CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG MT. HOOD - ĐÁNH DẤU KHÓA HỌC MỞ VÀ KHAM ĐƯỢC

Thứ năm - 29/10/2020 06:33

Nguồn: Sarah Hare, Jessica Kirschner, và Michelle Reed biên tập: Đ ánh dấu khóa học mở và kham được: Các thực hành tốt nhất và các trường hợp điển hình; Nhà in Mavs xuất bản năm 2020, giấy phép mở CC BY 4.0.

HEATHER WHITE

GIỚI THIỆU
Cao đẳng Cộng đồng Mt. Hood (MHCC) là một cơ sở nhỏ với ít hơn 8.000 sinh viên tương đương toàn thời gian - FTE (Full-Time Equivalent), điều hành một phần tư hệ thống. MHCC nằm ở vị trí 30 phút ngoài Portland, Oregon, trong thành phố Gresham. Vào tháng 7/2015, cơ quan lập pháp Oregon đã thông qua Dự luật 2871 của Hạ viện (HB), nó đã thiết lập chỉ thị rộng khắp bang cho tất cả các trường đại học và cao đẳng cộng đồng được nhà nước cấp vốn “chỉ định rõ ràng các khóa học các tư liệu của chúng rõ ràng gồm các sách giáo khoa mở hoặc tự do không mất tiền hoặc các tư liệu khóa học khác chi phí thấp hoặc không mất chi phí” ở thời điểm đăng ký khóa học. Các nhà làm luật đã cho phép từng cơ sở có sự mềm dẻo để xác định chiến lược triển khai của riêng họ. Trường hợp điển hình này phác thảo cách MHCC tuân thủ tới mùa thu 2017, cách thức công việc của chúng tôi đã tiến hóa qua 2 năm đầu triển khai, và cách chúng tôi đã điều hướng các phức tạp triển khai các chính sách và thủ tục mới trong một tổ chức lớn với nhiều bên tham gia đóng góp.
Vào năm 2015, ít trường ở Oregon đã có hệ thống thông tin sinh viên (SIS) với chức năng sẵn có xúc tác cho các đánh dấu khóa học được luật mới này yêu cầu. Năm trường đã sử dụng Jenzabar SIS: Cao đẳng Cộng đồng Klamath, Cao đẳng Cộng đồng Southwestern Oregon, Cao đẳng Cộng đồng Tillamook Bay, Cao đẳng Cộng đồng Treasure Valley, và MHCC. Tất cả 5 trường đã sử dụng Jenzabar JICS như là cổng của sinh viên và người hướng dẫn; các đồng nghiệp của chúng tôi đã sử dụng Jenzabar JX cho giao diện với các nhân viên của họ, trong khi MHCC đã sử dụng CX hơi cũ hơn. Ba chương trình phần mềm Jenzabar đó – JX, CX, và JICS - thiếu chức năng cần thiết để tuân thủ các đánh dấu khóa học bắt buộc theo HB 2871, làm cho những người sử dụng tìm kiếm chúng ít hơn nhiều.
Amy Hofer, người điều phối các dịch vụ thư viện giáo dục mở rộng khắp bang về tài nguyên giáo dục mở của Oregon, đã có trách nhiệm giúp các cơ sở của chúng tôi đạt được sự tuân thủ. Vào mùa thu 2016, cô đã tập hợp tất cả các trường sử dụng Jenzabar cho một phiên động não nhóm. Chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra rằng không có cải tiến phần mềm thì chúng tôi có thể không có khả năng tuân thủ với HB 2871. Dưới sự lãnh đạo của Open Oregon, các đại diện chính từ từng cơ sở đã gặp với các đại diện của Jenzabar và đã giải thích các nhu cầu của chúng tôi. Hành động độc lập, từng người trong số chúng tôi đã có thể đối mặt với phí cải thiện phần mềm của riêng chúng tôi - một chi phí đáng kể - nhưng thương thảo như là một tập thể theo chỉ thị pháp luật của bang, chúng tôi đã có khả năng làm việc với Jenzabar để đi tới hợp đồng tốt hơn: phí cải thiện phần mềm 15.000 USD, chia cho khắp tất cả 5 cơ sở để đổi lại việc xây dựng chức năng đánh dấu và tìm kiếm khóa học cần thiết cho từng cơ sở của chúng tôi. Open Oregon đã đề xuất mô hình ở đó từng trường thanh toán theo tỷ lệ tương ứng với FTE. Là trường lớn nhất theo FTE, MHCC vui vẻ chấp thuận phần đóng góp lớn nhất, điều chúng tôi tin tưởng là giải pháp công bằng nhất.
Jenzabar đã hoàn thành công việc của họ trong 2 tuần. Họ đã tạo ra trường mới trong CX và JX để xúc tác cho các đánh dấu khóa học trong các học phần riêng rẽ. Một cột mới trong JICS hiển thị các đánh dấu khóa học. Chức năng tìm kiếm được bổ sung thêm vào JICS xúc tác cho các sinh viên hạn chế tìm kiếm của họ theo các đánh dấu khóa học. Sau đó, từng trường đã lập kế hoạch riêng rẽ cho triển khai của riêng họ theo các nhu cầu bản địa.

TRIỂN KHAI
MHCC đã có rồi Nhóm về tính Kham được của Sách giáo khoa - TAT ( Textbook Affordability Team) (TAT; Cao đẳng Cộng đồng Mt. Hood 2020b) tích cực, được tạo ra theo sau bài trình bày chính từ TS. Cable Green, Giám đốc Giáo dục Mở của Creative Commons, ở hội nghị Trong khi Phục vụ Mùa thu 2015. Các thành viên của TAT gồm những người hướng dẫn, các thủ thư, các nhân viên cửa hàng sách của trường (trường sở hữu và vận hành), các trưởng khoa, các lãnh đạo của tổ chức sinh viên, và chủ tịch của trường. Vào mùa thu 2016, TAT đã thành lập tiểu ban để xử lý các chỉ định khóa học theo HB 2871. Tiểu ban này bao gồm người mua sách giáo khoa từ cửa hàng sách, nhà phân tích tài nguyên và lộ trình hướng dẫn, cá nhân tôi (như là người điều phối về tài nguyên giáo dục mở (OER) và các dịch vụ kỹ thuật của thư viện và là đồng chủ tịch của TAT), quản trị hệ thống CNTT Jenzabar, một lập trình viên máy tính, và giám đốc hạ tầng và hỗ trợ ứng dụng.
Khi cân nhắc các chỉ định khóa học, chúng tôi đã đặt ra cho bản thân vài câu hỏi cơ bản:

Chúng tôi tìm ra học phần nào sẽ nhận các chỉ định nào như thế nào?
Chúng tôi phân biệt giữa OER và không mất chi phí như thế nào?
Chúng tôi định nghĩa chi phí thấp như thế nào?
Chúng tôi tự động hóa việc đánh dấu khóa học trong thời khóa biểu khóa học của chúng tôi như thế nào?
Chúng tôi thông tin cho những người hướng dẫn như thế nào?
Chúng tôi thông tin cho các sinh viên như thế nào?
Chúng tôi tập hợp dữ liệu để cung cấp các số liệu thống kể có ý nghĩa qua thời gian như thế nào?

Những người duy nhất có thể nói cho chúng tôi các học phần nào sẽ nhận được các chỉ định nào là những người hướng dẫn đang chọn các sách giáo khoa. Dù cửa hàng sách có rồi vài thông tin được tập trung này và có thể xuất dữ liệu, việc nhập dữ liệu của họ vào SIS (CX) và hiển thị nó trong thời khóa biểu khóa học (JICS) là không thể vì các chương trình phần mềm là không tương hợp. Ngoài ra, các hợp đồng sách giáo khoa đôi khi tới trễ hoặc thay đổi khi các chỉ định của người hướng dẫn thay đổi. Vài người hướng dẫn không chỉ định hoàn toàn các sách giáo khoa và, kết quả là, không giao tiếp với cửa hàng sách. Vì thế, tiến trình công việc này đã phải bắt đầu với những người hướng dẫn, và chúng tôi đã thấy điều này như là cơ hội để trao quyền cho họ để kiểm soát các chi phí sách giáo khoa gia tăng.
TAT đã làm việc với hiệp hội tổ chức sinh viên (SGA) của MHCC ngay từ đầu. Các đại diện của sinh viên đã được hỏi về các ưu tiên và sự thấu hiểu của họ về các đánh dấu khóa học - ví dụ, liệu các tư liệu nguồn mở có nên được nhận diện và “chi phí thấp” ngụ ý gì đối với các sinh viên. Sau khi cân nhắc thông qua điều trần chính thức các lãnh đạo của họ, SGA đã yêu cầu chỉ 2 chỉ định: “Chi phí thấp: dưới 50 USD” và “Không mất chi phí: 0 USD”. Họ đã yêu cầu rằng chúng tôi không đặc biệt chỉ định OER. Họ thích nhãn “Giá thành Sách giáo khoa” trong cột nơi các đánh dấu khóa học có thể được hiển thị (xem Hình 1), và, trong thực đơn kéo thả tìm kiếm , họ đã yêu cầu “Không Quy định” để chỉ ra không có giới hạn nào đã được thiết lập (xem Hình 2).

Hình 1: Các đánh dấu khóa học trong cột Giá thành Sách giáo khoa (Textbook Price) Thời khóa biểu khóa học của JICS với Không mất chi phí (No Cost) và Chi phí thấp (Low Cost) trong thời khóa biểu khóa học của JICS

Hình 2: Các trình giới hạn tìm kiếm trong JICS cho cột Giá thành Sách giáo khoa của thời khóa biểu khóa học trên trực tuyến

LẶP LẠI MẪU BÁO CÁO HỌC PHẦN ĐẦU TIÊN (2017)
Để tạo thuận lợi cho việc báo cáo và xuất bản các đánh dấu khóa học, TAT đã tạo ra mẫu biểu web những người hướng dẫn điền để tự động đánh dấu các học phần của họ hoặc như là không mất chi phí hoặc chi phí thấp. Chương trình máy tính của chúng tôi xây dựng mẫu báo cáo học phần – CSRF (Course Section Reporting Form) này từ đầu bằng việc sử dụng C#, ASP.NET, Javascript, HTML, và CSS, và quản trị viên hệ thống Jenzabar của chúng tôi đã thiết lập cấu hình cho giao diện lập trình ứng dụng (API) tự động ánh xạ các đầu vào của người hướng dẫn vào CX, sẽ được hiển thị và tìm kiếm được cho các sinh viên trong thời khóa biểu khóa học trên trực tuyến (JICS) ở thời điểm đăng ký, vì thế làm cho chúng tôi tuân thủ với HB 2871.
Những người hướng dẫn thấy CSRF bằng việc đăng nhập vào cổng MyMHCC của họ (JICS). Mẫu đó tự động liệt kê các học phần được chỉ định tới người đã đăng nhập vào. Các chỉ định học phần được cập nhật tự động theo thời gian, nên các học phần học kỳ tiếp sau là sẵn sàng để đánh dấu vài tuần trước khi mở đăng ký. Xem Hình 3.

Hình 3: Màn hình của giảng viên đối với mẫu biểu báo cáo học phần của MHCC

Những người hướng dẫn điền vào từng phần của CSRF, từng kỳ hạn, cho từng học phần họ giảng dạy, trước khi đăng ký trên trực tuyến mở cho từng học kỳ. Một khi họ điền rồi, cột Giá thành Sách giáo khoa (Textbook Price) cho thời khóa biểu khóa học trên trực tuyến tự động hiển thị các chỉ thị không mất chi phí hoặc chi phí thấp (xem Hình 1). Nếu những người hướng dẫn cần thay đổi chỉ định trong khóa học (như, sửa lỗi hoặc tiếp quản một học phần từ người hướng dẫn khác), họ điền mẫu đó một lần nữa và hạng mục đầu vào gần nhất sẽ ghi đè hạng mục đầu vào trước đó. CSRF của MHCC cung cấp phần về các câu hỏi đáp thường gặp - FAQ (FAQ; Cao đẳng Cộng đồng Mt. Hood 2020a), bao gồm cách tính toán các chi phí tư liệu khóa học; hướng dẫn về câu hỏi này đã có nguồn gốc từ FAQ có giấy phép CC BY so sánh được của Cao đẳng Cộng đồng Portland, cũng được viết để tuân thủ với HB 2871 của Oregon.
Là người điều phối OER và các dịch vụ kỹ thuật thư viện, tôi đã làm việc với lập trình viên máy tính của chúng tôi, và cùng nhau chúng tôi đã phát triển vô số thiết kế CSRF. Chúng tôi đã gặp với 5 người kiểm thử bản beta và đã xem lại các cấu trúc câu hỏi và chức năng của mẫu biểu dựa vào phản hồi của họ. Ban đầu, chúng tôi đã muốn các câu hỏi phục vụ như là công cụ quản lý thay đổi, để hướng dẫn những người hướng dẫn của chúng tôi trong các suy nghĩ mới. Chúng tôi đã muốn họ bắt đầu xem xét tổng chi phí các khóa học của họ là gì, ngoài học phí và các khoản phí khác. Chúng tôi cũng đã muốn họ chú ý tới các dạng giấy phép bản quyền nào điều chỉnh sử dụng các tư liệu khóa học của họ (xem Hình 4 và Hình 5).
Câu hỏi CSRF đầu tiên sinh ra các đánh dấu không mất chi phí và chi phí thấp trong thời khóa biểu khóa học của chúng tôi, và nó chỉ làm điều này nếu những người hướng dẫn trả lời hoặc “Hoàn toàn tự do không mất tiền!” (Completely Free!) hoặc “1 USD – 49 USD”, một cách tương ứng. Trong khi chúng tôi không đánh dấu bất kỳ điều gì vượt ra khỏi ngưỡng chi phí trong thời khóa biểu khóa học, chúng tôi tập hợp dữ liệu về các học phần nào đang sử dụng OER bất kể HB 2871 và các học phần nào có sách giáo khoa đắt giá được sử dụng cho nhiều học kỳ liên tiếp nhau.

Hình 4: Thiết kế câu hỏi của mẫu báo cáo học phần nửa đầu năm 2017

Hình 5: Thiết kế câu hỏi của mẫu báo cáo học phần nửa sau năm 2017

Chúng tôi đã triển khai phiên bản mẫu đầu tiên này vào đầu tháng 7/2017. Không may, đa số những người hướng dẫn đã rời khu trường trong thời gian nghỉ hè, không quay lại cho tới cuối tháng 8. Kết quả là, chúng tôi đã khởi xướng mềm qua học kỳ mùa hè và đã làm việc với phòng tiếp thị của trường cao đẳng của chúng tôi để sẵn sàng cho CSRF đúng lúc bắt đầu học kỳ mùa thu 2017.

TIẾP THỊ TỚI NHỮNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN VÀ SINH VIÊN
Nhóm tiếp thị của chúng tôi đã thiết kế tờ rơi cho Trong khi Phục vụ mùa thu 2017 (Hình 6) cũng như các áp phích (Hình 7) và các bưu thiếp (Hình 8) thông tin cho các sinh viên về các đánh dấu khóa học mới. Giám đốc hỗ trợ hạ tầng và ứng dụng của chúng tôi và tôi đã cùng trình bày về CSRF ở phiên nghỉ giữa kỳ trong khi phục vụ, và tôi sau đó đã giải thích mẫu đó chi tiết hơn trong cuộc gặp với các lãnh đạo giảng viên. Chúng tôi dán các áp phích sinh viên khắp trường, và các bưu thiếp được cho vào túi Chào mừng Tân sinh viên và đã được phân phát tại các điểm dịch vụ liên quan, chẳng hạn như quầy lễ tân của hội sinh viên, nơi đăng ký và tư vấn, và thư viện.

Hình 6: Tờ rơi trong khi phục vụ cho những người hướng dẫn công bố mẫu báo cáo học phần

Hình 7: Áp phích cho các sinh viên công bố các đánh dấu khóa học không mất chi phí/chi phí thấp

Hình 8: Bưu thiếp để trong các túi xách chào mừng các tân sinh viên

Tôi đã nhận được các phản hồi khác nhau qua thư điện tử và các bình luận mặt đối mặt. Vài người hướng dẫn đã điền rồi CSRF với biểu hiện của lòng biết ơn vì làm cho trường cao đẳng kham được hơn đối với các sinh viên. Những người hướng dẫn khác từng chưa quen làm việc với bất kỳ hậu cần nào về sách giáo khoa của họ – họ đã sử dụng các cuốn sách y hệt được các đồng nghiệp của họ chọn, và các trợ lý hành chính phòng ban của họ đặt hợp đồng với cửa hàng sách. Đối với những người hướng dẫn đó, việc điền CSRF từng là bước mới họ đã vật lộn để tích hợp vào sự chuẩn bị khóa học thường xuyên của họ. Một vài người hướng dẫn thể hiện cảm giác có lỗi vì chưa sẵn sàng sử dụng các sách giáo khoa chi phí thấp, trong khi những người khác cảm thấy bị mắc kẹt bởi các nhà xuất bản, những người mà họ cảm nhận như là giá thành lường gặt các sinh viên của họ vì những thay thế OER phù hợp cho các sách giáo khoa đắt giá của họ còn chưa sẵn sàng.
Việc cung cấp đúng lúc nhắc nhở những người hướng dẫn điền CSRF từ học kỳ này sang học kỳ khác, năm này sang năm khác, đã chứng minh là quan trọng nhưng khó để phối hợp. Tỷ lệ báo cáo của những người hướng dẫn tương quan chặt chẽ với việc liệu các lời nhắc bằng thư điện tử đã được gửi đi hay chưa. Ngay từ đầu, cửa hàng sách đã đưa vào đường liên kết tới CSRF trong tất cả các thư điện tử của họ yêu cầu đặt hàng sách giáo khoa, nhưng điều này một mình là không đủ. Vào mùa thu 2018 khi trọng tâm tiếp thị của chúng tôi đã chuyển hướng sang các sinh viên, chúng tôi đã không có mô hình nhân viên để cung cấp các lời nhắc qua thư điện tử bổ sung. Trong khi vài người hướng dẫn đã tự nhớ, tỷ lệ báo cáo của chúng tôi từng là thấp so với năm trước. Điều này nói lên nhu cầu có các mô hình nhân viên bền vững của các chương trình OER. Ban đầu, TAT đã nghĩ ai đó trong phòng ban lập lịch và đăng ký nên gửi lời nhắc bằng thư điện tử tới những người hướng dẫn như là trách nhiệm chính thức của phòng ban của họ vì các nhân sự đó được gắn vào việc xoay vòng luân phiên các ngày đăng ký và các đánh dấu khóa học có thể được coi là một dịch vụ sinh viên; sau đó chúng tôi nghĩ có lẽ nhân viên trong các dịch vụ hướng dẫn nên làm nó vì việc báo cáo tiết kiệm chi phí có thể được coi là dịch vụ hướng dẫn. Vào mùa xuân 2019, sau khi tôi quay lại từ huấn luyện Chứng chỉ Thủ thư OER của Mạng Sách giáo khoa Mở, chúng tôi đã quyết định tôi sẽ gửi các thư điện tử nhắc nhở đó, vì tôi ngày càng được biết tốt hơn giữa những người hướng dẫn của chúng tôi như là người điều phối OER. Tôi đã thiết lập thời khóa biểu để gửi các thư điện tử nhắc nhở 1 tuần trước khi thời khóa biểu khóa học có thể xem được, và sau các giai đoạn Thêm/Bớt kết thúc, để nắm bắt được bất kỳ thay đổi nào của người hướng dẫn những phút cuối cùng. Với thủ tục đó, các lời nhắc qua thư điện tử đúng lúc, số lượng báo cáo của chúng tôi đã gia tăng và ổn định.
Vào mùa thu 2018, đại diện SGA của TAT đã nêu rằng các áp phích và bưu thiếp chúng tôi tiếp tục phân phối đã không đủ - rằng nhiều sinh viên đã nói họ đã không biết về các đánh dấu khóa học. Lãnh đạo sinh viên có động lực cao và cần mẫn này đã có ý tưởng làm video hướng dẫn về cách để tìm kiếm các khóa học với các đánh dấu không mất chi phí và chi phí thấp. Phòng học tập trên trực tuyến của chúng tôi và đồng chủ tịch TAT của tôi đã giúp anh ta với phần mềm và soạn sửa video, và hướng dẫn đã ra đời trong Tuần Giáo dục Mở 2019 (Cao đẳng Cộng đồng Mt. Hood 2019; xem Hình 9).

Một yếu tố của YouTube đã bị loại bỏ khỏi phiên bản văn bản này. Bạn có thể xem nó ở đây: https://uta.pressbooks.pub/markingopenandaffordablecourses/?p=148

Hình 9: Hướng dẫn xác định các sách giáo khoa chi phí thấp và không mất chi phí trong thời khóa biểu khóa học

Video này có đường liên kết từ trang đăng ký khóa học của chúng tôi, và phòng tiếp thị của chúng tôi có kế hoạch chia sẻ nó qua các kênh phương tiện xã hội trong tất cả các giai đoạn đăng ký sắp tới. Chúng tôi kỳ vọng điều này cũng sẽ giúp TAT tham gia với các nhân viên mới của tổ chức sinh viên hàng năm.

THU THẬP & PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
Chương trình máy tính của chúng tôi xây dựng công cụ báo cáo trợ giúp trong JICS cho cổng quản trị CSRF để sinh ra các báo cáo CSV ở bất kỳ thời điểm nào cho bất kỳ khoảng thời gian nào (xem Hình 10). Đăng nhập tới công cụ Xuất Dữ liệu CSRF đã được trao cho bản thân tôi và nhân viên nghiên cứu cơ sở của MHCC, người sử dụng dữ liệu để sinh ra các số liệu thống kê có nghĩa cho các bên tham gia đóng góp bên trong và bên ngoài.

Hình 10: Công cụ báo cáo trợ giúp Mẫu Báo cáo Học phần

Ví dụ, xuất dữ liệu CSRF nói cho tôi biết rằng giữa mùa hè 2017 và mùa xuân 2018, 75 người hướng dẫn đã báo cáo sử dụng các tài nguyên lựa chọn thay thế trong các khóa học của họ. Phòng phân tích và nghiên cứu của cơ sở của chúng tôi đã sử dụng dữ liệu của CSRD và thực hành tốt nhất đang nổi lên để sử dụng phương pháp nhân 100 USD không mất chi phí /75 USD chi phí thấp để tính toán các sinh viên đã tiết kiệm được hơn 1 triệu USD trong khoảng thời gian từ mùa hè 2017 tới mùa xuân 2019. Con số này có khả năng là thấp, vì nhiều người hướng dẫn còn đang làm quen với việc điền CSRF. Trong khi không có ưu đãi cho việc điền mẫu biểu đó, những người hướng dẫn thường có thiện chí làm nó khi được nhắc nhở và có đường liên kết thuận tiện để nhấn vào.
Ngoài việc trao cho chúng tôi bức tranh rõ ràng về các thành công của chúng tôi với OER và tiết kiệm chi phí sách giáo khoa, dữ liệu của CSRF ngẫu nhiên đã hé lộ tập con những người hướng dẫn vẫn chưa nhận thức được về những lợi ích của giáo dục mở, ngoài tiết kiệm chi phí cho các sinh viên. TAT đang làm việc để giải quyết điều này qua huấn luyện phát triển nghề nghiệp về sư phạm mở, các thực hành tốt nhất, các câu chuyện thành công, các lời chứng của sinh viên và người hướng dẫn, và cung cấp hỗ trợ chương trình giảng dạy từ các thủ thư và các nhà thiết kế hướng dẫn.

LẶP LẠI MẪU BIỂU BÁO CÁO HỌC PHẦN THỨ HAI (2019)
Nhiều người hướng dẫn của chúng tôi đã toàn tâm ôm lấy OER và các phương pháp tiết kiệm chi phí sách giáo khoa khác, vâng qua 2 năm đầu triển khai, tỷ lệ báo cáo đã giảm. Việc thiết lập CSRF như một phần tiến trình công việc thường xuyên của những người hướng dẫn đã chứng minh là thách thức, phần lớn vì biến động lớn về cách thức các phòng ban khác nhau lựa chọn và đặt hàng các sách giáo khoa. Chúng tôi đã quyết định rút ngắn thiết kế câu hỏi CSRF, cùng với các lời nhắc qua thư điện tử thường ngày của tôi, với hy vọng làm gia tăng tỷ lệ trả lời của người hướng dẫn. Vào mùa xuân 2019, Open Oregon đã gửi đi yêu cầu dữ liệu bổ sung, nó đã giúp chúng tôi xác định chúng tôi có thể nới lỏng gánh nặng báo cáo của những người hướng dẫn như thế nào.
Yêu cầu của Open Oregon đã được thực hiện nhân danh Ủy ban Điều phối Giáo dục Đại học của bang. Ủy ban này tìm kiếm dữ liệu đánh giá về tác động của chỉ thị đánh dấu khóa học HB 2871, cũng như lên sự tiết kiệm của sinh viên là kết quả từ hơn 650.000 USD tiền trợ cấp OER được nhà nước cấp vốn cho những người hướng dẫn khắp Oregon trong khoảng thời gian các năm 2015-2019. Việc có các tham số báo cáo rõ ràng đã giúp cho chúng tôi thấy rằng thiết kế câu hỏi CSRF ban đầu đã yêu cầu dữ liệu chúng tôi không cần, trong khi bỏ qua dữ liệu có trọng tâm hơn mà chúng tôi cần. TAT đã làm việc với nhân viên nghiên cứu của cơ sở và phân tích của chúng tôi và với CNTT để tối ưu hóa CSRF để giảm thiểu tổng số các câu hỏi cho người hướng dẫn trong khi vẫn làm thỏa mãn các kỳ vọng báo cáo mới đó của bang.
Chúng tôi đã đảm bảo rằng các thay đổi chúng tôi làm đã không vô hiệu hóa dữ liệu CSRF của năm trước đó. Chúng tôi cũng tuyển dụng vài người kiểm thử bản beta của người hướng dẫn để có phản hồi về phiên bản rút gọn này của mẫu biểu. Thiết kế câu hỏi chúng tôi đã đưa ra (Hình 11) về chức năng cân bằng và phản hồi của người sử dụng. Các tính chỉnh đó (chi tiết bên dưới) đã làm việc: tỷ lệ những người hướng dẫn tham gia đã gia tăng, và chúng tôi đã có khả năng báo cáo tiết kiệm chi phí sách giáo khoa hơn 2 triệu USD tới mùa xuân 2020.

Hình 11: Thiết kế câu hỏi của Mẫu Báo cáo Học phần 2019

Tổng chi phí của tất cả các tư liệu khóa học được yêu cầu vẫn là điểm dữ liệu đầu tiên trong CSRF, khi mà API đó tiếp tục tự động xuất bản các đánh dấu không mất chi phí và chi phí thấp trong thời khóa biểu khóa học. Chúng tôi đã giảm số lượng nhiều lựa chọn từ 7 xuống 3, đó là, chỉ tới những gì phù hợp với HB 2871. Tổng số các câu hỏi cũng đã giảm xuống còn 3, với việc hỏi lần thứ 2 liệu khóa học có đang sử dụng OER hay không, bất kể ngưỡng chi phí. Vì vài khóa học sử dụng OER nhưng vẫn cao hơn 50 USD tổng chi phí các tư liệu khóa học, chúng có thể không đáp ứng được câu hỏi về ngưỡng chi phí. Việc có những người hướng dẫn báo cáo sử dụng OER mà không cân nhắc tới chi phí trao cho chúng tôi số lượng sạch để báo cáo khi các nhà làm luật của bang và các nhà quản trị của trường hỏi có bao nhiêu OER đang được sử dụng? Sau vài tranh luận, chúng tôi giữ một loạt câu hỏi về khóa học vì chúng tôi tin tưởng rằng nó thu được dữ liệu tiết kiệm chi phí có giá trị, thậm chí dù việc báo cáo dữ liệu như vậy không được luật yêu cầu.
Chúng tôi đã loại bỏ các đường liên kết “Cần trợ giúp chứ?” (Need Help) đối với các hỏi đáp thường gặp (FAQ) từ CSRF vì những người hướng dẫn đã không nhấn vào chúng. Chúng tôi đã loại bỏ các trường lưu ý vì không ai giám sát các lưu ý đó theo thời gian thực, và chúng tôi đã loại bỏ các câu hỏi về các tư liệu khóa học, các tính toán tiết kiệm chi phí, và các trường ISBN và URL vì chúng là thừa. Những sửa đổi đó đã sản sinh ra một mẫu gọn gàng có khả năng thu thập tất cả dữ liệu chúng tôi cần trong khi giảm được gánh nặng cho những người hướng dẫn hoàn thành mẫu biểu dài đó.
Dù lặp lại CSRF dài đầu tiên của chúng tôi đã có ý định như là một công cụ quản lý thay đổi, để nhắc nhở sự dịch chuyển văn hóa trong cách thức những người hướng dẫn nghĩ về các tư liệu khóa học. Từ quan điểm của tôi nó dường như đã làm việc. Tới mùa xuân 2019, chuẩn mực văn hóa mới là giữ cho các chi phí sách giáo khoa là tối thiểu. Quan tâm gia tăng của những người hướng dẫn về OER được minh chứng bằng việc có bao nhiêu người trong số họ đề xuất các trợ cấp OER và tham dự các hội nghị OER.

TÍNH BỀN VỮNG KHẮP CÁC KHO KHÉP KÍN CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG
Tới đầu mùa hè 2019, các dịch vụ sinh viên của MHCC đã đạt tới các giai đoạn phát triển cuối cùng phát hành phiên bản beta của giao diện người sử dụng đăng ký khóa học hoàn toàn mới với nhà cung cấp EAB Global. Không may, vì dự án đã được triển khai không có sự tham gia của các bên tham gia đóng góp của TAT, các đánh dấu khóa học không mất chi phí và chi phí thấp được HB 2871 yêu cầu đã bị bỏ qua trong thiết kế phần mềm ban đầu. Tôi đã không nhận thức được rằng giao diện người sử dụng mới đã được triển khai cho tới tháng 6, nhưng một khi người quản lý dự án đã được cảnh báo về vấn đề này, cô đã tức thì liên hệ với EAB và đã giải thích rằng chúng tôi có thể không tung ra phiên bản chính thức của giao diện đăng ký mới cho tới khi EAB sửa phần mềm đó để bao gồm các đánh dấu khóa học không mất chi phí và chi phí thấp. EAB đã bắt đầu công việc phát triển một giải pháp ngắn hạn sử dụng trường No Cost / Low Cost (không mất chi phí / chi phí thấp) của CX đã được tạo ra từ phí cải thiện phần mềm Jenzabar từ năm 2016, nhưng sự lấp chỗ trống này sẽ yêu cầu các cú nhấn thêm và các sinh viên sẽ không tìm kiếm được.
Hệ thống trong nội bộ của chúng tôi chào những lợi ích to lớn. Nó xúc tác cho kiểm soát trực tiếp đối với các đầu vào và đầu ra dữ liệu, nên khi chúng tôi đã quyết định chúng tôi muốn thay đổi thiết kế câu hỏi, đã không có nhà cung cấp nào hạn chế các lựa chọn của chúng tôi hoặc lấy phí thiết lập cấu hình của chúng tôi; và trong trường hợp xảy ra trục trặc hiếm hoi (chỉ 2 lần ngay khi bắt đầu), chúng tôi đã có sự hỗ trợ CNTT nội bộ của riêng chúng tôi. Ở vài thời điểm trong tương lai, EAB có kế hoạch phát triển chức năng đánh dấu khóa học mạnh mã để nâng mức triển khai JICS của chúng tôi - chúng tôi chỉ là một trong nhiều khách hàng khắp đất nước đã yêu cầu chức năng này về báo cáo chi phí sách giáo khoa. Tuy nhiên, cho tới khi EAB có khả năng duy trì sự tuân thủ của chúng tôi với HB 2871, chúng tôi sẽ ưu tiên cho giao diện đăng ký khóa học JICS hiện hành của chúng tôi.
Các kho khép kín trong giáo dục đại học là không mới. Dù chúng tôi suýt vô tình phạm luật bang, chưa kể việc hoãn 2 năm quan hệ với người hướng dẫn được trau dồi cẩn thận, thiết kế của CSRF, kiểm thử, và triển khai, tiếp thị, huấn luyện sinh viên, và báo cáo dữ liệu tiết kiệm chi phí cho bang, sai sót này có thể được đánh giá như là nỗi đau gia tăng của chương trình về khả năng kham được sách giáo khoa của chúng tôi khi nhận thức của cơ sở mở rộng khắp các văn phòng hành chính và phòng ban. TAT đã bắt đầu vào năm 2015 như là phong trào của các thường dân giữa những người hướng dẫn, các nhân viên, và tổ chức của sinh viên, vận hành giữa các phòng ban chính thức của trường đã trao quyền cho các hoạt động của trường. Chúng tôi đã có rất ít giám sát hành chính. Qua thời gian, chúng tôi đã phát triển để nắm lấy các dự án chính như là chương trình trợ cấp OER nội bộ được Quỹ MHCC cấp vốn, tạo ra vị trí người điều phối OER chính thức, và các đánh dấu khóa học không mất chi phí / chi phí thấp. Thực tế là tuân thủ với HB 2871 đã để lại các cuộc họp lập kế hoạch chính của các nhà quản trị mức cao khắp trường chỉ ra nhu cầu một đơn vị hành chính cho các đánh dấu khóa học không mất chi phí và chi phí thấp để đảm bảo đưa vào kế hoạch của trường.
Bản chất tự nhiên 3 khía cạnh của các đánh dấu khóa học đó cản trở trách nhiệm tuân thủ HB 2871 khỏi việc dễ dàng phù hợp trong cấu trúc hành chính của chúng tôi. Các đánh dấu khóa học trong hệ thống đăng ký là một dịch vụ sinh viên; những người hướng dẫn điền CSRF là một dịch vụ hướng dẫn; và phân tích và báo cáo dữ liệu là một dịch vụ nghiên cứu của cơ sở. Bất kể khép kín thế nào, việc tìm kiếm người quản trị của trường để nắm quyền sở hữu việc tuân thủ với pháp luật về OER là một trong những nhu cầu chính của TAT để tiến lên. Giám đốc thông tin về CNTT, trong khi đó, đã thiết lập một mạng an toàn: được yêu cầu về pháp lý, các đánh dấu khóa học không mất chi phí và chi phí thấp bây giờ chính thức trong danh sách các dịch vụ sống còn của CNTT mà phải được duy trì qua thời gian, khi các chương trình và công nghệ thay đổi, và Người điều phối OER đã được bổ sung thêm vào danh sách những người cần kiểm tra của CNTT khi bắt tay vào các dự án mới.

CÁC KHUYẾN CÁO

Phát triển các đầu vào và đầu ra của bạn với tất cả những người sử dụng của bạn ngay từ đầu. Xác định tình trạng báo cáo các yêu cầu của bạn (nếu có); lôi kéo các sinh viên của bạn tìm ra những gì thực sự hữu ích cho họ; lôi kéo những người hướng dẫn của bạn thông qua các chiến dịch nhận thức và kiểm thử beta - và đánh giá đầu vào của họ; lặp đi lặp lại nhắc nhở họ điền các mẫu biểu của bạn; và thực hiện những thay đổi dựa vào phản hồi của người sử dụng. Nếu điều đó không làm việc được cho họ, nó sẽ không làm việc được cho bạn.
Xác định kiểu quản lý dự án của phòng CNTT của bạn và cách thức họ theo dõi các dịch vụ sống còn. Rất có khả năng họ sẽ cần lập kế hoạch trước để phân bổ nhân sự cho dự án của bạn.
Xác định rõ các định nghĩa chức năng/chính sách cho các mẫu trên trực tuyến của bạn và làm sạch các đầu vào của bạn (như, đảm bảo những người sử dụng không thể chèn mã hay bất kỳ điều gì không thích hợp vào các trường văn bản).
Hạn chế tối đa nhập liệu thủ công và không để sự hoàn hảo thành kẻ thù của của điều tốt lành. Bạn có thể có vài lỗi báo cáo và báo cáo thiếu; quy trình có con đường học tập nhưng rốt cuộc sẽ trao quyền cho những người hướng dẫn để bước tiếp vào thảo luận chi phí sách giáo khoa.
Lập nhóm với cửa hàng sách trong khu trường của bạn, đặc biệt khi pháp luật bang cũng yêu cầu họ hiển thị các đánh dấu khóa học. Khi làm việc với các cửa hàng sách bên thứ 3, hãy cảnh giác đối với các mệnh đề “vỏ bọc mở” (open wrapping) và “tráng qua hàng mở” (open washing) trong các hợp đồng của họ mà có thể áp đặt lên các tiến trình công việc đánh dấu khóa học của bạn - cung cấp truy cập không bị kiểm soát tới các sách giáo khoa tự do không mất tiền và chi phí thấp đi ngược với mô hình lợi nhuận dẫn dắt của họ.
Chỉ định một người quản trị mức cao của trường để có trách nhiệm về sự tuân thủ pháp luật với luật của bang điều hành các đánh dấu khóa học. Giữ cho tất cả các nhà quản trị có đầy đủ thông tin và được trao quyền, đặc biệt chủ tịch trường cao đẳng của bạn. Họ sẽ vô địch công việc tập trung vào sinh viên này với lãnh đạo giáo dục và các nhà làm luật của bang, điều cung cấp gốc rễ mạnh cho triển khai thành công.
Kiên nhẫn và tử tế với những người của bạn như người hướng dẫn, nhà quản trị, và bất kỳ ai đang vật lộn với sự thay đổi. OER đang phá bỏ vài mẫu dạng rất cũ kỹ, vì thế hãy lắng nghe sâu sát những lo ngại của những người kháng cự lại. Họ có thể sẽ cung cấp thứ gì đó hữu dụng mà bạn còn chưa nghĩ tới. Đây là quy trình học hỏi đối với bất kỳ ai yêu cầu kỹ năng trong điều hướng thay đổi đột phá.