ĐẠI HỌC THÀNH PHỐ NEW YORK (CUNY) - ĐÁNH DẤU KHÓA HỌC MỞ VÀ KHAM ĐƯỢC

Thứ ba - 20/10/2020 06:43

Nguồn: Sarah Hare, Jessica Kirschner, và Michelle Reed biên tập: Đ ánh dấu khóa học mở và kham được: Các thực hành tốt nhất và các trường hợp điển hình; Nhà in Mavs xuất bản năm 2020, giấy phép mở CC BY 4.0.

ANDREW MCKINNEY VÀ ANN FIDDLER

NỀN TẢNG
Đại học Thành phố New York (CUNY) trải rộng 24 khu trường khắp 5 quận ở Thành phố New York, xoay quanh 7 trường cao đẳng cộng đồng, 11 trường cao đẳng, và 6 trường cao học và chuyên nghiệp. Là hệ thống Đại học công lập của Thành phố New York, và hệ thống Đại học của thành phố lớn nhất quốc gia, CUNY phục vụ lượng sinh viên đa dạng hơn 250.000 sinh viên toàn thời gian và bán thời gian. Vào mùa xuân 2016, chúng tôi ở Văn phòng các Dịch vụ Thư viện (OLS) của CUNY, nằm trong Văn phòng Công việc Hàn lâm, đã áp dụng và nhận được trợ cấp từ Đạt được Giấc mơ (ATD) để tạo ra toàn bộ lộ trình cấp bằng Tài nguyên Giáo dục Mở (OER) ở 3 trường cao đẳng cộng đồng của CUNY. Chỉ định khóa học với sách giáo khoa chi phí bằng 0 (xem Hình 1) đã được tạo ra vào mùa thu 2017 kết hợp với trợ cấp đó.

Hình 1: Tìm kiếm toàn cầu của CUNYFirst bao gồm lựa chọn tìm kiếm sách giáo khoa chi phí bằng 0

Vào mùa xuân 2017, văn phòng thống đốc bang New York đã quan tâm tài trợ các sáng kiến OER; kết quả là 4 triệu USD vốn cấp được trao cho CUNY và thêm 4 triệu USD cho Đại học Bang New York (SUNY) cho niên học 2017/2018. Việc cấp vốn đã tiếp tục từng năm qua năm học 2019/2020, nhưng dòng ngân sách không là thường xuyên và việc cấp vốn vẫn là dự phòng trong các ưu tiên lập pháp. Biết rằng kinh nghiệm của chúng tôi quản trị trợ cấp ATD, là tự nhiên rằng Văn phòng Dịch vụ Thư viện (OLS) có thể nhận vai trò giám sát và tạo lập hạ tầng cho những gì đã trở thành một sáng kiến quan trọng rộng khắp đại học. Mục tiêu của sáng kiến là các thảo luận về khóa học phạm vi rộng khắp hệ thống với sự nhấn mạnh vào ghi danh cao, các khóa học giáo dục chung và lộ trình cấp bằng OER. OLS tổ chức và tư vấn cho các đại diện mức khu trường đối với từng trường tham gia trong sáng kiến đó. Trên thực tế, yêu cầu của các trường nhận phần cấp vốn của bang là họ chỉ định một người quản trị, thủ thư, hoặc thành viên giảng viên, người nắm giữ dự án trong khu trường của họ. Đa số các cá nhân đó là các thủ thư, những người quen thuộc và yên tâm rồi với OLS như một văn phòng chào dịch vụ tập trung.

CÁC CÂN NHẮC QUY TRÌNH
Sau các thảo luận với các đại diện khu trường về việc tạo lập thuộc tính sách giáo khoa chi phí bằng 0 cho các khóa học dẫn tới thỏa thuận đồng thuận về triển khai thuộc tính đó, OLS và Văn phòng Đăng ký Đại học đã cộng tác để biến thuộc tính đó thành hiện thực. Việc tạo ra thuộc tính đó trong CUNYFirst, hệ thống thông tin sinh viên tập trung của CUNY, là quy trình khá nhanh và dễ dàng. Tuy nhiên, nhiệm vụ chính đầu tiên là để các giảng viên áp dụng thuộc tính đó cho khóa học của họ trong CUNYFirst, nó là quy trình biến đổi từ khu trường này tới khu trường khác. Thuộc tính khóa học đó phải, theo vài cách thức, được báo cáo cho nhà đăng ký để xuất hiện trong hệ thống đăng ký. Bản thân các giảng viên không thể thêm thuộc tính vào khóa học của họ qua CUNYFirst. Dù các giảng viên được yêu cầu nhập thông tin sách giáo khoa vào CUNYFirst và có thể chỉ ra rằng khóa học đang không sử dụng sách giáo khoa hoặc đang sử dụng sách giáo khoa tự do không mất tiền hoặc mở, đây là quy trình tách bạch với việc đánh dấu khóa học với sách giáo khoa chi phí bằng 0 trong CUNYFirst. Trách nhiệm về đánh dấu chính thức các khóa học với sách giáo khoa chi phí bằng 0 (ZTC), dựa vào dữ liệu được các giảng viên gửi tới, được lãnh đạo phòng ban hoặc người điều phối khóa học quản lý. Cá nhân đó sau đó truyền đạt điều này cho nhà đăng ký trong khu trường của họ.
Quy trình ban đầu được xem là đơn giản, nhưng hóa ra là một thách thức cho vài khu trường. OLS đưa ra tài liệu để giáo dục các bên tham gia đóng góp của khu trường về cách để chỉ ra một khóa học là ZTC trong CUNYFirst và chia sẻ thông tin này trên website của thư viện (CUNY 2020). Ngoài ra, vài người hướng dẫn và thành viên nhân viên đã không hạnh phúc về việc họ cảm thấy một gánh nặng bổ sung thêm. Nói chung, sự phản đối đã được truyền đạt tới cả các lãnh đạo OER và các nhân viên OLS của khu trường và phần lớn tập trung vào nhận thức về các khó khăn quan liêu không cần thiết và thiếu rõ ràng từ các nhà đăng ký trong khu trường về tiến trình công việc. Nhóm triển khai cũng đã nghe từ các lãnh đạo OER của khu trường cả cá nhân và như một nhóm trong các cuộc họp các đại diện OER của chúng tôi được tổ chức 2 lần mỗi học kỳ. Những người tham gia sáng kiến OER đã nêu rằng việc điều hướng các tiến trình công việc không nhất quán đối với việc đánh dấu khóa học đã dẫn tới gia tăng đáng kể tải công việc của tất cả mọi người.
Để giảm tải và làm việc với thực tế là bản thân OLS không có sự cho phép thích hợp trong CUNYFirst để chỉ định thuộc tính ZTC cho các khóa học. OLS đã thuê một nhân viên bán thời gian để làm việc trong văn phòng đăng ký trung tâm. Các đại diện OER của khu trường đã gửi cho OLS danh sách các khóa học từng là một phần các sáng kiến của họ và có thể cần phải được gắn mã ZTC nhưng cho nhiều lý do khác nhau, như thời hạn chót bị nhỡ hoặc lúng túng của hành chính, từng chưa có. Các danh sách đó sau đó đã được trao cho văn phòng đăng ký cho nhân viên bán thời gian để gắn mã ZTC. Ngoài ra để gắn mã cho các khóa học đó, họ cũng tìm kiếm qua CUNYFirst các khóa học từng được các giảng viên đánh dấu như là “không có sách giáo khoa nào được yêu cầu” và đã thêm vào bằng tay thuộc tính ZTC cho chúng. Dù điều này từng là dịch vụ hữu ích cho các sinh viên khi nó được xác định đúng tất cả các khóa học trong danh mục đã không yêu cầu sách giáo khoa, nó đã làm cho tập hợp dữ liệu được sản xuất từ các khóa học ZTC của CUNYFirst được đánh giá cao khác với tập hợp dữ liệu của các khóa học từng được làm thành ZTC thông qua việc cấp vốn mà Bang New York đã trao cho CUNY, khi mà nhiều khóa học đã không bao giờ sử dụng sách giáo khoa hoặc các tư liệu khóa học có chi phí (như một thực tập sinh) trở thành được gắn mã ZTC.
Sau năm đầu tiên của cấp vốn bang, chúng tôi đã có khả năng tối ưu hóa quy trình gắn mã ZTC cho đa số các khu trường của CUNY qua sự cộng tác rất thành công với Akademos, cửa hàng sách trên trực tuyến phục vụ 15 khu trường của CUNY. Như được nêu ở trên, việc gắn mã khóa học ZTC đã yêu cầu sự tham gia của vài bên, và các tiến trình công việc biến động khắp các khu trường. Tuy nhiên, cộng tác của Akademos với OLS và nhà đăng ký trung tâm để tùy chỉnh hệ thống của họ cho CUNY đã làm giảm đáng kể lượng công việc cần thiết cho các trường để gắn mã cho khóa học ZTC. Sự tùy chỉnh của họ cho phép những người hướng dẫn lựa chọn núm chỉ ra rằng khóa học đó là khóa học “sách giáo khoa chi phí bằng 0” (xem Hình 2). Điều này tự động đồng bộ với hệ thống đăng ký kích hoạt thuộc tính đó. Tuy nhiên, thậm chí với sự dễ dàng sử dụng này, các vấn đề vẫn còn. Sau khi xem xét kỹ các khóa học đã được chỉ định là ZTC qua Akademos, OLS đã phát hiện rằng vài người hướng dẫn đã chọn lựa chọn ZTC cũng đã liệt kê sách giáo khoa được yêu cầu. Dù điều này có khả năng là lỗi của người sử dụng, là đáng lo ngại rằng các sinh viên tìm kiếm một khóa học ZTC có thể đăng ký cho một khóa học có thể không thực sự là ZTC. Akademos tiếp tục làm việc với chúng tôi để sửa đổi hệ thống để tránh lỗi này. Tất cả tùy chọn Akademos đã làm cho OLS đã được làm xong mà không tính thêm phí vào hệ thống. Chúng tôi tính chúng như là người cộng tác có giá trị trong sáng kiến của chúng tôi.

Hình 2: Các lựa chọn trong Akademos để chỉ định khóa học như là khóa học OER /chi phí bằng 0

Bổ sung thêm tới các vấn đề tiến trình công việc đó, chúng tôi đã nhận được các chỉ số giai thoại rằng vài giảng viên đã miễn cưỡng liệt kê khóa học của họ như là ZTC vì sức ép cảm nhận được từ bên trong phòng ban của họ. Ví dụ, một thành viên giảng viên đã thể hiện sự run sợ khi thêm vào chỉ định ZTC vì họ cảm thấy có thể bị khóa bởi lãnh đạo phòng và thành viên giảng viên đó đã không có nhiệm kỳ. Trong khi có sự hỗ trợ mạnh mẽ cho sáng kiến đó, vài giảng viên vẫn kiên định với lòng tin của họ rằng các sinh viên nên chọn các khóa học dựa vào người hướng dẫn hơn là các chi phí tài nguyên. Nhóm triển khai đã giải quyết nhẹ nhàng các vấn đề đó. Chúng tôi hầu hết đã để lại các thảo luận đó cho các đại diện các khu trường; chúng tôi không muốn thảo luận này xuất hiện với các giảng viên đang được OLS hoặc văn phòng trung tâm của CUNY nói chung, chỉ đạo. Tất nhiên, các vấn đề đó đi vượt ra khỏi việc đánh dấu khóa học và là vấn đề lớn đối với các sáng kiến OER, nhưng đáng lưu ý là kinh nghiệm của chúng tôi chỉ ra rằng việc để lại quản lý các quan hệ mức giảng viên cho các nhân viên và các giảng viên khác là phương pháp làm việc tốt nhất với dạng kháng cự này.

TIẾP THỊ
Việc tiếp cận giảng viên và để các khóa học được gắn mã chính xác chỉ là một nửa cuộc chiến. Việc gắn mã hiệu quả làm cho việc theo dõi tác động chung của tiết kiệm chi phí cho các sinh viên dễ hơn nhiều, nhưng nếu các sinh viên không biết về thuộc tính ZTC, tác động sẽ có giới hạn. Để lan truyền từ đó tới các sinh viên, chúng tôi đã sản xuất một video quảng bá ngắn (CUNYMedia 2018) cộng tác với Văn phòng Truyền thông và Tiếp thị ở CUNY Central và đã sử dụng văn phòng của họ để sản xuất các tờ rơi (xem Hình 3) và các đánh dấu sách đã được phân phối cho các lãnh đạo OER các khu trường của chúng tôi.

Hình 3: Tờ rơi Đại học Thành phố New York quảng cáo các khóa học có sách giáo khoa chi phí bằng 0

Dù vậy, còn chưa rõ những điều đó đã rất có hiệu quả trong việc giành được sự chú ý của sinh viên hay không. Theo một khảo sát được tiến hành vào mùa thu 2017 và mùa xuân 2018 cho các sinh viên từng tham dự các khóa học ZTC ở một trong các trường cao đẳng, đa số lớn các sinh viên đã thực sự không biết họ từng ở trong một khóa học ZTC khi họ đăng ký, họ cũng không nhận thức được thuộc tính ZTC nói chung. Như chúng tôi tiếp cận học kỳ thứ 4 với sự hiện diện của thuộc tính ZTC, chúng tôi đang tiến hành các bước đối tác với Văn phòng Công việc Sinh viên của CUNY Central để tinh chỉnh các tư liệu quảng bá và đang bắt đầu kết nối mạng với các nhóm lãnh đạo sinh viên khác nhau trong các khu trường của CUNY để chiêu mộ họ để nói cho các sinh viên. Chúng tôi hy vọng việc nâng cao nhận thức của sinh viên về thuộc tính ZTC sẽ làm gia tăng nhu cầu của sinh viên đối với các khóa học như vậy, điều rốt cuộc là con đường hướng tới tính bền vững cho bất kỳ sáng kiến OER hay ZTC nào.

CÁC KẾT QUẢ
Ở một nơi rộng lớn và trải dài như CUNY, truyền thông luôn là thách thức. Như một trường đại học nhiều người qua lại, các giảng viên và sinh viên tới khu trường chỉ khi họ cần và sinh viên tham gia trong các khía cạnh khác của cuộc sống hàn lâm là hạn chế. Vì thế, việc tiếp cận các sinh viên và giảng viên là một thách thức chính. Dù chúng tôi đã có vài thành công, vẫn còn nhiều việc phải làm để tinh chỉnh các quy trình và thử nghiệm các phương pháp truyền thông mới về sự hiện diện và tầm quan trọng của thuộc tính ZTC.
Bất chấp các vấn đề đó, sử dụng thuộc tính ZTC được ATD và việc cấp vốn của Bang New York tiếp nhiên liệu đã phát triển theo hàm mũ kể từ khi nó được triển khai vào mùa thu 2017. Trong học kỳ đầu tiên, ít hơn 300 học phần đã sử dụng thuộc tính này. Bây giờ, cách duy nhất để có thuộc tính đó là báo cáo nó cho nhà đăng ký khu trường địa phương qua nhà quản lý khóa học hoặc lãnh đạo phòng ban. Tới mùa xuân 2018, theo sau sự bổ sung nhân viên làm việc bán thời gian vào văn phòng đăng ký trung tâm, số lượng các khóa học với thuộc tính ZTC đã nhảy lên tới 1.000. Tới mùa thu 2018, đã có hơn 3.000 học phần ở CUNYFirst đã chỉ định ZTC. Số lượng đó đã được Văn phòng Đăng ký Trung tâm CUNY rà soát lại để loại bỏ các khóa học nào vừa được đánh dấu như là ZTC nhưng vẫn còn yêu cầu sách giáo khoa mất chi phí (hầu hết từ lỗi của người sử dụng - các giảng viên trong Akademos) hoặc từng là các khóa học bằng cách thức gắn mã thủ công đã được đánh dấu như là ZTC nhưng có thể chưa bao giờ có chi phí sách giáo khoa liên quan tới chúng (như, thực tập sinh hoặc lớp học giáo dục vật lý). Dù quy trình tạo lập và sử dụng thuộc tính ZTC từng ít trực tiếp hơn so với kỳ vọng, nó từng là quy trình quan trọng để theo dõi tác động của việc cấp vốn cho OER mà CUNY đã nhận được từ ATD và Bang New York và về việc cho phép các sinh viên tận dụng đầy đủ các sáng kiến đó bằng việc tích cực tìm kiếm và chọn các khóa học đó. Chúng tôi vẫn thu thập tất cả các báo cáo của từng khu trường của chúng tôi và kết hợp các dữ liệu riêng rẽ đó của họ nhưng chúng tôi có khả năng kiểm tra chéo điều này với các dữ liệu chúng tôi có được từ truy vấn các khóa học ZTC trong CUNYFirst. Điều này trao cho chúng tôi khả năng thấy được lượng các khóa học ZTC trong trường đại học dễ dàng, và nó cũng đưa ra bức tranh sâu hơn về cả những gì việc cấp vốn của bang đã chi trả và dạng công việc ZTC nào đã được thực hiện bên ngoài sáng kiến đó.

CÁC KHUYẾN CÁO

Truyền thông với các sinh viên là mấu chốt. Bạn có thể đánh dấu các khóa học của bạn như là ZTC hoặc OER, nhưng nếu các sinh viên không biết về các thuộc tính của khóa học, nỗ lực bạn đặt vào việc đảm bảo các khóa học đó được đánh dấu đúng sẽ không có được tác động nó kỳ vọng. Nếu cơ sở của bạn nghiêng nhiều về những người qua lại hơn là các cư dân thì điều này có thể là một thách thức đặc biệt. Chúng tôi khuyến cáo cố gắng nói trực tiếp cho tổ chức sinh viên, đối tác với văn phòng công việc sinh viên, và thường tìm ra bất kỳ văn phòng nào mà các sinh viên thường tương tác để đảm bảo họ có được các tư liệu quảng bá của bạn.
Bạn sẽ cần làm sạch cả các khóa học như của các thực tập sinh và các nghiên cứu độc lập khỏi dữ liệu khóa học ZTC/OER của bạn. Có nhiều khóa học đó và chúng tôi đã hưởng lợi nhiều từ việc có ai đó trong văn phòng đăng ký của chúng tôi chỉ định đặc biệt cho nhiệm vụ này.
Tiến trình công việc để thiết lập thuộc tính khóa học có thể biến động lớn từ cơ sở này tới cơ sở khác và từ phòng ban này tới phòng ban khác. Chúng tôi khuyến cáo bạn cố gắng thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về tiến trình công việc này trước khi có ý định triển khai. Nếu có dạng thuộc tính khác trong hệ thống đăng ký của bạn là tương tự trong vận hành, như thuộc tính Viết Chuyên sâu (Writing Intensive), hãy tìm ra ai có trách nhiệm về điều đó ở mức phòng ban và làm việc từ đó.
Chúng tôi đã hưởng lợi nhiều từ công việc Akademos đã làm được xung quanh việc đánh giá khóa học trong phần mềm của họ. Việc có mối quan hệ mạnh, có tính cộng tác với cửa hàng sách trong khu trường có thể có giá trị khổng lồ cho một sáng kiến đánh dấu khóa học thành công. Các khu trường của chúng tôi mà không sử dụng Akademos đã có tải công việc lớn hơn đặt lên vai họ.