Filling the repository

Theo: https://cyber.harvard.edu/hoap/Filling_the_repository

Xem thêm: Các thực hành tốt cho các chính sách của đại học

Xem thêm: Khoa học mở - Open Science

 

• Đây là phần trong Các thực hành tốt cho các chính sách truy cập mở của đại học.

• Việc áp dụng chính sách OA là dễ hơn so với việc triển khai nó, và phần khó nhất của việc triển khai chính sách OA “xanh” hoặc dựa vào kho là phải đảm bảo ký gửi tất cả tác phẩm phải được ký gửi. Phần này đề cập tới các khuyến khích cho các tác giả để tự họ ký gửi tác phẩm của họ, cũng như các phương pháp khác, người và máy, để có được tác phẩm của họ có trong kho. Nó có thể được coi như là phần phụ trong phần chính về Triển khai chính sách. Nhưng vì nó quá rộng, chúng tôi biến nó thành một phần riêng.

5.1. Biện hộ và giáo dục

• Cơ sở có thể với tới cộng đồng của nó để giáo dục các nhà nghiên cứu về những lợi ích của OA, những lợi ích của ký gửi vào kho, và các cơ chế của quy trình ký gửi. Ý tưởng này là để giải thích chính sách, và loại bỏ các trở ngại ký gửi. Các ví dụ như sau:

  • Đại học Nghệ thuật Luân Đôn đã tập trung các nỗ lực biện hộ vào việc phân phối được cá nhân hóa vượt xa hơn tới các giáo viên bằng “việc đi bộ trên sàn - Floor Walking”: gặp gỡ các giáo viên để đi bộ cùng qua ký gửi và thu hút phản hồi về quy trình và trả lời các câu hỏi. Sự vươn xa này đã dẫn tới những cải thiện về kỹ thuật và đã phát triển các mối quan hệ cá nhân sống còn. Goldsmiths, Đại học Luân Đôn đã phát triển tư liệu vươn xa và sau đó đã sử dụng tư liệu này như là nền tảng cho các trình bày vươn xa hơn. Các cơ sở đó đã chỉ ra rằng để có hiệu quả trong các hành động biện hộ, là sống còn phải hiểu văn hóa của phòng ban và thiết lập mối quan hệ với các giáo viên. Hãy xem các chi tiết về cả 2 chương trình ở đây.

  • Trường hợp điển hình về kho của cơ sở - IR (Institution Repository) của Đại học Strathclyde lưu ý rằng đại học này chào “các phiên huấn luyện và thông tin về cách xuất bản các tài liệu vào kho”. Xem các chi tiết ở đây; lưu ý đây là bài báo đánh động truy cập.

  • Dự án Hỗ trợ các kho được JISC cấp vốn đưa ra vài câu trả lời cho “Các vấn đề chung phát sinh trong biện hộ” ở đây, như được nhắc tới trong báo cáo của Liên minh các Kho Truy cập Mở - COAR (Confederation of Open Access Repositories); xem các chi tiết ở đây.

  • Thư viện Đại học Nairobi đã đối tác cùng Hiệp hội các Sinh viên Y học Kenya (Medical Students Association of Kenya) “để với tới được các sinh viên, giáo viên và Ban Quản lý Đại học, điền vào kho cơ sở và giới thiệu chỉ thị truy cập mở”. Xem chi tiết ở đây và ở đây.

  • Đại học Jomo về Nông nghiệp và Công nghệ của Kenya đã và đang nâng cao nhận thức của cộng đồng về IR của Đại học qua các khóa huấn luyện, các cuộc viếng thăm 1-1 với các giáo viên, quảng bá trên trực tuyến và in ấn, và huấn luyện ngang hàng. Xem các chi tiết ở đây.

  • Đại học Stellenbosch đang kiểm tra học bổng SUNScholar để đảm bảo rằng nó là tin cậy và có thẩm quyền. Được đưa vào trong kiểm tra đó là sự quét “Thực hành Kho được Chấp nhận Chung” (Generally Accepted Repository Practice) của IR, nó chi tiết hóa các nỗ lực quảng bá cho IR, bao gồm cả chỉ dẫn trợ giúp, các nỗ lực với tới qua phương tiện xã hội. Xem các chi tiết ở đây.

  • Đại học Công nghệ Queensland - QUT (Queensland University of Technology) gợi ý làm việc với các giáo viên có ảnh hưởng để giành được “những người áp dụng sớm” kho của cơ sở, ví dụ, “các nhà nghiên cứu hàn lâm có sự nghiệp muộn” và “các nhà nghiên cứu có uy tín cao”, những người có thể sau đó phục vụ như là các nhà biện hộ cho việc ký gửi. QUT cũng khuyến cáo đối tác với các nhà quản lý phòng ban và nhà trường bằng việc chào khóa huấn luyện tại chỗ và cung cấp các chi tiết về sự tham gia và các tỷ lệ tải về của phòng ban/nhà trường; xem các chi tiết ở đây.

  • Các nỗ lực của Đại học Columbia để khuyến khích các giáo viên tham gia vào kho bắt đầu bằng sự vương tới mạnh mẽ, nó bao gồm việc đi theo các hướng mới của sinh viên, dự các cuộc họp của phòng ban, và chào các khóa huấn luyện. Rebecca Kennison lưu ý rằng việc luôn nhìn thấy được và việc tùy biến thông điệp cho khán thính phòng là sống còn; hãy lắng nghe chi tiết ở đây.

  • Đại học Massey chào trình chiếu “Giới thiệu Nhà nghiên cứu điện tử – eResearcher” cho các giáo viên, nó bao gổm mô tả Nhà nghiên cứu điện tử là gì và nó làm việc như thế nào; các chi tiết có thể thấy ở đây.

  • Vào năm 2006 Đại học Southern Queensland đã phát triển kế hoạch tiếp thị cho kho của họ, nó gồm các hành động tại các khán thính phòng cụ thể để “[i] Nâng cao nhận thức và tri thức” về kho và các nỗ lực truy cập mở để ”nâng cao lòng tin của các nhà nghiên cứu hàn lâm và các nhân viên nói chung trong các quy trình đệ trình”; xem các chi tiết về kế hoạch đó ở đây.

  • Các phát hiện từ trường hợp điển hình của Đại học Illinois, Đại học Massachusetts, Đại học Michigan, Đại học Minnesota, và Đại học Bang Ohio đã chỉ ra rằng "việc thuyết phục các giáo viên chủ chốt để đóng góp" cho kho của cơ sở là “phương tiện hữu hiệu để lôi kéo những người khác đi cùng”. Xem các chi tiết ở đây.

  • Khảo sát các chiến lược tuyển chọn nội dung đã phát hiện là 5 trong số 7 cơ sở được nghiên cứu đã sử dụng “các hoạt động quảng bá”, bao gồm các lớp huấn luyện, các bài trình chiếu, các sách mỏng thông tin, và các website để thông tin cho những người có liên quan của họ về “thủ tục đệ trình” và “các lợi ích có liên quan khi đưa luận văn của bạn sẵn sàng trên trực tuyến”. 7 cơ sở được khảo sát từng là Cao đẳng Boston, Đại học Hong Kong, Đại học Stellenbosch, Đại học Helsinki, Đại học Bang North Carolina, Đại học Manitoba, và Đại học Brigham Young. Xem chi tiết ở đây.

  • Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) đã khởi xướng chiến dịch biện hộ OA Week 2012 để chia sẻ các câu chuyện của các nhà nghiên cứu về việc vì sao họ ký gửi tác phẩm của họ vào IR. Xem chi tiết ở đây. CSIC cũng xuất bản thư tin chia sẻ các chiến lược nội bộ để điền vào kho. Xem chi tiết ở đây, nhưng lưu ý thư tin chỉ sẵn sàng ở Tây Ban Nha. Cuối cùng, CSIC đã tăng cường cho chương trình của cơ sở về “huấn luyện và nhân cao nhận thức”, chi tiết có thể thấy ở đây.

  • JISC cung cấp bộ công cụ Quản lý Thông tin Nghiên cứu và bộ công cụ Kho Số (Research Information Management infoKit and Digital Repository infoKit), bộ công cụ Kho số cung cấp “chỉ dẫn ‘cách để’ làm thực tế để thiết lập và chạy các kho số”. Phần bên trong thảo luận “Khung Quản lý” rà soát lại các phương pháp để thay đổi cơ sở, nó chào các gợi ý thực hành về biện hộ, thay đổi văn hóa, tùy biến thông điệp cốt lõi, các lựa chọn biện hooj, và các hoạt động biện hộ. Vài trong số các phương pháp đó được minh hoạc bằng các ví dụ các hoạt động được các cơ sở nhất định tiến hành. Xem chi tiết ở đây.

  • Nghiên cứu của Cao đẳng ở Đại học London khai thác các chính sách về, các thực hành xung quanh, và “các rào cản cho ký gửi điện tử của các luận án điện tử” ở Vương quốc Anh. Vài lo ngại được nhận diện có thể được làm nhẹ bớt bằng giáo dục. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Công nghệ Queensland (QUT) sử dụng các nỗ lực vươn xa có chủ đích, gồm các khóa huấn luyện với các thông điệp đặc thù theo nguyên tắc, và các mối quan hệ thư viện tham gia mạnh mẽ trong quá trình vươn xa và giáo dục. Xem chi tiết ở đây.

  • Báo cáo từ Liên minh các Kho Truy cập Mở (COAR) về "các thực hành tốt nhất bền vững, nhân bản được có liên quan tới việc điền vào các kho" thảo luận các nỗ lực biện hộ ở Liên đoàn Kho Số - DRF (Digital Repository Federation) ở Nhật Bản, gồm việc xây dựng các mối quan hệ, "luôn [là] nhìn thấy được", và tạo thông điệp được tùy biến (tìm báo cáo DRF đầy đủ ở đây). Báo cáo của COAR cũng đề cập tới các nỗ lực tại Đại học Konstanz, nó dựa mạnh vào việc xây dựng các kết nối cá nhân để tuyển chọn nội dung và phát triển lòng trung thành (xem báo cáo đầy đủ của Konstanz ở đây).

  • 4 bản tóm tắt trường hợp điển hình khai thác các nỗ lực biện hộ của Đại học Zimbabwe, Cao đẳng Y tế Kamuzu, Đại học Latvia, và Đại học Khartoum. Xem chi tiết ở đây.

  • Kế hoạch biện hộ chi tiết của Đại học Exeter nhằm khuyến khích sử dụng RePosit. Các phương pháp được tùy biến cho các khán thính phòng khác nhau, và phương tiện xã hội được sử dụng “càng nhiều có thể càng tốt” vì nó là nhanh, dễ, và có sự vương rộng. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Minho đã thiết lập 4 chương trình có lớp lang để gia tăng “các mức độ áp dụng kho”, nó bao gồm kế hoạch các hoạt động quảng bá, như, “tuyên truyền trong giáo viên của chúng ta… bằng phương tiện các bài trình chiếu, các tài liệu, các cuộc phỏng vấn, tin tức trên báo chí, các tư liệu quảng bá, các tờ rơi, website”. Xem chi tiết ở đây.

  • Dự án Kultivate làm việc “để gia tăng tỷ lệ ký gửi nghiên cứu nghệ thuật”. Bằng cách đó, nó đã phát triển bộ công cụ để hỗ trợ cho các nhà quản lý và các nhân viên kho trong phát triển kế hoạch biện hộ để khuyến khích ký gửi của các nhà nghiên cứu nghệ thuật ảo “theo cả cách trực quan và bằng văn bản”. Xem chi tiết ở đây.

  • Trọng tâm đối với sự khởi xướng IR của Đại học Central Lancashire từng là quan hệ đối tác đã được thiết lập với cộng đồng nghiên cứu ngay từ đầu để không chỉ thu thập nội dung cho kho, mà còn để “[nhúng] Kho vào trong các mục tiêu chiến lược và các tiến trình công việc vận hành của Đại học ở mức cao để đảm bảo tính bền vững của nó thông qua số lượng nghiên cứu, dạy và học liên tục và các kết quả đầu ra của các dự án khác”. Sự vươn ra xa với quan hệ đối tác này đã bắt đầu sớm trong quá trình và gồm cả sự thể hiện liên tục sự cam kết tham gia với cộng đồng nghiên cứu. Xem chi tiết ở đây.

  • ETH, MIT, và Đại học Rochester sử dụng các chiến lược vươn ra xa như “tạo thương hiệu cho chương trình và nâng cao nhận thức về (các) vấn đề… làm cho IR hấp dẫn với những người ký gửi tiềm năng… tăng cường thái độ tích cực và khuyến khích các điều kiện làm cho việc ký gửi tác phẩm trong một IR thành lựa chọn hấp dẫn… [và] tìm cách thiết lập giao tiếp và sự liên hệ 2 chiều của khán thính phòng đích”. Xem chi tiết ở đây.

  • Theo sau khảo sát thư viện được tiến hành tại Đại học Jyväskylä, nó đã phát hiện rằng các giáo viên tham gia đã có vài sự hiểu lầm phổ biến về quy trình ký gửi, sự cho phép, và sự vận hành kho mà thư viện nhằm làm rõ quy trình ký gửi và vai trò của các nhà nghiên cứu ở đó. Xem chi tiết ở đây.

  • Bill Hubbers của Trung tâm Truyền thông Nghiên cứu, Đại học Nottingham thảo luận về các lo ngại của tác giả về việc ký gửi tác phẩm của họ trong các kho của cơ sở. Trước hết là tác phẩm được rà soát lại ngang hàng được liệt kê cùng với các tư liệu xám, nhưng cũng có các lo ngại về “việc vi phạm bản quyền và vi phạm các giai đoạn cấm vận; … tài liệu đã và đang chưa ‘được nhà xuất bản biên tập đúng’; không biết kho phù hợp; lo ngại về đạo văn hoặc không biết sử dụng lại; rồi không biết cách ký gửi tư liệu vào kho và không biết kho là gì”. Để trả lời, Hubbard lưu ý rằng giáo dục và “biện hộ những điều cơ bản một cách liên tục, lặp đi lặp lại, say mê cật lực” sẽ làm nhẹ đi những lo ngại đó. Xem chi tiết ở đây.

  • Dự án của Đại học Cambridge và Đại học Highlands and Islands nhằm gia tăng các ký gửi tới, sự thỏa mãn trong, và “sự cơ sở hóa” kho của cơ sở với “công cụ tích hợp kỹ thuật kết nối Môi trường Nghiên cứu Ảo - VRE (Virtual Research Environment) tới IR”. Việc xây dựng truyền thông và mối quan hệ được mô tả như là “sống còn” cho sự thành công của chương trình, vì “trọng tâm đã phải duy trì trong sự cơ sở hóa IR”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Southampton chào biện hộ IR ở nhiều dạng; thư viện “cung cấp huấn luyện và chỉ dẫn, gồm cả huấn luyện theo yêu cầu và 1-1, không chỉ về sử dụng kho mà còn về các chủ đề như OA nói chung, các luận án điện tử, phân tích chỉ mục, quản lý dữ liệu và nhận thức hiện hành”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Buea của Cameroon đã sử dụng “bắt đầu nhỏ… để đảm bảo kế hoạch vận hành và hiệu quả” để thu thập nội dung từ các giáo viên: IR từng lần đầu được điền vào bằng “các luận văn sau tốt nghiệp”. Các nỗ lực biện hộ hiện hành đang được triển khai để đảm bảo cộng đồng đại học lớn hơn hỗ trợ cho các ký gửi vào IR. Xem chi tiết ở đây.

  • Theo sau triển khai ban đầu kho Ktisis, các nhân viên thư viện của Cyprus Đại học Công nghệ Síp đã tập trung vào quảng bá nó, bao gồm “phát triển các dịch vụ thông tin… sử dụng các trang trợ giúp, sử dụng các chỉ dẫn, các tờ rơi, ... ” để giải quyết những lo ngại về bản quyền của các nhà nghiên cứu và giúp họ “hiểu những lợi ích mà kho của cơ sở có thể mang lại”. Xem chi tiết ở đây.

  • Nghiên cứu ở Đại học Bang Oregon đã khảo sát các Báo cáo Trích dẫn Tạp chí của Thomson Reuters và SHERPA RoMEO để xác định liệu “các tạp chí cốt lõi trong một ngành … có cho phép lưu trữ bản thảo trước hoặc sau khi in trong các hợp đồng thỏa thuận chuyển giao bản quyền của họ hay không”. Với danh sách này, các nhân viên thư viện đã tiếp cận các giáo viên với “các vấn đề truyền thông hàn lâm như các quyền tác giả và truy cập mở” như phương tiện mở ra thảo luận khuyến khích ký gửi vào kho của cơ sở. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học De Montfort ở Leicester (DMU) “đã nhằm cải thiện và nhúng kho DORA của DMU vào trong các quy trình và hệ thống của cơ sở”. Công việc biện hộ, như một thành phần của dự án EXPLORER, có liên quan tới “tiếp cận đích” mà chạy theo suốt thời gian dự án, từ các sự kiện tới các bài đăng trên blog và “các tư liệu biện hộ”, cũng như các trình bày. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Glasgow đã thành lập ban lãnh đạo dự án Daedalus gồm các thành viên giáo viên, các giáo viên ủng hộ OA được tuyển mộ để đệ trình sớm nội dung, và chào các bài trình chiếu và các sự kiện khác để giới thiệu dự án cho cộng đồng. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Rochester đã tạo ra “’tờ rơi nhỏ’ cho các thủ thư các câu trả lời cho các câu hỏi và các lo ngại của giáo viên về IR”. Các ví dụ khác về các phương pháp quảng bá IR có chi tiết ở đây.

  • Đại học Illinois, Đại học Massachusetts, Đại học Michigan, Đại học Minnesota, và OĐại học Bang Ohio đã biến đổi “các chiến lược thành công” của việc đảm bảo nội dung, một trong số đó gồm “việc thuyết phục các giáo viên chính đóng góp như là phương tiện lôi kéo những người khác”. Xem chi tiết ở đây.

  • Thư viện trường Cao đẳng Rollins lôi kéo các giáo viên vào các rà soát lại định kỳ khi bãi bỏ các chức danh như là biện pháp thực tế để mở ra thảo luận trong khu trường về truyền thông hàn lâm; các tạp chí và các kho OA sau đó đã được giới thiệu như là lựa chọn thay thế cho mô hình đăng ký thuê bao. Các bên tham gia đóng góp khác nhau đã nhận được các thông điệp biện hộ khác nhau; ví dụ, “hiệu trưởng đã có quan tâm về uy tín của cơ sở, Trưởng khoa với ý tưởng kho các xuất bản phẩm ổn định của các giáo viên, IT và các thủ thư trong giải pháp đặt chỗ… chúng đã không lấy nhiều thời gian và sự tin thông của các nhân viên [và] … các giáo viên … là trực quan hơn với nghiên cứu của riêng họ và chính sách từng là mềm dẻo”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Glasgow đang làm việc để nhúng kho của họ “vào kết cấu của cơ sở” qua thời gian. Các nỗ lực bao gồm là “các hoạt động biện hộ Truy cập Mở” và “chạy các khóa huấn luyện cho các nhân viên các phòng ban và các nhà quản lý về Truy cập Mở, Chính sách và Kho”. Xem chi tiết ở đây.

  • Sự phát triển kho cơ sở của Cao đẳng Kalamazoo đã có liên quan tới nhiều bên tham gia; đó là - các nhân viên thư viện và CNTT, các trưởng khoa, các giáo viên, và các trợ lý hành chính - yêu cầu vươn ra để thành công, gồm cả việc nuôi dưỡng “ý nghĩa sở hữu cộng đồng” và “gắn kết”. Xem chi tiết ở đây.

  • Trường hợp điển hình của 3 thư viện và các tiếp cận của họ để điền vào các kho cơ sở của họ bằng nội dung chỉ ra rằng tất cả 3 cơ sở đó đã sử dụng biện hộ cho kho cơ sở để có nội dung, từ sự vươn tới của giáo viên với các quan hệ thư viện cho các bài trình chiếu chỉ dẫn và làm thương hiệu và tiếp thị kho. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Northampton đang làm việc để “sửa đổi các thủ tục của đại học để đệ trình cho NECTAR, tăng sự tham gia của các nhà nghiên cứu, khuyến khích ký gửi nội dung toàn bộ và xa hơn để nhúng NECTAR vào các tiến trình nghiên cứu”; được đưa vào trong kế hoạch của đại học để làm thế là để “cung cấp chương trình huấn luyện, hoạt động biện hộ và quảng bá thích hợp”. Vài “bài trình bày” và “các phiên huấn luyện” đã được phân phối. Xem chi tiết ở đây.

  • Ở Viện Công nghệ California việc khuyến khích ký gửi là sự cố gắng mang “tính xã hội học và chiến lược”. Để thành công trong việc tuyển mộ hỗ trợ các nhà nghiên cứu, từng là quan trọng để làm việc hướng với việc đảm bảo cho các giáo viên lâu năm như là những người áp dụng sớm, những người “có thể xem kế hoạch [ký gửi] như là các công việc nền tảng/đỉnh cao/được thu thập phản chiếu sự nghiệp của họ”. Bằng việc hỗ trợ lập luận này với dữ liệu, vị thế thuyết phục có thể được tạo ra rằng “nội dung trong IR là trực quan cao và đọc được”. “Các lãnh đạo ý kiến” được xác định đó có thể trở thành các đối tác thành công trong ký gửi tác phẩm vào kho của cơ sở. Xem chi tiết ở đây.

  • Vươn ra ngoài cho kho của cơ sở tại Đại học Southampton là mạnh mẽ, trải từ việc cung cấp các trình chiếu và hỗ trợ 1-1, cho tới việc chào “Trợ giúp và Thông tin” và “lôi kéo mọi người ở tất cả các mức tham gia trong quy trình ký gửi”. Xem chi tiết ở đây.

  • Một liên lạc viên kho của cơ sở đã được thuê ở Đại học Minho để cung cấp hỗ trợ tác giả, nó bao gồm các nỗ lực vươn ra ngoài như giới thiệu và “làm tươi mới” các bài trình chiếu, các tư liệu quảng bá, bàn trợ giúp, và hơn thế nữa. Chi tiết xem ở đây.

  • Sự phát triển kho ở Đại học St Andrews đã bao gồm các chiến lược từng được sử dụng thành công để khuyến khích ký gửi. Nói đơn giản, “các nhân viên thực thụ tại chỗ dành thời gian đáng kể để tương tác với các nhà nghiên cứu là sống còn”. Bổ sung thêm vào các dịch vụ gia tăng được các thủ thư dẫn đầu, “quảng báo kho có thể nâng cao nhận thức giữa các nhà nghiên cứu hàn lâm về các vấn đề xung quanh bản quyền và phổ biến toàn văn, và gây ảnh hưởng tới thái độ hướng tới truy cập mở”. Xem chi tiết ở đây.

  • Tác phẩm từ Đại học Bách khoa Bang California chào “các nguyên lý tiếp thị cơ bản và cách áp dụng chúng để tiếp thị kho của cơ sở trong một cơ sở giáo dục đại học”. Xem chi tiết ở đây. Lưu ý: Đây là tác phẩm truy cập mất tiền.

  • Kho cơ sở của Đại học Bách khoa Castelo Branco (Instituto Politécnico de Castelo Branco) đã triển khai “chiến lược phát tán”, gồm các hội nghị và thư tin, được sử dụng để giáo dục cộng đồng về sự hiện diện của kho. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Bang Georgia đã và đang làm việc “để nâng cao nhận thức về OA nói chung và cung cấp thông tin thực hành cho giáo viên về ‘bản quyền’ của họ”. Các giáo viên mới đã được nhắm tới với chiến dịch vươn ra ngoài gồm “cuốn sách mới Truy cập Mở của Peter Suber từ Nhà in của MIT… một đánh dấu sách giải thích OA; thông tin về kho cơ sở của đại học này, Digital Archive @ GSU; và thông tin liên hệ đối với một thủ thư chuyên gia về vấn đề trong lĩnh vực của thành viên giáo viên”. Chiến dịch tiếp thị cũng gồm “các trưởng khoa hàn lâm và các nhà quản lý chủ chốt khác trong khu trường” và đã thừa nhận tích cực. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Mở nhận diện sự biện hộ và phát triển như là hòn đá tảng cho việc xây dựng bộ sưu tập của kho cơ sở mà không cần chỉ thị. Các phương pháp biện hộ từng đa dạng, từ việc sử dụng phương tiện xã hội cho các nỗ lực quảng bá cho tới việc dự các cuộc gặp của phòng ban. Các nỗ lực đã lôi kéo được “63% đầu ra tạp chí của Đại học được xuất bản trong năm 2008 và 2009” và các nhà quản lý kho đang “có khoảng 36 ký gửi toàn văn mỗi tuần, so với số lượng ít 2 tuần trước chiến dịch biện hộ/phát triển”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Stellenbosch chào vài gợi ý cho các nỗ lực tiếp thị “nội bộ” và “bên ngoài” để thu hút sự hỗ trợ cho kho của cơ sở. Được đưa vào như các ví dụ là “các bài trình chiếu”, “các cuộc trình bày demo”, và “các cuộc hẹn gặp cá nhân” để tiếp thị kho và tạo mối quan tâm về ký gửi. Xem chi tiết ở đây.

  • Pano quảng cáo từ Trường Khoa học Kinh tế và Chính trị Luân Đôn minh họa rõ ràng giá trị gia tăng từ việc ký gửi trong kho cơ sở của LSE Research Online ở vài điểm quan trọng: tính trực quan cao, các hồ sơ chuyên nghiệp với nội dung chính xác và toàn diện, và tuân thủ bản quyền. Những lợi ích đó phục vụ như là đối âm với các thực hành chung của tác giả cho việc đăng tác phẩm của họ trên “các trang web cá nhân”. Công cụ biện hộ đơn giản này nhấn mạnh các điểm nói chính.

  • Các báo cáo của Đại học Glasgow về những nỗ lực của Đại học “để tạo ra Gói Tài nguyên Kho Truy cập Mở - OARRPack cho Nhóm Triển khai Truy cập Mở của Vương quốc Anh (OAIG)”, mục tiêu cuối cùng của nó là “sự pha trộn thông tin mức cao cần thiết để ban hành những sửa đổi chính sách rộng khắp cơ sở và các chi tiết thực hành cần thiết để triển khai các thay đổi chính sách đó”. Gói nghiên cứu của OAIG cung cấp “Thông tin và chỉ dẫn”, gồm một phần về biện hộ và thay đổi văn hóa. Có các đường liên kết tới "Các tài nguyên chính”, các gợi ý để tùy biến “thông điệp rõ ràng về vì sao kho của cơ sở là quan trọng, và vì sao mọi người cần tham gia với nó”, và các cơ sở mẫu đã dẫn dắt thành công các chiến dịch biện hộ gồm: Đại học Liège, Đại học Southampton, và Đại học Công nghệ Queensland. Tìm video của William Nixon, Đại học Glasgow, trong gói tài nguyên đó. Xem chi tiết ở đây.

  • Mạng kho của Welsh chào vài giải pháp đối với các thách thức chung về các ký gửi vào kho. Giáo dục được nhấn mạnh là quan trọng cho việc sinh ra sự gắn kết với kho của cơ sở khắp nhiều khía cạnh: từ việc giành được sự hỗ trợ mức cao, nó sẽ tạo ra “sự tích hợp với các hệ thống và quy trình khác [của đại học]” và có thể đặt nền tảng cho chỉ thị rộng khắp cơ sở, cho việc xây dụng sự hiểu biết xuyên khắp cộng đồng những người sử dụng về các lợi ích của việc ký gửi tác phẩm của họ vào trong kho đó (như, số người đọc rộng lớn hơn, các vấn đề cấp vốn nhà nước, các quyền tác giả và bản quyền, …). Xem chi tiết ở đây.

  • Joanne Yeomans, nhân viên Thư viện CERN giới thiệu cho các nhân viên mới quy trình ký gửi và sử dụng bảng tin nội bộ để nhắc nhở các nhân viên ký gửi tác phẩm. Các kết hoạch trong tương lai gồm bám theo các tác giả về các tác phẩm đặc biệt còn chưa được ký gửi. Xem chi tiết ở đây.

  • Các thủ thư của Đại học Furman đã phát triển chương trình dài 1 năm “diễn giả chuyên gia” nhằm giáo dục các giáo viên về “truy cập mở, đo đếm thay thế altmetrics, các quyền tác giả, và các chủ đề thích hợp khác”. Các quy trình được chi tiết hóa để thu hút các diễn giả và tổ chức chương trình như vậy trong khu trường. Xem chi tiết ở đây.

  • Thư viện Đại học Miami đã đối tác với Trung tâm vì Sự tiến bộ của việc Học, Dạy, và Đánh giá Đại học để triển khai chương trình vươn ra ngoài dài 1 năm đã lôi kéo các giáo viên, sinh viên, và các nhân viên cùng nhau học về “truy cập mở, kinh tế tạp chí, xuất bản ăn cướp, đo đếm thay thế (almetrics), dữ liệu mở, rà soát lại ngang hàng mở, ...”. Chương trình đã phát triển với trọng tâm vào sự phát triển cộng đồng, thảo luận, và tham gia nhóm. Xem chi tiết ở đây.

  • Thư viện Đại học Georgia Southern đã tích hợp các đo đếm thay thế PlumX với IR của nó vào năm 2014, và “đã tiếp thị” cho gói được tích hợp đó tới các giáo viên, các lãnh đạo phòng ban, và các trưởng khoa qua các sách mỏng, các phiên chat, trình bày, và các báo cáo PlumX, để giúp các giáo viên hiểu cách tác phẩm của họ từng được sử dụng. Nó cũng nêu các kết quả cho công chúng rộng lớn hơn.

5.2. Các công cụ ký tửi tự động

Các cơ sở có thể sử dụng các công cụ ký gửi tự động để dễ dàng hơn tham gia ký gửi vào kho. Các công cụ đó giúp hợp lý hóa, tự động hóa, hoặc tiêu chuẩn hóa quy trình ký tửi để khuyến khích sự tham gia. Các ví dụ bên dưới.

1. BibApp "phù hợp với các nhà nghiên cứu trong khu trường của bạn với dữ liệu xuất bản của bạn và khai thác dữ liệu đó để thấy các cộng tác và tìm các chuyên gia trong các lĩnh vực nghiên cứu". Hãy tìm thông cáo báo chí nói về BibApp ở đây. Các ví dụ về BibApp có thể thấy ở Đại học Illinois ở Urbana-Champaign, Thư viện Sinh học Biển, Thư viện Cơ sở Woods Hole Oceanographic, và Trung tâm Y tế của Đại học Kansas.

• • Trường Y Hannover sử dụng các công cụ như BipApp, nó “trình bày tác phẩm hàn lâm được nhà nghiên cứu đặc biệt, nhóm nghiên cứu, phòng ban hoặc cơ sở làm” để tạo động lực cho các nhà nghiên cứu tự ký gửi. Xem chi tiết ở đây.

  • Khảo sát năm 2009 các kho cơ sở có đăng ký với OpenDOAR đã nghiên cứu các hoạt động làm sạch bản quyền, BibApp được nêu như là công cụ có thể được sử dụng để “tạo thành các tiến trình công việc của sự cho phép”. BibApp

2. DepositMO “tìm cách nhúng văn hóa ký gửi kho vào công việc hàng ngày của các nhà nghiên cứu. Dự án đã mở rộng các khả năng của các kho để khai thác các môi trường máy để bàn và sáng tạo quen thuộc của những người sử dụng của nó, đặc biệt, để ký gửi nội dung trực tiếp từ Microsoft Word và Windows Explorer”. Xem chi tiết ở đây và ở đây.

• • DepositMO đã được giới thiệu trong “cuộc gặp của Chương trình JISC” như là cách để tải lên các hình ảnh để hợp lý hóa quy trình ký gửi. Xem chi tiết ở đây.

3. DepositMOre đang “làm việc với các đối tác kho được chọn để xây dựng và áp dụng các công cụ phát hiện và ký gửi mới và để thống kê chỉ ra các ký gửi MOre trong các kho đó”, là kết quả từ sử dụng các công cụ DepositMO.

4. Deposit Strand nhằm “làm dễ dàng hơn để ký gửi trong các kho. Các dự án sẽ nhận diện và triển khai các giải pháp kỹ thuật và thực hành tốt mà có thể được chia sẻ với các cơ sở khác, rốt cuộc dẫn tới điền vào tốt hơn các kho truy cập mở với lợi ích gia tăng cho nhà nghiên cứu, khu vực giáo dục và nền kinh tế”. Xem chi tiết bổ sung về công cụ ký gửi đó ở đây.

5. Người sử dụng truy cập kho trực tiếp - DURA (Direct User Repository Access) nhằm “nhúng ký gửi của cơ sở vào tiến trình hàn lâm của nhà nghiên cứu gần như không mất chi phí đối với nhà nghiên cứu”. “Module Mendeley sở hữu độc quyền sắp ra” là kết quả từ các nỗ lực của dự án được JISC cấp vốn làm việc với phần mềm Elements của Symplectic để cho phép các nhà nghiên cứu “đồng bộ hóa các hồ sơ Mendeley cá nhân của họ với tài khoản của Elements ở cơ sở của họ; và quan trọng nhất, tận dụng các khả năng chia sẻ tệp giàu của Mendeley”. Xem chi tiết ở đây.

6. EasyDeposit là “bộ công cụ máy trạm tạo SWORD nguồn mở. Với EasyDeposit bạn có thể tạo các giao diện web ký gửi SWORD được tùy biến từ bên trong trình duyệt của bạn. Bạn có thể chọn các bước mà người sử dụng được trình bày, thay đổi trật tự của chúng, và sửa kiểu nhìn và cảm nhận của trang sao cho nó phù hợp với cơ sở của bạn“.

• • Theo sau sự phát triển năm 2009 của EasyDeposit, chức năng ký gửi nhiều kho đã được bổ sung vào mã này. Xem chi tiết ở đây.

  • EasyDeposit đã được sinh ra từ nhu cầu có “bộ công cụ giao diện ký gửi SWORD chung mà đã cho phép các hệ thống ký gửi mới dễ dàng được tạo ra”. Hai ví dụ từ Thư viện Đại học Auckland minh họa cách EasyDeposit giúp làm cho các ký gửi dễ dàng hơn cho các dự án/người sử dụng với các nhu cầu đặc thù, đơn nhất: ký gửi luận án của các phó tiến sỹ và lưu trữ loạt bài báo cáo kỹ thuật. Xem chi tiết ở đây.

7. Giao thức Sáng kiến Lưu trữ Mở để Thu thập Siêu dữ liệu – OAI-PMH (Open Archives Initiative's Protocol for Metadata Harvesting) “cung cấp khung tương hợp độc lập với ứng dụng dựa vào việc thu thập siêu dữ liệu”. Chi tiết về lịch sử và sự hình thành các kho của cơ sở và tầm quan trọng của các tiêu chuẩn về tính tương hợp của ho xúc tác cho “việc thu thập, tìm kiếm, ký gửi, xác thực, và mô tả các nội dung”, xem ở đây.

8. Nối Kho Truy cập Mở – OA-RJ (Open Access Repository Junction) là “API hỗ trợ định hướng lại và ký gửi các kết quả đầu ra nghiên cứu trong nhiều kho”.

9. Open Depot (Kho chứa Mở) “đảm bảo rằng tất cả các nhà nghiên cứu hàn lâm trên thế giới có thể chia sẻ vì lợi ích của việc làm cho kết quả đầu ra nghiên cứu thành Truy cập Mở. Đối với những ai mà các đại học và các tổ chức của họ có một kho trên trực tuyến, thì OpenDepot.org làm cho họ dễ dàng tìm được. Đối với những ai không có kho cục bộ, bao gồm cả các nhà nghiên cứu không liên kết, thì OpenDepot là nơi để ký gửi, sẵn sàng cho những người khác thu thập”.

10. Nhận diện Tổ chức và Kho - ORI (Organisation and Repository Identification) là “công cụ phần mềm trung gian đứng một mình để nhận diện các tổ chức hàn lâm và các kho có liên quan. Dự án này sẽ cải thiện khả năng vận hành ORI được EDINA phát triển cho Nối Kho Truy cập Mở (OA-RJ) và OpenDepot.org và thiết lập nó như là thành phần phần mềm trung gian độc lập được làm sẵn sàng cởi mở cho bất kỳ ứng dụng của bên thứ 3 nào để sử dụng”. Xem chi tiết ở đây.

11. PUMA nhằm tích hợp ký gửi vào tiến trình công việc của tác giả như sau: “tải lên xuất bản phẩm tự động tạo ra bản cập nhật của cả trang cá nhân và trang của cơ sở, tạo hạng mục trong BibSonomy, hạng mục trong hệ thống báo cáo hàn lâm của đại học, và xuất bản phẩm của nó trong kho của cơ sở”. Xem chi tiết ở đây.

12. RePosit “tìm cách gia tăng sử dụng công cụ ký gửi kho dựa vào web được nhúng trong hệ thống quản lý các xuất bản phẩm một nhà nghiên cứu đối mặt”. Blog của dự án chi tiết hóa công việc của các thành viên trong nhóm, "Đại học Leeds (Chủ tịch), KĐại học Keele, Đại học Queen Mary ở Luân Đôn, Đại học Exeter và Đại học Plymouth, với hãng Symplectic Ltd." Xem chi tiết ở đây.

• • Dự án của Đại học Cambridge và Đại học Highlands and Islands nhằm gia tăng các ký gửi tới, làm thỏa mãn, và “cơ sở hóa” kho của cơ sở bằng “công cụ tích hợp kỹ thuật, nó kết nối Môi trường Nghiên cứu Ảo - VRE (Virtual Research Environment) với IR”. Công cụ đó đã được phát triển và triển khai thành công, và các ký gửi từ đó đã gia tăng: “Số các cộng đồng IR đã gấp đôi và số lượng các bộ sưu tập đã tăng gấp 3”. Xem ví dụ ở đây.

13. Môi giới Nối Kho – RJ (Repository Junction) Broker là “công cụ phần mềm trung gian đứng một mình để xử lý ký gửi các bài báo nghiên cứu từ nhà cung cấp tới nhiều kho”. Các lưu ý cập nhật dự án tháng 06/2013 nêu rằng cố gắng thử của RJ Broker với Nhóm Xuất bản Tự nhiên (Nature Publishing Group) và Trung tâm PubMed châu Âu (Europe PubMed Central) hoàn tất (và đã thành công), và sự phát triển và chuyển đổi sang RJ Broker như một dịch vụ đang được triển khai. Hơn nữa, MIT đang “làm việc để nhập dữ liệu cho Dspace”. Xem chi tiết ở đây.

14. Dịch vụ Web Đơn giản Chào Ký gửi Kho - SWORD (Simple Web-service Offering Repository Deposit) “là giao thức nhẹ để ký gửi nội dung từ vị trí này sang vị trí khác”. Hãy tìm video giới thiệu SWORD 2.0 ở đây.

• • BioMed Central mô tả ngắn gọn đối tác của nó với MIT “để thiết lập bộ nuôi tự động các bài báo của MIT… Giao thức SWORD cho phép kho của cơ sở nhận các bài báo mới được xuất bản từ bất kỳ trong số hơn 200 tạp chí của BioMed Central ngay khi chúng được xuất bản, không cần bất kỳ nỗ lực nào về phần tác giả và hợp lý hóa quy trình ký gửi cho quản trị kho”. Xem chi tiết ở đây.

  • SWORD được xác định trong báo cáo của Liên đoàn các Kho Truy cập Mở - COAR (Confederation of Open Access Repositories) về “các thực hành nhân bản tốt nhất có liên quan tới việc điền vào các kho” như là “cơ chế ký gửi [mà] chào dịch vụ nhập thống nhất và đảm bảo sự chuyển giao lành mạnh các bản thảo”. Được đưa vào trong thảo luận này là các chỉ dẫn được PEER tạo ra trong “ký gửi, ký gửi có hỗ trợ và tự lưu trữ” được SWORD tạo thuận lợi. Xem chi tiết ở đây.

  • Giao thức SWORD được sử dụng để đẩy các tác phẩm từ BioMed Central sang kho của MIT; khả năng này “làm dễ dàng hơn cho các giáo viên của chúng ta để làm cho tác phẩm của họ sẵn sàng cởi mở”. Xem chi tiết ở đây.

  • Giao thức SWORD là mềm dẻo, xúc tác cho ký gửi vào các kho từ các nhà xuất bản, máy tính của nhà nghiên cứu, và hơn thế. “Các trường hợp điển hình khác nhau, cách chúng phù hợp trong vòng đời hàn lâm, và cách SWORD tạo thuận lợi cho họ” được minh hoạc với các ví dụ. Xem chi tiết ở đây.

  • SWORD có ứng dụng trong các ký gửi arXiv, bao gồm “thu từ các nguồn khác nhau” và “ký gửi vào Data Conservancy”. Vì arXiv từng là “người áp dụng sớm” của SWORD, nó có “hơn 5000 đệ trình được chấp nhận” từ giao thức này. Xem chi tiết ở đây.

• • Đại học Auckland sử dụng SWORDv2 và đã đơn giản hóa giao diện người sử dụng và ký gửi các luận án cho IR của Đại học. Quy trình này ngụ ý các sinh viên không cần có hồ sơ người sử dụng hoặc hiểu biết sâu về kho. Đại học Oxford sử dụng SWORDv2 trong ho của họ, DataFlow, nó cho phép tạo hồ sơ đồng bộ. Xem chi tiết cả 2 dự án ở đây.

5.3. Hỗ trợ bản quyền

• Một cơ sở có thể cung cấp hỗ trợ bản quyền cho các tác giả ký gửi, điều có thể gồm các dịch vụ như thương lượng với các nhà xuất bản, giáo dục bản quyền, và kiểm soát phiên bản.

  • Liên minh các Tổ chức Khoa học Đức (Alliance for German Science Organizations) đã thương lượng các điều khoản cấp phép cho phép vài trung tâm nghiên cứu của Đức “ký gửi các bài báo được xuất bản trong các kho, trong ngữ cảnh các giấy phép nội dung của họ”. Báo cáo của Liên đoàn các Kho Truy cập Mở (COAR) chi tiết hóa điều này và các nỗ lực tương tự khác của Nhóm BIBSAM, Thụy Điển và Nhóm FinELib của Phần Lan. Xem chi tiết ở đây.

  • Báo cáo của COAR về “các thực hành bền vững, nhân bản được tốt nhất có liên quan tới việc điền vào các kho” thảo luận về các nỗ lực làm sạch bản quyền của 5 cơ sở, gồm cả Đại học Griffith, để làm cho ký gửi dễ dàng hơn cho các tác giả. Các hoạt động đó trải từ việc tư vấn cho các tác giả tới việc liên hệ với các nhà xuất bản để đảm bảo sự làm sạch. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Minho đã tạo ra “các dịch vụ giá trị gia tăng cho cả các tác giả và các độc giả”, nó gồm cả “các trang trợ giúp và các chỉ dẫn người sử dụng … để giúp các tác giả với quyết định liệu có hay không họ có thể xuất bản các tư liệu của họ vào các IR Truy cập Mở mà không vi phạm bất kỳ phát hành bản quyền nào trước đó họ có thể đã ký rồi”. Xem chi tiết ở đây.

  • Các kết quả khảo sát được tiến hành ở Đại học Công nghệ Síp đã phát hiện rằng các nỗ lực trong tương lai nên được thư viện thực hiện để “phát triển chính sách phụ lục của tác giả”. Xem chi tiết ở đây.

  • Bản quyền vẫn là lo ngại đặc biệt đối với các nghệ sỹ, và Dịch vụ Dữ liệu Nghệ thuật Ảo - VADS (Visual Arts Data Service - http://www.vads.ac.uk/) đã “tạo ra các chỉ dẫn và các kịch bản… để làm dịu nỗ sợ hãi, các hiểu lầm và sự thờ ơ về bản quyền và IPR” với mục đích làm tăng ký gửi qua giáo dục và hỗ trợ bản quyền. Xem chi tiết ở đây.

  • Các sáng kiến của Đại học Southampton để khuyến khích ký gửi gồm thư viện cung cấp “chỉ dẫn về bản quyền” cho các nhà nghiên cứu. Xem chi tiết ở đây.

  • Bài đăng trên blog Nghiên cứu Trên trực tuyến (Research Online) của Trường Luân Đôn về Vệ sinh và Y tế Nhiệt đới – LSHTM (London School of Hygiene & Tropical Medicine) chỉ ra rằng “đội của chúng tôi có kinh nghiệm trong việc hướng đạo các chính sách của các nhà xuất bản truy cập mở … sẽ kiểm tra tất cả các quyền nhân danh bạn và khuyến cáo bạn như những gì chúng ta có thể làm cho sẵn sàng tự do”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Glasgow cung cấp hỗ trợ bản quyền cho các tác giả bằng cách khai thác các thỏa thuận cho phép và liên hệ với các nhà xuất bản với các yêu cầu cấp phép trực tiếp. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Cornell là cơ sở chào trợ giúp các nhà nghiên cứu trong “việc kiểm tra sự cho phép về bản quyền, thương thảo với các nhà xuất bản, và yêu cầu các phiên bản của các bản thảo lần cuối từ các giáo viên”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Illinois, Đại học Massachusetts, Đại học Michigan, Đại học Minnesota, và OĐại học Bang Ohio đã đa dạng hóa “các chiến lược thành công” trong việc đảm bảo nội dung cho ký gửi, một trong số đó gồm “việc thương lượng với các nhà xuất bản để đưa vào nội dung của giáo viên”. Xem chi tiết ở đây.

  • Các nỗ lực của Đại học Glasgow để nhúng kho của họ “vào khung của cơ sở” qua thời gian bao gồm vai trò của thư viện trong “việc làm rõ và hỗ trợ các nhà nghiên cứu với tình trạng bản quyền các xuất bản phẩm của họ và liên hệ với các nhà xuất bản”. Xem chi tiết ở đây.

  • Thư viện Đại học Bang Oregon đã đối tác với văn phòng “Tin tức và Truyền thông Tiến bộ của OSU” để đảm bảo rằng các tác phẩm trong hồ sơ của nhóm Tin tức và Truyền thông đã được ký gửi vào trong kho; lượng độc giả rộng lớn hơn đối với thành viên giáo viên vì thế được đảm bảo và “bài báo nghiên cứu thích hợp được ký gửi”. Xem chi tiết ở đây.

5.4. Các công cụ tùy biến và giá trị gia tăng

• Cơ sở có thể tạo ra các công cụ hoặc chào các dịch vụ như các trình bổ sung (add - ons) cho phần mềm kho mà chào giá trị cho nhà nghiên cứu để ký gửi. Ví dụ:

  • MIT thu thập các câu chuyện sử dụng từ những người đã tải về các bài báo từ DSpace. Xem chi tiết ở đây.

  • Peter Lu, một cộng sự nghiên cứu ở Đại học Harvard, đã kêu gọi có chức năng kho tự động sinh ra lý lịch của nhà nghiên cứu như một dịch vụ giá trị gia tăng.

  • Đại học Bang Boise quản lý “lý lịch Công nhận Tác giả” (Author Recognition bibliography) trong IR: “Không chỉ sự uyên thâm của giáo viên được đưa vào trong lý lịch toàn diện của đại học, nó còn được triễn lãm như một phần bộ sưu tập phòng ban của họ và trên trang công việc được lựa chọn (SelectedWorks) của họ”. Điều này đã làm gia tăng các bản tải về và “nâng cao hồ sơ kho giữa các thành viên giáo viên”. Xem chi tiết ở đây và ở đây.

  • Đại học Stellenbosch đang kiểm tra SUNScholar để đảm bảo rằng nó là tin cậy và có thẩm quyền. Được đưa vào trong kiểm tra là sự quét “Thực hành Kho Được chấp nhận Chung” (Generally Accepted Repository Practice) của IR, nó chi tiết hóa “sự tùy biến kho thường được yêu cầu để làm cho nó phù hợp cho mục đích nó đã được tạo ra”, bao gồm "các bộ sưu tập", "các đệ trình", và "tìm kiếm". Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Công nghệ Queensland chào “trang của các nhà nghiên cứu”, nó công khai kết quả đầu ra nghiên cứu của từng cá nhân theo định dạng tùy biến được. QUT cũng gợi ý rằng các nhà nghiên cứu “nhúng URL vào chữ ký điện tử của họ”. Xem chi tiết ở đây.

  • Nhà nhà nghiên cứu tích cực ở Trường Y Hannover, Martin Fenner, đã tạo ra danh sách các nhà tạo động lực để tự ký gửi, nó gồm các kho của cơ sở đặt chỗ cho “dữ liệu nghiên cứu ban đầu” và tích hợp nội dung kho với sự đệ trình lên tạp chí. Ví dụ một công cụ như vậy mà Fenner nhắc tới là eSciDoc, nó “gồm việc lưu trữ, thao tác, làm giàu, phổ biến, và xuất bản không chỉ các kết quả cuối cùng của quy trình nghiên cứu, mà còn cả các bước trung gian nữa”. Xem chi tiết ở đây.

  • Kho cơ sở ở Đại học Minho “từng tích cực tham gia trong phát triển các trình bổ sung (add-ons)” cho DSpace để cải tiến chức năng của nó. Các ví dụ về các trình bổ sung xúc tác được cho việc chia sẻ các số liệu thống kê, “yêu cầu bản sao”, từ vựng có kiểm soát, bình luận, và khuyến cáo. Xem chi tiết ở đây.

  • Trong trường hợp điển hình của 3 thư viện nặc danh và các tiếp cận của họ để điền nội dung vào các kho cơ sở của họ, một trong các cơ sở đó sử dụng “một chuyên gia phần mềm dẫn dắt các tùy biến thiết kế kho và các cải tiến chức năng”, chúng được tùy biến để đáp ứng “các nhu cầu và quan tâm của giáo viên”. Xem chi tiết ở đây.

  • Các nỗ lực của Consejo Superior de Investigaciones Científicas's (CSIC's) để điền vào kho cơ sở của nó gồm mục tiêu ngắn hạn tạo ra các API mà sẽ xúc tác cho các danh sách xuất bản phẩm từ kho của cơ sở sẽ được đóng gói lại “như các ứng dụng xây dựng báo cáo thường niên, các trang web của tác giả hoặc của phòng ban hoặc các định dạng CV được tiêu chuẩn hóa”. Xem chi tiết ở đây. Hơn nữa, “Những cải tiến trong nền tảng đó” được thảo luận trong báo cáo thường niên của CSIC, gồm cả chức năng cấm vận, khả năng xuất khẩu thư mục, và các tính năng đánh dấu sách xã hội.

  • Kho của Đại học Liege từng thành công từ những nỗ lực “trình bày các tác giả của chúng tôi mà hệ thống thực sự đã được chỉ định vì lợi ích của riêng họ”. Ví dụ, kho “cung cấp điểm truy cập duy nhất, nhưng nhiều lựa chọn đầu ra, vì thế cho phép họ sinh ra các CV và các danh sách xuất bản phẩm …; và nó cung cấp công cụ đánh giá chất lượng nghiên cứu của họ; và một công cụ tiếp thị cá nhân hiệu quả”. Xem chi tiết ở đây.

  • Sáu kho cơ sở đã được nghiên cứu (gồm Đại học Minho, Đại học Southampton, và CERN) để phát hiện các phương pháp của họ để khuyến khích các tác giả ký gửi. Vài “dịch vụ” được lưu ý rằng gia tăng giá trị cho những người sử dụng trong tất cả 6 trường hợp điển hình; ví dụ, các danh sách xuất bản phẩm tự động, lưu trữ dữ liệu, và các bộ nuôi RSS đã được chào, phụ thuộc vào các nhu cầu của môi trường cục bộ. Một bảng minh họa vô số các dịch vụ giá trị gia tăng được cung cấp. Xem chi tiết ở đây.

  • Các dự án VIVO của Cornell và BRII của Đại học Oxford đã lưu ý các ví dụ của các cơ sở với các IR mà đang “tích hợp chúng [các kho] vào ngữ cảnh rộng lớn hơn của các hệ thống thông tin đa dạng”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Southampton, Đại học Stirling, và Đại học Minho tất cả đều cung cấp ‘Yêu cầu bản sao...’ ‘Yêu cầu Eprint qua thư điện tử’… ‘làm việc công bằng’… [hoặc] [Các] núm ‘Sử dụng Công bằng’. Eprint và DSpace đều có chức năng này được phát triển, nó cho phép các tác phẩm hoặc đang bị nhà xuất bản cấm vận hoặc hạn chế với phân phối OA yêu cầu vẫn được ký gửi và chia sẻ theo cách thức có hạn chế, sao cho “Các nhà nghiên cứu từ tất cả các ngành có thể tin tưởng rằng vài cái nháy chuột được yêu cầu để trao sự truy cập cho nhà nghiên cứu tới bài báo Truy cập Đóng - Closed Access của họ là hợp pháp … và công bằng”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Mở nhận diện sự phát triển như là một trong các hòn đá tảng để xây dựng bộ sưu tập kho cơ sở mà không cần chỉ thị. Các phương pháp phát triển từng đa dạng, trải từ việc tạo “các nhóm những người canh gác có kiểm soát” để chào các bộ nuôi được nhúng. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Carnegie Mellon đã tiến hành nghiên cứu các nhà nghiên cứu của họ, những người đã chỉ ra rằng việc cung cấp giá trị gia tăng từ ký gửi vào kho từng là sống còn. Các nhà nghiên cứu có thể định giá “dịch vụ hoặc lợi ích họ nghiêm túc muốn nhưng hiện không có”. Các ví dụ của những nỗ lực như vậy từng nảy sinh trong các nhóm trọng tâm, gồm: các hệ thống tích hợp, sao cho các bản cập nhật tới các website cá nhân/của phòng thí nghiệm có thể cập nhật kho; các bộ sinh trích dẫn cho báo cáo cuối năm; ký gửi dữ liệu và phương tiện, cùng với các tư liệu bổ sung; … Xem chi tiết ở đây.

5.5. Dễ sử dụng

• Cơ sở ốc thể tạo ra các hệ thống hoặc đặt các tiến trình công việc tại chỗ để làm cho quy trình ký gửi dễ dàng hơn cho tác giả. Các ví dụ:

  • Todd Rogers của Trường Kennedy của Harvard đã gợi ý các phương pháp khác nhau để giúp khuyến khích các giáo viên ký gửi. Ông đã khuyến cáo cung cấp cho các giáo viên nhãn (sticker) URL cho giao diện ký gửi của IR để giáo viên có thể dán nhãn lên máy tính của họ như là lời nhắc nhở tức thì ký gửi tác phẩm khi họ đệ trình tác phẩm để xuất bản. Rogers cũng đã gợi ý đối tác với văn phòng truyền thông của nhà trường để hoặc thu thập các xuất bản phẩm của giáo viên khi văn phòng truyền thông được cảnh báo về các xuất bản phẩm của họ, nếu điều này là yêu cầu của trường.

  • Trường hợp điển hình IR của Đại học Strathclyde lưu ý rằng đại học có phần trợ giúp mạnh, “tìm kiếm đơn giản và tiên tiến”, và hỗ trợ khả năng truy cập, cũng như hộp “chính sách chất lượng” và gợi ý. Xem chi tiết ở đây. lưu ý đây là bài báo truy cập mất tiền.

  • Iowa Research Online của Đại học Iowa sử dụng siêu dữ liệu đi ngang qua để “[tái mục đích] siêu dữ liệu nonMARC từ ProQuest” để tạo ra các hồ sơ mới trong kho, làm giảm sự dư thừa các nỗ lực. Xem chi tiết ở đây.

  • Bài trình bày của Tammy Sugarman ở Đại học Bang Georgia chi tiết hóa cách những người làm catalog “cung cấp sự kiểm soát chất lượng… chọn các từ khóa… [và] tạo siêu dữ liệu mới và vào các tư liệu trong IR nhân danh người đệ trình”, điều làm lợi cho cả người ký gửi và người sử dụng đầu cuối. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Công nghệ Queensland gợi ý vài lựa chọn cho “việc loại bỏ sự thoái chí” đối với ký gửi; ví dụ, chuyển đổi các tệp định dạng gốc, làm giảm số lượng các trường bắt buộc, và kiểm tra các chính sách ký gửi của các nhà xuất bản. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Columbia khuyến khích dễ tham gia vào kho bằng việc tạo ra sự ký một lần (one-time sign-off) để ủy quyền ký gửi. Một khi nhà nghiên cứu đã ký thỏa thuận này, thì các nhân viên thư viện sẽ kiểm tra đối với nội dung mới từ tác giả đó; Xem chi tiết ở đây.

  • Kho của Trường Nghệ thuật Glasgow, RADAR, đã được tích hợp với website của đại học và bây giờ có giao diện người sử dụng được cập nhật. Đây là “hệ thống mới dựa vào khả năng sử dụng, thiết kế, thẩm mỹ học và các nhu cầu của người sử dụng” và đã “cải thiện sự hỗ trợ cho các ký gửi không phải văn bản”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Nghệ thuật Sáng tạo đã phát triển bộ công cụ “mô tả các quy trình và các tiến trình công việc” xung quanh sự chẩn bị ký gửi các tác phẩm vào kho cơ sở của đại học này. Các tệp đã được làm cho sẵn sàng để các cơ sở khác sử dụng lại. Xem chi tiết ở đây.

  • Cao đẳng Nghệ thuật Hoàng gia đã làm việc chặt chẽ với nhóm các nhà nghiên cứu để hiểu tiến trình công việc và các nhu cầu của họ để đảm bảo rằng “dễ tải lên và tuyển thọn nhiều tài liệu và đối tượng trong các hồ sơ của kho” đã được hỗ trợ. Chỉ dẫn là về phát triển cho “việc thu thập dữ liệu, chuẩn bị các tệp, làm sạch nội dung để xuất bản, và tiến trình công việc ký gửi”. Trường hợp điển hình đó là có sẵn, và chi tiết xem ở đây.

  • Đại học Southampton khuyến khích ký gửi bằng việc phát triển các công cụ “để giúp các nhà nghiên cứu ký gửi như các chức năng xuất và nhập, XML, trình quản trị tham chiếu, DOI, và tích hợp với các dịch vụ khác như PubMed và WOK”. Xem chi tiết ở đây.

  • Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) điền vào kho cơ sở của nó bằng “chiến lược OA mà nhằm làm gia tăng tính trực quan kết quả đầu ra nghiên cứu của nó”. Các phiên thông tin được phân phối tới từng phòng ban, và các ký gửi được “đồng bộ hóa” trong siêu dữ liệu đó được rút ra từ website của phòng ban và được các nhân viên CNTT nhập vào kho, để lại cho các nhà nghiên cứu nhiệm vụ đơn giản tải lên tác phẩm vào thời gian thích hợp. Dự án được đề xuất đi cặp kho của CSIC với các kho theo chủ đề sao cho các tác giả cần phải ký gửi tài liệu của họ tới chỉ một vị trí, với tính tương hợp đảm bảo rằng tác phẩm xuất hiện ở tất cả các kho thích hợp. Chi tiết xem ở đây.

  • Thư viện Số Texas đã tạo ra hệ thống quản lý luận văn và luận án điện tử nguồn mở, Vireo, nó chào giao diện đơn giản cho các sinh viên để đệ trình các luận văn và luận án hoàn chỉnh của họ. Một phần vốn cấp cho dự án đã được làm cho sẵn sàng qua trợ cấp Viện các dịch vụ Bảo tàng và Thư viện. Xem chi tiết ở đây.

  • Symplectic Elements đã được Thư viện Số California (CDL) áp dụng để thu thập các xuất bản phẩm tuân thủ Chính sách OA của Đại học California. “ELements sẽ giám sát chặt chẽ các nguồn xuất bản phẩm … cho bất kỳ tư liệu mới nào được các tác giả của UC xuất bản” và sẽ “thu thập càng nhiều càng tốt thông tin về xuất bản phẩm và liên hệ với các tác giả bằng thư điện tử để khẳng định và tải lên các bản thảo”. Bằng việc triển khai Elements, CDL sẽ hợp lý hóa và tự động hóa quy trình ký gửi. Xem chi tiết ở đây.

  • PĐại học Bang Pennsylvania và Đại học George Mason đang đối tác để phát triển các cải tiến cho “các khả năng lưu trữ của Zotero bằng việc liên kết tới ScholarSphere, dịch vụ kho cơ sở của Bang Penn… [nó] sẽ cho phép các giáo viên, các sinh viên và các nhân viên Bang Penn khiếu nại và ký gửi các tác phẩm tự tạo một cách an toàn trong ScholarSphere thông qua Zotero”. Tính năng bổ sung được biết trước sẽ gồm phát hiện gia tăng các xuất bản phẩm trên tạp chí qua các bộ nuôi RSS. Xem chi tiết ở đây.

  • ETH Zurich đã hợp lý hóa ký gửi tác phẩm từ E-Citations, “nguồn tham chiếu chính thức của Đại học… cho việc báo cáo nội bộ thường niên“, tới E-Collection, IR của đại học. Các tác giả bây giờ có “sự lựa chọn để ‘xuất bản trong E-Collection’” khi họ vào các trích dẫn trong E-Citations, “điều xúc tác cho họ để tải lên văn bản toàn văn trực tiếp để xuất bản trong Bộ sưu tập điện tử của ETH”. Xem chi tiết ở đây.

5.6. Nhúng

• Cơ sở có thể khuyến khích ký gửi bằng việc biến kho thành các quy trình và các tiến trình công việc báo cáo, tiến hành ký gửi thực hành thường ngày. Các ví dụ như sau:

  • Tyler Walters, từ Virginia Tech, lưu ý rằng bằng “việc nắm bắt tự động siêu dữ liệu như được các nhà sản xuất dữ liệu định nghĩa và cung cấp các cách thức cho các nhà nghiên cứu để đánh dấu các dữ liệu của họ”, các kho của cơ sở “đang ngày càng được thiết kế để hỗ trợ các nhóm nghiên cứu ‘từ đầu chí cuối’”. Hơn nữa, “các bộ công cụ được thiết kế để hỗ trợ các cách thức khác nhau để xem và làm việc với các dữ liệu…, hỗ trợ cộng tác và giao tiếp của các đội nghiên cứu, và cung cấp các công cụ chung để hỗ trợ các nhóm làm việc” có các kho nhúng trong “hệ sinh thái” nghiên cứu của họ. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Southampton đã làm việc để tích hợp IR “vào các hệ thống quản lý nghiên cứu, nó kết hợp dữ liệu của các xuất bản phẩm với các hồ sơ thu nhập trợ cấp, thu nhập nghiên cứu, và các đo đếm trích dẫn… [mà nó] đang được sử dụng để hỗ trợ cho REF”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Glasgow nhằm “phát triển tiến trình công việc có thể xúc tác cho chúng tôi để thêm có hệ thống nội dung khắp Đại học”. Ý tưởng này được sinh ra từ việc thu thập xuất bản phẩm được triển khai cho Thực hành Đánh giá Nghiên cứu; một quy trình trơn tru có thể được thiết lập theo đó “từng khoa hoặc phòng ban có thể tạo ra và duy trì cơ sở dữ liệu các xuất bản phẩm được nắm cục bộ”, từ đó kho có thể sau đó rút ra nội dung. Xem chi tiết ở đây.

  • Sáu bên tham gia của “dự án Các kho JISC: lấy và nhúng (JISCrte)” thảo luận về cách thách thức của các kho nhúng, bao gồm “sự đa dạng các cách thức biện hộ và tiếp thị cho kho cơ sở; các khó khăn gặp phải với các kỹ năng kỹ thuật và với tới chương trình nghị sự PVC; và tầm quan trọng của MePrints và thực hành các kho nhúng”. Các bài trình chiếu của chương trình là có sẵn, như là các báo cáo dự án từ 8 cơ sở: Đại học De Montfort, Đại học Hull, Trường Nghệ thuật Glasgow, Đại học Middlesex, Đại học Northampton, Dịch vụ Dữ liệu Nghệ thuật Ảo, Đại học Nghệ thuật Sáng tạo, và Đại học Nghệ thuật Luân Đôn. Xem chi tiết ở đây.

  • “Triển khai PURE ở các Đại học St Andrews và Aberdeen được thiết kế để truy cập các kho cơ sở của họ cho các dữ liệu toàn văn” và “Đại học York hiện cũng đang triển khai PURE, nó sẽ được tích hợp với các xuất bản phẩm và các kho đa phương tiện đang tồn tại của họ”. Các cơ sở đang tích hợp các kho của họ và các Hệ thống Thông tin Nghiên cứu Hiện hành, vì thế siêu dữ liệu và văn bản đầy đủ của các kết quả đầu ra nghiên cứu được chia sẻ trơn tru. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Aberdeen, Đại học Northampton, và Đại học Dundee triển khai các nỗ lực để nhúng các IR của họ. Xem chi tiết ở đây, và công cụ tự đánh giá ở đây.

5.7. Phân bổ vốn cấp

• Cơ sở có thể tiến hành cấp vốn nội bộ phụ thuộc vào ký gửi vào kho. Các vốn cấp có thể được phân bổ cho các nhà nghiên cứu riêng rẽ hoặc cho đơn vị tập thể (như, phòng thí nghiệm, phòng ban, trường học).

  • Khi Đại học Carlos III de Madrid đánh giá các yêu cầu cấp vốn nội bộ từ phòng ban và các ứng viên của cơ sở, đại học này tính tới cam kết của phòng ban/cơ sở ký gửi tác phẩm nghiên cứu của họ vào IR. Xem chi tiết ở đây.

  • Từ 2005 Đại học Minho đã sử dụng hệ thống dùng cấu trúc tính điểm theo lớp để thưởng tiền cho các phòng ban dựa vào “cam kết về triển khai chính sách tự lưu trữ” của các đơn vị giáo viên của họ. Các điểm được thưởng cho từng tài liệu dựa vào dạng và ngày tháng xuất bản. Xem chi tiết ở đây và ở đây.

  • Cao đẳng của Đại học Oslo sử dụng hệ thống trọng số để thưởng cấp vốn nghiên cứu nội bộ cho các nhà nghiên cứu riêng rẽ: những ai ký gửi tác phẩm của họ vào kho sẽ nhận được tín dụng đầy đủ, trong khi có những người không nhận được nửa tín dụng; các điểm đó sau đó được sử dụng để xác định phân bổ cấp vốn. Xem chi tiết ở đây.

5.8. Sử dụng nội bộ

• Khi các giáo viên được xem xét để thăng tiến, thêm kỳ hạn, thưởng, hoặc cấp vốn nội bộ, cơ sở có thể hạn chế sự rà soát lại của mình các bài báo trên tạp chí của họ cho các bài báo ký gửi trong kho của cơ sở. Hoặc cơ sở có thể yêu cầu ký gửi vào kho như là cách duy nhất để đệ trình các bài báo trên tạp chí để ủy ban rà soát lại.

  • Đại học Minho yêu cầu rằng báo cáo nội bộ kết quả đầu ra nghiên cứu phải liên kết tới phiên bản tác phẩm toàn văn trong IR; điều này tuân thủ trực tiếp với kế hoạch chiến lược của Đại học. Đại học này sử dụng Scopus và Web of Science để giám sát sự tuân thủ của tác giả với chính sách của cơ sở. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Zurich “chỉ đưa các xuất bản phẩm được đăng ký trong kho” vào trong báo cáo thường niên. Xem chi tiết ở đây.

  • Ủy ban rà soát lại của Viện Nghiên cứu Xây dựng của Hội đồng Nghiên cứu Quốc gia Canada sử dụng “chỉ các thư mục chính thức được sinh ra từ Cơ sở dữ liệu các Xuất bản phẩm NRC-IRC” khi xem xét sự thăng tiến của các nhà nghiên cứu của họ. Xem chi tiết ở đây; lưu ý đây là bài báo mất tiền truy cập.

  • Đại học Liege có chính sách chỉ các tác phẩm được ký gửi là các yếu tố trong “các quyết định về thăng tiến cho nhà nghiên cứu, hoặc thưởng trợ cấp” và “chỉ những tham chiếu được giới thiệu trong ORBi (Kho & Thư mục Mở) sẽ được tính tới như là danh sách các xuất bản phẩm chính thức đi theo bất kỳ lý lịch nào trong tất cả các thủ tục đánh giá”. Xem chi tiết ở đây và ở đây.

  • Nhiều ví dụ và chi hơn, xem khuyến cáo của chúng tôi về điểm này trong phần triển khai của chỉ dẫn.

5.9. Các đo đạc

• Cơ sở có thể cung cấp các đo đếm như là đặc tính giá trị gia tăng của kho. Các đo đếm đó có thể sẵn sàng công khai hoặc chỉ truy cập được tới tác giả, và có thể gồm bản tải về và đếm người xem, và các tính năng khác. Các ví dụ như sau:

  • Đại học Edinburgh sử dụng Google Analytics để xác định cách thức IR được sử dụng và đếm số bản tải về. Các đo đếm đó được trình bày trong DSpace với API của Google Analytics. Đại học Northampton sử dụng IRStats, Google Analytics, và các báo cáo tùy biến để xác định tổng số bản tải về, sử dụng, và hoạt động của tác giả và hành chính. Northampton đưa ra các dữ liệu đo đếm cho các trưởng khoa và các lãnh đạo nghiên cứu. Đại học Bath sử dụng Pure và IRStats cho các mục đích báo cáo và vươn ra ngoài, để khuyến khích ký gửi. Xem chi tiết về các phương pháp của cả 3 cơ sở ở đây.

  • Đại học Huddersfield là một bên tham gia IRUS-UK. Các số liệu thống kê mà Đại học này đã thu thập trước hết từ Google Analytics và IRStats (một tính năng của EPrints) và bây giờ IRUS-UK đã giúp gia tăng các ký gửi IR. Báo cáo cho các cá nhân và các trường từng đặc biệt có hiệu quả. Xem chi tiết ở đây và học được nhiều hơn về IRUS-UK ở đây.

  • Mark MacGillivray của Cottage Labs đã chi tiết hóa các phương pháp thu thập và sử dụng các đo đếm trong webinar RSP. Ví dụ về các đo đếm mạnh để thu thập và hiển thị là sử dụng FacetView của Quỹ Tri thức Mở (Open Knowledge Foundation). Xem chi tiết ở đây.

  • PlumX của Plum Analytics vừa “nhập khẩu các hồ sơ trơn tru từ EPrints, dSpace, và Bepress” và “các bộ nuôi đo đếm ngược trong các kho”. Đại học Bang Utah và Đại học Pittsburgh hiện đang sử dụng PlumX. Rush Miller của Đại học Pittsburgh đã trình bày về dự án này tại Hội nghị Thường niên của ALA vào năm 2013. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Nebraska-Lincoln nhận diện tác phẩm mẫu của giáo viên để ký gửi, yêu cầu tác giả cho phép ký gửi tác phẩm, và sau đó đưa ra số liệu thống kê các bản tải về sử dụng. Kết quả là, các giáo viên sẽ thỉnh thoảng cung cấp tác phẩm bổ sung để ký gửi. Hơn nữa, các giáo viên tải về các số liệu thống kê hàng tháng về sử dụng tác phẩm của họ trong IR. Xem chi tiết ở đây.

  • Báo cáo của Liên đoàn các Kho Truy cập Mở - COAR (Confederation of Open Access Repositories) nêu rằng PloS đã làm API Đo đếm Mức Bài báo sẵn sàng để sử dụng mở, điều cho phép các kho “lần vết sử dụng bài báo và mở ra qua các kênh khác nhau và các mạng xã hội”. Hỏi đáp thường gặp (FAQ) của PLoS có thể thấy ở đây và chi tiết có thể thấy ở đây.

  • Viện hàn lâm Khoa học Trung Quốc theo dõi các đo đếm kho “ở mức cơ sở, mức đơn vị nghiên cứu, hoặc mức cá nhân các nhà nghiên cứu … điều có thể được xuất khẩu với tệp định dạng của excel và … được sử dụng cho các mục đích khác nhau trong cơ sở”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Bristol đã phát triển ResearchRevealed, công cụ “cung cấp cho các nhà nghiên cứu và các nhân viên hỗ trợ hàn lâm các kiểu nhìn tích hợp đối với các xuất bản phẩm, con người, các phòng ban, các nhóm, các trợ cấp và các dữ liệu cấp vốn có được cả trong nội bộ và bên ngoài… và cho phép các nhà nghiên cứu hàn lâm nhanh chóng nắm được bằng chứng về ảnh hưởng nghiên cứu của riêng họ từ các website bên ngoài, ghi lại điều này cùng với các dữ liệu các kết quả nghiên cứu theo truyền thống của họ”. Dự án đã được JISC cấp vốn, và chi tiết có thể xem ở đây.

  • Đại học Michigan đã đặt chỗ cho kho dữ liệu ICPSR cung cấp các số liệu thống kê sử dụng chi tiết cho từng hạng mục bằng phiên duy nhất (chi tiết hóa liệu chỉ dữ liệu, chỉ tài liệu, hay dữ liệu và tài liệu đã được tải về), người sử dụng (được nhận diện theo dạng; nghĩa là, các giáo viên, sinh viên, nhân viên, …), và thành viên của cơ sở tải về. Xem ví dụ ở đây.

  • Đại học Công nghệ Queensland cung cấp số liệu thống kê các bản tải về cho các nhà nghiên cứu của họ. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Columbia khuyến khích tham gia trogn kho bằng việc gửi số liệu thống kê hàng tháng cho các giáo viên về tác phẩm của họ mà đang sẵn có trong IR. Số liệu đó gồm con số các bản tải về tuân thủ từ số liệu các bản tải về các tháng trước và cộng dồn. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Kyushu đưa ra đo đếm trích dẫn và số lượng tải về cho các nhà nghiên cứu. Hơn nữa, đại học đã phát triển “cơ sở dữ liệu các nhà nghiên cứu”, nó được liên kết với hệ thống phản hồi có sắc thái mà “phân tích sự việc cùng xảy ra trong các truy cập của cùng một độc giả” trong sử dụng các đo đếm sẵn sàng cho từng nhà nghiên cứu với sự xác thực. Xem chi tiết ở đây.

  • IR+ của Đại học Rochester đưa ra các số liệu thống kê, chúng là có giá trị cho các nhà nghiên cứu vì “các đo đếm cung cấp bằng chứng định lượng, và là cách đơn giản và hiệu quả để chỉ ra cách thức kho đang cung cấp kết quả có giá trị cho tác phẩm của họ”. Xem chi tiết ở đây.

  • IR của Đại học Công nghệ Queensland hỗ trợ tính năng thống kê, nó “cho phép các tác giả giám sát bao nhiêu lần các tài liệu được ký gửi của họ được xem hoặc được tải về”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học St Andrews đưa ra số liệu thống kê sử dụng IR. Một bài đăng trên blog của Jackie Proven của đại học giới thiệu các chi tiết xem trang và thống kê các bản tải về, cùng với các tác phẩm được xem nhiều nhất theo bộ sưu tập. Xem chi tiết ở đây.

  • Kho của Đại học Murdoch sử dụng “số liệu thống kê truy cập … để tạo ra khuyến khích cạnh tranh về đệ trình”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Minho chào “các dịch vụ giá trị gia tăng cho cả các tác giả và các độc giả”, nó gồm việc trao cho các nhà nghiên cứu khả năng “kiểm tra các dạng thống kê hữu dụng khác nhau về các cộng đồng của họ và các khoản mục thông tin được ký gửi của họ”. Dải các số liệu thống kê gồm “số lần các khoản mục được ký gửi của họ đã được tải về… các nước từ đó các bản tải về được sinh ra và … bao nhiêu người đọc siêu dữ liệu cho các khoản mục mà còn chưa tải về bản thân các khoản mục đó”, và nhiều hơn thế. Xem chi tiết ở đây, và ở đây.

  • Đại học Southampton cung cấp “dịch vụ thống kê tích hợp” vì “các tác giả thường quan tâm muốn biết bao nhiều người đã truy cập tới tác phẩm của họ”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học De Montfort ở Leicester (DMU) đã triển khai “các bản nâng cấp cho DSpace cho phép hiển thị các số liệu thống kê về tất cả các hạng mục”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học California cung cấp thông tin sử dụng trong eScholarship. Xem chi tiết ở đây.

  • Trong một nỗ lực điền vào IR của mình, Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) đã thêm “module thống kê hoàn chỉnh… mà cho phép các tác giả đo đếm các hiệu ứng của việc ký gửi tác phẩm của họ vào Digital.CSIC theo tính trực quan của nó”. Xem chi tiết ở đây và ở đây.

  • Đại học Southampton khuyến khích tác giả ký gửi vào kho của cơ sở bằng việc cung cấp “số liệu thống kê sử dụng… cho các nhóm nghiên cứu và các cá nhân thể hiện tác động của nghiên cứu”. Xem chi tiết ở đây.

  • Arthur Sale từ Đại học Tasmania, thảo luận về các đo đếm trích dẫn như là phương tiện thành công trong việc biện hộ cho ký gửi. Ông nhắc tới công cụ Publish or Perish của Anne-Will Harzing như là cách để minh họa “truy cập trên trực tuyến như thế nào… có thể được sử dụng để phát triển các đo đếm phức tạp ảnh hưởng của nghiên cứu”. Các đo đếm có thể được sử dụng để “phân phối tóm tắt hồ sơ nghiên cứu” cho từng nhà nghiên cứu, điều có thể được sử dụng trong đánh giá hiệu năng (dù các cảnh báo của Sale chống lại việc sử dụng các đo đếm kho cơ sở cho sự thăng tiến). Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Butler sử dụng các đo đếm bản tải về để cung cấp phản hồi tức thì cho các tác giả (và các trưởng khoa) về sử dụng, và những nỗ lực của Đại học Wollongong gồm “tích cực báo cáo cho từng phòng ban tham gia, bao gồm số lượng các hạng mục được tải lên kho, số lượng bản tải về, các tác giả tích cực nhất, và ‘các sự kiện thú vị’”. Các báo cáo đó đưa ra cho các tác giả “ý thức cạnh tranh và hoàn thành”, và các trưởng khoa sự đo đếm kết quả của phòng mình, điều có thể giúp trong các quyết định thăng tiến. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Manchester đang thực hiện xem xét và đo đếm các trích dẫn sẵn sàng cho các nhà nghiên cứu (yêu cầu xác thực), và sẽ bắt đầu chào “dữ liệu sử dụng và ký gửi, thích hợp trên các trang web có giao diện với công chúng”. Xem chi tiết ở đây.

5.10. Cá nhân hóa

• Cơ sở có thể tạo sự hiện diện web tùy biến được để đặc trưng các nhà nghiên cứu và tác phẩm của họ trong IR. Những nỗ lực đó tiềm tàng có thể tạo ra ý thức cá nhân hóa và cộng đồng trong ngữ cảnh rộng lớn hơn của kho cơ sở. Các ví dụ:

  • Đại học Bang Boise chào “các trang cá nhân của nhà nghiên cứu được gọi là các trang SelectedWorks - Các tác phẩm được chọn - nhấn mạnh các thành tích hàn lâm của từng thành viên giáo viên”. Xem chi tiết ở đây.

  • Báo cáo của Liên đoàn các Kho Truy cập Mở - COAR (Confederation of Open Access Repositories) nêu rằng Đại học Hong Kong cung cấp “ResearcherPages - các trang của nhà nghiên cứu” cho tất cả các giáo viên, bao gồm “các mối quan tâm nghiên cứu, thành viên trong các xã hội chuyên nghiệp và dịch vụ cộng đồng, thông tin liên hệ, các mạng cộng tác … xuất bản phẩm … các thành tích, sự giám sát các sinh viên nghiên cứu sau tốt nghiệp, các trợ cấp và dữ liệu thư mục tăng cường bên ngoài”. Báo cáo y hệt này nêu về một trình cài cắm (plugin) của EPrints, MePrints, nó “mở rộng khía cạnh người sử dụng của EPrints với các hồ sơ và trang cá nhân của người sử dụng”, cũng như Vivo, “nền tảng web ngữ nghĩa cho các thông tin hành chính của nhà nghiên cứu mà đang được tích hợp với các ko”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Columbia khuyến khích tham gia trong kho bằng việc tạo ra bit.ly cá nhân cho bộ sưu tập của từng thành viên giáo viên trong kho, điều mà nhà nghiên cứu sau đó có thể sử dụng trong các đơn xin trợ cấp, các CV, và các tài liệu quảng bá. Xem chi tiết ở đây.

  • Các phát hiện từ trường hợp điển hình của Đại học Illinois, Đại học Massachusetts, Đại học Michigan, Đại học Minnesota, và Đại học Bang Ohio đã chỉ ra rằng “sự phát triển các trang chủ của giáo viên … là hoàn toàn phổ biến” cho việc gia tăng sự tham gia ký gửi. Xem chi tiết ở đây.

  • Sử dụng các công cụ “kết nối rõ ràng [nội dung] với các nhà sáng tạo của chúng”, như Mã nhận diện các Nhà nghiên cứu & Người đóng góp Mở - ORCID (Open Researcher & Contributor ID), được liệt kê như là các động lực cho sự tự ký gửi từ một nhà nghiên cứu tích cực ở Trường Y Hannover. Xem chi tiết ở đây.

  • Cao đẳng Nghệ thuật Hoàng gia sử dụng MePrints, nó “cung cáp hồ sơ soạn sửa được như là điểm truy cập đầu tiên của người sử dụng”. Xem chi tiết ở đây và ở đây.

  • IR của Đại học Nông nghiệp Trung Quốc chào “thông tin tích hợp của từng giáo viên và các thành viên nhân viên, trình bày giới thiệu về cá nhân, bài của giới truyền thông, các cuốn sách và tài liệu được xuất bản, luận văn và luận án của các sinh viên tốt nghiệp, các hoạt động giảng dạy, các dự án và các thành tích nghiên cứu, các bằng sáng chế, ...”. Xem chi tiết ở đây.

  • Dự án có tính cộng tác NARCIS ở Hà Lan và Đại học Rochester là 2 ví dụ về các cơ sở mà “hấp dẫn các nhà nghiên cứu … đã xây dựng các thư mục của nhà nghiên cứu trên đỉnh các nền tảng IR, như một điểm truy cập lựa chọn thay thế”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Illinois, Đại học Massachusetts, Đại học Michigan, Đại học Minnesota, và O Đại học Bang Ohio đã biến đổi “các chiến lược thành công” trong việc đảm bảo nội dung, một trong số đó là “phát trienr các trang chủ của giáo viên, điều là rất phổ biến”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Glasgow làm việc để nhúng kho “vào nền tảng của cở sở”. Được đưa vào trong các nỗ lực đó là “việc nuôi dưỡng các trang hồ sơ nghiên cứu của cơ sở” và “việc quản lý sự không tù mù của tác giả”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Nebraska-Lincoln đã thêm các bộ sưu tập tư liệu lưu trữ từ các giáo sư danh dự đã về hưu vào IR của đại học; ví dụ, cựu giáo sư khoa học sinh học, Paul Johnsgard, đã chào vài bài báo và sách để số hóa. Xem chi tiết ở đây.

  • Arthur Sale từ Đại học Tasmania, gợi ý đưa phương tiện cho các nhà nghiên cứu để liên kết tới danh sách cập nhật và toàn diện các tài liệu được ký gửi của họ lên website cá nhân của họ, và cung cấp example về tác phẩm của riêng họ. Xem chi tiết ở đây.

  • IR+ của Đại học Rochester gồm “các trang của người đóng góp”, chúng hiển thị “các số liệu thống kê… đếm số lượt tải về… [và] tác phẩm nổi tiếng nhất” và trao cho các thành viên giáo viên khả năng để “thêm và bớt các tệp và sửa cho đúng siêu dữ liệu”. Đại học cũng thêm “không gian của người sử dụng” mà trao cho các nhà nghiên cứu “hệ thống tệp dựa vào web của riêng họ” để “tải về - sửa đổi - tải lên” và chia sẻ các tác phẩm đang tiến triển, cũng như “trang hồ sơ” mà “trao cho những người sử dụng sự kiểm soát đối với sự trình bày tác phẩm của họ”. Xem chi tiết ở đây, các nguồn bổ sung ở đây và ở đây.

5.11. Ủy quyền ký gửi hoặc thu thập

• Cơ sở có thể triển khai các phương pháp bổ sung cho việc thu thập nội dung cho kho, bổ sung thêm cho các ký gửi của các tác giả. Các phương pháp đó có thể gồm việc thuê các công nhân sinh viên và các nhân viên chuyên tâm dành thời gian cho việc ký gửi tác phẩm nhân danh các tác giả, việc đối tác với các nhà xuất bản để đưa nội dung của cơ sở vào trong IR, và việc rút nội dung từ các website của tác giả. Các ví dụ gồm:

  • Đi theo các nỗ lực vươn ra ngoài thành công, Đại học Nghệ thuật Luân Đôn đã thu thập và ký gửi tác phẩm của giáo viên tới IR; nỗ lực này mất thời gian, nhưng đã tạo ra dạng “điểm đầu mút” khi các giáo viên đã thấy các không gian được dành cho họ trong IR. Xem chi tiết ở đây.

  • Báo cáo của COAR nêu Virginia Tech, Đại học Barcelona, và Viện Hàn lâm Khoa học Trung Quốc thu thập tác phẩm từ BioMed Central. Chi tiết có ở đây.

  • Đại học Hong Kong đã phát triển một module của DSpace mà có “khả năng quản lý, thu thập và mở ra dữ liệu về tất cả các khía cạnh của nghiên cứu” điều đó “tạo ra sự tích hợp trơn tru giữa các hạng mục của DSpace (các xuất bản phẩm) và các thực thể CRIS khác”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Bang Boise sử dụng “mô hình ký gửi qua trung gian”, nơi mà các nhân viên thư viện thấy các tác phẩm có tiềm tàng ký gửi được và điều tra các điều khoản cấp phép của nhà xuất bản, và sau đó liên hệ với các giáo viên để tài liệu đó được đệ trình vào IR. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Milan đã tích hợp “hệ thống thông tin nghiên cứu của họ với kho của cơ sở”, nó thu thập dữ liệu từ khắp trường đại học. “Từ 2009, nó đã bắt buộc các giáo viên tải lên siêu dữ liệu từ các xuất bản phẩm của họ, và các tài liệu toàn văn được khuyến cáo bất kỳ khi nào có thể”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Nebraska-Lincoln yêu cầu các CV của giáo viên và nhận diện tác phẩm có thể được rút ra và đăng từ website thành viên giáo viên. xem chi tiết ở đây.

  • Báo cáo của COAR, Đại học Concordia “sử dụng các cảnh báo của nhà xuất bản, duy trì cơ sở dữ liệu tham chiếu tác phẩm - Refworks của các xuất bản phẩm mới của giáo viên, gắn thẻ cho các trích dẫn thích hợp, và sử dụng tất cả điều này như là điểm khởi đầu cho sự vươn ra ngoài của giáo viên để điền vào kho của họ”.

  • Đại học Stellenbosch đang kiểm tra SUNScholar để đảm bảo rằng nó là tin cậy và có đủ thẩm quyền. Được đưa vào trong kiểm tra đó là sự quét “Thực hành Kho Được chấp nhận chung” của IR, nó chi tiết hóa các phương pháp tự động và bằng tay cho việc thêm tác phẩm vào SUNScholar. Xem chi tiết ở đây.

  • Dự án Xây dựng Hạ tầng Nghiên cứu Cộng tác giữa các Đại học Vùng – RUBRIC (Regional Universities Building Research Infrastructure Collaboratively) đã phát triển “bộ sưu tập các bản thảo Python và các chuyển đổi xsl mà xúc tác cho chuyển đổi dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau sang các kho cơ sở”. Xem chi tiết bộ công cụ chuyển đổi này ở đây.

  • Đại học Columbia khuyến khích sự tham gia trong kho bằng việc cung cấp dịch vụ rà soát lại CV cho các giáo viên: các nhân viên thư viện rà soát lại các xuất bản phẩm từ CV của một tác giả và sau đó liên hệ với thành viên giáo viên đó để có các tệp có thể được ký gửi vào kho; Xem chi tiết ở đây.

  • Cao đẳng Wooster đã phát triển script “mà sẽ tự động hóa kiểm tra sự cho phép các tệp PDF trong Sherpa Romeo”, nó xúc tác cho người sử dụng dễ dàng xác định liệu tệp PDF tác phẩm của nhà xuất bản có được tải về và được ký gửi vào IR hay không. Script là sẵn sàng để tải về ở đây.

  • Các phát hiện từ trường hợp điển hình của Đại học Illinois, Đại học Massachusetts, Đại học Michigan, Đại học Minnesota, và Đại học Bang Ohio đã chỉ ra rằng “việc thương lượng với các nhà xuất bản để đưa nội dung của giáo viên” vào IR của cơ sở là cách thành công để tuyển chọn nội dung. Xem chi tiết ở đây.

  • Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) cung cấp “Dịch vụ Lưu trữ Trung gian” cho các giáo viên của họ theo đó thư viện ký gửi tác phẩm nhân danh các nhà nghiên cứu. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Quốc gia Úc chào thảo luận về việc thu thập tác phẩm để ký gửi cục bộ. Xem chi tiết ở đây và ở đây.

  • Các nỗ lực của MIT để tăng nội dung trogn IR theo sau “chiến lược 12 điểm”, gồm sử dụng “các công cụ điền vào tự động” và “phân nhỏ miền của MIT để xem các tài liệu khác họ thấy trong miền của cơ sở của họ”. Xem chi tiết ở đây.

  • MIT cũng đối tác với BioMed Central để thu thập “phiên bản cuối cùng được xuất bản” của các tác phẩm của nhà nghiên cứu. Giao thức SWORD được sử dụng để đẩy các tác phẩm từ BioMed Central sang kho của MIT. Xem chi tiết ở đây và các chi tiết về quan hệ đối tác với nhà xuất bản được mở rộng của Viện ở đây.

  • Thư viện Đại học Tromsø thu thập tác phẩm vào kho bằng việc rà soát lại các báo cáo về các xuất bản phẩm và tư vấn với DOAJ và SHERPA/RoMEO để xác định liệu tác phẩm có thể được ký gửi hay không. Xem chi tiết ở đây.

  • Harvard sử dụng các sinh viên như là những người anh em về Truy cập Mở để “giúp các giáo viên ký gửi vào DASH, trả lời các câu hỏi về các Chính sách Truy cập Mở, và giúp những người ký gửi hoàn thiện các mô tả siêu dữ liệu”. Xem chi tiết ở đây.

  • Thư viện của Viện Nghiên cứu Xây dựng của Hội đồng Nghiên cứu Quốc gia Canada phục vụ như là người quản lý “kỹ thuật và hành chính” ký gửi các tác phẩm vào kho. Bằng cách đó, “các nhân viên vào tất cả các thông tin thư mục, tạo ra các tệp PDF được tiêu chuẩn hóa cho Web, ‘cảnh báo’ cho các khách hàng về tư liệu mới có sẵn và thẩm định các xuất bản phẩm mới được các máy tìm kiếm trên Internet đánh chỉ mục”. Xem chi tiết ở đây. Lưu ý: Đây là bài báo mất tiền truy cập.

  • Kho Ktisis của Đại học Công nghệ Síp chào “2 phương pháp đang tồn tại sẵn cho việc đệ trình hạng mục … hoặc bằng việc gửi tác phẩm qua thư điện tử hoặc bằng việc sử dụng phương pháp tự lưu trữ”. Xem chi tiết ở đây.

  • Kho Nghiên cứu trên Trực tuyến của Trường Y Vệ sinh & Nhiệt đới Luân Đôn – LSHTM (London School of Hygiene & Tropical Medicine) “tự động nhập các hồ sơ nghiên cứu của tất cả các nhân viên hiện hành của LSHTM được xuất bản và… nếu bài báo là từ tạp chí truy cập mở hoặc … truy cập mở [được trả tiền] … thì tệp PDF toàn văn của nhà xuất bản của bài báo đó” sẽ được nhập vào. Xem chi tiết ở đây.

  • Đội dự án Daedalus của Đại học Glasgow đã sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập tác phẩm: họ đã tiến hành liên hệ với các giáo viên, những người đăng tác phẩm của họ lên các website cá nhân của họ, hỏi sự cho phép để thu thập tác phẩm này cho kho; tác phẩm được rút ra từ PubMed Central và sự cho phép ký gửi được yêu cầu từ tác giả đó; và các tạp chí được tìm kiếm mà trao sự cho phép ký gửi đối với các tác phẩm của các tác giả của đại học Glasgow, những người mà họ sẽ tiếp cận sau đó để khẳng định liệu tác giả có trao quyền ký gửi hay không. Xem chi tiết ở đây.

  • Thư viện Đại học Edinburgh ký gửi tác phẩm cho các tác giả của đại học, khi được yêu cầu; và Đại học Glasgow tích cực thu thập nội dung, cả từ “các website của giáo viên và phòng ban” và “các nhà xuất bản mà cho phép tự lưu trữ”. Xem chi tiết ở đây.

  • Trong một trường hợp điển hình 3 thư viện nặc danh và các tiếp cận của họ trong việc điền nội dung vào các kho cơ sở của họ, một trong các cơ sở đó “đã môi giới các dàn xếp trực tiếp với các nhà xuất bản để giành được các tài liệu bằng có bản quyền, được rà soát lại ngang hàng được các giáo viên của họ viết trên tạp chí” và “đã phối hợp với các phòng ban để nhập vào kho theo đống”. Xem chi tiết ở đây.

  • Đại học Công nghệ California thu thập “các quả treo thấp” cho kho, bao gồm “di sản trí tuệ … từ tư liệu trình bày với ít khó khăn nhất về khía cạnh sự cho phép của nhà xuất bản” và “các nguồn giàu có khác các nội dung sẵn có rồi gồm … các loạt báo cáo kỹ thuật, các bộ sưu tập tài liệu làm việc, các luận văn, luận án”. Xem chi tiết ở đây.

  • Các nỗ lực ký gửi ở Đại học Southampton là khác nhau vì kho cơ sở được phân tán khắp các trường khác nhau của đại học này. Một phương pháp được sử dụng là cho các phòng ban chỉ định các nhà quản trị để ký gửi các tác phẩm cho các tác giả. Xem chi tiết ở đây.

  • Tỷ lệ ký gửi cáo của CERN có thể được thừa nhận với vài yếu tố, bao gồm những điều sau: “Các phòng có trách nhiệm ký gửi nội dung vào hệ thống chủ yếu nhân danh của các tác giả của nó” và “Nội dung không được các nhà nghiên cứu của CERN ký gửi sẽ được thư viện thu thập”. Xem chi tiết ở đây.

  • Kho của Đại học St Andrews sử dụng “Hệ thống Thông tin Nghiên cứu Hiện hành - CRIS [Current Research Information System]” mới, nó làm việc cùng với kho. Với CRIS, “thư viện có thể giám sát các đầu ra nghiên cứu dduwwocj thêm vào PURE khi các nhà nghiên cứu cập nhật các danh sách xuất bản phẩm của họ, liên hệ với những người đang tham gia với hệ thống đó”. Xem chi tiết ở đây và thông tin về tác phẩm của Đại học trong một dự án tương tự, nhưng bây giờ đã dững, MERIT, ở đây.

  • Kho của Trường Luật William & Mary, ở thời điểm đầu của nó, từng được điền vào bằng “một đội quân nhỏ các sinh viên trợ giúp … [những người đã thêm vào] hầu như 5.000 tài liệu… trong vòng 6 tháng đầu tồn tại của kho”. Xem chi tiết ở đây.

  • Thư viện Số Texas đã tạo ra hệ thống quản lý luận văn và luận án điện tử nguồn mở, Vireo, cung cấp “giao diện quản lý chuyên gia mà cho phép các nhân viên và các thư viện chuyển ETD qua tiến trình công việc được phê chuẩn và xuất bản nó vào kho của cơ sở” một khi sinh viên đã đệ trình nó để phê chuẩn. Xem chi tiết ở đây, và các cài đặt Vireo ở Texas A&M, Texas Tech, và Đại học Texas ở Austin.

  • Đại học Carnegie Mellon có lẽ đang xem xét thay đổi hệ thống báo cáo xuất bản phẩm thường niên của nó, đó là, bằng việc yêu cầu các tác giả đưa vào siêu dữ liệu và bản sao phiên bản cuối cùng của tác phẩm với từng xuất bản phẩm có thể cho phép các nhân viên thư viện thu thập. Xem chi tiết ở đây.

  • Nhân viên thư viện của Cao đẳng Nông nghiệp Botswana – BCA (The Botswana College of Agriculture) triển khai các nỗ lực “thu thập nội dung, số hóa các tư liệu in, và tạo ra siêu dữ liệu”, chúng giúp làm đầy kho. [Lưu ý: kho của cơ sở của BCA còn chưa được phát hành công khai; hiện nó đang được sử dụng như một tài nguyên nội bộ, điều giả thiết sẽ thay đổi một khi “giai đoạn phát triển” hoàn tất]. Xem chi tiết ở đây.

  • Các kho từ Đại học Melbourne, Đại học Queensland, Đại học Công nghệ Queensland, Đại học Southampton, Đại học Strathclyde, Đại học Glasgow, và Đại học Lund đã nghiên cứu, và thay vì “văn hóa nguyên tắc” đang là chỉ số mạnh của tỷ lệ ký gửi, một chỉ thị của cơ sở và chương trình quan hệ mạnh, nó chào hỗ trợ ký gửi, là “thực hành hiệu lực và hiệu quả có khả năng làm cho kích cỡ nội dung của IR lớn hơn”. Xem chi tiết ở đây.

  • Thư viện của CERN “tin tưởng nó truy xuất các hồ sơ thư mục đối với hầu như 100% các tài liệu của riêng CERN”. Tỷ lệ cao các bài báo toàn văn trong CDS được ghi công cho các nỗ lực chính sách lâu dài và sự số hóa của các nhân viên thư viện; hơn nữa, CERN có sự cho phép từ Xã hội Vật lý Mỹ để tải lên nội dung của các tác giả của CERN tới CDS. Xem chi tiết ở đây.

 

• This is a section within Good practices for university open-access policies.

• Adopting an OA policy is easier than implementing one, and the hardest part of implementing a "green" or repository-based policy is to insure the deposit of all the work that ought to be deposited. This section covers incentives for authors to deposit their work themselves, as well as other methods, human and machine, for getting their work into the repository. It could be considered a subsection within the section on Implementing a policy. But because it's so large, we're making it a section to itself.

Advocacy and education

• An institution can reach out to its community to educate researchers on the benefits of OA, the benefits of deposit in the repository, and the mechanics of the deposit process. The idea is to explain the policy, generate interest, alleviate concerns, answer objections, and remove impediments to deposit. Examples follow:

  • The University of the Arts London has focused advocacy efforts on delivering personalized outreach to faculty with "floor walking": meeting with faculty to walk through a deposit and solicit feedback on the process and answer questions. This outreach has lead to technical improvements and developed critical personal relationships. Goldsmiths, University of London developed outreach material and then used this material as the foundation for outreach presentations. Both institutions indicated that to be effective in arts advocacy it is critical to understand the department's culture and establish a relationship with faculty. See details of both programs here.

  • A case study of the University of Strathclyde's IR notes that the university offers "training sessions and information about how to publish the documents in the repository". See details here; note this is a toll-access article.

  • The JISC-funded Repositories Support Project provides some answers to "Common issues raised in advocacy" here, as mentioned in a Confederation of Open Access Repositories (COAR) report; see details here.

  • The University of Nairobi Library has partnered with the Medical Students Association of Kenya "to reach students, faculty and University Management Board, populate the institutional repository and introduce an open access mandate." See details here and here.

  • The Jomo Kenyatta University of Agriculture and Technology has been raising community awareness about the University's IR through workshops, one-on-one visits with faculty, online and print promotion, and peer training. See details here.

  • Stellenbosch University is auditing SUNScholar to ensure that it is reliable and authoritative. Included in the audit is a scan of the IR's "Generally Accepted Repository Practice," which details the promotion efforts for the IR, including a help guide, social media outreach efforts, and more. See details here.

  • The Queensland University of Technology (QUT) suggests working with influential faculty to gain "early adopters" of the institutional repository, for example, "late-career academics" and "high-status researchers," who could then serve as advocates for deposit. QUT also recommends partnering with department and school administrators by offering on-site training and providing details on participation and download rates by department/school; see details here.

  • Columbia University's efforts to encourage faculty participation in the repository begin with robust outreach, which includes going to new student orientations, attending department meetings, and offering workshops. Rebecca Kennison notes that being visible and tailoring the message to the audience is critical; listen to details here.

  • Massey University offers an "Introduction to eResearcher" presentation to faculty, which includes a description of what eResearcher is and how it works; details may be found here.

  • In 2006 the University of Southern Queensland developed a marketing plan for their repository, which included actions aimed at specific audiences to "[i]Increase awareness and knowledge" of the repository and open access efforts to "increase confidence of academic and general staff in submission processes"; see details of the plan here.

  • Findings from a case study of the University of Illinois, University of Massachusetts, University of Michigan, University of Minnesota, and Ohio State University indicated that "convincing key faculty to contribute" to the institution's repository is a fruitful "means of bringing others along". See details here.

  • A survey of content recruitment strategies found that 5 of 7 institutions studied used "promotional activities," including workshops, presentations, informational brochures, and websites to inform their constituents about the "submission procedure" and " benefits that are involved when making your thesis available online". The seven institutions surveyed were Boston College, University of Hong Kong, Stellenbosch University, University of Helsinki, North Carolina State University, University of Manitoba, and Brigham Young University. See details here.

  • The Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) launched an advocacy campaign for OA Week 2012 that shares researcher stories about why they deposit their work into the IR. See details here. CSIC also publishes a newsletter that shares internal strategies for filling the repository. See details here, but note the newsletter is only available in Spanish. Last, CSIC strengthened the institution's "training and awareness" program, details of which may be found here.

  • JISC provides a Research Information Management infoKit and Digital Repository infoKit, the latter of which provides "a practical 'how to' guide to setting up and running digital repositories." A section within the "Management Framework" discussion reviews methods for institutional change, which offers practical tips on advocacy, culture change, crafting a core message, advocacy options, and advocacy activities. Some of these methods are illustrated with examples of activities taken by particular institutions. See details here.

  • A University College London study explores policies on, practices surrounding, and "barriers to the electronic deposit of e-theses" in the United Kingdom. Several of the identified concerns could be alleviated with education. See details here.

  • The Queensland University of Technology (QUT) uses targeted outreach efforts, including workshops with discipline-specific messages, and library liaisons participate heavily in the education and outreach process. See details here.

  • A detailed report from the Confederation of Open Access Repositories (COAR) on "sustainable, replicable best practices related to populating repositories" discusses advocacy efforts at the Digital Repository Federation (DRF) in Japan, including building relationships, "always [being] visible," and creating a tailored message (find the full DRF report here). The COAR report also covers efforts at the Universität Konstanz which rely heavily on building personal connections to recruit content and develop allegiances (find the full Konstanz report here).

  • Four case study sketches explore the advocacy efforts of the University of Zimbabwe, Kamuzu College of Nursing, the University of Latvia, and the University of Khartoum. See details here.

  • The University of Exeter's detailed advocacy plan aims to reach to encourage use of RePosit. Methods are tailored to the different audiences, and social media is used "as much as possible" because it is quick, easy, and has a wide reach. See details here.

  • The University of Minho has established a four-tiered program to increase "the levels of adoption of the repository," which includes a promotional plan of activities, such as, "evangelis[ing] within our faculty...by means of presentations, papers, interviews, news in the press, promotional materials, flyers, websites." See details here.

  • The Kultivate project works "to increase the rate of arts research deposit." As such, it has developed a toolkit to support repository managers and staff in the development of an advocacy plan to encourage deposit of visual arts researchers "in both a visual and textual way". See details here.

  • Central to the University of Central Lancashire's IR's launch was the partnership that was established with the research community at the outset to not only gather content for the repository, but "[embed] the Repository within the University strategic goals and operational workflows at a high level to ensure its sustainability through ongoing population by research, teaching and learning and other project output". The outreach for this partnership started early in the process and included continual representation of and engagement with the research community. See details here.

  • ETH, MIT, and the University of Rochester use outreach strategies such as "branding the programme and raising awareness of the issue(s)...making the IR attractive to potential depositors...reinforcing a positive attitude and encouraging conditions that make depositing work in an IR an attractive option...[and] seeking to establish two-way communication and the involvement of the target audience." See details here.

  • Following a library survey conducted at University of Jyväskylä, which revealed that participating faculty had several common misconceptions about the deposit process, permissions, and the repository's function, the library aims to clarify the deposit process and the role of researchers therein. See details here.

  • The Centre for Research Communications, University of Nottingham's Bill Hubbard discusses author concerns about depositing their work in institutional repositories. Foremost is that peer-reviewed work is listed alongside grey literature, but there are also concerns about "infringing copyright and infringing embargo periods;...the paper not having been 'properly edited by the publisher'; not knowing of a suitable repository; a concern about plagiarism or unknown reuse; then not knowing how to deposit material in a repository and not knowing what a repository was." In response, Hubbard notes that education and "continued, repetitive, hard slog advocacy of the basics" will ease these concerns. See details here.

  • A University of Cambridge and University of Highlands and Islands project aimed to increase deposits to, satisfaction in, and "institutionalisation" of the institutional repository with "a technical integration tool which connected the Virtual Research Environment (VRE) to the IR." Communication and relationship building are described as "vital" to the program's success, because "the focus had to remain on the institutionalisation of the IR." See details here.

  • The University of Southampton offers IR advocacy in many forms; the library "provide[s] training and guidance, including bespoke and one-to-one training, not just on the use of the repository but on topics such as OA in general, e-theses, bibliometrics, data management and current awareness." See details here.

  • Cameroon's University of Buea used a "start small...to ensure functionality and effectiveness" plan to gather content from the faculty: the IR was first populated with "postgraduate theses." Currently advocacy efforts are underway to ensure the larger university community supports deposits to the IR. See details here.

  • Following the initial implementation of the repository Ktisis, the Cyprus University of Technology's library staff focused on its promotion, which included the "develop[ment of] information services...using help pages, user guides, flyers, etc." to address copyright concerns of researchers and help them "understand the benefits that the institutional repository can offer." See details here.

  • A study at Oregon State University surveyed Thomson Reuters' Journal Citation Reports and SHERPA RoMEO to determine whether "core journals in a discipline...allow[ed] pre- or post-print archiving in their copyright transfer agreements." With this list, library staff approached faculty with "scholarly communication issues such as author’s rights and open access" as a means of opening the discussion to encourage deposit to the institutional repository. See details here.

  • De Montfort University Leicester (DMU) "aimed to enhance and embed the DMU repository DORA within institutional processes and systems." Advocacy work, as a component of the EXPLORER project, involved a "targeted approach" that ran for the duration of the project, from events to blog posts and "advocacy materials," as well as demonstrations. See details here.

  • The University of Glasgow's created a Daedalus project board that included faculty members, recruited OA-supportive faculty to submit early content, and offered presentations and other events to introduce the project to the community. See details here.

  • The University of Rochester created "a 'crib sheet' for librarians of responses to faculty questions and concerns about the IR". Other examples of IR promotional methods are detailed here.

  • The University of Illinois, University of Massachusetts, University of Michigan, University of Minnesota, and Ohio State University have varied "successful strategies" of securing content, one of which includes "convincing key faculty to contribute as a means of bringing along others." See details here.

  • Rollins College library involved faculty in periodical reviews when canceling titles as a practical means of opening discussion on campus about scholarly communication; OA journals and repositories were then introduced as an alternative to the subscription model. The different stakeholders received different advocacy messages; for example, "the provost was interested in institutional reputation, the Dean of Faculty by the idea of a stable repository of faculty publications, IT and the librarians in a hosted solution...which did not involve much staff time and expertise [and]...the faculty...in more visibility for their own research and a policy that was flexible." See details here.

  • The University of Glasgow is working to embed their repository "into the fabric of the institution" over time. Included in these efforts are "Open Access advocacy activities" and "[r]unning training courses for departmental staff and administrators about Open Access, [the] Policy and Repository." See details here.

  • Kalamazoo College's institutional repository development has involved many constituents; these populations - library and IT staff, deans, faculty, and administrative assistants - require outreach for success, including fostering "a sense of community ownership" and "buy in." See details here.

  • A case study of three libraries and their approaches to filling their institutional repositories with content shows that all three institutions employed advocacy for the institutional repository to acquire content, from faculty outreach with library liaisons to instructional presentations and branding and marketing of the repository. See details here.

  • The University of Northampton is working to "modify university procedures for submission to NECTAR, increase researcher involvement, encourage the deposit of full content and further embed NECTAR in researcher workflows"; included in the university's plan to do so is to "provide a programme of appropriate training, advocacy and promotional activity." Several "presentations" and "training sessions" have been delivered. See details here.

  • At the California Institute of Technology encouraging deposit is a "sociological and strategic" endeavor. To be successful in recruiting researcher support, it has been important to work toward securing senior faculty as early adopters, who "may view the proposition [of deposit] as a capstone/culmination/collected works project for their career." By supporting this argument with data, a convincing position may be made that "content in the IR is highly visible and read." These identified "opinion leaders" can become fruitful partners in the deposit of work to the institutional repository. See details here.

  • Outreach for the institutional repository at the University of Southampton is strong, ranging from providing presentations and one-on-one support, to offering "Help and Information," and "engag[ing] people on all levels involved in the depositing process." See details here.

  • An institutional repository liaison was hired at Minho University to provide author support, which included outreach efforts such as introductory and "refresher" presentations, promotional materials, a help desk, and more. See details here.

  • The University of St Andrews' repository development has included strategies that have been used successfully to encourage deposit. Simply put, "Actual staff on the ground devoting substantial time to interaction with researchers is crucial." In addition to added services that are headed by librarians, "[p]romotion of the repository can raise awareness amongst our academics of the issues around copyright and full text dissemination, and influence attitudes towards open access." See details here.

  • Work from the California Polytechnic State University offer "[b]asic marketing principles and how to apply them to marketing an institutional repository within a higher education setting." See details here. Note: This is a toll-access work.

  • The Instituto Politécnico de Castelo Branco's institutional repository has implemented a "diffusion strategy," including conferences and newsletters, which is used to educate the community about the presence of the repository. See details here.

  • Georgia State University has been working "to increase awareness about OA in general and provide practical information to GSU faculty about their 'copy rights.'" New faculty were targeted with an outreach campaign that included "Peter Suber’s new book Open Access from MIT Press...a bookmark explaining OA; information on the university’s institutional repository, the Digital Archive @ GSU; and contact information for a subject specialist librarian in the faculty member’s field." The marketing campaign also included "academic deans and other key administrators on campus" and has positively received. See details here.

  • Open University identifies advocacy and development as the cornerstones for building an institutional repository collection without a mandate. The advocacy methods have been varied, from using social media for promotional efforts to attending department meetings. The efforts have attracted "63% of the OU’s journal output published in 2008 and 2009" and the repository managers are "getting around 36 full-text deposits per week, compared to a low of 2 per week before the advocacy/development campaign." See details here.

  • The University of Stellenbosch offers several suggestions for "internal" and "external" marketing efforts to garner support for an institution's repository. Included as examples are "presentations," "demonstrations," and "individual appointments" for marketing the repository and generating interest in deposit. See details here.

  • An Open Access Week poster from the London School of Economics and Political Science clearly illustrates the value added from depositing in the LSE Research Online institutional repository in several bullet points: high visibility, professional profiles with accurate and comprehensive content, and copyright compliance. These benefits serve as a counterpoint to common author practices for posting their work on "personal webpages." This simple advocacy tool highlights major talking points.

  • The University of Glasgow reports on the University's efforts "to create an Open Access Repositories Resource Pack (OARRPack) for the UK’s Open Access Implementation Group (OAIG)," the end goal of which is "a mix of the high level information necessary to enact institution-wide policy changes and the practical details needed in order to implement these policy changes." OAIG's research pack provides "Information and guidance", which includes a section on advocacy and cultural change. There are links to "Key resources", tips for crafting "a clear message about why an institution’s repository is important, and why people need to engage with it," and sample institutions that have led successful advocacy campaigns: the University of Liège, University of Southampton, and Queensland University of Technology. Find a video by William Nixon, of the University of Glasgow, on the resource pack. See details here.

  • The Welsh Repository Network offers several solutions to common challenges for repository deposits. Education is highlighted as important for generating buy-in to the institutional repository across many fronts: from gaining high-level support, which will create an "integration with other [university] systems and processes" and can lay the foundation for an institution-wide mandate, to building an understanding across the community of users of the benefits of depositing their work into the repository (e.g., a wider readership, public funding issues, author rights and copyright, etc.). See details here.

  • Joanne Yeomans, of the CERN Library staff introduces new staff to the deposit process and uses an internal bulletin to remind staff to deposit work. Future plans include following up with authors about specific works that have not yet been deposited. See details here.

  • Furman University librarians developed a year-long "expert speaker" program aimed at educating faculty about “open access, altmetrics, author’s rights, and other relevant topics.” Processes are detailed for soliciting speakers and organizing such programming on campus. See details here.

  • Miami University library partnered with the Center for the Enhancement of Learning, Teaching, and University Assessment to implement a year-long outreach program that pulled faculty, students, and staff together to learn about "open access, journal economics, predatory publishing, alternative metrics (altmetrics), open data, open peer review, etc." The program was developed with a focus on community development, discussion, and group participation. See details here.

  • The Georgia Southern University library integrated PlumX altmetrics with its IR in 2014, and "marketed" the integrated package to faculty, department heads, and deans through brochures, chat sessions, demonstrations, and PlumX reports, to help faculty understand how their work was being used. It also reported on the results to the larger public.

Automated deposit tools

• Institutions can use automated deposit tools to increase the ease of participation in repository deposit. These tools help to streamline, automate, or standardize the deposit process to encourage participation. Examples follow.

1. BibApp "matches researchers on your campus with their publication data and mines that data to see collaborations and to find experts in research areas." Find the press release announcing BibApp here. Instances of BibApp may be found at the University of Illinois at Urbana-Champaign, Marine Biological Library Woods Hole Oceanographic Institution Library, and University of Kansas Medical Center.

   • Hannover Medical School uses tools such as BibApp, which "showcases the scholarly work done by a particular researcher, research group, department or institution" to motivate researchers to self-deposit. See details here.

   • In a 2009 survey of OpenDOAR-registered institutional repositories that studied copyright clearance activities, BibApp is noted as a tool that can be used to "formaliz[e] permissions workflows." That BibApp "automatically checks citations for deposit policy in SHERPA/RoMEO" reduces the individual effort of authors and library staff in copyright clearance associated with deposit. See details here.

2. DepositMO "seeks to embed a culture of repository deposit into the everyday work of researchers. The project extended the capabilities of repositories to exploit the familiar desktop and authoring environments of its users, specifically, to deposit content directly from Microsoft Word and Windows Explorer." See details here and here.

   • DepositMO was introduced at a "JISC Programme meeting" as a way to upload images to streamline the deposit process. See details here.

3. DepositMOre is “working with selected repository partners to build and apply new discovery and deposit tools and to show statistically MOre deposits in these repositories,” resulting from use of DepositMO tools.

4. Deposit Strand aims "make it easier to deposit into repositories. The projects will identify and implement good practice and technical solutions that can be shared with other institutions, ultimately leading to better populated open access repositories with increased benefit to the researcher, the sector and the economy." See additional details of the deposit tools here.

5. Direct User Repository Access (DURA) aims to "embed institutional deposit into the academic workflow of the researcher at almost no cost to the researcher." The proprietary "upcoming Mendeley module" that resulted from the JISC-funded project's efforts works with Symplectic's Elements software to allow researchers to "synchronise their personal Mendeley profiles with their Elements account at their institution; and most importantly, take advantage of the rich file sharing capabilities of Mendeley." See details here.

6. EasyDeposit is an "open source SWORD client creation toolkit. With EasyDeposit you can create customised SWORD deposit web interfaces from within your browser. You can choose the steps which the user is presented with, change their order, [and] edit the look and feel of the site so that it matches your institution."

   • As a follow-on to the 2009 development of EasyDeposit, multiple-repository-deposit functionality has been added to this script. See details here.

1. • EasyDeposit was born out of a need to have "a generic SWORD deposit interface toolkit that allowed new deposit systems to be easily created." Two examples from the University of Auckland Library illustrate how Easy Deposit helps to make deposits easier for projects/constituents with specific, singular needs: Ph.D. candidates' thesis deposit and the archiving of a technical report series. See details here.

7. Open Archives Initiative's Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) "provides an application-independent interoperability framework based on metadata harvesting." For details on the history and foundations of institutional repositories and the importance of standards to repository interoperability to enable the "harvesting, searching, depositing, authentication, and describing [of] contents," see here.

8. Open Access Repository Junction (OA-RJ) is "an API that supports redirect and deposit of research outputs into multiple repositories."

9. Open Depot "ensure[s] that all academics worldwide can share in the benefits of making their research output Open Access. For those whose universities and organisations have an online repository, OpenDepot.org makes them easy to find. For those without a local repository, including unaffiliated researchers, the OpenDepot is a place of deposit, available for others to harvest."

10. Organisation and Repository Identification (ORI) is "a standalone middleware tool for identifying academic organisations and associated repositories. This project will improve the ORI functionality developed for the Open Access Repository Junction (OA-RJ) and OpenDepot.org by EDINA and establish it as an independent middleware component made openly available for any third party application to use." See details here.

11. PUMA aims to integrate deposit into an author's workflow as follows: "the upload of a publication results automatically in an update of both the personal and institutional homepage, the creation of an entry in BibSonomy, an entry in the academic reporting system of the university, and its publication in the institutional repository." See details here.

12. RePosit "seeks to increase uptake of a web-based repository deposit tool embedded in a researcher-facing publications management system." The project's blog details the work of the group members, "University of Leeds (Chair), Keele University, Queen Mary University of London, University of Exeter and University of Plymouth, with Symplectic Ltd." See details here.

    • A University of Cambridge and University of Highlands and Islands project aimed to increase deposits to, satisfaction in, and "institutionalisation" of the institutional repository with "a technical integration tool which connected the Virtual Research Environment (VRE) to the IR." The tool was successfully developed and implemented, and deposits since have increased: "The number of IR communities has doubled and the number of collections has tripled." See details here.

13. Repository Junction (RJ) Broker is "a standalone middleware tool for handling the deposit of research articles from a provider to multiple repositories." A June 2013 project update notes that RJ Broker's trial with Nature Publishing Group and Europe PubMed Central is complete (and was successful), and the development and transition to RJ Broker as a service is underway. Additionally, MIT is "working on a data importer for DSpace." See details here.

14. Simple Web-service Offering Repository Deposit (SWORD) "is a lightweight protocol for depositing content from one location to another." Find an introductory video on SWORD 2.0 here.

    • BioMed Central briefly describes its partnership with MIT "to set up an automatic feed of MIT articles...The SWORD protocol allows the institutional repository to receive newly published articles from any of BioMed Central's 200+ journals as soon as they are published, without the need for any effort on the part of the author and streamlining the deposit process for the repository administrator." See details here.

    • SWORD is identified in a Confederation of Open Access Repositories (COAR) report on "replicable best practices related to populating repositories" as a "deposit mechanism [that] offers a unified ingestion service and guarantees a robust transfer of manuscripts." Included in this discussion are PEER-created guidelines on "deposit, assisted deposit and self‐archiving" facilitated by SWORD. See details here.

    • The SWORD protocol is used to push the works from BioMed Central to MIT's repository; this efficiency "make[s] it easier for our faculty to make their work openly available." See details here.

    • The SWORD protocol is flexible, enabling deposit to repositories from publishers, the researcher's desktop, and more. These "different use cases, how they fit into the scholarly lifecycle, and how SWORD facilitates them" are illustrated with examples. See details here.

    • SWORD has application in arXiv deposits, including "ingest from various sources" and "deposit to Data Conservancy". Because arXiv was an "early adopter" of SWORD, it has "> 5000 accepted submissions" from the protocol. See details here.

    • The University of Auckland uses SWORDv2 and a simplified user interface to deposit dissertations the University's IR. This process means students don't need to have a user profile or a deep understanding of the repository. The University of Oxford uses SWORDv2 in their data repository, DataFlow, which allows for asynchronous record creation. See details of both projects here.

Copyright support

• An institution can provide copyright support to depositing authors, which may include services such as publisher negotiation, copyright education, and version control.

  • The Alliance for German Science Organizations has negotiated licensing terms that allow several German research centers to "to deposit published articles into repositories, within the context of their content licenses." A Confederation of Open Access Repositories (COAR) report details this and other similar efforts by the Swedish BIBSAM Consortium and Finnish FinELib Consortium. See details here.

  • A Confederation of Open Access Repositories (COAR) report on "sustainable, replicable best practices related to populating repositories" discusses the copyright clearance efforts of five institutions, including Griffith University, to make deposit easier for authors. These activities range from advising authors to contacting publishers to secure clearance. See details here.

  • The University of Minho created "value-added services for both authors and readers," which included "help pages and user guides...to aid authors with the decision of whether or not they could publish their materials in Open Access IRs without infringing any previous copyright releases they may have already signed." See details here.

  • Results of a survey conducted at the Cyprus University of Technology revealed that forthcoming efforts should be made by the library to "[d]evelop [an] author addendum policy." See details here.

  • Copyright remains a particular concern for artists, and the [​http://www.vads.ac.uk/ Visual Arts Data Service (VADS)] has "produced guidelines and scenarios...to ‘allay fears, misconceptions and ignorance in respect of copyright and IPR’" with the aim to increase deposit through copyright education and support. See details here.

  • The University of Southampton's initiatives that aim to encourage deposit include the library providing "guidance on copyright" to researchers. See details here.

  • A London School of Hygiene & Tropical Medicine (LSHTM) Research Online blog post indicates that "our team who are experienced in navigating open access publisher policies...will check all rights on your behalf and advise you as to what we can make freely available." See details here.

  • The University of Glasgow provides copyright support for authors by exploring permissions agreements and contacting publishers with licensing questions directly. See details here.

  • Cornell University is an institution that offers researcher assistance in "checking copyright permissions, negotiating with publishers, [and] requesting final manuscript versions from faculty." See details here.

  • The University of Illinois, University of Massachusetts, University of Michigan, University of Minnesota, and Ohio State University have varied "successful strategies" of securing content for deposit, one of which included "negotiating with publishers to include faculty content." See details here.

  • The University of Glasgow's efforts to embed their repository "into the fabric of the institution" over time included the library's role in "[c]larifying and assisting researchers with © status of their publications [and] liaising with publishers." See details here.

  • The Oregon State University Library has partnered with the "OSU Advancement News and Communication" office to ensure that the works profiled by the News and Communication group have been deposited in the repository; a wider readership for the faculty member is thus secured and "the appropriate research article [is] deposited." See details here.

Customization and value-added tools

• An institution can create tools or offer services as add-ons to repository software that offer value to the depositing researcher. Examples follow:

  • MIT collects use stories from people who have downloaded articles from DSpace. See details here.

  • Peter Lu, a research associate at Harvard University, has called for repository functionality that automatically generates a researcher's bibliography as a value-added service.

  • Boise State University manages its "Author Recognition bibliography" in the IR: "'Not only is faculty scholarship included in the comprehensive university bibliography, it is also showcased as part of their department’s collection and on their SelectedWorks site. If a faculty member’s work is part of the repository, then it is a part of the bibliography and included in all the related promotional activities.'" This has increased downloads and "raise the profile of the repository among faculty members." See details here and here.

  • Stellenbosch University is auditing SUNScholar to ensure that it is reliable and authoritative. Included in the audit is a scan of the IR's "Generally Accepted Repository Practice", which details the "[c]ustomisation of the repository is usually required to make it fit for the purpose it was created", including "collections", "submissions", and "search". See details here.

  • The Queensland University of Technology offers a "researcher page," which publicizes an individual's research output in a customizable format. QUT also suggests that researchers "embed the URL into their email signature"; see details here.

  • An active researcher at Hannover Medical School, Martin Fenner, created a list of motivators for self-deposit, which includes institutional repositories hosting "primary research data" and integrating the repository content with journal submission. An example of such a tool that Fenner mentions is eSciDoc, which "include[s] storing, manipulating, enriching, disseminating, and publishing not only of the final results of the research process, but of all intermediate steps as well." See details here.

  • The University of Minho's institutional repository "has been actively involved in the development of add-ons" for DSpace to improve its functionality. Examples of these add-ons are those that enable the sharing of statistics, "request[ing] a copy," a controlled vocabulary, commenting, and recommending. See details here.

  • In a case study of three anonymous libraries and their approaches to filling their institutional repositories with content, one of the institutions employs a "software specialist who leads repository design customizations and functionality enhancements," which are tailored to meet "the needs and interests of faculty." See details here.

  • The Consejo Superior de Investigaciones Científicas's (CSIC's) efforts to populate its institutional repository include a near-term goal to create APIs that will enable publication lists from the institutional repository to be repackaged "as annual-report-building-applications, author or departmental web pages or standardised CV formats". See details here. Additional "improvements in the platform" are discussed in the CSIC's annual report, including embargo functionality, bibliographic export capability, and social bookmarking features.

  • The University of Liege's repository has been successful from efforts that "demonstrate to our authors that the system has actually been designed for their own benefit." For example, the repository "provides a single point of entry, but multiple output options, thereby allowing them to generate CVs and publication lists etc.; and it provides a tool to evaluate the quality of their research; and an efficient personal marketing tool." See details here.

  • Six institutional repositories were studied (including the University of Minho, University of Southampton, and CERN) to discover their methods to encourage author deposit. Several "services" are noted that add value for users in all six case studies; for example, automated publication lists, data storage, and RSS feeds were offered, depending on the needs of the local environment. A table illustrates the numerous value-added services that are provided. See details here.

  • Cornell's VIVO and the University of Oxford's BRII projects are noted examples of institutions with IRs that are "integrating them [repositories] into a much wider context of diverse information systems." See details here.

  • The University of Southampton, University of Stirling, and the University of Minho all provide "‘Request-a-copy’...‘Email Eprint Request’...‘Fair Dealing’...[or] ‘Fair Use’ Button[s]." EPrints and DSpace both have this functionality developed, which allows works that are either under embargo or restricted from OA distribution by publisher demand to still be deposited and shared in a limited fashion, so that "Researchers from all disciplines can be confident that the couple of clicks required to give a fellow researcher access to their Closed Access article is legal... and fair." See details here.

  • The Open University identifies development as one of the cornerstones for building an institutional repository collection without a mandate. The development methods were varied, ranging from creating "gatekeeper controlled groups" to offering embedded feeds. See details here.

  • Carnegie Mellon University conducted a study of their researchers, who indicated that providing added value from deposit in the repository was critical. Researchers would value "a service or benefit they earnestly want but don’t currently have". Examples of such efforts that were raised in focus groups include the following: integrated systems, so that updates to personal/lab websites would update the repository; citation generators for end-of-year reporting; data and media deposit, along with supplemental materials; etc. See details here.

Ease of use

• An institution can create systems or put workflows in place to make the deposit process easier for the author. Examples follow:

  • Todd Rogers of Harvard's Kennedy School has suggested various methods to help encourage faculty deposits. He has recommended providing faculty with a sticker of the URL for the IR's deposit interface, which faculty could stick on their computer as an immediate reminder to deposit work when they submit work for publication. Rogers has also suggested partnering with a school's media office to either collect faculty publications when the media office is alerted to a new publication, or work with the faculty to alert the media office of their publications, if this is a school requirement.

  • A case study of the University of Strathclyde's IR notes that the university has a robust help section, "simple and advanced search," and accessibility support, as well as a "[q]uality policy" and suggestion box. See details here; note this is a toll-access article.

  • The University of Iowa's Iowa Research Online uses metadata crosswalks to "[repurpose] nonMARC metadata from ProQuest" to create new records in the repository, reducing redundancy of effort. See details here.

  • A presentation by Georgia State University's Tammy Sugarman details how catalogers "provide quality control...select keywords...[and] create new metadata and input materials into the IR on a submitter’s behalf," which benefits both the depositor and the end user. See details here.

  • The Queensland University of Technology suggests several options for "remov[ing] disincentives" for deposit; for example, converting native format files, reducing the number of mandatory fields, and checking publishers' deposit policies. See details here.

  • Columbia University encourages ease of participation in the repository by creating a one-time sign-off for proxy deposit. Once the researcher has signed this agreement, library staff check for new content from that author; listen to details here.

  • The Glasgow School of Art's repository, RADAR, was integrated with the university's website and now has an updated user interface. This new "system [is] based on usability, design, aesthetics and user needs" and has "Improved support for non-text deposits." See details here.

  • The University for the Creative Arts has developed a toolkit that "describes processes and workflows" surrounding the preparation for and deposit of works to the university's institutional repository. The files have been made available for reuse by other institutions. See details here.

  • The Royal College of Art has worked closely with a group of researchers to understand their workflow and needs to ensure that the "easy upload and curation of multiple documents and objects into repository records" was supported. A guide is in development for "collecting data, preparing files, clearing content for publication, [and the] deposit workflow." The case study is available, and details may be found here.

  • The University of Southampton aims to encourage deposit by developing tools "to help researchers deposit such as import and export functions, XML, reference managers, DOI, and integration with other services such as PubMed and WOK." See details here.

  • Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) populates its institutional repository with an "OA strategy [that] aims mainly to increase the visibility of its research output." Informational sessions are delivered to each department, and deposits are "synchronized" in that metadata are pulled off of departmental websites and input to the repository by IT staff, leaving the researchers with the task of simply uploading the work at the appropriate time. A proposed project is to couple the CSIC's repository with subject repositories so that authors need to deposit their paper to only one location, with interoperability ensuring that the work appears in all relevant repositories. See details here.

  • The Texas Digital Library created an open source electronic thesis and dissertation management system, Vireo, that offers a simple interface for students to submit their completed theses and dissertations. Partial funding for the project was made available through an Institute of Museum and Library Services grant. See details here.

  • Symplectic Elements has been adopted by the California Digital Library (CDL) to harvest publications subject to the University of California's OA Policy. “Elements will closely monitor publication sources…for any new materials published by UC authors” and will “collect as much information about that publication as possible and contact the author(s) by email for confirmation and manuscript upload.” By implementing Elements, CDL will streamline and automate the deposit process. See details here.

  • Pennsylvania State University and George Mason University are partnering to develop enhancements to "Zotero’s archiving capabilities by linking to ScholarSphere, Penn State’s institutional repository service...[which] will allow Penn State faculty, students and staff to claim and deposit self-authored works securely in ScholarSphere via Zotero." An additional anticipated feature will include increased discovery of journal publications through RSS feeds. See details here.

  • ETH Zurich has streamlined the deposit of work from E-Citations, the University's "official reference source...[for] internal annual report[ing]," to E-Collection, the University's IR. Authors now have "the option [to] ’Publish in E-Collection’" when they enter citations in E-Citations, "which enables [them] to upload a full text directly for publication in ETH E-Collection." See details here.

Embedding

• An institution can encourage deposit by folding the repository into the reporting processes and workflows, making deposit a routine practice. Examples follow:

  • Tyler Walters, of Virginia Tech, notes that by "automatically captur[ing] metadata as defined by the data producers and provid[ing] ways for researchers to mark up their data," institutional repositories "are increasingly being designed to support research groups 'from beginning to end.'" Additionally, "toolkits designed to support different ways to view and work with data..., support collaboration and communication by research teams, and provide general tools to support working groups" have embedded repositories into research "ecosystems". See details here.

  • The University of Southampton has worked to integrate the IR "into research management systems, which combine publications data with profiles of grant income, research income, and citation metrics...[which] are being used to support REF." See details here.

  • The University of Glasgow aims to "develop a workflow which would enable us to add content systematically on a University-wide basis." This idea is borne out of the publication gathering that is undertaken for the Research Assessment Exercise; a seamless process could be established in which "each faculty or department would create and maintain a locally held publications database," from which the repository could then pull content. See details here.

  • Six participants of the “JISC Repositories: take-up and embedding” (JISCrte) project discuss the challenges of embedding repositories, which include "the variety of ways advocating and marketing for the institutional repository; the difficulties met with the technical skills and reaching the PVC agenda; and, the importance of MePrints and the practice of embedding repositories." The program's presentations are available, as are project reports from the eight institutions: De Montfort University, University of Hull, Glasgow School of Art, Middlesex University, University of Northampton, Visual Arts Data Service, University of the Creative Arts, and University of the Arts London. See details here.

  • The "PURE implementations at the Universities of St Andrews and Aberdeen are designed to access their institutional repositories for full-text data," and the "University of York is also currently implementing PURE, which will be integrated with their existing publications and multimedia repositories." These institutions are integrating their repositories and Current Research Information Systems, so metadata and full text of research outputs are seamlessly shared. See details here.

  • The University of Aberdeen, Northampton University, and University of Dundee undertook efforts to embed their IRs. See details here, and a self-assessment tool here.

Funding allocation

• An institution can make internal funding depend on deposit in the repository. Funds can be distributed to individual researchers or to a collective unit (e.g., lab, department, school).

  • When the Universidad Carlos III de Madrid evaluates internal funding requests from department and institute applicants, the university takes into account the commitment of the department/institute to deposit their researchers' work in the IR. See details here.

  • Since 2005 the University of Minho has used a system that employs a tiered scoring structure to award money to departments based on their faculty body's "commitment in the implementation of the [self-archiving] policy." Points are awarded to each document based on type and date of publication. See here and here for details.

  • Oslo University College uses a weighted system to award internal research funding to individual researchers: those who deposit their work to the repository receive full credit, whereas those who do not receive half-credit; these points are then used to determine funding distribution. See here for details.

Internal use

• When faculty are up for promotion, tenure, awards, or internal funding, the institution might limit its review of their journal articles to those on deposit in the institutional repository. Or it might require deposit in the repository as the sole method for submitting journal articles for review by the committee.

  • The University of Minho requires that internal reporting of research output must link to the full-text version of the work in the IR; this follows directly from the University's strategic plan. The University uses Scopus and Web of Science to monitor author compliance with the institution's policy. See details here.

  • The University of Zurich "only [includes] publications registered in the repository" in annual reporting. See details here.

  • Canada's National Research Council's Institute for Research in Construction review committee uses "only official bibliographies generated from the NRC-IRC Publications Database" when considering the promotion of their researchers. See details here; note this is a toll-access article.

  • The University of Liege has a policy that only deposited works are factors in "decisions about promoting a researcher, or awarding a grant" and "only those references introduced in ORBi [Open Repository & Bibliography] will be taken into consideration as the official list of publications accompanying any curriculum vitæ in all evaluation procedures." See details here and here.

  • For more examples and detail, see our recommendation on this point in the implementation section of the guide.

Metrics

• An institution can provide metrics as a value-added feature of the repository. These metrics can be publicly available or accessible only to the author, and can include download and view counts, among others. Examples follow:

  • The University of Edinburgh uses Google Analytics to determine how the IR is used and count the number of downloads. The metrics are presented in DSpace with the Google Analytics API. The University of Northampton uses IRStats, Google Analytics, and custom reports to identify total downloads, usage, and author and administrative activity. Northampton delivers metrics data to deans and research leads. The University of Bath uses Pure and IRStats for reporting and outreach purposes, to encourage deposit. See details on the methods of all three institutions here.

  • The University of Huddersfield is an IRUS-UK participant. The detailed statistics that the University has collected first from Google Analytics and then IRStats (an EPrints feature) and now IRUS-UK have helped to increase IR deposits. Reporting to individuals and schools has been particularly effective. See details here and learn more about IRUS-UK here.

  • Mark MacGillivray of Cottage Labs has detailed methods for collecting and using metrics in an RSP webinar. An example of powerful metrics gathering and display is the Open Knowledge Foundation's use of FacetView. See details here.

  • Plum Analytics's PlumX both "imports records seamlessly from EPrints, dSpace, and bepress" and "feed[s] metrics back into repositories." Utah State University and the University of Pittsburgh currently use PlumX. Rush Miller of the University of Pittsburgh presented on this project at the ALA Annual Conference in 2013. See details here.

  • The University of Nebraska-Lincoln identifies a sample faculty work to deposit, asks the author for permission to deposit the work, and then delivers download statistics on use. As a result, faculty will occasionally provide additional work for deposit. Additionally, faculty get download statistics monthly on the use of their work in the IR. See details here.

  • A Confederation of Open Access Repositories (COAR) report notes that PLoS has made their Article-Level Metrics API available for open use, which allows repositories "to track article usage and exposure through various channels and social networks." PLoS FAQs may be found here and details may be found here.

  • The Chinese Academy of Sciences tracks repository metrics "at the institution-level, research unit-level, or individual researcher-level...[which] can be exported with an excel-formatted file and...used for a variety of purposes in the institution." See details here.

  • The University of Bristol developed ResearchRevealed, a tool that "provides researchers and academic support staff with integrated views over publications, people, departments, groups, grants and both internally and externally obtained funding data...[and] allows academics to quickly capture evidence of their own research impact from external websites, recording this alongside their traditional research outputs data." The project was funded by JISC, and details may be found here.

  • The University of Michigan-hosted ICPSR data repository provides detailed use statistics for each item by unique session (detailing whether just the data, just the documentation, or the data and documentation were downloaded), user (identified by type; i.e., faculty, student, staff, etc.), and downloading institutional member. See comments here.

  • The Queensland University of Technology provides download statistics to their researchers; see details here.

  • Columbia University encourages participation in the repository by sending faculty monthly statistics on their work that is available in the IR. The figures include COUNTER-compliant downloads from the previous month and cumulative downloads; listen to details here.

  • Kyushu University provides citation counts and download numbers for researchers. In addition, the university developed a "researcher database" that is linked with a nuanced feedback system that "analyze[s] co-occurrence on the accesses of the same reader" in usage metrics, which are available to each researcher with authentication. See details here.

  • The University of Rochester's IR+ provides usage statistics, which are valuable to researchers because "counts provide quantifiable evidence, and [are] a simple and effective way to show how the repository is providing a valuable outlet for their work." See details here.

  • The Queensland University of Technology's (QUT's) IR supports a statistics feature, which "allows authors to monitor how many times each of their deposited papers is either viewed or downloaded." See details here.

  • The University of St Andrews provides IR usage statistics. A blog posting by the university's Jackie Proven introduces the details of the page views and download statistics, along with the most viewed works by collection. See details here.

  • The Murdoch University repository uses "access statistics...to create a competitive incentive for submission." See details here.

  • The University of Minho offers "value-added services for both authors and readers," which include giving researchers the ability "to check various types of useful statistics about their communities and their deposited information items." The range of statistics include "how many times their deposited items had been downloaded...the countries from which those downloads originated and...how many people read the metadata for the items but had not downloaded the items themselves," and more. See details here, and additional details here.

  • The University of Southampton provides an "integrated statistics service" because "[a]uthors are often keen to know how many people have been accessing their work." See details here.

  • De Montfort University Leicester (DMU) implemented "[u]pgrades to DSpace allowing for display of statistics on all items." See details here.

  • The University of California provides usage information in eScholarship. See details here.

  • In an effort to populate its IR, the Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) has added "a complete module of statistics...[that lets] the authors measure the effects of depositing their work in Digital.CSIC on its visibility." See details here, and additional details here.

  • The University of Southampton encourages author deposit to the institutional repository by providing "usage statistics...to research groups and individuals demonstrating research impact." See details here.

  • Arthur Sale, of the University of Tasmania, discusses citation metrics as a successful means of advocating for deposit. He mentions Anne-Will Harzing’s Publish or Perish tool as a way to illustrate "how online access...can be used to develop sophisticated metrics of research impact." These metrics may be used to "deliver a research record summary" for each researcher, which may be used in performance evaluation (though Sale cautions against using institutional repository metrics for promotion). See details here.

  • Butler University uses download metrics, which provide immediate feedback to authors (and deans) on usage, and efforts of the University of Wollongong include "activity reports for every participating department [which include] number of items uploaded to the repository, number of downloads, most active authors, and 'fun facts.'" These reports offer authors "a sense of competition and accomplishment," and deans a measure of their department's output, which can aid in promotion decisions. See details here.

  • The University of Manchester is making view and citation metrics available to researchers (requiring authentication), and will begin offering "usage and deposit data as appropriate on public-facing web pages." See details here.

Personalization

• An institution can create a customizable web presence to feature researchers and their work in the IR. These efforts can potentially create a sense of personalization and community within the broader context of an institutional repository. Examples follow:

  • Boise State University offers "individual researcher pages called SelectedWorks sites that highlight the scholarly accomplishments of each faculty member." See details here.

  • A Confederation of Open Access Repositories (COAR) report notes that the University of Hong Kong supplies "ResearcherPages" to all faculty, which include "research interests, membership in professional societies and community service, contact information, networks of collaboration...publications...achievements, supervision of research postgraduate students, grants and extensive external bibliometrics data." This same report notes an EPrints plugin, MePrints, which "extends the user aspect of EPrints with user profiles and homepages," as well as Vivo, "a semantic web platform for researcher administrative information that is being integrated with repositories." See details here.

  • Columbia University encourages participation in the repository by creating an individual bit.ly for each faculty member's collection in the repository, which the researcher can then use on grant applications, CVs, and posters; listen to details here.

  • Findings from a case study of the University of Illinois, University of Massachusetts, University of Michigan, University of Minnesota, and Ohio State University indicated that "the development of faculty homepages...are quite popular" for increasing deposit participation. See details here.

  • The use of tools that "unambiguously connect [content] to their creators", such as Open Researcher & Contributor ID (ORCID), are listed as motivators for self-deposit from an active researcher at Hannover Medical School. See details here.

  • The Royal College of Art uses MePrints, which "provides an editable profile as the user’s first point of entry." See details here and here.

  • China Agricultural University's IR offers "integrated information of individual faculty and staff members, showing an introduction to the individual, media coverage, published books and papers, theses and dissertations of graduate students, teaching activities, research projects and achievements, patents, etc." See details here.

  • The NARCIS collaborative project in the Netherlands and the University of Rochester are two examples of institutions that "[to] attract researchers...have built researcher bibliographies on top of IR platform, as an alternative access point." See details here.

  • The University of Illinois, University of Massachusetts, University of Michigan, University of Minnesota, and Ohio State University have varied "successful strategies" of securing content, one of is "the development of faculty homepages which are quite popular." See details here.

  • The University of Glasgow works to embed the repository "into the fabric of the institution". Included in these efforts is the "feeding institutional research profile pages" and "[m]anaging author disambiguation." See details here.

  • University of Nebraska-Lincoln has added collections of archival material from emeritus professors to the University's IR; for example, a former biological sciences professor, Paul Johnsgard, offered several articles and books for digitization. See details here.

  • Arthur Sale, of the University of Tasmania, suggests including a means for researchers to link to an up-to-date and comprehensive list of their deposited papers on their personal website, and provides an example of his own work. See details here.

  • The University of Rochester's IR+ includes "contributor pages," which display "statistics...download counts...[and] the most popular work" and give faculty members the ability to "add and remove files and correct metadata". The University also added a "user workspace" that gives researchers "their own web-based file system" to "download-modify-upload" and share works in progress, as well as a "portfolio page" that "gives users control over the presentation of their work." See details here, and additional resources here and here.

Proxy deposit or harvesting

• An institution can implement complementary methods for gathering content for the repository, in addition to author deposits. These methods can include hiring student workers and dedicating staff time to depositing work on the behalf of authors, partnering with publishers to ingest institutional content into the IR, and pulling content from author websites. Examples follow:

  • Following successful outreach efforts, the University of the Arts London collected and deposited faculty work to the IR; this effort took time, but created a sort of "tipping point" when faculty saw their populated spaces in the IR. See details here.

  • A Confederation of Open Access Repositories (COAR) report notes that Virginia Tech, the University of Barcelona, and the Chinese Academy of Sciences harvest work from BioMed Central. See details here.

  • The University of Hong Kong has developed a DSpace module that has "the ability to manage, collect and expose data about all the research aspects" which "produces a smooth integration between DSpace items (publications) and other CRIS entities." See details here.

  • Boise State University uses a "mediated-deposit model" where library staff find potential depositable works and investigate publisher licensing terms, and then contact faculty for the document to submit to the IR. See details here.

  • The University of Milan has integrated their "research information system with the institutional repository," which gathers data from across the university. "Since 2009, it has been mandatory for faculty to upload the metadata from their publications, and full-text is recommended whenever possible." See details here.

  • The University of Nebraska-Lincoln requests faculty CVs and identifies work that can be pulled and posted from a faculty member's website. See details here.

  • As noted in a Confederation of Open Access Repositories (COAR) report, Concordia University "uses publisher’s alerts, maintains a Refworks database of new faculty publications, tags relevant citations, and uses this all as the starting point for faculty outreach to populate their repository."

  • Stellenbosch University is auditing SUNScholar to ensure that it is reliable and authoritative. Included in the audit is a scan of the IR's "Generally Accepted Repository Practice," which details the automatic and manual methods for ingesting work into SUNScholar. See details here.

  • The Regional Universities Building Research Infrastructure Collaboratively (RUBRIC) project developed "a collection of Python scripts and xsl transformations that enable data migration from various data sources to institutional repositories"; see details of this migration toolkit here.

  • Columbia University encourages participation in the repository by providing a CV review service for faculty: library staff review publications from an author's CV and then contact the faculty member for files that may be deposited to the repository; listen to details here.

  • The College of Wooster has developed a script "that will automate PDF permissions lookup in Sherpa Romeo," which enables the user to easily determine whether a publisher's PDF of a work may be downloaded and deposited to an IR. The script is available for download here.

  • Findings from a case study of the University of Illinois, University of Massachusetts, University of Michigan, University of Minnesota, and Ohio State University indicated that "negotiating with publishers to include faculty content" in the institution's IR is a successful way to recruit content. See details here.

  • The Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) provides a "Mediated Archiving Service" to their faculty by which the library deposits work on behalf of researchers. See details here.

  • The Australian National University offers a discussion of harvesting work for local deposit. See details here and here.

  • MIT efforts to increase content in their IR follow a "12-point strategy," including the use of "automated ingest tools" and "'scrap[ing]' the MIT domain to see what other papers they find within their institutional domain." See details here.

  • MIT also partners with BioMed Central to harvest "the final published version" of researcher works. The SWORD protocol is used to push the works from BioMed Central to MIT's repository. See details here and details on the Institute's extended publisher partnerships here.

  • The University of Tromsø's library harvests work for the repository by reviewing publications reports and consulting DOAJ and SHERPA/RoMEO to determine whether a work may be deposited. See details here.

  • Harvard employs students as Open Access Fellows to "help faculty to make deposits into DASH, answer questions about the Open Access Policies, and help depositors complete metadata descriptions". See details here.

  • Canada's [http://archive.nrc-cnrc.gc.ca/eng/ibp/irc.html National Research Council's Institute for Research in Construction's] library serves as a "technical and administrative" manager of the deposit of works to the repository. As such, the "staff enters all bibliographic information, creates standardized PDFs for the Web, 'alerts' clients to new material available and verifies that new publications are indexed by Internet search engines." See details here. Note: This is a toll-access article.

  • The Cyprus University of Technology's Ktisis repository offers "two existing available methods for submitting an item...either by sending the work by email or [by] using the self-archiving method." See details here.

  • The London School of Hygiene & Tropical Medicine (LSHTM) Research Online repository "automatically imports records for all current LSHTM staff research which is published [and]...If an article is from an open access journal or...[is paid] open access....the publisher’s full text PDF of the article" will be ingested. See details here.

  • The University of Glasgow's Daedalus project team has used different methods for harvesting work: they have contacted faculty who post their work on their personal websites, asking permission to collect this work for the repository; pulled work from PubMed Central and requested deposit permission from the author; and searched journals that grant deposit permission for Glasgow-authored works, whom they then approached to confirm whether the author would grant deposit. See details here.

  • The University of Edinburgh's library deposits work for the university's authors, when requested; and the University of Glasgow actively collects content, both from "faculty and departmental websites" and "publishers that allow self-archiving." See details here.

  • In a case study of three anonymous libraries and their approaches to filling their institutional repositories with content, one of the profiled institutions "brokered arrangements directly with publishers to acquire copyrighted, peer-reviewed journal papers written by their faculty" and "coordinated with departments for bulk ingests." See details here.

  • The California Institute of Technology harvests "low-hanging fruit" for the repository, which includes "the intellectual heritage...from the material which presents the least difficulties with respect to publisher permissions" and "[o]ther rich sources of readily available content includ[ing]...technical report series, working paper collections, theses, and dissertations." See details here.

  • At Southampton University deposit efforts are varied because the institutional repository is distributed across the university's different schools. One method that is used is for departments to appoint administrators to deposit works for authors. See details here.

  • CERN's high deposit rate can be attributed to several factors, including the following: "Departments are responsible for depositing content into the system mainly on behalf of its authors" and "Content not deposited by CERN researchers is harvested by the library." See details here.

  • The University of St Andrews repository uses a new "Current Research Information System (CRIS)," which works together with the repository. With the CRIS, "the library can monitor the research outputs added to PURE as researchers update their publication lists, contacting people who are engaging with the system." See details here and information the University's work on the similar, but now-defunct, MERIT project here.

  • The William & Mary Law School repository, at its inception, was filled by "a small army of student assistants...[who added] almost 5,000 documents...in the first six months of the repository's existence." See details here.

  • The Texas Digital Library created an open source electronic thesis and dissertation management system, Vireo, providing "an expert management interface that lets graduate offices and libraries move the ETD through the approval workflow and publish it in an institutional repository" once a student has submitted it for approval. See details here, and instillations of Vireo at Texas A&M, Texas Tech, and the University of Texas at Austin.

  • Carnegie Mellon University may be exploring a change to its the annual publications reporting system, that is, by requiring authors to include metadata and a copy of the final version of their work with each publication that would allow for harvest by library staff. See details here.

  • The Botswana College of Agriculture (BCA) library staff undertake efforts of "content harvesting, digitization of print materials, and the creation of metadata," which populate the repository. [Note: BCA's institutional repository is not publicly released yet; currently it is being used as an internal resource, which will presumably change once the "development" stage is complete.] See details here.

  • Repositories from the University of Melbourne, University of Queensland, Queensland University of Technology, University of Southampton, University of Strathclyde, University of Glasgow, and Lund University were studied, and rather than "disciplinary culture" being a strong indicator of deposit rate, an institutional mandate and a strong liaison program, which offers deposit support, is "an efficient and effective practice that is capable of making the content size of an IR larger." See details here.

  • CERN's Library "believes it retrieves bibliographic records for almost 100% of CERN's own documents." The high rate of full-text articles in CDS is attributable to a long-standing policy and digitization efforts by the library staff; additionally, CERN has permission from the American Physical Society to upload CERN-authored content to the CDS. See details here

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com