavi Gandhi từ Phòng thí nghiệm Di sản giải thích tầm quan trọng của sự hiện diện truyền thông xã hội đối với một số cơ sở, và cuộc thi đã giúp làm nổi bật tầm quan trọng của các bộ sưu tập truy cập mở như thế nào:

Và thậm chí còn nhiều lợi ích hơn nữa…

Chúng tôi sẽ khám phá những lợi ích bổ sung trong các bài học sắp tới liên quan đến khoa học công dân, nguồn lực từ cộng đồng và sự tham gia của công chúng với các bộ sưu tập. Dưới đây là những lợi ích bổ sung của việc phát hành các bộ sưu tập:

Đưa các tác phẩm ở ngoại vi vào tầm ngắm. Khi các bộ sưu tập và tác phẩm được làm thành sẵn sàng mở, những tác phẩm này sẽ được làm nổi bật theo những cách thức khác nhau, thu hút sự chú ý của những người dùng khác nhau và công chúng nói chung. Siêu dữ liệu chi tiết và tuyên bố bản quyền có thể đọc được bằng máy có thể làm gia tăng khả năng khám phá những tác phẩm này.
Tạo ra những câu chuyện mới xung quanh các bộ sưu tập theo các cách thức có ý nghĩa và khám phá các câu chuyện hiện có một cách có phê phán. Truy cập mở cho phép các câu chuyện mới và những khám phá quan trọng này áp dụng nhiều định dạng khác nhau đặt ra câu hỏi về các cách thức truyền thống tạo ra kiến thức. Văn hóa phối lại cho phép các phương tiện truyền thông mới thẩm vấn các tác phẩm theo những cách khác nhau và có ý nghĩa. Để biết ví dụ thực tế, hãy xem bản phối lại này của “Mona Lisa vs. David”. Để có cách tiếp cận mang tính lý thuyết hơn, hãy khám phá ý tưởng phối lại của Rick Prelinger trong “Về ưu điểm của chất liệu có sẵn”.
Tính minh bạch và khả năng hiển thị cao hơn của các bộ sưu tập.
Giảm bớt “nỗi lo lắng về bản quyền”. Người sử dụng có thể chắc chắn rằng họ có thể sử dụng các bộ sưu tập mà không sợ bị kiện tụng chống lại họ. Điều này áp dụng cho cả công chúng nói chung và cả những người chuyên nghiệp làm việc trong các cơ sở, những người có thể không chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề liên quan đến các quyền và bản sao.

Những thách thức của Văn hóa Mở là gì?

Có nhiều lợi ích khi phát hành mở một bộ sưu tập. Nhưng tất nhiên cũng có những thách thức. Có nhiều lý do tại sao các cơ sở có thể không sẵn sàng mở quyền truy cập tới các bộ sưu tập của họ.

Bằng cách nói chuyện với những người làm việc trong hoặc với các cơ sở trên toàn thế giới, Creative Commons đã học được rất nhiều về một số thách thức, rào cản và nỗi sợ hãi mà các cơ sở phải đối mặt khi cố gắng phát hành các bộ sưu tập của họ theo giấy phép hoặc công cụ mở. Hầu hết các thách thức mà các cơ sở phải đối mặt đều liên quan đến (1) tiền, (2) ghi công hoặc thừa nhận[1] và/hoặc (3) chất lượng.

Một bản tóm tắt chi tiết hơn bao gồm:

Việc cấp vốn, thất thoát doanh thu và các mô hình kinh tế. Đôi khi các cơ sở lo ngại rằng việc phát hành các bộ sưu tập có thể ảnh hưởng đến một số mô hình kinh doanh, chẳng hạn như bán hình ảnh kỹ thuật số hoặc có thể tác động tiêu cực đến dòng doanh thu từ các nguồn cấp vốn khác.
Trách nhiệm pháp lý và ác cảm rủi ro. Luật bản quyền có thể phức tạp và việc hiểu cách áp dụng luật này đối với các tác phẩm cụ thể hoặc giữa các quyền tài phán có thể tạo ra sự không chắc chắn có thể dẫn đến các cách tiếp cận quá bảo thủ khi phát hành bản sao kỹ thuật số của các hạng mục trong bộ sưu tập.
Bản sao có độ phân giải kém và bán bản sao của các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng. Các dịch vụ của bên thứ ba có thể sử dụng các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng cho mục đích thương mại, và một số cơ sở có thể lo ngại rằng các phiên bản chất lượng kém hơn có thể rơi vào tay người sử dụng do không thể tìm thấy nguồn gốc nơi bản sao kỹ thuật số của tác phẩm được xuất bản lần đầu tiên.
Việc sử dụng các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng có thể gây tổn hại cố ý hoặc vô ý. Một số cách sử dụng tác phẩm thuộc phạm vi công cộng có thể gây tổn hại cho xã hội, cộng đồng hoặc cá nhân, dù cố ý hay vô ý, chẳng hạn như khi tác phẩm được sử dụng để truyền tải các thông điệp phân biệt chủng tộc, hạ nhục, sỉ nhục hay xúc phạm.
Siêu dữ liệu hoặc thông tin sai, lộn xộn hoặc không chính xác. Trải nghiệm thông tin và siêu dữ liệu thay đổi theo thời gian: về lượng dữ liệu có sẵn về tác phẩm tại một thời điểm nhất định, cách thức dữ liệu về tác phẩm được thể hiện ở các thời đại trước cũng như về dữ liệu đầu vào và công nghệ được sử dụng để thể hiện nó. Một số cơ sở lo ngại rằng thông tin sai hoặc không chính xác có thể thể hiện tầm nhìn về thế giới không phù hợp với các giá trị mà tổ chức hiện đang nắm giữ. Tìm hiểu thêm về các cách giảm thiểu rủi ro này trong hội thảo trên trực tuyến của chúng tôi về Thuật ngữ tôn trọng.

Ngoài ra, nếu một cơ sở chưa sẵn sàng “mở” hoàn toàn các bộ sưu tập của mình thì vẫn có sẵn các lựa chọn trung gian. Anne Young, Giám đốc các vấn đề pháp lý và sở hữu trí tuệ tại Newfields, đề cập đến một lựa chọn là “Truy cập bán mở” (Semi Open Access), bao gồm việc chỉ phát hành các phần nhỏ của bộ sưu tập để kiểm tra vùng nước và đánh giá mức độ thoải mái của cơ sở với các bước ban đầu này. Và, như Anne đã chỉ ra, nhiều cơ sở cũng có thể đạt được mục tiêu này nhiều hơn về mặt năng lực, nguồn lực và khả năng chấp nhận rủi ro. Điều quan trọng cần phải thừa nhận là nguồn lực mà các tổ chức có rất khác nhau.

Thách thức: Vốn cấp, mất doanh thu và các mô hình kinh tế

Tùy thuộc vào loại bộ sưu tập mà tổ chức của bạn nắm giữ, chi phí số hóa tài liệu và duy trì sự hiện diện kỹ thuật số có thể khác nhau đáng kể. Nếu bạn quyết định có hệ thống hoặc nền tảng quản lý nội dung của riêng mình (điều này không nhất thiết phải như vậy, như một số ví dụ chúng tôi đã cung cấp cho thấy), thì việc duy trì có thể trở nên nặng nề hơn.

Việc cấp vốn, cả công và tư, đều rất quan trọng để duy trì các dự án số hóa. Các lựa chọn cấp vốn của các GLAM rất khác nhau giữa các khu vực địa lý, với một số cơ sở chủ yếu dựa vào cấp vốn công, và các cơ sở khác phụ thuộc nhiều vào cấp vốn tư nhân. Thông thường, tính mở là điều kiện để được cấp vốn: ví dụ, các bản sao kỹ thuật số phải được làm cho sẵn sàng truy cập mở. Số hóa có thể là một quá trình tốn kém và các tổ chức cần có nguồn vốn cấp cho quá trình này khi nhu cầu của công chúng và người sử dụng cụ thể hướng tới sự hiện diện kỹ thuật số nhiều hơn.

Các cơ sở nhận được vốn cấp công có thể có ít áp lực hơn trong việc đa dạng hóa dòng doanh thu. Mối quan tâm chính của họ sẽ là hoàn thành sứ mệnh của mình một cách tốt nhất có thể. Hội thảo Europeana năm 2011 đã khám phá tầm quan trọng của dòng doanh thu đối với các cơ sở được nhà nước cấp vốn; Europeana đã xuất bản báo cáo tiếp theo “Vấn đề của cô gái vắt sữa màu vàng: Quan điểm về mô hình kinh doanh dựa vào siêu dữ liệu mở”, khuyến nghị:

“Mở dữ liệu nên được coi là một phần quan trọng trong trách nhiệm của lĩnh vực văn hóa công cộng của chúng ta. Thay vì đo lường thành công bằng lượng doanh thu thương mại mà các cơ sở có thể đảm bảo từ thị trường, cần phát triển các thước đo mới để đo lường lượng doanh nghiệp được tạo ra (lan tỏa) dựa trên dữ liệu được làm cho sẵn sàng mở cho các ngành công nghiệp sáng tạo. Điều này đòi hỏi phải thay đổi các thước đo đánh giá ở cấp độ chính sách.”

Tuy nhiên, việc cấp vốn công thường không bao gồm tất cả chi phí của các dự án kỹ thuật số. Các cơ sở không có nguồn cấp vốn công vẫn lo ngại về việc mất doanh thu. Tổn thất doanh thu có thể thể hiện dưới nhiều mối lo ngại khác nhau về:

mất doanh thu từ việc cấp phép cho các bản sao;
mất đi sự hiện diện trong không gian vật lý, ảnh hưởng đến việc bán vé cũng như việc bán hàng ở các cơ sở liên quan, như cửa hàng quà tặng hoặc quán ăn tự phục vụ;
thiện chí của các nhà cấp vốn để hỗ trợ các dự án không thể nhìn thấy hoặc gây ấn tượng ngay lập tức, ví dụ như xây dựng hoặc cải tạo một cơ sở; và/hoặc
các đối tác khu vực tư nhân không đảm bảo quyền sở hữu trí tuệ đối với các phiên bản số hóa của tác phẩm mà sau này có thể bị khai thác (yêu cầu bản quyền đối với các đối tượng được số hóa).

Hãy để chúng tôi giải quyết những lo ngại này. Một số nghiên cứu và kinh nghiệm đã chứng minh thực tế là có sự tiết kiệm chi phí liên quan đến quyền và chi phí sao chụp.

Các yêu cầu về quyền và sự cho phép là tốn tiền. Trong nghiên cứu chuyên đề của mình, “Mô hình tính phí sao chụp & chính sách quyền đối với hình ảnh kỹ thuật số trong các bảo tàng nghệ thuật nước Mỹ: Một nghiên cứu do Quỹ Mellon cấp vốn, Simon Tanner đã phát hiện ra rằng đôi khi các yêu cầu về Quyền và sự cho phép thực sự tốn kém hơn để duy trì so với tổng doanh thu mà chúng mang lại cho cơ sở.
Truy cập mở có thể làm cho cơ sở hiệu quả hơn. Việc giảm số lượng yêu cầu Quyền & sự cho phép sẽ làm gia tăng hiệu quả. Viện bảo tàng Te Papa đã có thể giảm khoảng 14.000 yêu cầu hình ảnh chỉ bằng cách thêm tuyên bố về tình trạng bản quyền vào bộ sưu tập của họ. “Chúng tôi đã xây dựng một hệ thống tập trung, mạnh mẽ, tiết kiệm chi phí mà người dùng cho biết họ thấy dễ sử dụng.” (Sử dụng lại hình ảnh các bộ sưu tập của Te Papa, theo các con số).
Các chính sách rõ ràng và dịch vụ tự phục vụ giúp giảm bớt gánh nặng cho nhân viên. Nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn để làm sạch các quyền đối với tác phẩm chưa được số hóa thay vì đáp ứng các yêu cầu đối với tác phẩm đã được số hóa. Nó cũng cho phép các bộ phận khác, như truyền thông xã hội và giáo dục, có thể tự phục vụ và làm việc với tài liệu mà họ có thể tin tưởng là đã được làm sạch, thay vì chỉ phải sử dụng một đống các nội dung nhỏ được chọn trước. Để tìm hiểu sâu hơn về lập luận này, hãy đọc suy ngẫm của Karin Glasemann về sự cởi tính mở đã biến đổi Bảo tàng Quốc gia như thế nào.

Ngoài ra còn có các mô hình kinh tế mới để khám phá. Đầu tiên, việc làm cho các bộ sưu tập sẵn sàng không có nghĩa là bạn cần ngừng tính phí sản xuất các bản sao, hoặc bạn không thể khám phá các mô hình khác nhau cho các bản sao kỹ thuật số đó. Quả thực, việc số hóa tốn tiền và trong một số trường hợp nhất định, những chi phí đó vẫn có thể được chuyển sang những người sử dụng đưa ra các yêu cầu số hóa cụ thể, giống như nhiều cơ quan lưu trữ hiện đang thực hiện. Điều quan trọng là những chi phí đó cần phải minh bạch đối với người sử dụng. Điều không được khuyến khích thực hiện theo các nguyên tắc truy cập mở là tính phí cấp phép đối với các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng. Trong những trường hợp đó, các khiếu nại về bản quyền tốt nhất là không rõ ràng và nó đi ngược lại sứ mệnh của cơ sở là cung cấp quyền truy cập cho công chúng.

Việc gia tăng cấp phép thương hiệu cũng có thể xảy ra. Ví dụ, sau khi Bảo tàng Nghệ thuật Metropolitan thực hiện phát hành truy cập mở lớn của họ, các cơ hội xây dựng thương hiệu mới đã nảy sinh cho họ. Điều tương tự cũng đúng với Rijksmuseum, nơi có cơ hội thực hiện chiến dịch hợp tác thương hiệu với công ty sản xuất bia Heineken của Hà Lan, nhà sản xuất đồ chơi Playmobile của Đức và thậm chí cả thương hiệu giày Mizuno của Nhật Bản. Tất nhiên, đây là những bảo tàng lớn với những thương hiệu rất nổi tiếng, nhưng những ví dụ này có thể giúp chúng ta nghĩ khác về các loại tác động và sự công nhận của công chúng mà các cơ sở có thể có khi cung cấp quyền truy cập trực tuyến tới các bộ sưu tập của họ. Một nghiên cứu thí điểm được thực hiện bởi các học giả ở Vương quốc Anh: “Đạt được lợi ích của số hóa: Nghiên cứu thí điểm khám phá việc tạo doanh thu từ các bộ sưu tập được số hóa thông qua Đổi mới công nghệ” đã khám phá các khả năng khác cho các cơ sở nhỏ hơn.

Cuối cùng, việc đi lại bằng chân có tầm quan trọng lớn đối với một số GLAM. COVID-19 đã chứng minh cả tầm quan trọng của những du khách này cũng như vai trò quan trọng của môi trường kỹ thuật số đối với các cơ sở này trong khi mọi người bị cô lập do các biện pháp y tế công cộng. Mọi người thực sự cảm thấy có mối liên hệ chặt chẽ hơn với cơ sở nếu nó không đặt ra những rào cản nhân tạo đối với nội dung. Sự gia tăng khả năng khám phá của bộ sưu tập cũng làm cho mọi người nhận thức rõ hơn về sự tồn tại của các cơ sở GLAM và giúp nâng cao nhận thức về sự cần thiết phải hỗ trợ chúng.

Thách thức: Trách nhiệm pháp lý và ác cảm rủi ro

Các cơ sở di sản văn hóa phải đối mặt với sự căng thẳng cố hữu trong việc xử lý các tác phẩm, bất kể bản chất của chúng. Sự căng thẳng này nảy sinh giữa vai trò của họ với tư cách là người quản lý các đối tượng vật chất thể hiện các tác phẩm trong bộ sưu tập của họ và thực tế là hầu hết bản quyền đối với các tác phẩm thường thuộc về ai đó bên ngoài cơ sở. Đặc biệt, các quy tắc nghiêm ngặt của bản quyền và sự bảo vệ lâu dài ảnh hưởng đến khả năng của các cơ sở đó trong việc quản lý các đối tượng và phát hành mở các bộ sưu tập của họ (một phần hoặc toàn bộ).

Ngoài ra, những sai sót trong việc phát hành các bộ sưu tập, chẳng hạn như vi phạm bản quyền (ngay cả khi vô tình), có thể gây tốn kém. Trong một số trường hợp, khi các cộng đồng GLAM làm cho các tác phẩm sẵn sàng trên trực tuyến, có thể có một số cộng tác viên cảm thấy rằng việc sử dụng như vậy vi phạm thỏa thuận ngầm của xã hội. Đây là điều mà Patricia Aufderheide và Peter Jaszi gọi là “văn hóa xin phép” trong nghệ thuật thị giác (nó có thể áp dụng cho các lĩnh vực khác ngoài nghệ thuật thị giác). Điều quan trọng là phải nhận thức được các giới hạn và ngoại lệ bảo vệ tổ chức của bạn như thế nào, đồng thời đưa ra cách khắc phục các sai sót.

Vi phạm bản quyền là một trong nhiều yếu tố có thể dẫn đến ác cảm rủi ro và lo sợ trách nhiệm pháp lý có thể hiểu được của các cơ sở. Tuy nhiên, việc ra quyết định chỉ dựa trên các cảm rủi ro cũng ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành sứ mệnh của cơ sở. Dưới đây là một số ý tưởng về phát triển chiến lược đánh giá rủi ro.

Có sự đánh giá rủi ro rõ ràng, đúng đắn. Lý tưởng nhất là việc đánh giá rủi ro thích hợp sẽ giúp đánh giá trách nhiệm pháp lý trong quá trình ra quyết định của tổ chức. Nó cũng sẽ hướng dẫn nhân viên khi đưa ra các quyết định liên quan đến bản quyền. Nếu bạn hoặc cơ sở của bạn thiếu kinh nghiệm về đánh giá rủi ro, chúng ta sẽ khám phá một số ví dụ trong Phần 5.4. Để thực hiện những đánh giá rủi ro này, bạn có thể dựa vào nhận thức của mình (hoặc khả năng tiếp cận thông tin về) luật pháp địa phương và các vụ kiện tại tòa án.

Đưa ra cách thức rõ ràng để sửa lỗi. Đây là giải pháp thường được sử dụng trong trường hợp các tác phẩm mồ côi, nơi một số cơ sở đã tận dụng cơ hội của họ để tải lên và làm cho một số tác phẩm sẵn sàng (ngay cả khi không nhất thiết là truy cập mở) bằng cách cung cấp các cách thức cho những người nắm giữ quyền tiềm năng để loại bỏ các tác phẩm đó khỏi Internet. Trong mọi trường hợp, việc có sẵn các cơ chế để giải quyết các khiếu nại về bản quyền là một thực hành tốt, ngay cả khi chúng khá hiếm và đôi khi không có căn cứ.

Tìm sự cân bằng giữa nhu cầu của cơ sở và nhu cầu của công chúng. Việc tìm kiếm sự cân bằng giữa việc chấp nhận rủi ro trong quản lý bộ sưu tập tùy thuộc vào từng cơ sở, bối cảnh và kiến thức của nó về các quyền và giới hạn của bộ sưu tập. Việc quá thận trọng trong việc dán nhãn cho các tác phẩm có thông tin bản quyền chính xác, bao gồm cả các dấu hiệu cho thấy tác phẩm thuộc phạm vi công cộng vì sợ rủi ro pháp lý không xác định, cũng có tác động. Việc dán nhãn quá thận trọng và sự không chắc chắn sẽ tạo ra hiệu ứng ớn lạnh đối với việc sử dụng lại tác phẩm, làm suy yếu tiềm năng của nội dung thuộc phạm vi công cộng để tạo ra một tài sản chung thịnh vượng.

Thách thức: Bán bản sao có độ phân giải kém của các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng

Có những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ “kho ảnh” trên trang web của họ, nơi họ bán bản sao của một số tác phẩm thuộc phạm vi công cộng do các cơ sở phát hành. Điều quan trọng cần lưu ý là các dịch vụ này có thể hợp pháp từ góc độ bản quyền, trừ khi chúng vi phạm nhãn hiệu hoặc quyền sáng chế của tổ chức hoặc vi phạm các luật khác. Điều này là do tác phẩm cơ bản thuộc phạm vi công cộng, có nghĩa là thường không có bản quyền để vi phạm, ngay cả khi doanh nghiệp áp dụng hình mờ đối với các bản sao kỹ thuật số của tác phẩm. Khi một tổ chức phát hành một bản sao kỹ thuật số của tư liệu thuộc phạm vi công cộng theo CC0, nó phát hành bất kỳ và tất cả các tuyên bố bản quyền mà nó có thể có đối với bản sao kỹ thuật số đó.

Tất nhiên, đây là một trải nghiệm khó chịu đối với nhiều cơ sở đã quyết định chia sẻ các tư liệu này vì sứ mệnh phục vụ công chúng của họ. Cũng là có vấn đề từ góc độ chất lượng: một số dịch vụ này cung cấp các bản sao chất lượng kém với các hình mờ trên khắp chúng hoặc thậm chí khóa chúng bằng các Biện pháp bảo vệ công nghệ – TPM (Technological Protection Measures) được thiết kế để ngăn chặn việc tái sử dụng.

Có thể không có cách nào chắc chắn để chống lại những hành vi đi xe tự do này; dù vậy, sự bất tiện này sẽ được bù đắp với nhiều lợi ích của việc phát hành một bộ sưu tập.

Ngoài ra, điều quan trọng cần lưu ý là cả những người tìm kiếm hình ảnh và công cụ tìm kiếm thường sẽ ưu tiên các nguồn chất lượng tốt cung cấp hình ảnh miễn phí, độ phân giải cao, chi tiết cao, có hỗ trợ thông tin và siêu dữ liệu cũng như không có hình mờ trên đó. Nhiều khả năng là trang web chính thức của cơ sở cũng sẽ cung cấp các tính năng bổ sung (từ khả năng tìm kiếm tốt hơn đến khả năng tạo danh sách hoặc tạo bãi chứa dữ liệu), những tính năng mà các trang web kho ảnh không cung cấp.

Một cách tiếp cận tốt để giải quyết các thách thức về trang web kho ảnh không nhất thiết nằm ở việc truy đòi pháp lý mà là ở việc thu hút các chuẩn mực xã hội. Các đề xuất bao gồm:

Nâng cao nhận thức của người sử dụng bằng cách giải thích bản chất của các trang web “kho ảnh” này. Nếu họ tìm thấy những hình ảnh có sẵn để mua nằm trong bộ sưu tập của bạn, hãy cho họ biết rằng họ có các tùy chọn tải xuống miễn phí, chất lượng cao và hợp pháp tại trang web của cơ sở của riêng bạn hoặc kho lưu trữ hoặc nền tảng ưa thích khác. Bạn cũng có thể đưa ra cảnh báo để cảnh tỉnh mọi người về những trò gian lận.

Tin tưởng vào thương hiệu của bạn. Hầu hết các trang web này đều có chất lượng không rõ ràng, trong khi một cơ sở di sản văn hóa lại có thương hiệu được công chúng công nhận và tin cậy.

Nhấn mạnh giá trị gia tăng mà bạn cung cấp. Cơ sở của bạn không chỉ cung cấp “kho ảnh” mà còn cung cấp bối cảnh và thông tin cơ bản về di sản mà nó quản lý. Đó là giá trị gia tăng.

Hãy nhớ rằng việc tính phí các hình ảnh kỹ thuật số có thể không mang lại lợi nhuận cho các cơ sở di sản văn hóa. Có thể sẽ có một sự thiếu hụt không đáng kể, nếu có, đối với cơ sở nếu một nơi kinh doanh kho ảnh tính phí đối với các bức ảnh của họ.

Theo nguyên tắc chung, trừ khi người sử dụng đang tìm kiếm một tác phẩm nghệ thuật cụ thể có sẵn trên trang web thương mại, họ sẽ mặc định sử dụng hình ảnh không có rủi ro và không mất phí.

Thách thức: Việc sử dụng các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng có thể gây tổn hại cố ý hoặc vô ý

Việc sử dụng sai mục đích các tư liệu di sản văn hóa là mối lo ngại lớn đối với những người nắm giữ bộ sưu tập, đặc biệt khi nói đến các tư liệu thể hiện hoặc đại diện cho nội dung nhạy cảm về văn hóa. Có những kẻ có thể sử dụng những tư liệu đó theo những cách mà bạn không có ý định hoặc khiến bạn hoặc những người khác cảm thấy bị xúc phạm.

Việc “sử dụng sai” này không đề cập đến các tư liệu mà vì nhiều lý do có thể không hợp lý để phát hành. Thật vậy, có một số bản sao chép tác phẩm mặc dù thuộc phạm vi công cộng nhưng có thể không phù hợp để phát hành nếu không có sự cân nhắc thích hợp. Những tác phẩm như vậy bao gồm từ bản sao kỹ thuật số các bức ảnh hài cốt của con người đến bản sao kỹ thuật số các đồ vật của người bản địa. Chúng ta sẽ thảo luận thêm về những cân nhắc về mặt đạo đức ở phần sau trong Bài học, nhưng cách tiếp cận chung là “mở trong phạm vi có thể”. Thực sự có một số cân nhắc về mặt đạo đức cần tính đến khi thực hiện các phát hành truy cập mở.

Chúng ta hãy khám phá ngắn gọn một số trường hợp sử dụng có thể gây ra tác hại cố ý hoặc vô ý. Một trong những trường hợp sử dụng có hại, nổi bật nhất là tác phẩm thuộc phạm vi công cộng được quản lý bởi Viện Nghệ thuật Clark (nước Mỹ), “Chợ nô lệ” của Jean-Léon Gérôme (1866), bởi đảng cánh hữu Đức Alternative für Deutschland (AfD). Mặc dù Viện Nghệ thuật Clark không chấp thuận việc sử dụng hình ảnh này thuộc phạm vi công cộng, vài tháng sau đó, bảo tàng vẫn ban hành chính sách Truy cập Mở, cho phép tải xuống miễn phí mọi bản sao của tác phẩm thuộc phạm vi công cộng với độ phân giải cao, như được nêu trong Câu hỏi thường gặp của họ.

Ví dụ của Viện Nghệ thuật Clark nêu bật những thách thức thực sự không liên quan đến (hoặc trong lĩnh vực) bản quyền. Vì tác phẩm thuộc phạm vi công cộng nên bản quyền không phải là cơ chế pháp lý phù hợp để kiểm soát hành vi xúc phạm hoặc gây hại.

Ngay cả khi tác phẩm đã được yêu cầu về bản quyền thì việc bảo vệ bản quyền cũng không phải là tuyệt đối; những giới hạn và ngoại lệ có thể được áp dụng. Nói cách khác, ngay cả khi bản quyền có thể được yêu cầu, nó cũng không thể bảo vệ khỏi tác hại cụ thể đang được đề cập.

Trường hợp này minh họa rằng luật bản quyền không phải lúc nào cũng là cách tiếp cận đúng đắn để giải quyết những thách thức về việc sử dụng lại. Như trong trường hợp đạo văn, các biện pháp trừng phạt của xã hội và chuẩn mực cộng đồng có tác dụng tốt hơn hành động pháp lý.

Một số biện pháp trừng phạt của xã hội và chuẩn mực cộng đồng cần xem xét:

Công khai không đồng ý với cách sử dụng tác phẩm: nếu câu chuyện được giới truyền thông nâng cao, cơ sở luôn có thể nhắc nhở mọi người rằng mặc dù họ không kiểm soát việc sử dụng tác phẩm vì nó thuộc phạm vi công cộng, tổ chức nhận thấy sử dụng có hại, sai ngữ cảnh hoặc không chính xác. Tuy nhiên, chiến lược này có thể phản tác dụng trong một số trường hợp, đặc biệt nếu cơ sở cuối cùng bị kéo vào một cuộc tranh luận thiếu hiểu biết.
Giáo dục các khán thính phòng về tác phẩm: tổ chức cũng có thể tận dụng cơ hội để giáo dục khán thính phòng của mình về tác phẩm. Nói chung, các bản tin có thể làm tăng lượt xem của một số đồ vật hoặc tác phẩm nhất định; khi một cuộc trò chuyện công khai đang diễn ra, nhiều khả năng mọi người sẽ tìm kiếm thông tin đó trên web.[2] Điều đó mang lại cơ hội thu hút sự chú ý của mọi người đến bối cảnh của tác phẩm hoặc đối tượng, trên trang web của cơ sở hoặc thông qua các trang web của bên thứ ba, các hãng tin tức, v.v.
Đưa ra các hướng dẫn hoặc giao thức không bắt buộc: xây dựng các chuẩn mực cộng đồng cũng là một cách tốt để khuyến khích việc sử dụng lại tốt các tác phẩm. Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể khuyến khích hành vi phù hợp, từ phần Câu hỏi thường gặp đến các nút và lời nhắc khi mọi người tải xuống một tác phẩm đóng vai trò như một cú huých nhẹ nhàng.

Các ví dụ ở trên về các biện pháp trừng phạt xã hội và chuẩn mực cộng đồng được trình bày ở đây để bắt đầu suy nghĩ sâu hơn. Tìm hiểu thêm về những vấn đề chính này trong các Tài nguyên bổ sung.

Thách thức: Siêu dữ liệu hoặc thông tin sai, lộn xộn hoặc không chính xác

Một mối lo ngại chung khác liên quan đến việc phát hành siêu dữ liệu hoặc thông tin không chính xác hoặc không phù hợp về bộ sưu tập. Trong một số trường hợp, có những lý do lịch sử giải thích cho thông tin không chính xác trong siêu dữ liệu. Đây là mối lo ngại chính đáng và có nhiều cách khắc phục để giải quyết một số vấn đề cơ bản.

Một cách là đưa ra tuyên bố từ chối trách nhiệm. Trong bản phát hành của mình, bạn có thể giải thích rằng một số dữ liệu thực sự có thể không chính xác. Đây là ví dụ những gì Smithsonian đã làm trong lần phát hành của họ, bằng cách thêm một câu hỏi vào Câu hỏi thường gặp của họ xung quanh “Cam kết của Smithsonian đối với trách nhiệm văn hóa với truy cập mở là gì?”

“Xin lưu ý rằng ngôn ngữ và thuật ngữ được sử dụng trong bộ sưu tập này phản ánh bối cảnh và văn hóa tại thời điểm nó được tạo ra và có thể bao gồm thông tin nhạy cảm về mặt văn hóa. Là một tài liệu lịch sử, nội dung của nó có thể mâu thuẫn với các quan điểm và thuật ngữ đương thời. Thông tin trong bộ sưu tập này không phản ánh quan điểm của Viện Smithsonian, nhưng có sẵn ở dạng ban đầu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu.”

Đưa ra các cách cải thiện siêu dữ liệu dựa trên phản hồi. Các bản phát hành thực sự có thể giúp cải thiện siêu dữ liệu và thông tin về các bộ sưu tập. Hãy xem ví dụ nhỏ này về bộ sưu tập của Ban Di sản Thụy Điển trên Flickr Commons. Họ đã tải lên một bức ảnh cho biết đó là một “tu viện”, nhưng một người sử dụng đã chỉ ra rằng tòa nhà được mô tả thực sự là một lâu đài, cho phép họ sửa lỗi trong hồ sơ của mình.
Khám phá cách cộng tác và tìm nguồn cung ứng từ cộng đồng có thể cải thiện siêu dữ liệu của bạn. Các dự án khác cũng tập trung vào việc cải thiện hoặc bổ sung siêu dữ liệu thông qua nguồn lực cộng đồng, như ví dụ điển hình của Thư viện Quốc hội Mỹ: họ đã tải một phần bộ sưu tập của mình lên Flickr Commons để cải thiện thông tin về những bức ảnh lịch sử này.

Tất nhiên, việc đảm bảo siêu dữ liệu có thể sử dụng được đòi hỏi phải nỗ lực. Nhưng nỗi lo sợ về sự thiếu chính xác sẽ không ngăn cản việc chia sẻ những thông tin rất liên quan này. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, điều quan trọng cần nhớ là “hoàn hảo là kẻ thù của việc hoàn tất”. Sự tương tác với người sử dụng và công chúng thực sự có thể giúp cải thiện những phần quan trọng của thông tin về bộ sưu tập.

Các lưu ý cuối cùng

Truy cập mở tới các bộ sưu tập là một phần không thể thiếu trong sứ mệnh của nhiều cơ sở nhằm thu hút các khán thính phòng đương đại. Có nhiều lợi ích khi phát hành các bộ sưu tập và điều quan trọng là phải chọn những lợi ích phù hợp với cơ sở của bạn, sứ mệnh của cơ sở và khán thính phòng mà cơ sở của bạn phục vụ. Nhưng cũng có những thách thức cần đánh giá. May mắn thay, nhận thức về những thách thức này giúp các cơ sở lên kế hoạch trước và thiết kế các giải pháp sáng tạo để vượt qua chúng.

-----------------------------------------------------------------------

Chúng tôi sẽ đề cập đến yếu tố thừa nhận ghi công trong Phần 5.4, khi mô tả các lựa chọn khác nhau dành cho tổ chức nhằm giúp cho người sử dụng cung cấp nguồn gốc phù hợp của các tác phẩm.
Một ví dụ tốt là đo lường mối quan hệ giữa lượt xem trang trên Wikipedia và các sự kiện liên quan đến người nổi tiếng, chẳng hạn như trong bài viết này.

-----------------------------------------------------------------------

Giấy phép và Ghi công

Nội dung được cấp phép CC, Bản gốc

Được cung cấp bởi: Creative Commons. Giấy phép CC BY: Ghi công

Open Culture presents both opportunities and challenges. Understanding them is crucial to making an informed decision on opening collections. This understanding will allow you to take advantage of the positive outcomes and work around the negative ones. Being able to explain the opportunities and plan for the challenges will help you build a strong argument for open access at your institution or community digitization group.

Learning Outcomes

Understand the opportunities and challenges of Open Culture
Learn practical ways in which various institutions are seizing the opportunities and facing the challenges of Open Culture

Big Question / Why It Matters

A crucial mission of cultural heritage institutions is to provide access to knowledge and culture to help broaden the understanding that people have about themselves and the world. In doing so, institutions embark on a variety of projects, from on-site educational programs to digitization of works to increase access.

How well prepared are these institutions to reap the benefits of releasing their content? And how will they face the challenges that might appear along the way? How can institutions better support their missions, as well as scholarship and education, while mitigating the negative outcomes of giving away control?

This section will explore the benefits and challenges of Open Culture and look at how a broad understanding can support institutions in implementing open access practices and policies.

Personal Reflection / Why it Matters To You

Have you ever engaged in a conversation about why you think open access is important or how it can be challenging for cultural heritage institutions? Ever wonder what institutional case studies might help to build your case for opening access to a collection?

Acquiring Essential Knowledge

What are the opportunities of Open Culture?

In Unit 1, Section 1.3, we provided a short summary of the benefits of open culture. Here, we take a deeper dive into some of these, based on over two decades’ worth of GLAM experiences.

One of the best reports that summarizes these benefits is “The Impact of open access on Galleries, Libraries, Museums, & Archives” (2016) written by Effie Kapsalis, who was Senior Digital Officer at the Smithsonian at the time. She also created a video overview of the report, for a presentation at SXSW 2016:

This report served as a resource for internal advocacy and promotion of open access at the Smithsonian Institution. Kapsalis also identified partners and allies that were showing the value of opening their collection to help her build her case. In February 2020, the Smithsonian launched their open access initiative, placing more than 2 million items in the public domain. Imagine trying to display 2 million items in an in-person physical exhibit! You can hear Effie talk about it in a 2021 episode of CC’s Open Minds podcast.

Cultural heritage institutions have amazing collections, and it is impossible to show all those items in one physical space at one time. When Lizzy Jongma joined the Rijksmuseum as a Data Manager for the Collections Information Department in 2011, the museum was closed and undergoing renovations to extend its space. But she had a moment of insight. As Lizzy explained for this profile made for the book “Made with Creative Commons,” even with the renovated and larger space, the museum would still not be able to show more than one percent of their collection—8000 out of over one million works.

Increasing the visibility of the collection can be easily achieved by using CC tools and licenses. Using such standardized tools to communicate the copyright status as well as use permissions for different works enables search engines to include more multimedia files, including images, from cultural heritage institutions into search results. Educators, researchers, artists and general users that are looking for free and open images and content, are more inclined to use the high-quality, openly available content provided by these institutions.

Hear about these and more benefits (as well as barriers and many other informational tidbits) in our Open Culture Voices series.

Benefit: Enhanced mission and relevance to 21st century audiences

In Section 5.1 we discussed the UNESCO Recommendation concerning the preservation of, and access to, documentary heritage including in digital form. The Implementation Guidelines in the Recommendations affirm:

The provision of public access is the visible evidence of a memory institution’s validity and usefulness to society. It is the justification of public expenditure on preservation, because preservation without the intent of accessibility is pointless.

Several institutions decided to implement and expand open access policies to better serve their missions to connect and share with their audiences. Sharing and disseminating information in digital form is becoming the default mode as we increasingly experience art and culture online.

In his Medium article, “Do we still need a Collections Online.” Adam Moriarty, Head of Information and Library at the Auckland Museum, New Zealand, describes how open access serves the museum’s mission:

“At the Auckland Museum we have a pretty solid mission and vision statement: To enrich lives and inspire discoveries + connect through sharing stories of people, lands and seas. . (…) We went open as a rule, closed open only in exception, released one million records, applied a CC-BY licence to 350,000 images, created an API that follows the principles of linked open data. (…) And we would amplify the Collections through collaboration, partnering with like-minded organisations who shared our passion for open access and already served an audience on a quest for knowledge or creativity.”

By going open, the Auckland Museum engaged with a range of platforms and websites as diverse as Pinterest, Digital New Zealand, GBIF (Global Biodiversity Information Facility), Biodiversity Heritage Library and Wikipedia, which increased the presence and reuse of their collection. Auckland Museum’s experiment also increased traffic to their digital objects. This, in turn, led to increased visibility of their collection.

As previously noted, cultural heritage institutions often must justify the value of their collections and the impact that they are making. Making collections openly available and thus highly discoverable and usable can justify a GLAM institution’s value — better positioning the institution for continued funding by communicating stakeholder value, their digital collections’ impact, and more.

Think about the mission of your own institution: how would you try to connect it to an open access policy? What language does your institution’s mission use that might advocate for releasing a small collection?

The institution’s mission statements can sometimes feel far away from daily activities, but they are crucial to propose big changes like releasing collections.

Benefit: Foster education through the creation of high quality Open Educational Resources (OER) by allowing the reuse of digital heritage

Cultural heritage institutions have educational programs that help to make collections accessible to different types of audiences and offer them learning opportunities about various aspects of society. Integrating open culture collections into education efforts can inform users about the collections and practices, increasing primary source literacy. Importantly, resources built upon works and collections made accessible by institutions can be shared under open licenses as OER (Open Educational Resources). These OER and educational strategies can take different forms.

For example, the project “El archivo en el aula” (“The archive in the classroom”) by Wikimedia Argentina in partnership with the UNESCO Associated Schools Network and the Comisión Nacional Argentina de Cooperación con la Unesco demonstrates what OER anyone can create with released collections.

For another example, watch the Open Education Policy Forum’s expert panel discussing the pan-European study: Open GLAM & education. Teachers’ and educators’ perspective on digital resources.

Benefit: Increased research around collections and collaborations between researchers and institutions

As noted in the UNESCO Recommendation Concerning the Preservation of, and Access to, Documentary Heritage including in Digital Form:

In the “digital age,” avenues for access are multiplying. Catalogues and finding aids are essential, but they are supplemented now by a host of digital options: searchable on-line content, downloads, social media. It is crucial for memory institutions to have a web presence, including a portal to their own collections. As researchers increasingly seek instant responses, it is easy for some to assume that if content isn’t on the internet, it does not exist. Catalogues and finding aids, whether analogue or digital, should be structured to international standards so they can be machine readable, globally searchable and linkable.

The digitization of cultural heritage offers obvious advantages to researchers, but there are also some important implications for cultural heritage institutions that also conduct research using their collections. For example, in her article “What Can Data Teach Us About Museum Collections?,” Diana Greenwald recalls her experience with working with data while she was an Andrew W. Mellon Postdoctoral Curatorial Fellow in 2018 at the National Gallery of Art in the United States. She was able to explore its collections through a different lens just by using the data available about the collections.

Making collections openly available creates new possibilities for research, discoverability, reuse and interpretation. Making collections’ data available also helps building trust and collaboration with outside researchers. Offering your collection in this way also allows researchers to do bulk discovery, exploration and download of data through data dumps. This can bring more value and attention to the collection.

If research is at the core of your institutional mission, but you are unsure where to start, the following might be of interest to you: in 2017 the Institute of Literary Research of the Polish Academy of Sciences, Trinity College Dublin, and Creative Commons Polska had a set of workshops to discuss “How to Facilitate Cooperation between Humanities Researchers and Cultural Heritage Institutions.” As a result, they produced a set of guidelines with very illustrative examples of what can be done when institutions and researchers collaborate together through openly available collections. While their focus was on Humanities, some of their conclusions can be applied to other fields.

Benefit: Increased traffic to digital properties and interactions on social media

For many institutions, social media engagement offers a relevant measurement of their impact. At the beginning of the COVID-19 pandemic in 2020, the Getty Museum launched The Getty Museum Challenge, as a way to incentivize people to stay connected to art and engage with the museum, while keeping physical distance. The challenge was simple: people were encouraged to create their own version of famous public domain works using household items. The results of the challenge were later published in a book, with all the profits going to charity. The Getty Museum’s open access policy unleashed unexpected creativity and possibilities for the public to engage with institutions remotely. This challenge exemplifies how public domain works can increase social interactions.

Another example is the GIF It Up! contest, organized by Europeana, DPLA, Digital NZ and Trove. In 2020, The Heritage Lab organized GIF It Up! India for the first time, with the DAG Museums being the first institution to take part in it. Watch this video with Medhavi Gandhi from The Heritage Lab explaining the importance of social media presence for some institutions, and how the contest helped highlight the importance of open access collections:

And even more benefits…

We will explore additional benefits in upcoming units related to citizen science, crowdsourcing and public engagement with the collections. Below are additional benefits of releasing collections:

Bringing works in the periphery into focus. When collections and works are made openly available, these works get highlighted in different ways, bringing the attention of different users and the general public. Detailed metadata and machine readable copyright statements can increase the discoverability of these works.
Generation of new narratives around collections in meaningful ways and critical exploration of existing narratives. Open access allows for these new narratives and critical explorations to adopt a variety of formats that bring into question traditional ways of producing knowledge. Remix culture allows for new media to interrogate works in different, meaningful ways. For a practical example, see this remix of “Mona Lisa vs. David.” For a more theoretical approach, explore Rick Prelinger’s ideas of remix in “On the virtues of pre-existing material.”
More transparency and visibility of the collections.
Relieving “copyright anxiety.” Users have the certainty that they can use collections without fear of legal action against them. This applies both to the general public but also to the professionals working inside the institution that might not be directly responsible for rights & reproductions questions.

What are the challenges of Open Culture?

There are many benefits to releasing a collection openly. But, of course, there are also challenges. There are several reasons why institutions may not be ready to open access to their collections.

By talking to people working in or with institutions all over the world, Creative Commons has learned a great deal about some of the challenges, barriers, and fears that institutions face when trying to release their collections under an open license or tool. Most challenges that institutions face concern (1) money, (2) attribution or credit[1] and/or (3) quality.

A more detailed summary includes:

Funding, losing revenues, and economic models. Institutions sometimes are afraid that releasing collections might end up affecting some business models, such as selling digital images, or might negatively impact on revenue streams from other funding sources.
Liability and risk aversion. Copyright law can be complicated, and understanding how it applies to specific works or across jurisdictions can create uncertainty that might lead to overly conservative approaches when releasing digital reproductions of collection items.
Bad resolution copies and selling copies of public domain works. Third-party services can use public domain works for commercial purposes, and some institutions might fear that lesser quality versions could end up in the hands of users because of the inability to find the original source in which the digital reproduction of the work was first published.
Uses of public domain works that may cause intentional or unintentional harm. Some uses of public domain works may create societal, community, or individual harm, whether intentional or unintentional, for example, when works are used to convey racist, demeaning, derogatory, or otherwise offensive messages.
Wrong, messy or inaccurate metadata or information. Information and metadata experience changes over time: in the amount of data that is available about works at a given point, in the way in which data about works was represented in previous eras, and in the data input and technologies used to represent it. Some institutions fear that wrong or inaccurate information might represent visions of the world that are not aligned with the values that the institution currently holds. Learn more about ways to mitigate this risk in our webinar about Respectful Terminologies.

Alternatively, if an institution is not ready to fully “open” its collections, there are intermediary options available. Anne Young, Director of Legal Affairs and Intellectual Property at Newfields, refers to one option as “Semi Open Access,” which consists of releasing only small portions of the collection to test the waters and assess how comfortable the institution feels with these initial steps. And, as Anne points out, it is also more attainable for a lot of institutions in terms of capacity, resources, and appetite for risk. This is important to acknowledge because the resources that institutions have vary greatly.

Challenge: Funding, loss of revenue, and economic models

Depending on the type of collections your institution holds, the cost of digitizing materials and maintaining a digital presence can vary dramatically. If you decide to have your own content management system or platform (which does not have to be the case, as some of the examples we have provided show), then it might become more burdensome to maintain.

Funding, both public and private, is crucial for sustaining digitization projects. GLAMs funding options vary immensely across geographies, with some institutions relying mostly on public funding, and others strongly dependent on private funding. Oftentimes, openness is a condition for obtaining funding: for example, digital reproductions must be made available open access. Digitization can be an expensive process, and institutions need to have funding for it as the demands of the general public and specific users pivot towards more digital presence.

Institutions that receive public funding might have less pressure to diversify revenue streams. Their main concern will be to fulfill their mission in the best possible way. A 2011 Europeana workshop explored the importance of revenue streams for publicly funded institutions; Europeana published a follow-up report “The Problem of the Yellow Milkmaid: A Business Model Perspective on Open Metadata,” recommending:

“Opening up data should be seen as an important part of the responsibility of our public cultural sector. Instead of measuring success by the amount of commercial revenue that institutions are able to secure from the market, new metrics should be developed that measure the amount of business generated (spill-over) based on data made openly available to the creative industries. This requires a change in evaluation metrics on a policy level.”

However, public funding often does not cover all the costs of digital projects. Institutions without public funding still have concerns around revenue loss. Revenue loss can express itself as various concerns regarding:

losing revenue from licensing reproduction rights;
losing footfall in the physical space, which impacts the sale of tickets as well as sales in related facilities, like the gift shop or cafeteria;
the willingness of funders to support projects that are not as immediately visible or impressive as, for example, building or renovating a facility; and/or
private sector partners not securing intellectual property rights over digitized versions of works that could be later exploited (copyright claims over digitized objects).

Let us address these concerns. Several studies and experiences have demonstrated that there are actually cost savings associated with rights and reproduction overhead.

Rights & permissions requests cost money. In his seminal study, “Reproduction charging models & rights policy for digital images in American art museums: A Mellon Foundation funded study Simon Tanner found that sometimes the Rights & permissions requests are actually more expensive to maintain than the overall revenue that they bring to the institution.
Open access can make the institution more efficient. Reducing the amount of Rights & Permissions requests increases efficiency. The Te Papa museum was able to reduce around 14,000 image requests just by adding copyright status statements on their collections. “We’ve built a robust, cost efficient, centralised system that users have said they find easy to use.“ (Reusing Te Papa’s collections images, by the numbers).
Clear policies and self-service delivery reduces burden on staff. Staff is able to spend more time on clearing the rights of works that are not yet digitized rather than attending requests of works that are already digitized. It also allows for other departments, like social media and education, to be able to self-serve and work with material that they can trust as being cleared, rather than having to only use a small batch of pre-selected content. For an in-depth exploration on this argument, read Karin Glasemann’s reflection on how openness transformed the Nationalmuseum.

There are also new economic models to explore. First, making collections available does not mean that you need to stop charging for producing copies, or that you cannot explore different models for those digital copies. Indeed, digitization costs money and in certain cases those costs can still be transferred to the users making specific digitization requests, like many archives currently do. Importantly, those costs need to be transparent for the user. What is not recommended practice under open access principles is to charge licensing fees over works that are in the public domain. In those cases, copyright claims are dubious at best, and it goes against the institution’s mission to provide access to the public.

An increase in brand licensing is also possible. For example, after The Metropolitan Museum of Art did their major open access release, new branding opportunities arose for them. The same was true for the Rijksmuseum, which had the opportunity to do a co-branding campaign with the Dutch brewing company Heineken, German toy maker Playmobil, and even Japanese shoe brand Mizuno. Of course, these are major museums with very well known brands, but these examples can help us think differently about the kinds of impact and public recognition that institutions can have when providing online access to their collections. A pilot study conducted by academics in the UK: “Reaping the benefits of digitisation: Pilot study exploring revenue generation from digitised collections through technological Innovation” explored other possibilities for smaller institutions.

Finally, foot traffic is of major importance for several GLAMs. COVID-19 demonstrated both the importance of these visitors, but also the crucial role that the digital environment played for these institutions while people were isolated due to public health measures. People actually feel a stronger connection with the institution if it does not set artificial barriers to the content. An increase in the discoverability of the collection also makes people more aware of the existence of GLAM institutions and helps raise awareness of the need to support them.

Challenge: Liability and risk aversion

Cultural heritage institutions face an inherent tension in dealing with works, irrespective of their nature. This tension arises between their roles as stewards of the physical objects embodying the works in their collection and the fact that most often copyright in the works belongs to someone outside the institution. In particular, copyright’s strict rules and long term of protection impact such institutions’ ability to manage objects and openly release their collections (in part or entirely).

Additionally, mistakes in releasing collections, such as infringing copyright (even if accidental), can be costly. In some cases, when GLAM communities make works available online, there might be some collaborators that feel that such a use infringes on an implicit social agreement. This is what Patricia Aufderheide and Peter Jaszi have called the “permissions culture” in the visual arts (it is applicable to other sectors beyond visual arts). It is important to be aware of how limitations and exceptions protect your institution, but also to offer ways to fix mistakes.

Copyright infringement is one of several factors that can result in institutions’ understandable risk aversion and fear of liability. However, decision-making based solely on risk aversion also impacts an institution’s ability to fulfill its mission. Here are some ideas on developing a risk assessment strategy.

Have a clear, proper risk assessment. Ideally, a proper risk assessment will help assess undue liabilities in the institutions’ decision-making processes. It will also guide staff when making copyright-related decisions. If you or your institution lack experience with risk assessments, we will explore some examples in Section 5.4. For doing these risk assessments, you can rely on your awareness (or access to information about) local laws and court cases.
Offer clear ways to fix mistakes. This is a solution typically used in the case of orphan works, where some institutions have taken their chance to upload and make available some works (even when not necessarily as open access) by offering ways to potential rightsholders to remove those works from the Internet. In any case, it is good practice to have mechanisms in place to solve copyright complaints, even if they are rather rare and sometimes ill-founded.
Find a balance between the institution’s needs and the public’s needs. Finding the balance of risk-taking in collections management is up to each institution, its context and knowledge about the collections’ rights and restrictions. Being overly conservative in labeling works with accurate copyright information, including indicators that a work is in the public domain out of fear of unknown legal risk, also has impacts. Overly conservative labeling and uncertainty creates a chilling effect over reuse of works, undermining the potential of public domain content to create a thriving commons.

Challenge: Selling bad resolution copies of public domain works

There are businesses that offer “stock photo” services on their website, where they sell reproductions of some of the public domain works released by institutions. It is important to note that these services are likely legal from a copyright perspective, unless they infringe on a trademark or patent right of the institution or are breaking other laws. This is because the underlying work is in the public domain, which means there is generally no copyright to infringe, even if the business applies a watermark over the digital reproduction of the work. When an institution releases a digital reproduction of public domain material under CC0, it releases any and all copyright claims that it might have over the digital reproduction.

Of course, this is a frustrating experience for many institutions that have decided to share these materials out of their mission to serve the public. It is also problematic from the perspective of quality: some of these services offer poor quality reproductions with watermarks all over them, or even lock them up with Technological Protection Measures (TPMs) designed to prevent reuse.

There may not be a sure-fire way to counter these free-riding practices; however, the inconvenience is outweighed by the many benefits of releasing a collection.

Also, it is important to note that both people seeking images and search engines will usually prioritize good quality sources that offer the free, high resolution, highly detailed images, with supporting information and metadata and no watermarks on them. More likely than not, an institution’s official website will also offer additional features (from better search capabilities to list-generating capabilities, or the generation of data dumps), which stock photo websites do not provide.

A good approach to addressing the stock photo site challenges lies not with legal recourse necessarily, but in appealing to social norms. Suggestions include:

Raise users’ awareness by explaining the nature of these “stock photo” websites. If they find images available to purchase that are part of your collections, let them know they have free, high-quality, and legitimate download options at your own institutional website or other preferred repository or platform. You could also include a warning to alert people about scams.
Trust your brand. Most of these websites are of dubious quality, while a cultural heritage institution has a brand that can be recognized and trusted by the public.
Emphasize the value added you provide. Your institution is not just offering “stock photos,” but also providing context and background to the heritage that it stewards. That’s a value added.
Keep in mind that charging for digital images is likely not profitable for cultural heritage institutions. There is likely a negligible shortfall, if any, for the institution if a stock photo business charges for their photographs.

As a general principle, unless a user is searching for a specific artwork that is more readily available on a commercial website, they will default to using risk-free and cost-free images.

Challenge: Uses of public domain works that may cause intentional or unintentional harm

The misuse of cultural heritage materials is a great concern for collection holders, especially when it comes to materials that embody or represent culturally-sensitive content. There are actors that might use those materials in ways that you do not intend or that you or others find offensive.

This “misuse” does not refer to materials that for a variety of reasons might not be sensible to release. Indeed, there are some reproductions of works that despite being in the public domain, might not be appropriate to release without proper consideration. Such works range from digital copies of photos of human remains to digital reproductions of objects of Indigenous peoples. We will further discuss the ethical considerations later in the Unit, but a general approach is “open to the extent possible.” There are indeed some ethical considerations to take into account when doing open access releases.

Let us briefly explore some of the use cases that can cause intentional or unintentional harm. One of the most prominent, harmful use cases was that of a public domain work stewarded by the Clark Art Institute (United States), Jean-Léon Gérôme’s “Slave Market” (1866), by the German right-wing party Alternative für Deutschland (AfD). While the Clark Art Institute disapproved of the use of the public domain image, several months afterward the museum still enacted an Open Access policy, allowing for any reproduction of a public domain work to be downloaded high-resolution for free, as expressed in their FAQ.

The Clark Art Institute example highlights challenges that are not actually about (or within the realm of) copyright. Because the work is in the public domain, copyright is not the right legal mechanism for policing offensive or harmful behavior.

Even if copyright was claimed over the work, copyright protection is not absolute; limitations and exceptions might apply. In other words, even if copyright could be claimed, it may not protect against the particular harm in question.

This case exemplifies that copyright law is not always the right approach to solving challenges of reuse. As in the case of plagiarism, social sanctions and community norms work better than legal action.

Some social sanctions and community norms to consider:

Publicly disagreeing with the way in which the work was used: if the story is being elevated by the media, the institution can always remind people that although they do not control the use of the work since it’s in the public domain, the institution finds the use harmful, out of context or inaccurate. This strategy however can be counterproductive in some situations, especially if the institution ends up being dragged into a low-brow debate.
Educate audiences about the work: the institution can also use the opportunity to educate its audience about the work. In general, newsflashes might increase the views of certain objects or works; when a public conversation is happening, it is more likely that people will look for that information on the web.[2] That offers the opportunity to bring people’s attention to the context of the work or object, either on the institution’s website or through third-party websites, news outlets, etc.
Offer non-mandatory guidelines or protocols: building community norms is also a good way to encourage good reuse of works. There are different ways in which you can encourage appropriate behaviour, from FAQ sections to buttons and reminders when people download a work that serve as a gentle nudge.

The above examples of social sanctions and community norms are presented here to initiate further thought. Learn more about these key issues in the Additional Resources.

Challenge: Wrong, messy or inaccurate metadata or information

Another common concern relates to releasing inaccurate or inappropriate metadata or information about the collection. In some cases, there are historical reasons that explain the improper information in metadata. This is a legitimate concern, and there are many workarounds to solve some of the underlying issues.

One way is to make a disclaimer. In your release, you can explain that some data might actually be inaccurate. This is for example what the Smithsonian did in their release, by adding a question to their FAQ around “What is the Smithsonian’s commitment to cultural responsibility with open access?”

“Please note that the language and terminology used in this collection reflects the context and culture of the time of its creation, and may include culturally sensitive information. As an historical document, its contents may be at odds with contemporary views and terminology. The information within this collection does not reflect the views of the Smithsonian Institution, but is available in its original form to facilitate research.“

Offer ways for improving metadata upon feedback. Releases can actually help improve metadata and information about the collections. Look at this small example of the Swedish Heritage Board collection on Flickr Commons. They uploaded a photo signaling that it was a “monastery,” but a user pointed out that the building depicted was indeed a castle, allowing them to correct a mistake in their records.
Explore how collaboration and crowd-sourcing can improve your metadata. Other projects also focus on improving or adding metadata through crowdsourcing, like the trailblazing example of the United States Library of Congress: they uploaded part of their collections to Flickr Commons to improve their information about these historical pictures.

Of course, ensuring metadata is usable requires work. But fear of inaccuracies should not prevent this very relevant information from being shared. And last but not least, it is important to remember that “perfect is the enemy of done.” The interaction with users and the public can actually help to improve substantive parts of the information about the collection.

Final remarks

Open access to collections is an integral part of many institutions’ missions to engage contemporary audiences. There are many benefits to releasing collections, and it is important to choose benefits that resonate with your institution, your institution’s mission, and the audiences your institution serves. But there are also challenges to assess. Luckily, awareness of the challenges helps institutions plan ahead and design creative solutions to overcome them.

We will address the element of credit in Section 5.4, when describing different options for an institution to help users provide proper provenance of the works.
A good example is to measure the relationship between page views on Wikipedia and events related to celebrities, such as in this article.

Licenses and Attributions

CC licensed content, Original