5.1 Văn hóa Mở: Truy cập Mở tới di sản văn hóa

Thứ năm - 13/06/2024 05:14

5.1 Open Culture: Open Access to Cultural Heritage

Theo: https://certificates.creativecommons.org/cccertedu/chapter/5-1-open-glam-open-access-to-cultural-heritage/

Khái niệm “mở” đã phục vụ các mục đích khác nhau trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ phần mềm đến truyền thông học thuật, tới nghiên cứu và giáo dục, tới khoa học và văn hóa. Nói chung, khái niệm “mở” trong các lĩnh vực này thường đề cập đến “làm cho thứ gì đó có thể truy cập được” mà không có các hạn chế về tài chính, công nghệ hoặc pháp lý làm hạn chế việc sử dụng lại. Lĩnh vực di sản văn hóa hiện thiếu sự đồng thuận xung quanh định nghĩa văn hóa mở rõ ràng, nhưng có sự nhất trí chung rằng các cơ sở di sản văn hóa hoặc người nắm giữ bộ sưu tập nên cung cấp quyền truy cập mở nhất có thể tới các bộ sưu tập của họ trong môi trường kỹ thuật số. Đặc biệt, nguyên lý trung tâm của Văn hóa Mở là các bản sao kỹ thuật số của các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng phải được cung cấp miễn phí và không có hạn chế. Văn hóa Mở khai thác các công nghệ kỹ thuật số, web, cấp phép mở và phạm vi công cộng để cung cấp quyền truy cập mở và miễn phí tới di sản văn hóa và cho phép sử dụng lại nó.

Kết quả học tập

Định nghĩa “mở” trong bối cảnh di sản văn hóa và các phong trào mở khác
Hiểu vai trò của các khung chính sách công, các chính sách và thực tiễn của cơ sở trong việc thúc đẩy tính mở

Câu hỏi lớn / Vì sao nó lại quan trọng

Các khái niệm và thuật ngữ từ các phong trào mở khác có thể cần phải được tùy chỉnh để thực sự phản ánh các thực tiễn của không gian Văn hóa Mở. Các giấy phép và các công cụ phạm vi công cộng của CC cung cấp tiêu chuẩn toàn cầu để làm cho các tác phẩm có bản quyền sẵn sàng mở, nhưng định nghĩa “mở” trong lĩnh vực di sản văn hóa không chỉ là về các giấy phép mở. Các chính sách Văn hóa Mở khác nhau là quan trọng để giúp công chúng dễ dàng sử dụng lại các tác phẩm văn hóa.

Logo của sáng kiến OpenGLAM, một dự án do cộng đồng dẫn dắt được Creative Commons hỗ trợ.

Suy ngẫm cá nhân/Tại sao điều đó lại quan trọng với bạn

Sứ mệnh của tổ chức của bạn là gì và tính mở có thể hỗ trợ cho sứ mệnh này như thế nào? Cho đến nay, sự hiểu biết của bạn về tính mở là gì? Bạn đã bao giờ không thể truy cập hoặc sử dụng lại một tác phẩm trong nghiên cứu của mình hoặc trong sự tham gia của công chúng hoặc hưởng thụ của riêng mình chưa? Bạn nghĩ các khung pháp lý, chính sách và thực tiễn của cơ sở có thể định hình tính mở như thế nào?

Có được kiến thức cơ bản

Mở là gì?

Đối với lĩnh vực di sản văn hóa, Mở, hay “Truy cập Mở”, vẫn là một khái niệm đang tiến hóa. Lĩnh vực di sản văn hóa đã phát triển các cách tiếp cận khác nhau về mở. Một số thuật ngữ đã bao gồm từ viết tắt “GLAM” để xác định các cơ sở di sản văn hóa có nhiều khả năng tham gia vào văn hóa mở nhất: các phòng trưng bày, thư viện, kho lưu trữ và viện bảo tàng - GLAM (Galleries, Libraries, Archives, and Museums). Tuy nhiên, các tổ chức có kích cỡ và phạm vi quy mô khác nhau. Và nhiều chủ sở hữu bộ sưu tập không thuộc định nghĩa hẹp về “cơ sở”. Văn hóa Mở và GLAM Mở (Open GLAM) được sử dụng thay thế cho nhau trong bài này.

Douglas McCarthy và Andrea Wallace, các tác giả của cuộc khảo sát OpenGLAM, nhắc đến thách thức này trong bài đăng trên trang Medium của họ “Khám phá bức tranh toàn cầu về OpenGLAM,” lưu ý: “Ý nghĩa chính xác của ‘mở’ đôi khi thiếu sự đồng thuận; nó thường tự chỉ định và khá mù mờ.” Các GLAM tham gia vào các dạng nội dung và bối cảnh khác nhau đáng kể, do đó không phải lúc nào cũng rõ ràng về mở nên có nghĩa là gì.

Nói chung, Văn hóa Mở hoặc OpenGLAM có thể được hiểu là việc chia sẻ trên trực tuyến các tư liệu di sản văn hóa kỹ thuật số với càng ít hạn chế về bản quyền càng tốt.

Đối với các GLAM và các thực thể khác làm việc với di sản văn hóa, nhìn chung có bốn loại nội dung có thể được cung cấp theo truy cập mở:

Các tác phẩm số hóa được các GLAM quản lý đã hết quyền (tác phẩm thuộc phạm vi công cộng), ví dụ, các tác phẩm của họa sĩ trường phái ấn tượng người Pháp thế kỷ 19 Claude Monet;
Các tác phẩm và nội dung gốc khác hiện có bản quyền và được tạo ra bởi những người khác (ví dụ: nghệ sĩ, nhà nghiên cứu hoặc thành viên của công chúng), những người đã trao quyền để chia sẻ các tác phẩm của họ với ít hạn chế về bản quyền nhất có thể. Ví dụ: một nhà nghiên cứu tặng bản thảo của họ cho một cơ quan lưu trữ hoặc một nghệ sĩ tặng tác phẩm của họ cho bảo tàng; từng người đều cung cấp quyền phát hành các tài liệu này dưới dạng truy cập mở;
Các tác phẩm và nội dung gốc khác mà tổ chức sở hữu các quyền, ví dụ, nghiên cứu gốc do các nhân viên hoặc nhà thầu của cơ sở tạo ra trong bối cảnh một triển lãm;
Bất kỳ loại siêu dữ liệu nào[1] do cơ sở tạo ra.

Định nghĩa hẹp về Truy cập Mở cho GLAM thường đề cập tới sự hiến tặng các bản sao kỹ thuật số của các tác phẩm hoặc các tư liệu khác vào phạm vi công cộng. Điều này có nghĩa là phiên bản số hóa của các tư liệu này không bị hạn chế về bản quyền và có thể được sử dụng vì bất kỳ mục đích gì, miễn phí và không cần xin phép. Chúng ta sẽ thấy rõ hơn điều này có ý nghĩa gì ở Phần 5.3.

Việc có định nghĩa hoạt động về “mở” giúp người sử dụng hiểu dễ dàng hơn những gì họ có thể làm với các bản sao kỹ thuật số của các GLAM. Giải thích của Tổ chức Tri thức Mở (Open Knowledge Foundation) về dữ liệu mở, nội dung mở và kiến thức mở trong “Định nghĩa Mở” đã trở thành định nghĩa được công nhận trong lĩnh vực này. Định nghĩa mở được tóm tắt là:

“Kiến thức là mở nếu bất kỳ ai cũng có quyền tự do truy cập, sử dụng, sửa đổi và chia sẻ nó - nhiều nhất là tuân thủ các biện pháp bảo tồn nguồn gốc và tính mở.”

Định nghĩa Mở cũng có một bộ các giấy phép tuân thủ tuân theo định nghĩa này, bao gồm CC0, CC BY và CC BY-SA.

Điều này có nghĩa là việc phát hành các phiên bản số hóa của các tác phẩm và nội dung gốc khác cũng có thể được thực hiện theo các giấy phép và công cụ phù hợp có trong Định nghĩa Mở. Ngoài những điều được đề cập ở trên, những điều này bao gồm Dấu Phạm vi Công cộng – PDM (Public Domain Mark) của CC và Tuyên bố Quyền (Rights Statements)[2] chỉ rõ rằng không có bản quyền trong tác phẩm cơ bản (underlying work). Sự khẳng định này về quyền truy cập và sử dụng lại mở và miễn phí các tác phẩm là điều thường tạo nên “truy cập mở” trong Văn hóa Mở.

Ngoài ra, các cơ sở và dự án di sản văn hóa có thể cung cấp nội dung có bản quyền mà họ quản lý theo các giới hạn hoặc ngoại lệ của luật bản quyền, chẳng hạn như sử dụng hợp lý (Fair Use).

Tài sản chung của Archief Alkmaar của Westfries bruiloft, phạm vi công cộng

Bức ảnh đám cưới ở Hà Lan này thuộc phạm vi công cộng và đã được Cơ quan Lưu trữ Khu vực Alkmaar, Hà Lan cung cấp. Kho lưu trữ đã số hóa và tải ảnh này lên tài khoản Flickr của nó với Dấu miền công cộng (PDM). Điều này có nghĩa là tác phẩm được dán nhãn là thuộc phạm vi công cộng. Ví dụ, khi ai đó nhìn thấy bức ảnh này, họ có thể:

đưa bức ảnh vào cuốn sách họ đang viết về đám cưới trong nửa đầu thế kỷ 20 ở Hà Lan;
gộp tác phẩm vào một tác phẩm lớn hơn, như một bức tranh ghép về những bức ảnh đẹp về đám cưới;
in ảnh làm bưu thiếp và gửi cho bạn bè nhân dịp đám cưới của họ;
và nhiều hơn nữa tùy theo trí tưởng tượng của bạn!

Các thực hành và chính sách Truy cập Mở dành cho di sản văn hóa

Các sáng kiến số hóa cần hỗ trợ tài chính và chính trị để có thể bền vững. Để sự hỗ trợ đó tồn tại, điều quan trọng là phải chứng minh được tác động và giá trị mà số hóa mang lại cho các tổ chức, người sử dụng và công chúng. Các chính sách và thực tiễn truy cập mở[3] giúp (1) cung cấp nội dung văn hóa cho các khán thính phòng mới và (2) đảm bảo rằng công chúng có thể sử dụng lại nội dung văn hóa, tương tác với nó theo những cách thức mới. Các chính sách truy cập mở và các thực hành mở hiệu quả xung quanh nội dung được số hóa chứng minh giá trị và tác động mới mà các sáng kiến số hóa có thể có đối với các cơ sở và các khán thính phòng của chúng. Các chính sách truy cập mở yêu cầu các cơ sở phải nhất quán nhất có thể về các cách tiếp cận của họ đối với các lựa chọn quản lý bản quyền và sử dụng lại đối với các bộ sưu tập của họ.

Các khung pháp lý và chính sách

Việc cấp vốn của công và tư nhân là nền tảng để hỗ trợ các sáng kiến di sản văn hóa kỹ thuật số, chẳng hạn như các dự án số hóa và duy trì các công cụ tổng hợp nội dung. Các chính sách và luật công có thể làm rõ vai trò của GLAM trong việc làm cho nội dung sẵn sàng, đặc biệt đối với các cơ sở được nhà nước cấp vốn. Đây có thể là những quy định do nhà nước ban hành và có khả năng áp dụng cho toàn bộ lĩnh vực di sản văn hóa. Chính sách công và các công cụ pháp lý khác như hiệp ước, công ước, tuyên bố, khuyến nghị, luật, nghị định, quy định hoặc chính sách có thể được thông qua ở cấp quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương.

Một ví dụ điển hình về chính sách ở cấp độ quốc tế là Khuyến nghị của UNESCO liên quan đến việc bảo tồn và tiếp cận di sản tài liệu bao gồm cả ở dạng kỹ thuật số, được xuất bản năm 2015, đưa ra khuyến nghị cho các quốc gia thành viên UNESCO hỗ trợ các chính sách truy cập mở:

Các Quốc gia Thành viên được mời tăng cường khả năng hiển thị và khả năng tiếp cận di sản tư liệu của họ thông qua các hoạt động tiếp cận cộng đồng và các ấn phẩm của Chương trình Ký ức Thế giới (Memory of World Programme) nếu phù hợp, với việc đầu tư vào số hóa nội dung vì các mục đích truy cập hiện là một trong những thành phần chính của chương trình. Các Quốc gia Thành viên nên hỗ trợ và thúc đẩy quyền truy cập phạm vi công cộng, và bất cứ khi nào có thể, hãy khuyến khích việc sử dụng các giải pháp cấp phép công cộng và truy cập mở.

Các chính sách cũng có thể hoạt động ở cấp khu vực. Khuyến nghị 2011/711/EU của Ủy ban Châu Âu về số hóa và khả năng truy cập trên trực tuyến của t ư liệu văn hóa và bảo tồn kỹ thuật số bao gồm những cân nhắc quan trọng về nhu cầu duy trì bản sao của các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng trong phạm vi công cộng. Một báo cáo năm 2019 đã xác nhận tính đúng đắn của khuyến nghị này.[4] Năm 2021, Ủy ban Châu Âu đã đề xuất một không gian dữ liệu chung mới của Châu Âu về di sản văn hóa. Đọc các bình luận của chúng tôi trên blog CC.

Ở cấp quốc gia, chính sách có thể được hiểu là nhằm thúc đẩy quyền tiếp cận, ngay cả khi chính sách đó có thể không nhắm trực tiếp vào lĩnh vực di sản văn hóa. Đó là trường hợp với Sắc lệnh hành pháp năm 2013 của nước Mỹ về Đặt mặc định mới cho thông tin chính phủ là mở và có thể đọc được bằng máy, nó tuyên bố rằng dữ liệu của chính phủ Mỹ phải được cung cấp miễn phí và truy cập mở được.

Các nhà cấp vốn nhà nước, hoặc thậm chí tư nhân, có thể giúp định hình các chính sách và thực hành truy cập mở. Càng ngày, các nhà cấp vốn càng yêu cầu các tư liệu số hóa được tạo ra bằng nguồn vốn mà họ cung cấp phải được phát hành và sẵn có truy cập mở. Một số nhà cấp vốn yêu cầu cơ sở thực hiện một phần công việc làm sạch bản quyền trước khi nộp đơn xin cấp vốn số hóa, điều này có thể báo hiệu sự ưu tiên của các nhà cấp vốn đối với truy cập mở (và họ muốn tránh nguy cơ vi phạm bản quyền). Ví dụ: vào năm 2020, Quỹ Di sản Quốc gia Vương quốc Anh đã công bố chính sách của mình về các yêu cầu cấp phép, trong đó yêu cầu áp dụng CC BY 4.0 cho nội dung gốc được tạo ra trong bối cảnh các dự án được cấp vốn và CC0 hoặc Dấu phạm vi công cộng cho các bản sao kỹ thuật số của các tác phẩm trong phạm vi công cộng .

Mặc dù ở một số quyền tài phán, các chính sách công có lợi hơn cho sứ mệnh của các cơ sở và những người nắm giữ các bộ sưu tập khác, nhưng các khung pháp lý này cần nhiều nỗ lực hơn để phù hợp với các hoạt động và tham vọng về di sản văn hóa trên toàn thế giới.

Mối lo ngại về chính sách ngày càng tăng liên quan đến xung đột giữa luật di sản văn hóa của các quyền tài phán và việc sử dụng phạm vi công cộng, điều thường dẫn đến sự xâm phạm phạm vi công cộng một cách vô lý, gây bất lợi cho công chúng. Đọc thêm về vấn đề này trong hai bài đăng trên blog của Communia: The Uffizi vs. Jean Paul Gaultier: Một quan điểm về phạm vi công cộng (Tháng 10 năm 2022) và Người Vitruvian: Một trường hợp khó hiểu đối với phạm vi công cộng (Tháng 3 năm 2023).

Vào năm 2023, Creative Commons đã khởi động sáng kiến TAROC tại Hội nghị bàn tròn ở Lisbon. TAROC là viết tắt của Hướng tới Khuyến nghị về Văn hóa Mở và nó là một sáng kiến cộng đồng nhằm thúc đẩy văn hóa mở như một phương tiện để đạt được các mục tiêu chính sách văn hóa rộng hơn. Đọc bản tóm tắt thông tin ngắn bằng các ngôn ngữ sau: tiếng Anh, Shqip, Pháp, Tây Ban Nha, 日本語, Türkçe, Ý, عربي, Bahasa Indonesia.. Tìm hiểu thêm về công việc gần đây của Creative Commons và Văn hóa mở trong Tài nguyên bổ sung.

Chính sách của cơ sở

Phát triển chính sách có thể xảy ra ở cấp cơ sở. Đây là những chính sách do chính cơ sở tạo ra và sẽ chỉ áp dụng cho cơ sở đó và người dùng của họ. Ví dụ, các cơ sở di sản văn hóa liên kết với hoặc một phần của các trường đại học, dựa vào cách các chính sách đại học của họ định nghĩa truy cập mở và thúc đẩy các sáng kiến truy cập mở. Đối với các cơ sở di sản văn hóa này, điều quan trọng là chúng phải phù hợp với nhiệm vụ rộng hơn về tính mở của cơ sở chủ quản của chúng.

Các chính sách được thiết lập bởi các cổng thông tin, nền tảng, các bộ tổng hợp, hiệp hội và sáng kiến tập đoàn cũng là những động lực quan trọng cho sự thay đổi bên trong các cơ sở. Ví dụ: các chính sách do Europeana thiết lập trong khung xuất bản của mình giúp các cơ sở suy nghĩ về thực hành quản lý bản quyền của riêng họ, các quyết định cấp phép của họ, và cách họ có thể tăng khả năng hiển thị của mình trên Europeana. Khung xuất bản mang lại sự nổi bật hơn cho các bộ sưu tập có sẵn mở.

Các tổ chức phi lợi nhuận và các nền tảng kinh doanh lưu trữ nội dung cũng có thể đưa ra chính sách của riêng họ. Ví dụ: Wikimedia Commons, kho lưu trữ đa phương tiện miễn phí của Wikipedia, chỉ cho phép các tác phẩm số hóa có thể được sử dụng, sửa đổi và chia sẻ tự do; như vậy họ tuân theo các giấy phép tuân thủ định nghĩa mở. Các nền tảng khác có thể khuyến khích các chính sách sử dụng rõ ràng, chẳng hạn như Flickr Commons.

Các sáng kiến của các hội đoàn cho phép các cơ sở rất khác nhau cùng nhau đối thoại, chia sẻ và xem xét các thực hành, kỹ năng và kiến thức của chính họ. Trong một số trường hợp, các sáng kiến của hội đoàn là đòn bẩy mạnh mẽ cho các cơ sở nhỏ thiếu nguồn lực để lưu trữ và chia sẻ bộ sưu tập của họ trên trực tuyến. Công việc của Kho lưu trữ kỹ thuật số Connecticut là một ví dụ điển hình.

Các cách tiếp cận khác nhau này đối với việc quản lý bản quyền và truy cập mở thường được hợp nhất vào các chính sách của cơ sở. Các chính sách của cơ sở bao gồm các quy trình đánh giá để xác định tình trạng bản quyền của các đối tượng trong các bộ sưu tập cũng như các quy trình ra quyết định xung quanh các tác phẩm và bộ sưu tập nào sẽ được phát hành cũng như theo những điều kiện nào để phát hành chúng. Các chính sách cuối cùng có sự khác nhau rất lớn giữa các cơ sở, tùy thuộc vào kích cỡ quy mô và nguồn lực của họ. Một cơ sở nhỏ có thể không cần có chính sách bằng văn bản riêng trên trang web của mình để phát hành các bộ sưu tập thuộc phạm vi công cộng của mình trên nền tảng của bên thứ ba, chẳng hạn như Flickr hoặc Wikimedia Commons. Họ có thể không có trang web nhưng họ vẫn có thể phát triển các hoạt động văn hóa mở. Một cách lý tưởng, cơ sở như vậy sẽ đạt được thỏa thuận nội bộ về quy trình và việc ra quyết định xung quanh bản quyền và truy cập mở và ghi lại thỏa thuận đó trong ghi chú hoặc tuyên bố nội bộ.

Các chính sách truy cập mở của một cơ sở phải nhất quán với sứ mệnh của nó và khuôn khổ pháp lý mà nó hoạt động. Những người ra quyết định phải hiểu sứ mệnh của tổ chức của họ phù hợp với các nguyên tắc truy cập mở như thế nào. Sứ mệnh của cơ sở sẽ được tăng cường như thế nào nhờ tính mở? Và sứ mệnh của cơ sở có hỗ trợ cho một hệ sinh thái mở và hòa nhập hay không? Các câu trả lời cho những câu hỏi này phụ thuộc vào từng cơ sở và do đó là duy nhất, nhưng công việc thể chế hóa các nguyên tắc truy cập mở bằng các chính sách, thỏa thuận và thực tiễn có những điểm chung giữa các cơ sở di sản văn hóa khác nhau, như chúng ta sẽ khám phá trong phần tiếp theo.

Các lưu ý cuối cùng

Lĩnh vực di sản văn hóa có định nghĩa đang tiến hóa về “mở”. Những nỗ lực như các cuộc thảo luận về Nền tảng Văn hóa Mở của CC nhằm mục đích tìm ra sự hội tụ. Có nhiều loại tác phẩm khác nhau của các bên liên quan khác nhau có thể được mở ra. Tuy nhiên, cơ sở quan trọng cho “mở” giữa những khác biệt này là các bản sao của các tác phẩm thuộc phạm vi công cộng nên vẫn thuộc về phạm vi công cộng. Các chính sách ở các cấp độ khác nhau hỗ trợ và giúp hướng dẫn các thực hành truy cập mở trong lĩnh vực di sản văn hóa. Chúng cung cấp khung quy phạm - bộ các quy tắc và ưu đãi - trong đó văn hóa mở có thể tự thiết lập và phát triển. Điều cơ bản là những thực tiễn và chính sách này phản ánh và nói lên sứ mệnh của cơ sở.

Để biết định nghĩa siêu dữ liệu, hãy xem bài viết này trên Wikipedia.
Các công cụ ghi nhãn như các Tuyên bố Quyền (Rights Statements) đã không tồn tại khi Định nghĩa Mở được tạo ra, nhưng theo khảo sát OpenGLAM của Douglas McCarthy và Andrea Wallace, các Tuyên bố Quyền bao gồm ít nhất hai tùy chọn phù hợp với Định nghĩa Mở: KHÔNG CÓ BẢN QUYỀN - MỸ và BẢN QUYỀN KHÔNG ĐƯỢC BIẾT (NO KNOWN COPYRIGHT).
“Chính sách truy cập mở” trong trường hợp này, có thể đề cập đến các thỏa thuận nội bộ và việc ra quyết định xung quanh cách cơ sở phát hành các bộ sưu tập hoặc tác phẩm họ quản lý hoặc sản xuất theo các giấy phép và công cụ mở.
Đọc các bình luận công khai của CC về việc xem xét Khuyến nghị đó.

-----------------------------------------------------------------------

Giấy phép và Ghi công

Nội dung được cấp phép CC, Bản gốc

Được cung cấp bởi: Creative Commons. Giấy phép CC BY: Ghi công

The concept of “open” has served different purposes in a variety of fields, from software to scholarly communications, to research and education, to science and culture. Generally speaking, the notion of “open” in these fields often refers to “making something accessible” without financial, technological, or legal restrictions that limit reuse. The cultural heritage sector currently lacks consensus around a clear open culture definition, but there is general agreement that cultural heritage institutions or collection holders should provide as open access as possible to their collections in the digital environment. In particular, a central tenet of Open Culture is that digital reproductions of public domain works should be made available for free and without restrictions. Open Culture harnesses digital technologies, the web, open licensing, and the public domain to provide free and open access to cultural heritage and enable its reuse.

Learning Outcomes

Define “open” in the context of cultural heritage and other open movements
Understand the role of public policy frameworks and institutional policies and practices in promoting openness

The Big Question / Why It Matters

Concepts and terminology from other open movements might need to be adapted to actually reflect the practices of the Open Culture space. CC licenses and public domain tools provide a global standard for making copyright works openly available, but the definition of “open” in the cultural heritage sector is not just about open licenses. Different Open Culture policies are important to grant the public easy reuse of cultural works.

Logo of the OpenGLAM initiative, a community-driven project supported by Creative Commons.

Personal Reflection / Why it Matters To You

What is your institution’s mission and how might openness support this mission? What has been your understanding of openness so far? Have you ever been unable to access or reuse a work in your research or public engagement or for your own enjoyment? How do you think legal and policy frameworks and institutional practices might shape openness?

Acquiring Essential Knowledge

What is Open?

For the cultural heritage sector, Open, or “Open Access”, is still an evolving concept. The cultural heritage sector has developed different approaches to open. Some terminology has included the acronym “GLAM” to identify cultural heritage institutions most likely to engage in open culture: galleries, libraries, archives, and museums. However, institutions range in size and scope. And many collection holders do not fall under a narrow definition of “institution.” Open Culture and Open GLAM are used interchangeably in this unit.

Douglas McCarthy and Andrea Wallace, authors of the Open GLAM survey, refer to this challenge in their Medium post “Uncovering the global picture of Open GLAM,” noting: “The precise meaning of ‘open’ sometimes lacks consensus; it’s often self-designated and rather opaque.” GLAMs engage with considerably different forms of content and contexts, so it is not always clear what open should mean.

Generally, Open Culture or Open GLAM may be understood as the online sharing of digital cultural heritage material with as few copyright restrictions as possible.

For GLAMs and other entities working with cultural heritage, there are generally four types of content that can be made available under open access:

Digitized works stewarded by GLAMs whose rights have expired (works in the public domain), for example, the works by 19th century French impressionist painter Claude Monet;
Works and other original content currently under copyright and created by other people (e.g. artists, researchers, or members of the public) who have given their permission to share the works with as few copyright restrictions as possible. For example, a researcher that donates their manuscripts to an archive or an artist who donates their work to a museum; each providing the permission to release these materials as open access;
Works and other original content to which the institution owns the rights, for example, original research produced by employees or contractors of the institution in the context of an exhibit;
Any type of metadata[1] produced by the institution.

A narrow definition of Open Access for GLAM generally refers to the dedication of digital reproductions of works or other materials into the public domain. This means that the digitized versions of these materials are free of copyright restrictions and can be used for any purpose, free of charge, without permission. We will see more of what this means in Section 5.3.

Having a working definition of “open” makes it easier for users to understand what they can do with GLAMs’ digital reproductions. Open Knowledge Foundation’s explanation of open data, open content, and open knowledge in the “Open Definition” has become the recognized definition in the field. The Open Definition is summarized as:

“Knowledge is open if anyone is free to access, use, modify, and share it — subject, at most, to measures that preserve provenance and openness.”

The Open Definition also has a set of conformant licenses that abide by this definition, including CC0, CC BY, and CC BY-SA.

This means that the release of digitized versions of works and other original content can also be done under conformant licenses and tools that are included in the Open Definition. In addition to those mentioned above, these include CC’s Public Domain Mark (PDM) and Rights Statements[2] that clearly indicate that there is no copyright in the underlying work. This affirmation of open and free access and reuse of works is what commonly constitutes “open access” in Open Culture.

Additionally, cultural heritage institutions and projects might make available copyrighted content that they steward under copyright law’s limitations or exceptions, such as fair use.

Archief Alkmaar Commons by Westfries bruiloft, Public Domain

This picture of a wedding in the Netherlands is in the public domain and has been made available by the Regional Archive Alkmaar, Netherlands. The archive digitized and uploaded this picture to its Flickr account with a Public Domain Mark (PDM). This means that the work is labelled as being in the public domain. When someone sees this picture, they can, for example:

include the picture in a book they are writing about weddings during the first half of the 20th century in the Netherlands;
include the work in a larger work, like a collage about great pictures of weddings;
print the picture as a postcard and send it to a friend for their wedding;
and much more as far as the imagination stretches!

Open Access practices and policies for cultural heritage

Digitization initiatives need financial and political support to be sustainable. For that support to exist, it is important to demonstrate the impact and value that digitization provides for the institutions, their users and the public. Open access policies[3] and practices help (1) make cultural content available to new audiences, and (2) ensure that the public can reuse cultural content, engaging with it in newfound ways. Open access policies and effective open practices around digitized content demonstrate the new value and impact digitization initiatives can have on institutions, and their audiences. Open access policies require institutions to be as consistent as possible regarding their approaches to copyright management and reuse options for their collections.

Legal and Policy Frameworks

Private and public funding is fundamental to support digital cultural heritage initiatives, such as digitization projects and the maintenance of content aggregators. Public policies and laws can clarify the role that GLAMs play in making content available, particularly for publicly funded institutions. These might be state-created rules that likely apply to the whole cultural heritage sector. Otherpublic policy and legal instruments, such as treaties, conventions, declarations, recommendations, laws, decrees, regulations or policies can be adopted at the international, national, regional, or local level.

A prime example of policy at the international level is the UNESCO Recommendation concerning the preservation of, and access to, documentary heritage including in digital form, published in 2015, which makes a recommendation for UNESCO Member states to support open access policies:

Member States are invited to enhance the visibility and accessibility of their documentary heritage through the outreach activities and publications of the Memory of the World Programme as appropriate, with investment in digitization of content for access purposes now being one of its key components. Member States should support and promote public domain access, and wherever possible, encourage the use of public licensing and open access solutions.

Policies can also operate at the regional level. The European Commission Recommendation 2011/711/EU on the digitisation and online accessibility of cultural material and digital preservation includes important considerations on the need to maintain reproductions of public domain works in the public domain. A 2019 report confirmed the soundness of this recommendation.[4] In 2021, the European Commission proposed a new common European data space for cultural heritage. Read our comments on the CC blog.

At the national level, policy can be interpreted to foster access, even when the policy may not directly target the cultural heritage sector. Such is the case with the 2013 US Executive Order on Making Open and Machine Readable the New Default for Government Information, which states that government data in the United States should be made freely and openly accessible.

State, or even private, funders can help shape open access practices and policies. Increasingly, funders require that the digitized materials created with the funding they provided be released and available open access. Some funders require that the institution does a part of the copyright clearance work prior to applying for a digitization fund, which may signal funders’ priority for open access (and that they want to avoid the risk of copyright infringement). For example, in 2020 the UK National Heritage Fund published its policy on licensing requirements, which asks for CC BY 4.0 to be applied to original content created in the context of funded projects and CC0 or the Public Domain Mark to digital reproductions of public domain works.

While in some jurisdictions, public policies are more conducive to the mission of institutions and other collection holders, these legal frameworks need more work to align with cultural heritage activities and ambitions worldwide.

A growing policy concern relates to the conflict between a jurisdiction’s cultural heritage laws and public domain use, which often leads to unjustified public domain encroachments to the detriment of the public. Read more about this issue in two Communia blog posts: The Uffizi vs. Jean Paul Gaultier: A Public Domain Perspective (October 2022) and The Vitruvian Man: A Puzzling Case for the Public Domain (March 2023).

In 2023, Creative Commons kickstarted the TAROC initiative at a Roundtable in Lisbon. TAROC stands for Towards a Recommendation on Open Culture, and it is a community initiative aimed at promoting open culture as a means to achieve wider cultural policy goals. Read a short informational brief in the following languages: English, Shqip, français, español, 日本語, Türkçe, italiano, عربي, Bahasa Indonesia. Learn more about the recent work of Creative Commons and Open Culture in the Additional Resources.

Institutional policies

Policy development can occur at an institutional level. These are policies created by institutions themselves that will only apply to the institution and their users. Cultural heritage institutions affiliated with or part of universities, for example, rely on how their university policies define open access and push for open access initiatives. For these cultural heritage institutions, it is important that they align with the broader mandate for openness of their host institution.

Policies established by portals, platforms, aggregators, associations, and consortium initiatives are also important drivers for change inside institutions. For example, the policies established by Europeana in its publishing framework help institutions think about their own copyright management practices, their licensing decisions, and how they can increase their visibility in Europeana. The publishing framework gives more prominence to collections that are openly available.

Not-for-profit organizations and content-hosting business platforms can also devise their own policy. For example, Wikimedia Commons, the free multimedia repository of Wikipedia, only allows digitized works that can be freely used, modified and shared; as such they follow the licenses that are compliant with the open definition. Other platforms might encourage clear usage policies, such as Flickr Commons.

Consortium initiatives allow very different institutions to come together in a dialogue and share and review their own practices, skills and knowledge. In some cases, consortium initiatives are powerful leverage for small institutions lacking the resources to host and share their collection online. The work of the Connecticut Digital Archive is a good example.

These various approaches to copyright management and open access often get consolidated into institutional policies. Institutional policies include assessment processes to determine the copyright status of objects in collections as well as decision-making processes around what works and collections to release and under which conditions to release them. Policies end up varying greatly among institutions, depending on their size and resources. A small institution might not need its own written policy on its website to release its public domain collections on a third-party platform, such as Flickr or Wikimedia Commons. They might not have a website, yet they can still develop open culture practices. Such an institution ideally will reach internal agreement about the process and decision making around copyright and open access and document that agreement in an internal note or statement.

An institution’s open access policies must be consistent with its mission and the legal framework in which it operates. Decision makers must understand how their institution’s mission aligns with open access principles. How will the institution’s mission be enhanced by openness? And does the institution’s mission support an open and inclusive ecosystem? The answers to these questions depend on each institution and are therefore unique, but the work of institutionalizing open access principles with policies, agreements and practices has commonalities across different cultural heritage institutions, as we will explore in the next section.

Final remarks

The cultural heritage sector has an evolving definition of “open”. Efforts like CC’s Open Culture Platform discussions aim to find a convergence. There are many different types of works by different stakeholders that can be made open. However, an important baseline for “open” among these differences is that reproductions of public domain works should remain in the public domain. Policies at different levels support and help guide open access practices in the cultural heritage sector. They provide the normative framework — the set of rules and incentives — in which open culture can establish itself and grow. It is fundamental that these practices and policies reflect and speak to the institution’s mission.

For a definition of metadata, see this Wikipedia article.
Labelling tools such as Rights Statements did not exist when the Open Definition was crafted, but according to Douglas McCarthy and Andrea Wallace’s Open GLAM survey, Rights Statements include at least two options that align with the Open Definition: NO COPYRIGHT - UNITED STATES and NO KNOWN COPYRIGHT.
An “open access policy" in this case, may refer to internal agreements and decision making around how the institution releases collections or works they steward or produce under open licenses and tools.
Read CC’s public comments on the review of the Recommendation.