5.3 Chuẩn bị các bộ sưu tập

Thứ năm - 20/06/2024 05:31

5.3 Preparing the Collections

Theo: https://certificates.creativecommons.org/cccertedu/chapter/5-3-preparing-the-collections/

Trong số các ưu tiên cạnh tranh của các GLAM, bản quyền có thể không được đặt lên hàng đầu. Nhưng bản quyền là một phần cơ bản của hoạt động hàng ngày tại các cơ sở này, đặc biệt khi nói đến các dự án số hóa và truy cập mở. Dưới đây là tổng quan cơ bản về một số cân nhắc quan trọng về bản quyền và các bộ sưu tập kỹ thuật số.

Câu hỏi lớn / Vì sao nó lại quan trọng

Tại sao bản quyền lại quan trọng đến vậy khi thảo luận về quyền truy cập mở tới di sản văn hóa? Các cơ sở di sản văn hóa được giao nhiệm vụ bảo tồn, phổ biến và giáo dục về các đối tượng, hiện vật và bộ sưu tập mà phần lớn họ không sở hữu bản quyền. Luật bản quyền khiến một số nhiệm vụ này trở nên rất khó khăn, đặc biệt ở những quốc gia nơi các ngoại lệ và giới hạn không bao gồm các hoạt động cơ bản, chẳng hạn như sao chép vì mục đích bảo quản. Bản quyền phải được giải quyết ở mọi cấp độ của cơ sở - dù là trong các hoạt động hàng ngày, khi bắt đầu dự án số hóa hay trong quá trình thiết kế chính sách truy cập mở. Việc thông báo cho người sử dụng về cách họ có thể sử dụng lại các bản sao số hóa của tác phẩm sẵn có là rất quan trọng đối với bất kỳ chính sách truy cập mở nào.

Kết quả học tập

Mô tả cách áp dụng những điều cơ bản về bản quyền cho các tư liệu sưu tập và không sưu tập của bạn
Khám phá các công cụ và kỹ thuật sẽ giúp bạn tiến hành nghiên cứu bản quyền của riêng mình

Suy ngẫm cá nhân/Tại sao điều đó lại quan trọng với bạn

Bạn đã bao giờ tìm kiếm trên trực tuyến một hình ảnh cụ thể hoặc loại tác phẩm khác và tìm thấy một bản sao kỹ thuật số có các điều khoản và điều kiện không cho phép bạn sử dụng nó chưa? Bạn đã chọn sử dụng một hình ảnh thay thế vì các điều khoản và điều kiện để sử dụng hình ảnh khác đó rõ ràng hơn?

Có được kiến thức cơ bản

Khi chúng tôi khám phá các lợi ích & thách thức của truy cập mở, chúng tôi đã nói ngắn gọn về những lo ngại hợp lý mà một số cơ sở phải đối mặt xung quanh trách nhiệm pháp lý. Kết quả là một số cơ sở áp dụng cách tiếp cận bảo thủ hơn về bản quyền.

Điều này xảy ra vì người quản lý GLAM làm việc ở nơi họ thường không sở hữu bản quyền. Ngoài ra, bản quyền là tự động và tồn tại rất lâu. Ngay cả khi các giới hạn và ngoại lệ có thể giúp các tổ chức đạt được sứ mệnh cung cấp quyền truy cập, vẫn có thể khá khó khăn để xác định ai sở hữu bản quyền đối với một tác phẩm và tác phẩm đó sẽ được bảo vệ trong bao lâu trước khi nó rơi vào phạm vi công cộng, tại thời điểm cơ sở đó có thể tự do sao chép hoặc chia sẻ nó trên trực tuyến.

Dưới đây là một số lời nhắc:

Sở hữu bản sao vật lý của tác phẩm không mang lại cho bạn bản quyền đối với tác phẩm đó. Việc một cơ sở có quyền kiểm soát nhất định đối với đối tượng vật lý không mang lại cho cơ sở đó bất kỳ bản quyền nào đối với tác phẩm.

Tác phẩm nhận được bản quyền bất kể giá trị thẩm mỹ. Luật bản quyền được nguyên tắc “trung lập về mặt thẩm mỹ” hướng dẫn. Điều này có nghĩa là yếu tố duy nhất để cấp quyền bảo vệ bản quyền là liệu tác phẩm có phải là sự thể hiện nguyên bản do tác giả thực hiện hay không.[1] Điều này đặc biệt liên quan tới các cơ quan lưu trữ, những người có thể nghĩ rằng một số tác phẩm mà họ quản lý không được bảo vệ vì chúng không mang tính “nghệ thuật”. Tuy nhiên, vì mục đích của luật bản quyền, điều này không liên quan. Điều này có nghĩa là rất có thể một lượng lớn các tài liệu được lưu giữ trong kho lưu trữ sẽ thực sự được bảo vệ dưới dạng tác phẩm có bản quyền bất kể giá trị nghệ thuật hoặc thẩm mỹ của chúng, miễn là chúng được coi là nguyên bản.
Số hóa không được tạo ra các quyền mới đối với tác phẩm. Các bản sao kỹ thuật số trung thực không tạo ra bất cứ điều gì nguyên bản. Ngược lại, số hóa tác phẩm thường là một quy trình kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa rất cao nhằm cố gắng ghi lại tác phẩm gốc với độ trung thực cao nhất có thể.
Hầu như không có bất kỳ lựa chọn sáng tạo nào được người tạo ra các bản sao kỹ thuật số (nếu có một người nào đó tham gia) thực hiện. Đây vẫn là một vấn đề gây tranh cãi trong lĩnh vực di sản văn hóa, vì chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về phần này khi nói về các lớp của tác phẩm kỹ thuật số.
Tiêu chuẩn hóa và tính tương hợp về mặt pháp lý là rất quan trọng đối với khả năng khám phá. Bằng cách sử dụng các công cụ được tiêu chuẩn hóa như CC0, Dấu Phạm vi Công cộng và các Tuyên bố Quyền mang lại nhiều giá trị hơn là chỉ đơn giản đưa ra một tuyên bố có nội dung “Tác phẩm này thuộc phạm vi công cộng”. Như bạn có thể nhớ từ Bài 3, các giấy phép và công cụ CC được thiết kế để máy có thể đọc được. Đây là một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng các công cụ và giấy phép CC (và các Tuyên bố về Quyền): bởi vì chúng được thiết kế để “nói” một ngôn ngữ mà máy móc có thể hiểu và do đó cho phép chức năng tìm kiếm tốt hơn. Hơn nữa, đây là những công cụ mà người dùng có thể hiểu một cách dễ dàng, không giống như việc phải đọc qua các điều khoản và điều kiện phức tạp. Cuối cùng, các giấy phép và công cụ CC là đa ngôn ngữ - chúng có sẵn bằng hàng tá ngôn ngữ. Điều này giúp việc sử dụng lại quốc tế dễ dàng hơn!

Quy trình làm việc về quyền chung cho các dự án số hóa

Có một số công cụ có thể giúp bạn tạo lập quy trình làm việc của riêng mình để tích hợp các cân nhắc về bản quyền vào các dự án số hóa của bạn. Dưới đây là một số cân nhắc quan trọng:

Việc xác định tình trạng bản quyền của các đối tượng cần được xem xét khi bắt đầu bất kỳ dự án số hóa nào, ở giai đoạn lập kế hoạch. Nhiều dự án để lại quyết định về bản quyền cho đến cuối cùng, chỉ để phát hiện ra rằng một số hạng mục đã được số hóa không thể cung cấp được do hạn chế về bản quyền. Điều này có thể đặc biệt có vấn đề nếu làm cho các tác phẩm sẵn sàng mở là yêu cầu để được cấp vốn, như nhiều nhà cấp vốn hiện đang yêu cầu.
Lập hồ sơ và ghi lại bất kỳ quyết định nào bạn đưa ra liên quan đến tình trạng bản quyền của các hạng mục trong bộ sưu tập của bạn. Đây là thực hành tốt vì nhiều lý do. Nó giúp thông báo các quyết định trong tương lai liên quan đến bộ sưu tập bên trong cơ sở của bạn và làm cho quyết định của bạn trở nên minh bạch đối với người khác. Nó có thể giúp bạn tránh được sự trùng lặp công việc. Việc có một công cụ như Hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số - DAMS (Digital Asset Management System) rất hữu ích để ghi lại những quyết định này, nhưng ngay cả bảng tính cũng có thể đóng vai trò là nơi bạn đăng ký chúng.[2]
Mọi người làm việc với các bộ sưu tập ít nhất phải có kiến thức cơ bản về bản quyền là gì và nó hoạt động như thế nào hoặc có thể liên hệ với người thực hiện việc đó. Lý tưởng nhất là mọi cấp độ nhân viên liên quan đến số hóa và chia sẻ tài liệu trên trực tuyến nên hiểu bản quyền là gì và nó hoạt động như thế nào - không phải mọi khía cạnh của luật bản quyền mà là các khái niệm cơ bản và ý nghĩa thực tiễn.
• Tất cả các quyết định về bản quyền của bạn đều mang tính lãnh thổ. Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn đưa ra quyết định cung cấp các tác phẩm trên trực tuyến (và do đó được hiển thị trên toàn cầu), bạn vẫn phải tuân theo sự hiểu biết của mình về luật hiện hành (thường là luật của quyền tài phán nơi tác phẩm đang được số hóa và tải lên). Người dùng ở các quốc gia khác có quyền quyết định liệu họ có thể sử dụng những tác phẩm đó hay không và bằng cách nào dựa trên luật áp dụng cho việc sử dụng lại chúng.

Làm rõ bản quyền tại thời điểm mua lại

Điểm này có liên quan tới bất kỳ dự án nào, không chỉ các dự án số hóa. Tốt hơn hết là bạn nên làm rõ bản quyền tại thời điểm mua lại; nghĩa là, bất cứ khi nào bạn đặt hàng hoặc nhận một tác phẩm hoặc một bộ sưu tập. Lý tưởng, bạn nên xác định rõ ràng tất cả các quyền và chủ sở hữu tương ứng của chúng đối với mọi tác phẩm hoặc bộ sưu tập được đưa vào cơ sở của bạn. Chuyển giao quyền, chẳng hạn như các trợ cấp và giấy phép, cũng như quyền sử dụng lại, có thể được thương lượng khi mua lại. Ví dụ: Kho lưu trữ Highsmith tại Thư viện Quốc hội Mỹ dựa trên một bộ ảnh do nhiếp ảnh gia Carol Highsmith tặng, người đã cho phép bất kỳ ai cũng có quyền truy cập vào các bức ảnh và tạo các bản sao và nhân bản miễn là cô ấy được ghi nhận là tác giả, tương tự như các điều khoản của nó với giấy phép CC BY.[3]

Cơ sở cũng có thể đảm bảo đàm phán các điều khoản bản quyền theo đó cả cơ sở và công chúng đều có thể sử dụng bộ sưu tập trước khi chấp nhận quyên góp hoặc mua tác phẩm theo cách khác. Nếu không còn chỗ để thương lượng thì ít nhất các điều kiện về bản quyền cũng phải được làm rõ. Ví dụ của Kho lưu trữ Highsmith ở trên thể hiện một tình huống lý tưởng, trong đó tác giả làm rõ các quyền và sự cho phép ngay từ đầu, và thậm chí còn hơn thế nữa, cho phép truy cập không hạn chế. Nhưng các bước trung gian, nơi cơ sở được phép tạo bản sao cho mục đích bảo quản và hiển thị bản sao tác phẩm có độ phân giải cao trên trực tuyến, là những ví dụ về những gì có thể được làm rõ ngay từ đầu - những hoạt động như vậy đôi khi được cho phép theo một ngoại lệ ở một số quyền tài phán nhất định và do đó không cần sự cho phép của tác giả. Một ví dụ khác nơi bạn có thể làm rõ bản quyền tại thời điểm mua lại là nếu bạn đang ủy thác một tác phẩm. Một thỏa thuận cần nêu rõ ai sẽ sở hữu các quyền đối với tác phẩm được ủy thác.

Trong một số trường hợp nhất định, việc thực hiện các thỏa thuận như vậy có thể khó khăn. Tình huống đặc biệt bi thảm đối với các cơ sở lưu trữ. Có những kho lưu trữ đã giải cứu toàn bộ bộ sưu tập khỏi thùng rác; các kho lưu trữ nhận được sự đóng góp bao gồm nhiều tư liệu từ các nguồn rất khác nhau bởi người thừa kế hoặc họ hàng của tác giả, v.v. Trong những trường hợp đó, lựa chọn tốt nhất có thể là tiến hành quy trình xác nhận quyền hoặc làm theo các bước được thiết lập trong công cụ đánh giá quản lý rủi ro ( xem tiểu mục “Quản lý rủi ro” ở bên dưới).

Quản lý rủi ro

Nhìn chung, mọi GLAM cần đánh giá mức độ thuận tiện của mình với những rủi ro liên quan đến việc sao chép tác phẩm và cung cấp chúng. Việc đánh giá rủi ro là đặc thù cho từng cơ sở, và trong một số trường hợp nó có thể là đặc thù thậm chí cho các dự án cụ thể. Điều quan trọng là chính sách đánh giá rủi ro phải được viết ra và bạn phải tuân theo nó.

Đại học Dalhousie hiện cung cấp “Công cụ đánh giá bản quyền của Thư viện Đại học” theo giấy phép CC BY-NC-SA 4.0. Trong công cụ này, rủi ro được phân loại là cao hoặc thấp. Các cơ sở khác có cách tiếp cận chi tiết hơn, xác định mức cao, trung bình và thấp. Một lần nữa, quyết định thực hiện phương pháp tiếp cận này sẽ phụ thuộc vào cơ sở của bạn.

Nói chung, một câu hỏi quan trọng khác mà bạn cần trả lời là mục đích sử dụng là cho công việc là gì. Một nguồn tài liệu rất thú vị để kiểm tra là Quy tắc Thực hành Tốt nhất về Sử dụng Hợp lý trong Nghệ thuật Thị giác, là kết quả của sự hợp tác giữa Hiệp hội Nghệ thuật Đại học Mỹ và Trung tâm Truyền thông và Tác động Xã hội tại Đại học Mỹ. Ngay cả khi Quy tắc này nói về sử dụng hợp lý (Fair Use) và đặc biệt là trong nghệ thuật thị giác, một số câu hỏi và nguyên tắc được nêu ra có thể hữu ích cho việc thiết kế đánh giá rủi ro của riêng bạn.

Nếu bạn muốn biết các cơ sở khác tiếp cận rủi ro như thế nào, hãy xem nghiên cứu do Victoria Stobo, Kerry Patterson và Ronan Deazley thực hiện về “Số hóa và Rủi ro” cho dự án Số hóa Sổ lưu niệm của Edwin Morgan (Digitising the Edwin Morgan Scrapbooks) của họ.

Các câu hỏi quan trọng mà bạn cần đặt ra liên quan đến việc đánh giá rủi ro của riêng bạn có liên quan đến bản chất và đặc điểm của tác phẩm, mục đích theo đó chúng đã được tạo ra, khả năng hiển thị và mức độ liên quan của tác giả hoặc chủ sở hữu bản quyền, cùng những vấn đề khác. Và quan trọng là bạn cần đảm bảo có quy trình khắc phục mọi sai sót mà bạn vô tình có thể mắc phải trong quá trình nghiên cứu và làm sạch bản quyền. Điều này thể hiện thiện chí đối với cả chủ sở hữu bản quyền và công chúng nói chung.

Quản lý rủi ro trong nền tảng của bên thứ ba

Nếu bạn đang sử dụng nền tảng của bên thứ ba, bạn cần đọc qua các điều khoản và điều kiện của nền tảng đó để quyết định xem nền tảng đó có phù hợp với những gì bạn định làm với các đối tượng kỹ thuật số hay không và liệu nó có tuân thủ các điều khoản pháp lý của riêng bạn hay không.

Ví dụ: Wikimedia Commons chỉ chấp nhận nội dung thuộc phạm vi công cộng hoặc có sẵn theo các giấy phép mở cụ thể. Nếu quản trị viên của Wikimedia Commons (thông thường là người do cộng đồng chỉ định) nhận thấy có hành vi vi phạm chính sách bản quyền, họ sẽ xóa nội dung đó. Để ngăn chặn điều này, hãy khám phá Câu hỏi thường gặp của họ để biết liệu bạn có thể tải tác phẩm lên Wikimedia Commons hay không.

Hiểu các lớp của bản sao kỹ thuật số

Đồ họa thông tin về các đối tượng vật chất và vật thay thế kỹ thuật số của Andrea Wallace và Ronan Deazley, CC BY, Display At Your Own Risk, 2016.

Trong bối cảnh văn hóa mở, có thể khó hiểu được mối quan hệ giữa một tác phẩm vật lý và một bản sao kỹ thuật số (hoặc “đại diện kỹ thuật số” hoặc “song sinh kỹ thuật số”) của cùng một tác phẩm vật lý đó. Điều này liên quan đến định nghĩa về truy cập mở đối với các bản sao kỹ thuật số, vốn rất khác nhau giữa các cơ sở và thậm chí trong từng quốc gia. Đồ họa thông tin ở trên do Andrea Wallace & Ronan Deazley thực hiện cố gắng làm rõ sự khác biệt giữa việc tạo ra một tác phẩm sẽ là đối tượng bảo vệ bản quyền và việc tạo ra bản sao kỹ thuật số của tác phẩm đó.

Một số quốc gia công nhận quyền đối với việc sao chụp kỹ thuật số các tác phẩm (dù tác phẩm vật chất cơ bản có được bảo vệ hay không hoặc thuộc phạm vi công cộng). Các quyền này có thể tương tự như bản quyền (tức là các quyền liên quan hoặc các quyền riêng) và không ảnh hưởng đến trạng thái phạm vi công cộng của tác phẩm cơ bản; trong những trường hợp như vậy, tác phẩm cơ bản vẫn thuộc phạm vi công cộng trong khi một lớp bảo vệ mỏng được cấp cho bản sao kỹ thuật số của tác phẩm đó.

Đây là lúc các yêu cầu về “tính nguyên bản” (originality) có thể phát huy tác dụng. Các bản sao cơ học (phần “số hóa” của đồ họa thông tin), bao gồm các bản sao kỹ thuật số của tác phẩm nghệ thuật, thường không đáp ứng được yêu cầu về tính nguyên gốc để được cấp bản quyền ở những quốc gia có yêu cầu về tính nguyên gốc hoặc “một chút sáng tạo”, vì chúng là các bản sao chép trung thực, mang tính kỹ thuật. Trong một số trường hợp, chúng có thể không liên quan đến một người nào cả và bản quyền không phát sinh nếu không có “tác giả” con người.

Nếu cơ sở của bạn đang làm việc trong một quyền tài phán công nhận quyền đó, việc có chính sách truy cập mở sẽ cho phép bạn từ bỏ các quyền mà bạn có thể có đối với các bản sao kỹ thuật số. Tốt hơn là bạn nên thực hiện việc này bằng cách phát hành bản sao kỹ thuật số theo CC0. Điều này không ảnh hưởng đến trạng thái bản quyền của tác phẩm cơ bản.

Điều quan trọng cần lưu ý là lớp quyền bổ sung này tạo ra một số thách thức cho người sử dụng lại và cho các chuyên gia làm sạch bản quyền trong tương lai. Nó cũng dẫn đến các khiếu nại về quyền không chính xác và không hợp lệ, chẳng hạn như trong trường hợp hình ảnh kỹ thuật số về các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng của nhà điêu khắc người Pháp Auguste Rodin (1840-1917) đã được phát hành theo giấy phép “CC BY-SA”, ngụ ý rằng có quyền đối với được cấp phép ra bên ngoài.

Để biết thêm về sự phức tạp của bản quyền, di sản văn hóa và các bản sao ở dạng ba chiều (quét 3D), hãy xem hội thảo trực tuyến CC 2023 này.

Nói chung, cộng đồng GLAM nên hướng tới tiêu chuẩn hóa nhiều hơn về cách họ đang áp dụng các giấy phép và công cụ CC cũng như các Tuyên bố về Quyền cho các bản sao kỹ thuật số. Vẫn còn nhiều cơ sở đã áp dụng giấy phép CC cho các bản sao chụp kỹ thuật số của các tác phẩm (do đó yêu cầu bản quyền đối với hình ảnh kỹ thuật số). Những người sử dụng có thiện chí có xu hướng tôn trọng những tuyên bố này, nhưng việc sử dụng giấy phép CC cho các bản sao kỹ thuật số là không chính xác và đi ngược lại tinh thần văn hóa mở.

Ngoài ra, những phát triển gần đây ở Châu Âu với việc triển khai Chỉ thị về Bản quyền trong Thị trường Kỹ thuật số Duy nhất, làm rõ rằng các tác phẩm trong phạm vi công cộng phải vẫn thuộc về phạm vi công cộng và các bản sao kỹ thuật số của chúng không thể được bản quyền bảo vệ. Điều 14 của DSM viết:

“Các tác phẩm nghệ thuật thị giác thuộc phạm vi công cộng. Các Quốc gia Thành viên phải quy định rằng, khi thời hạn bảo hộ của một tác phẩm nghệ thuật thị giác đã hết, bất kỳ tư liệu nào có được từ hành vi sao chép tác phẩm đó đều không thuộc đối tượng bản quyền hoặc các quyền liên quan, trừ khi tư liệu kết quả từ hành động sao chụp đó là nguyên bản theo nghĩa nó là sự sáng tạo trí tuệ của chính tác giả.”

Tuy nhiên, nhiều tổ chức chia sẻ sai các bản sao kỹ thuật số của các tài liệu trong phạm vi công cộng theo CC BY, một vấn đề đã được nhóm làm việc nền tảng OC khám phá về các bộ sưu tập trong phạm vi công cộng được CC BY tham chiếu để chỉ định chủ sở hữu bộ sưu tập vào năm 2022.

Xác lập tình trạng bản quyền của tác phẩm

Có hai trạng thái bản quyền: tác phẩm thuộc phạm vi công cộng hoặc được bản quyền bảo vệ. Đôi khi điều đó không thể xác định được và tình trạng bản quyền của tác phẩm cũng không xác định được.

Cách tốt nhất để đảm bảo rằng các quyết định của bạn nhất quán là sử dụng biểu đồ bản quyền, cây quyết định bản quyền hoặc vài loại khung thực hiện đánh giá bản quyền. Một công cụ hữu ích mà bạn có thể sử dụng và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình là công cụ Đánh giá Bản quyền do Fred Saunderson tại Thư viện Quốc gia Scotland phát triển. Khung này được thiết kế đặc biệt cho môi trường pháp lý của Thư viện, nhưng nếu bạn biết luật pháp địa phương, bạn có thể điều chỉnh khung này.

Ví dụ về sơ đồ trạng thái bản quyền. Sơ đồ này do Make It Digital New Zealand thực hiện và do đó áp dụng luật bản quyền của New Zealand.

Có rất nhiều lựa chọn khác có sẵn trên Internet dành cho các quốc gia khác nhau, nhưng tất nhiên bạn có thể quyết định tạo ra lựa chọn của riêng mình. Vài ví dụ gồm:

Sự khác biệt giữa tất cả chúng là gì? Chủ yếu là mức độ chi tiết hoặc phức tạp của chúng. Cuối cùng, bạn sẽ muốn tìm hoặc tùy chỉnh một đánh giá để đáp ứng nhu cầu thực tế của mình.

Phạm vi công cộng

Xin nhắc lại, chúng ta đã thảo luận về phạm vi công cộng trong Bài 2. Để xác định liệu một tác phẩm có thuộc phạm vi công cộng hay không, bạn cần xem xét luật pháp địa phương để thiết lập cả hai điều khoản bảo vệ (bản quyền kéo dài bao lâu). và các điều kiện bảo vệ có thể ảnh hưởng đến tài liệu của bạn (ví dụ: một số quốc gia phân biệt giữa tác phẩm chưa được xuất bản và tác phẩm đã xuất bản hoặc tác phẩm cố định và chưa cố định). Bạn có thể tìm thấy thông tin tổng quan rất tổng quát trong “Quy tắc bản quyền theo lãnh thổ” do cộng đồng Wikimedia Commons duy trì.

Trong Bài 2, chúng tôi cũng đã đề cập đến nguyên tắc đối xử quốc gia, nghĩa là các quốc gia cấp sự bảo hộ tương tự cho các tác giả nước ngoài như những gì họ cấp cho các tác giả trong nước của họ. “Quy tắc ngắn hạn” là một ngoại lệ đối với đối xử quốc gia. Theo quy tắc này, thời hạn áp dụng cho một tác phẩm nhất định không được vượt quá thời hạn mà nó nhận được ở quốc gia xuất xứ của nó, ngay cả khi quốc gia nơi yêu cầu bảo hộ cho phép thời hạn bản quyền dài hơn.[4]

Bất cứ khi nào một tác phẩm là thuộc phạm vi công cộng, bạn nên đảm bảo rằng những người sử dụng lại rõ ràng rằng đây là trạng thái bản quyền của tác phẩm. Hãy đánh dấu các bản sao kỹ thuật số của những tác phẩm đó bằng các công cụ CC: Dấu phạm vi công cộng - PDM (Public Domain Mark) hoặc CC0. Điều quan trọng là bạn thêm các tuyên bố có thể đọc được bằng máy vào các đối tượng kỹ thuật số thay vì chỉ nêu “tác phẩm này thuộc phạm vi công cộng” để các nền tảng phần mềm và công cụ tìm kiếm có thể dễ dàng xác định và truy xuất các tác phẩm này.

Sự khác biệt giữa hai công cụ phạm vi công cộng (CC0 và PDM) phụ thuộc vào việc liệu cá nhân hoặc cơ sở áp dụng công cụ này có bất kỳ quyền nào đối với tác phẩm và/hoặc bản sao kỹ thuật số của nó hay không. Dấu phạm vi công cộng chỉ là nhãn hiệu và không có hiệu lực pháp lý. Vì vậy, nó nên được sử dụng để chỉ ra việc thiếu bất kỳ bản quyền nào đã biết trong tác phẩm. Mặt khác, CC0 được sử dụng để hiến tặng các quyền vào phạm vi công cộng và nên được sử dụng khi cá nhân hoặc cơ sở có các quyền đối với tác phẩm mà họ muốn từ bỏ. Trong bối cảnh của văn hóa mở, điều này phát sinh thường xuyên nhất liên quan đến việc sao chép kỹ thuật số các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng, đôi khi có thể phát sinh việc bảo vệ bản quyền.[5]

Có các công cụ cho phép tìm kiếm tác giả và tác phẩm thuộc phạm vi công cộng. Ngoài các cơ sở dữ liệu quốc gia và cụ thể có thể giúp ích cho việc tìm kiếm đó, bạn có thể điều hướng qua Wikidata. Nếu bạn quen thuộc với Dịch vụ truy vấn Wikidata SPARQL, bạn có thể thử duyệt qua các thuộc tính “trạng thái bản quyền” và “ngày phạm vi công cộng”. Tò mò muốn biết cách thức hoạt động này? Bạn cũng có thể kiểm tra trang Trợ giúp:Bản quyền của Wikidata.

Các Văn phòng Bản quyền ở một số quốc gia đã cố gắng số hóa sổ đăng ký của họ, cho phép người ta tìm kiếm thông qua các danh mục để biết đăng ký tác phẩm hoặc trạng thái phạm vi công cộng. Tại nước Mỹ, bạn cũng có thể tìm kiếm thông qua cơ sở dữ liệu Gia hạn bản quyền của Stanford.

Cuối cùng, điều quan trọng cần lưu ý là luật pháp các quốc gia sẽ khác nhau về việc liệu các quyền nhân thân (quyền ghi công và tính toàn vẹn) có hết hạn cùng lúc với các quyền kinh tế hay chúng là vĩnh viễn. Đảm bảo kiểm tra luật pháp quốc gia của bạn để hiểu cách bạn nên đối xử với các quyền nhân thân.

Trong bản quyền (In Copyright)– Chủ bản quyền có thể định vị được

Biểu đồ được thiết kế, trình bày và cấu trúc bởi Gabriel Galson, 2018. Được tạo ra thông qua Phân nhóm quyền kỹ thuật số PA với ý kiến đóng góp đáng kể từ Linda Ballinger & Brandy Karl. Biểu đồ được cấp phép theo CC BY 2.0.

Nếu một tác phẩm có bản quyền, điều đó không có nghĩa là bạn không thể hiển thị nó trên trực tuyến. Bạn có khả năng không thể cung cấp chúng một cách công khai nhưng bạn vẫn có thể hiển thị nó bằng cách:

dựa vào giới hạn và ngoại lệ theo luật pháp quốc gia của bạn, nếu và khi áp dụng;
được sự cho phép của người nắm giữ quyền;
ký kết thỏa thuận cấp phép với người nắm giữ quyền và/hoặc tổ chức thu phí đại diện cho người nắm giữ quyền.

Một số thành viên của công chúng có xu hướng nghĩ rằng “trên trực tuyến” có nghĩa là “sử dụng miễn phí”. Để tránh điều này, bạn cần truyền đạt trạng thái bản quyền đúng cách của các đối tượng kỹ thuật số và mọi mục đích sử dụng được phép. Đối với các tác phẩm có bản quyền mà bạn cung cấp trên trực tuyến, có nhiều cách khác nhau để bạn có thể đánh dấu trạng thái bản quyền của chúng. Những điều quan trọng cần rút ra là:

Các giấy phép CC chỉ có thể được áp dụng bởi người nắm giữ bản quyền hoặc với sự cho phép của người nắm giữ bản quyền đối với các tác phẩm có bản quyền.
Các giấy phép CC sẽ không áp dụng được nếu không có thỏa thuận giữa người nắm giữ bản quyền và cơ sở. Điều này có nghĩa là người nắm giữ bản quyền phải đồng ý cung cấp tác phẩm của mình theo giấy phép CC. Bạn không thể sử dụng giấy phép CC để chuyển tải trạng thái bản quyền của tác phẩm mà bạn không nắm giữ các quyền.
Nếu bạn có thỏa thuận với tác giả cho phép các thành viên của công chúng sử dụng tác phẩm cho các mục đích phi thương mại hoặc giáo dục, bạn nên sử dụng Tuyên bố về Quyền thích hợp đối với các đối tượng trong bản quyền:
- Được phép sử dụng cho mục đích giáo dục.
- Cho phép sử dụng phi thương mại.
Nếu bạn hiển thị tác phẩm bằng cách dựa vào một giới hạn hoặc ngoại lệ, hãy tuân theo các yêu cầu pháp lý và các phương pháp hay nhất của ngành, chẳng hạn như bao gồm tất cả thông tin thừa nhận ghi công phù hợp, ngay cả khi đăng nó lên mạng xã hội hoặc chỉ hiển thị ảnh tác phẩm có độ phân giải thấp. Hãy bao gồm các Tuyên bố về Quyền thích hợp, “Trong bản quyền,” để đánh tín hiệu rằng bạn đang cung cấp tác phẩm theo một giới hạn hoặc ngoại lệ.

Có một số công cụ mà bạn có thể sử dụng để biết ai có thể là người nắm giữ bản quyền của tác phẩm. Nếu bạn sống ở nước Mỹ, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu WATCH. Nếu bạn ở Châu Âu, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu do EUIPO cung cấp.

Mức độ số hóa hồ sơ bản quyền rất khác nhau giữa các quốc gia, một phần vì đây là những quy trình sử dụng nhiều tài nguyên. Tuy nhiên, một chi tiết quan trọng cần tính đến là nói chung các Văn phòng Bản quyền thường có một số thông tin về hợp đồng được ký bởi tác giả và người nắm giữ bản quyền, tùy thuộc vào chức năng của Văn phòng Bản quyền theo luật pháp quốc gia. Bất cứ khi nào có nghi ngờ, cách tốt nhất là cố gắng liên hệ với Văn phòng Bản quyền địa phương của bạn để họ có thể hỗ trợ bạn hiểu cách thức hoạt động của luật bản quyền quốc gia và cách sử dụng các hồ sơ hợp đồng của họ.

Trong bản quyền – Tác phẩm mồ côi

Như chúng ta đã thấy ở Bài 2, việc bảo vệ bản quyền là tự động, nghĩa là một tác phẩm được bảo vệ ngay tại thời điểm nó được “tạo ra”[6] ở hầu hết các quốc gia. Thời hạn bảo vệ lâu dài và việc bảo vệ bản quyền tự động tạo ra vấn đề hiện đang diễn ra của “các tác phẩm mồ côi”, những tác phẩm có thể vẫn được bảo vệ bản quyền nhưng tác giả hoặc người nắm giữ bản quyền của chúng không xác định được hoặc không thể xác định được.

Ví dụ về tác phẩm như vậy là một bức ảnh gốc chụp một con hẻm nổi tiếng được chụp ở Đức vào những năm 1960 nhưng không có thêm thông tin nào về việc nhiếp ảnh gia có thể là ai. Đối với các kho lưu trữ, các tác phẩm mồ côi là một vấn đề đặc biệt gay gắt, vì đối với một số người trong số họ, phần lớn các tác phẩm họ nắm giữ quả thực là các tác phẩm mồ côi.

Giống như các tác phẩm có bản quyền khác, ở một số nơi trên thế giới, các tác phẩm mồ côi thường có thể được sử dụng và hiển thị với những hạn chế và ngoại lệ, và một số quốc gia thậm chí có thể có những ngoại lệ cụ thể cho phép sử dụng thêm các tác phẩm mồ côi.

Ngoài ra, nếu bạn muốn trưng bày các tác phẩm mồ côi, bạn cũng có thể triển khai các cơ chế giúp chủ sở hữu quyền tiềm năng dễ dàng liên hệ với cơ sở của bạn để gỡ xuống nếu họ phản đối việc trưng bày nó.

Đối với các tác phẩm mồ côi, có hai Tuyên bố về Quyền có sẵn:

Đối với các tác phẩm mồ côi bên ngoài Châu Âu: TRONG BẢN QUYỀN – NGƯỜI NẮM GIỮ QUYỀN KHÔNG THỂ ĐỊNH VỊ HOẶC KHÔNG THỂ XÁC ĐỊNH (IN COPYRIGHT – RIGHTS-HOLDER(S) UNLOCATABLE OR UNIDENTIFIABLE)
Đối với các tác phẩm mồ côi ở Châu Âu: TRONG BẢN QUYỀN - TÁC PHẨM MỒ CÔI EU (IN COPYRIGHT – EU ORPHAN WORK)

Tình trạng bản quyền không rõ ràng / Không xác định

Chủng loại cuối cùng là “Trạng thái bản quyền không rõ ràng / Trạng thái bản quyền không xác định” (Unclear copyright status / Unknown copyright status). Đây là lúc không thể xác định liệu tác phẩm có được bảo vệ hay không, và chủ sở hữu bản quyền có thể là ai. Mặc dù theo một cách nào đó, những tác phẩm này có thể được coi là “tác phẩm mồ côi”, nhưng chúng khác biệt ở chỗ thậm chí khó có thể biết ngay từ đầu chúng có bản quyền hay không.

Các quyền hoặc cân nhắc khác

Bên cạnh bản quyền, còn có những cân nhắc khác để đưa tác phẩm lên mạng. Bạn nên tránh đăng những tác phẩm có thể gây tổn hại về mặt văn hóa: ví dụ: trong một số bối cảnh nhất định, việc trưng bày hài cốt của con người.

Cân nhắc về quyền riêng tư cũng là điều tối quan trọng. Tara Robertson đã phác thảo một trường hợp nghiên cứu thú vị trong bài nói chuyện của mình: “Không phải tất cả thông tin đều muốn được miễn phí: Trường hợp điển hình trên lưng chúng ta”. Trước khi cung cấp thông tin trực tuyến, hãy xem xét: bối cảnh mà thông tin được tạo ra; liệu có chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc bí mật hay không; mục đích tạo ra thông tin đó; và tác hại tiềm ẩn mà việc số hóa và tính khả dụng trên trực tuyến có thể gây ra.

Xem Bài 2, phần 2.3 để biết thông tin về di sản văn hóa bản địa và các biểu hiện văn hóa truyền thống.

Phát hành nội dung gốc của bạn

Thành phần quan trọng của chính sách truy cập mở toàn diện là việc phát hành nội dung và tài liệu mà bạn đã tạo ra theo chính sách đó. Ví dụ, các tài liệu nghiên cứu, giáo dục và đào tạo gốc ban đầu có thể được phát hành theo giấy phép CC BY hoặc CC BY-SA, hoặc thậm chí hiến tặng vào phạm vi công cộng theo CC0. Bạn cũng có thể sử dụng các giấy phép khác, nhưng đây là những giấy phép được khuyến nghị để giúp khả năng sử dụng trở nên dễ dàng nhất có thể.

Bạn cũng có thể phát hành thông tin đi kèm (được gọi là “siêu dữ liệu”) của các tác phẩm mà bạn nắm giữ. Có nhiều lợi ích khi chia sẻ mở các tài liệu như danh mục và siêu dữ liệu. Nội dung này đặc biệt hữu ích để cung cấp bối cảnh và mở rộng kiến thức mở trong các lĩnh vực học thuật khác nhau.

Ở một số quốc gia, siêu dữ liệu hoàn toàn không được bảo vệ bản quyền vì nó chủ yếu bao gồm các sự kiện không thể bảo vệ và thường thiếu tính nguyên bản. Tuy nhiên, ở các quốc gia khác nó có thể được bảo vệ, và trong những trường hợp như vậy nên phát hành nó theo CC0.

Đánh dấu và gắn nhãn tác phẩm

Một khi bạn đã quyết định sẽ sử dụng giấy phép hoặc công cụ nào, cách tốt nhất là đánh dấu các hạng mục bằng giấy phép hoặc công cụ đó. Điều đó sẽ phụ thuộc vào loại nền tảng phần mềm bạn sử dụng: trang web của riêng bạn; Hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số - DAMS (Digital Asset Management System); hoặc nền tảng của bên thứ ba như Flickr hoặc Wikimedia Commons.

Điều quan trọng trong hầu hết các trường hợp là đánh dấu ở cấp độ hạng mục vì đôi khi các tác phẩm khác nhau trong một bộ sưu tập sẽ có trạng thái bản quyền và các quyền khác nhau và việc tạo ra một tuyên bố trống (Blank Statement) cho tất cả các tác phẩm được hiển thị (ví dụ: thông qua phần Điều khoản & Điều kiện trong trang web của bạn) thực sự có thể không chính xác hoặc không phù hợp.

Tất nhiên, các chính sách và các hạng mục đều có liên quan với nhau. Ví dụ: nếu bạn quyết định áp dụng giấy phép CC BY cho tất cả nội dung bạn sản xuất trong phạm vi có thể thì đó là một chính sách nhưng nó sẽ được phản ánh ở cấp độ hạng mục - lý tưởng nhất là mọi hạng mục sẽ được đánh dấu bằng CC BY và mỗi hạng mục có trạng thái bản quyền khác nhau sẽ được xuất bản cùng với một công cụ, tuyên bố hoặc nhãn cho biết trạng thái khác nhau đó.

Ví dụ: trang web có di sản kỹ thuật số do Thư viện Quốc gia Chile, Memoria Chilena điều hành, phát hành nghiên cứu của họ theo giấy phép CC BY-SA (như bạn có thể tìm thấy trong ví dụ này), nhưng họ đảm bảo đánh dấu từng tác phẩm riêng lẻ đang được sử dụng và được trình bày với trạng thái phạm vi công cộng tương ứng của nó (ví dụ: trong phần “Tài liệu”, nếu bạn nhấp vào một tài liệu cụ thể, bạn sẽ tìm thấy một tuyên bố khác báo hiệu rằng chúng thuộc phạm vi công cộng).

Bất cứ khi nào có thể, hãy đảm bảo đánh dấu trạng thái bản quyền của tác phẩm ở cấp độ hạng mục. Điều này sẽ mang lại sự chắc chắn hơn cho người sử dụng về việc liệu họ có thể sử dụng bất kỳ mục nào hay không và bằng cách nào.

Các lưu ý cuối cùng

Bản quyền bên trong một cơ sở có thể là một vấn đề rất phức tạp, nhưng bản quyền là nền tảng của mọi phát hành truy cập mở. Hiểu một số sắc thái và chi tiết về bản quyền khi áp dụng cho một cơ sở là rất quan trọng để đảm bảo rằng nó được kết hợp ngay từ đầu trong thiết kế của mọi dự án liên quan đến bất kỳ loại nội dung nào.

-----------------------------------------------------------------------

Để biết thêm thông tin, hãy xem “Ngưỡng nguyên bản”.
Xem các ví dụ phong phú do Annabelle Shaw cung cấp từ Viện phim Anh “Các ví dụ theo dõi nghiên cứu quyền - Viện phim Anh” và “Thông tin ví dụ về các quyền - Viện phim Anh”.
Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng các giấy phép được tiêu chuẩn hóa, vì chúng giúp người dùng hiểu rõ hơn về những gì họ được phép và không được phép làm.
Tuy nhiên, đừng cố áp dụng quy tắc thời hạn ngắn hơn cho các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng ở nước Mỹ do không đăng ký được. Những tác phẩm đó có xu hướng được coi là có bản quyền bên ngoài nước Mỹ vì đăng ký không phải là điều kiện để được bảo vệ.
Xem Wallace, A., Euler, E. Xem xét lại quyền tiếp cận di sản văn hóa trong phạm vi công cộng: Sự phát triển của EU và quốc tế. IIC 51, 823–855 (2020).
Tùy thuộc vào định nghĩa được áp dụng trong luật bản quyền quốc gia.

-----------------------------------------------------------------------

Giấy phép và Ghi công

Nội dung được cấp phép CC, Bản gốc

Được cung cấp bởi: Creative Commons. Giấy phép CC BY: Ghi công

Among GLAMs’ competing priorities, copyright may not be at the top. But copyright is a fundamental part of everyday activities at these institutions, particularly when it comes to digitization and open access projects. Here is a basic overview of some of the important considerations about copyright and digital collections.

Big Question / Why It Matters

Why is copyright so important when discussing open access to cultural heritage? Cultural heritage institutions are commissioned with the task to preserve, disseminate and educate about objects, items, and collections in which they, for the most part, do not own the copyright. Copyright law makes some of these tasks very challenging, particularly in countries where exceptions and limitations do not cover basic activities, such as reproduction for the purpose of preservation. Copyright must be addressed at every institutional level — whether in everyday activities, at the beginning of a digitization project, or during the design of an open access policy. Informing users about how they might be able to reuse the digitized copies of the works available is crucial for any open access policy.

Learning Outcomes

Describe how the basics of copyright apply to your collection and non collection materials
Explore tools and techniques that will help you conduct your own copyright research

Personal Reflection / Why it Matters To You

Have you ever searched online for a specific image or other type of work and found a digital reproduction whose terms and conditions did not allow you to use it? Have you chosen to use an alternative image, because the terms and conditions for using that other image were clearer?

Acquiring Essential Knowledge

When we explored the benefits and challenges of open access, we briefly talked about the reasonable fears that some institutions face around liability. Some institutions adopt a more conservative approach to copyright as a result.

This happens because GLAMs steward works in which they often do not own copyright. In addition, copyright is automatic and lasts a very long time. Even when limitations and exceptions can help institutions achieve their mission of providing access, it can still be quite challenging to identify who owns copyright over a work, and how long the work will be protected before it falls into the public domain, at which point an institution can freely make a copy or share it online.

Here are some reminders:

Owning a physical copy of the work does not give you copyright over the work. The fact that an institution has a certain control of the physical object does not give the institution any copyright in the work.
A work receives copyright regardless of aesthetic merit. Copyright law is guided by the principle of “esthetic neutrality.” This means that the only factor for granting copyright protection is whether the work is an original expression made by an author.[1] This is particularly relevant for archives, who might think that some of the works that they steward are not protected because they are not “artistic.” For the purposes of copyright law, however, this is not relevant. This means that it is likely that vast amounts of documents held in archives will be indeed protected as copyright works regardless of their artistic or esthetic merit, provided they are considered original.
Digitization should not create new rights over the work. Faithful digital reproductions do not create anything original. On the contrary, digitization of works is usually a very highly standardized technical process that tries to capture the original work with as much fidelity as possible.
There are barely any creative choices made by the person creating digital reproductions (if there is a person involved at all). This is still a contested issue in the cultural heritage sector, as we will explore further on this section when we talk about the layers of digital works.
Standardization and legal interoperability are crucial for discoverability. Using standardized tools such as CC0, the Public Domain Mark and Rights Statements bring much more value than simply making a statement that says “This work is in the public domain”. As you might remember from Unit 3, CC licenses and tools were designed to be machine readable. This is one of the most compelling reasons to use CC tools and licenses (and Rights Statements): because they are designed to “speak” a language that machines can understand, and therefore allow for better search functionality. Furthermore, these are tools that users can understand easily, unlike having to read through complicated terms and conditions. Lastly, CC licenses and tools are multilingual — they are available in dozens of languages. This makes it easier for international reuse!

General rights workflow for digitization projects

There are several tools that can help you create your own workflow for integrating copyright considerations into your digitization projects. Here are some important considerations:

Determining the copyright status of objects should be considered at the beginning of any digitization project, at the planning stage. Many projects leave copyright decisions to the end, just to find out that some of the items that have been digitized cannot be made available due to copyright restrictions. This might be particularly problematic if making works openly available is a funding requirement, as many funders currently require.
Document and record any decision you make related to the copyright status of items in your collection. This is good practice for several reasons. It helps inform future decisions regarding a collection inside your own institution, and makes your decision transparent to others. It can help you potentially avoid duplication of work. Having a tool like a DAMS (Digital Asset Management System) is helpful to record these decisions, but even a spreadsheet can also serve as the place where you register them.[2]
Everyone working with collections should have at least basic knowledge of what copyright is and how it works or be able to reach out to someone who does. Ideally, every level of the staff involved with digitizing and sharing materials online should understand what copyright is and how it functions — not every aspect of copyright law, but basic concepts and practical implications.
All your copyright decisions are territorial. This means that even when you are making decisions to make the works available online (and therefore to be displayed globally), you should follow your understanding of applicable law (typically the law of the jurisdiction where the works are being digitized and uploaded). It is up to users of other countries to determine whether and how they can make use of those works based on the law that applies to their reuse.

Clarify copyright at the time of acquisition

This point is relevant to any project, not only digitization ones. It is always better to clarify copyright at the time of acquisition; that is, whenever you commission or receive a work or a collection. Ideally, you should make a clear determination of all rights and their respective holders for every work or collection entering your institution. Rights transfers, such as grants and licenses, as well as reuse permissions, can be negotiated upon acquisition. For example, the Highsmith Archive at the U.S. Library of Congress is based on a set of photographs donated by photographer Carol Highsmith, who allowed for anyone to have access to the photos and make copies and duplicates as long as she is credited as the author, similar in its terms to a CC BY license.[3]

An institution can also make sure to negotiate the copyright terms under which both the institution and the public can use the collection before accepting donations or otherwise acquiring works. If there is no room for negotiation, at least the copyright conditions should be made clear. The Highsmith Archive example above represents an ideal situation, where the author clarifies rights and permissions from the beginning, and even more so, allows for unrestricted access. But intermediate steps, where the institution is allowed to make copies for preservation purposes and to display high-resolution copies of the work online, are examples of what could be clarified right from the beginning — such activities are sometimes allowed under an exception in certain jurisdictions and therefore permission from the author is not required. Another example of where you might clarify copyright at the point of acquisition is if you are commissioning a work. An agreement should clearly state who will own the rights in the commissioned work.

In certain cases it may be difficult to do such agreements. The situation is particularly dramatic for archives. There are archives that have rescued entire collections from the trash; archives that receive donations composed of multiple materials from very different sources by an heir or relative of the author, etc. In those cases, the best option may be to conduct a rights clearance process or follow the steps established in the risk management assessment tool (see the subsection below, “Managing risk”).

Managing risk

In general, every GLAM needs to assess its level of comfort with risks associated with copying works and making them available. Risk assessment is particular to each institution, and in some cases it might be particular even to specific projects. It is important that a risk assessment policy is written down and that you follow it.

Dalhousie University currently offers their “University Libraries’ Copyright Assessment Tool” under a CC BY-NC-SA 4.0 license. In this tool, risk is categorized as high or low. Other institutions take a more granular approach, identifying high, medium, and low. Again, the decision to take this approach will depend on your institution.

Generally speaking, another important question that you need to answer is what is the intended use for the work. A very interesting resource to check is the Code of Best Practices for Fair Use in the Visual Arts, the result of a collaboration between the College Art Association of America and the Center for Media and Social Impact at American University. Even when this Code talks about fair use and particularly in the visual arts, some of the questions and principles raised can be helpful to design your own risk assessment.

If you are interested in seeing how other institutions approach risk, check the research carried out by Victoria Stobo, Kerry Patterson and Ronan Deazley on “Digitisation and Risk” for their project on Digitising the Edwin Morgan Scrapbooks.

Important questions that you need to ask with respect to your own risk assessment are related to the nature and character of the works, the purpose for which they were created, visibility and relevance of the author or rightsholder, among others. And importantly, you need to make sure to have a procedure to fix any mistake that you inadvertently might have made in the copyright research and clearance process. This shows good faith towards both the rightsholders and the general public.

Managing risk in third-party platforms

If you are using a third-party platform, you need to read through the platform’s terms and conditions to decide whether the platform is appropriate for what you intend to do with the digital objects and if it abides by your own legal terms.

For example, Wikimedia Commons only accepts content that is in the public domain or available under particular open licenses. If an administrator of Wikimedia Commons (normally, a community appointed person) finds that there is a violation of the copyright policy, they will remove the content. To prevent this, explore their FAQ to understand whether you can upload works to Wikimedia Commons.

Understanding the layers of digital reproductions

Infographics on material objects and digital surrogates by Andrea Wallace and Ronan Deazley, CC BY, Display At Your Own Risk, 2016.

In the open culture context, it can be hard to understand the relationship between a physical work and the digital reproduction (or “digital surrogate” or digital “twin”) of that same physical work. This relates to the definition of open access for digital reproductions, which varies greatly between institutions and even within countries. The infographic above made by Andrea Wallace & Ronan Deazley tries to bring some clarity on the difference between creating a work that will be the subject matter of copyright protection and creating a digital reproduction of that work.

Some countries recognize rights over the digital reproductions of works (whether or not the underlying physical work is protected or in the public domain). These rights can be similar to copyright (i.e., related rights or sui generis rights), and do not affect the public domain status of the underlying work; in such cases the underlying work remains in the public domain while a thin layer of protection is granted over the digital reproduction of that work.

This is where the “originality” requirements might come into play. Mechanical reproductions (the “digitization” part of the infographic), including digital reproductions of artworks, often do not meet the originality requirement to be granted copyright in countries where originality or “modicum of creativity” requirements exist, since they are technical, faithful reproductions . In some cases, they might not involve a person at all and copyright does not arise absent a human “author.”

If your institution is working in a jurisdiction that recognizes such a right, having an open access policy enables you to forgo the rights that you might have over digital reproductions. Preferably, you would do this by releasing the digital reproduction under CC0. This does not affect the copyright status of the underlying work.

It is important to note that this additional layer of rights creates several challenges for reusers and for future copyright clearance professionals. It also leads to inaccurate and invalid rights claims, such as in cases where digital images of public domain works by French sculptor Auguste Rodin (1840-1917) have been released under a “CC BY-SA” license, implying that there are rights to be licensed out.

For more about the intricacies of copyright, cultural heritage and reproductions in three dimensions (3D scans), watch this 2023 CC webinar.

Collectively, the GLAM community should aim toward more standardization of how they are applying CC licenses and tools as well as Rights Statements to digital reproductions. There are still many institutions that have applied CC licenses to the digital reproductions of works (therefore claiming a copyright over the digital image). Good faith users tend to respect these statements, but using CC licenses for digital reproductions is incorrect and against the spirit of open culture.

Additionally, recent developments in Europe with the implementation of the Directive on Copyright in the Digital Single Market, clarify that public domain works must remain in the public domain, and that their digital reproductions cannot be protected by copyright. Article 14 of the DSM reads:

“Works of visual art in the public domain. Member States shall provide that, when the term of protection of a work of visual art has expired, any material resulting from an act of reproduction of that work is not subject to copyright or related rights, unless the material resulting from that act of reproduction is original in the sense that it is the author’s own intellectual creation.”

Still, many institutions erroneously share digital reproductions of public domain materials under CC BY, a problem explored by the OC platform working group on Public domain collections referenced by CC BY to designate collections holders in 2022.

Establishing the copyright status of works

There are two copyright statuses: a work is either in the public domain or it is protected by copyright. Sometimes that is impossible to determine and the work’s copyright status is unknown.

The best way to ensure that your decisions are consistent is to use a copyright chart, a copyright decision tree, or some type of framework for making copyright assessments. One helpful tool that you can use and adapt to your needs is the Copyright Assessment tool developed by Fred Saunderson at the National Library of Scotland. This framework is specifically designed for the Library’s own legal environment, but if you know your local legislation, you can adapt this framework.

Example of a copyright status flowchart. This flowchart was made by Make It Digital New Zealand and therefore applies New Zealand copyright law.

There are many, many other options available on the Internet for different countries, but of course you can decide to create your own. Some examples include:

What are the differences among all of them? Primarily, their level of detail or complexity. Ultimately, you will want to find or adapt an assessment to meet your practical needs.

Public domain

As a reminder, we have discussed the public domain in Unit 2. To determine whether a work is in the public domain, you will need to take a look at your local law in order to establish both the terms of protection (how long copyright lasts) and the conditions of protection that might affect your materials (for example, some countries make distinctions between unpublished and published works or fixed and unfixed works). A very general overview can be found in “Copyright Rules by Territory,” maintained by the Wikimedia Commons community.

In Unit 2 we also mentioned the principle of national treatment, meaning that countries grant the same protection to foreign authors to those that they grant to their national authors. The “rule of the shorter term” is an exception to national treatment. Under the rule, the term that applies to a given work should not exceed the term it receives in its country of origin, even if the country where protection is claimed allows for a longer duration of copyright.[4]

Whenever a work is in the public domain, you should make sure that it is clear for reusers that this is the copyright status of the work. Mark the digital reproductions of those works with the CC tools: the Public Domain Mark or CC0. It is important that you add machine-readable statements to the digital objects rather than simply stating “the work is in the public domain” so software platforms and search engines can easily identify and retrieve these works.

The difference between the two public domain tools (CC0 and PDM) comes down to whether or not the person or institution applying the tool has any rights in the work and/or its digital reproduction. The Public Domain Mark is a label only and does not have legal effect. As such, it should be used to indicate the lack of any known copyright in the work. CC0, on the other hand, is used to dedicate rights to the public domain and should be used when the person or institution has rights over the work that they want to forgo. In the open culture context, this arises most often with respect to the digital reproduction of public domain works, which can sometimes give rise to copyright protection.[5]

There are tools that allow for searching for authors and works in the public domain. Aside from national and specific databases that might help in that search, you can navigate through Wikidata. If you are familiar with the Wikidata SPARQL Query Service, you can try browsing through the properties “copyright status” and “public domain date.” Curious to know how this works? You can also check the Wikidata pages Help:Copyrights.

The Copyright Offices in some countries have attempted to digitize their registers, allowing one to search through catalogs for a works registration or public domain status. In the US, you can also search through Stanford’s database of Copyright Renewals.

Lastly, it is important to note that national laws will differ about whether moral rights (the rights of attribution and integrity) expire at the same time as the economic rights or whether they are perpetual. Make sure to check your national law to understand how you should treat moral rights.

In copyright – Locatable rightsholders

Chart designed, laid out, and structured by Gabriel Galson, 2018. Created through the PA Digital Rights Subgroup with input from Linda Ballinger & Brandy Karl. The chart is licensed under CC BY 2.0.

If a work is in copyright, it does not mean that you cannot display it online. You might not be able to make them openly available, but you can still display it by:

relying on a limitation and exception under your national law, if and where applicable;
obtaining permission from the rightsholder;
entering into a licensing agreement with the rightsholder and/or the collecting society that represents the rightsholder.

Some members of the public tend to think that “online” equals “free for use.” To avoid this, you need to convey the proper copyright status of the digital objects and any permitted uses. For works in copyright that you make available online, there are different ways in which you can mark their copyright status. Important takeaways are:

CC licenses can only be applied by the copyright holder or with the permission of the copyright holder to works that are in copyright.
CC licenses are not applicable absent an agreement between the rightsholder and the institution. This means that the rightsholder has to agree to make her work available under a CC license. You cannot use a CC license to convey the copyright status of a work to which you do not hold the rights.
If you have an agreement with the author that allows members of the public to use the work for non-commercial uses or for educational purposes, you should use the proper Rights Statements for in copyright objects:
- Educational use permitted.
- Non commercial use permitted.
If you display the work by relying on a limitation or exception, follow legal requirements and sector best practices, such as including all the proper credit information, even when posting it on social media or displaying only a low-resolution photo of the work. Include the proper Rights Statements, “In copyright,” to signal that you are making the work available under a limitation or exception.

There are several tools that you can use to know who the rightsholder of a work might be. If you are based in the US, you can use the WATCH database. If you are in Europe, you can use the databases being provided by EUIPO.

The level of digitization of copyright records varies greatly across countries, in part because these are resource-intensive processes. However, an important detail to take into account is that generally speaking Copyright Offices normally have some information about contracts signed by authors and rightsholders, depending on the functions of the Copyright Office according to national law. Whenever in doubt, a good practice is to try to contact your local Copyright Office so they can provide you assistance with understanding how national copyright law works and how to use their contract records.

In copyright – Orphan works

As we saw in Unit 2, copyright protection is automatic, meaning that a work is protected right at the moment at which it is “created”[6] in most countries. Long terms of protection and automatic copyright protection create the ongoing problem of “orphan works,” works that are likely still protected by copyright but whose authors or rightsholders are unknown or impossible to locate.

An example of such a work would be an original photo of a popular alley taken in Germany in the 1960s but with no additional information about who the photographer might be. For archives, orphan works are a particularly acute problem, since for some of them the vast majority of the works they hold are indeed orphan works.

Like other copyright works, in certain parts of the world orphan works can often be used and displayed under limitations and exceptions, and some countries may even have specific exceptions that allow for further uses of orphan works.

Additionally, if you want to display orphan works, you can also implement mechanisms that make it easy for a potential rightsholder to contact your institution in order to take it down if they oppose displaying it.

For orphan works, there are two available Rights Statements:

For orphan works outside of Europe: IN COPYRIGHT – RIGHTS-HOLDER(S) UNLOCATABLE OR UNIDENTIFIABLE
For orphan works in Europe: IN COPYRIGHT – EU ORPHAN WORK

Unclear copyright status / Unknown

The last category is “Unclear copyright status / Unknown copyright status.” This is when it is impossible to determine whether the work is protected or not, and who the rightsholder might be. Although in a way these could be considered “orphan works,” they are distinct in that it may be difficult to even tell if they are in copyright to start with.

Other rights or considerations

Aside from copyright, there are other considerations for making works available online. You should avoid posting works that might be culturally harmful: for example, in certain contexts, the display of human remains.

Privacy considerations are also paramount. Tara Robertson outlined an interesting case study in her talk: “Not All Information Wants to be Free: The Case Study of On Our Backs.” Before making information available online, consider: the context in which the information was created; whether there is sensitive or confidential information shared; the purpose for creating that information; and the potential harm that the digitization and online availability might cause.

See Unit 2, section 2.3 for information about Indigenous cultural heritage and traditional cultural expressions.

Releasing Your Original Content

A key component of a comprehensive open access policy is the release of content and materials that you have created under that policy. For example, original research, educational and training materials can be released under a CC BY or CC BY-SA license, or even dedicated to the public domain under CC0. You can use other licenses too, but these are the ones recommended in order to make usability as easy as possible.

You can also release the accompanying information (called “metadata”) of the works that you hold. There are many benefits to openly sharing materials such as catalogs and metadata. This content is particularly useful to provide context and expand open knowledge in different areas of scholarship.

In some countries, metadata is not protected by copyright at all because it is mainly composed of unprotectable facts and usually lacks originality. However, in other countries it might be protected, and in such cases it is recommended to release it under CC0.

Marking and labelling works

Once you have decided which license or tool you will use, it is good practice to mark the items with the license or tool. That will depend on which type of software platform you use: your own website; a DAMS (Digital Asset Management System); or a third-party platform like Flickr or Wikimedia Commons.

It is important in most cases to mark at the item level because sometimes different works in a collection will have different copyright statuses and permissions, and making a blank statement for all the works being displayed (for example through a Terms & Conditions section in your website) might actually not be accurate or appropriate.

Of course, policies and items are related to each other. For example, if you decide to apply a CC BY license to all the content that you produce to the extent possible, that is a policy, but it will be reflected at the item level — ideally every item will be marked with CC BY, and each item that has a different copyright status will be published with a tool, statement or label indicating that different status.

For example, the website with digital heritage run by the National Library of Chile, Memoria Chilena, releases their research under a CC BY-SA license (as you can find in this example), but they make sure to mark each individual work being used and presented with its corresponding public domain status (for example, in the section “Documents,” if you click on a specific document, you find a different statement that signals that they are in the public domain).

Whenever possible, make sure to mark the copyright status of the work at the item level. This will provide greater certainty to users about whether and how they can use any single item.

Final remarks

Copyright inside an institution can be a very tricky matter, but copyright is the cornerstone of every open access release. Understanding some of the nuances and details of copyright when applied to an institution is very important to make sure that it is incorporated from the very beginning in the design of every project that deals with any type of content.

For more information, see “Threshold of originality”.
See the generous examples provided by Annabelle Shaw from the British Film Institute “Examples Rights Research Tracker - British Film Institute” and “Example Rights Information - British Film Institute."
This highlights the importance of using standardised licenses, since they provide users more clarity about what they are allowed and not allowed to do.
However, do not try to apply the rule of the shorter term for works that are in the public domain in the US due to failure of registration. Those works tend to be considered under copyright outside the US since registration is not a condition of protection.
See Wallace, A., Euler, E. Revisiting Access to Cultural Heritage in the Public Domain: EU and International Developments. IIC 51, 823–855 (2020).
Depending on the definition applicable by national copyright law.