6 yếu tố thành công chính cho Cách tân Mở

Thứ năm - 18/04/2019 05:28

6 Key Success Factors for Open Innovation
By Merit Morikawa, Jun 18, 2016
Theo: https://www.viima.com/blog/6-key-success-factors-for-open-innovation
Bài được đưa lên Internet ngày: 18/06/2016
Xem thêm: Khoa học mở - Open Science
Cách tân Mở (Open innovation) là từ có xu hướng thường dùng trong thế giới các doanh nghiệp và có nhiều nguồn nhấn mạnh tầm quan trọng và tính chất cơ bản của nó cho tương lai của các doanh nghiệp.
Nhưng người ta thực sự tiến hành công việc Cách tân Mở như thế nào?
Cách tân Mở xúc tác cho sự thành công, nhưng không có triển khai thực hành, sẽ có rất ít lợi lộc từ Cách tân Mở. Tuy nhiên, thực hành đó là gì, nhiều doanh nghiệp vật lộn với nó vì thế cần sự làm rõ xa hơn. Cuối cùng, các lợi ích các doanh nghiệp nên quan tâm nhất là gì?

Đi lùi lại một bước ở đây về tóm tắt ngắn gọn của chủ đề này:
Cách tân Mở là hệ biến hóa hiện đại nhằm đạt được sự tạo thành tư tưởng và cách tân trong các công ty bằng việc sử dụng cả các nguồn tri thức bên ngoài và bên trong. Nhiều người tin rằng Cách tân Mở thúc đẩy cách tân và coogn việc nghiên cứu và phát triển (R&D) trong các tổ chức. Các trường hợp thành công bao gồm các công ty như LEGO, Samsung and GE.
Dựa vào cả kinh nghiệm của riêng chúng tôi khi làm việc về Cách tân Mở với các khách hàng của chúng tôi, cũng như các thành công của vài công ty lớn nhất thế giới, tôi trình bày 6 yếu tố thành công chính cho Cách tân Mở trong bài viết này. Để làm cho từng điểm cụ thể, các yếu tố đó đi kèm với các ví dụ cách GE đã làm chúng trong các hoạt động của họ.
1. Các mục tiêu rõ ràng
Cách tân Mở là hiệu quả nhất khi nó thực sự trở thành “cách thức mọi điều được làm” trong tổ chức. Điều này đòi hỏi Cách tân Mở phải là một phần mạnh mẽ của văn hóa và chiến lược của công ty. Nhiều chuyên gia nhấn mạnh tầm quan trọng của việc biết các mục tiêu của bạn hướng tới Cách tân Mở, cả ở mức tập đoàn và dự án. Ở mức cao hơn, các quy trình và các mục tiêu của Cách tân Mở nên được xác định tốt. Điều này xây dựng lòng tin cũng như tất cả các thành viên biết mọi điều được xử lý như thế nào. Điều này, tới lượt nó, giúp khi các va chạm xảy ra trong cộng tác vì mọi người biết rằng thậm chí những điều ngạc nhiên tồi tệ sẽ không dẫn họ tới việc bị ném xuống gầm chiếc xe buýt.
Ở mức thực hành hơn, là quan trọng để xác định rõ các mục tiêu cho Cách tân Mở. Sau tất cả, các mục tiêu và khung thời gian tin cậy được xây dựng nên lòng tin trong sự cộng tác. Trong thực hành, việc có các mục tiêu rõ ràng ngụ ý bạn có thể trả lời các câu hỏi sau:

Mục đích là gì?
Ai sở hữu các kết quả dự án?
Đâu là các vấn đề mà Cách tân Mở nên giải quyết?
Khung thời gian và các cột mốc cho dự án là gì?

GE có các thách thức của sáng kiến cách tân chỉ là về bất kỳ ai tham gia trong đó. Đây là những gì các câu trả lời cho các câu hỏi ở trên có thể cho các thách thức của sáng kiến cách tân của GE:

Mục đích là để giành được các giải pháp mới cho GE, chúng được phát triển dựa vào các gợi ý chiến thắng thách thức.
Chủ sở hữu các đệ trình ở lại với người sáng tạo
Các vấn đề được xác định trong các nhiệm vụ được giao, ví dụ, Giải quyết sự khan hiếm thông qua trường hợp sử dụng lại nước có định nghĩa vấn đề khá rõ
Khung thời gian và các bước tiếp theo cho từng trong số các thách thức được truyền đạt rõ ràng cho từng sáng kiến

2. Tạo thuận lợi cho sự cộng tác
Việc tạo thuận lợi cho sự cộng tác là phần sống còn tiếp theo của Cách tân Mở thành công. Cách tự nhiên để bắt đầu cộng tác Cách tân Mở là bắt đầu với các quan hệ đối tác và các mạng đang có. Việc sử dụng các quan hệ đang có làm cho cộng tác mở dễ dàng và nhanh để khởi động vì có lẽ có rồi vài cộng tác đang có và tri thức về nhau, cũng như lòng tin giữa các bên.
Tương tự, là quan trọng để biết khán thính phòng của bạn trước khi bắt đầu. Ai bạn nên thực sự cộng tác với và trong trường hợp nào? Từng bên tham gia đóng góp có quan điểm và các lĩnh vực tinh thông của riêng họ, vì thế việc để mọi người can dự cùng một lúc có lẽ không phải là ý tưởng tốt.

GE, ví dụ, có dải rộng lớn các cộng tác Cách tân Mở. Vài trong số đó được làm trực tiếp với các công ty khác và vài với các nền tảng nguồn đám đông với bất kỳ ai.
Các dự án và sáng kiến GE có với các bên tham gia đóng góp của nó được xác định theo khán thính phòng đích của nó. Ví dụ, các thách thức hoàn toàn mở không luôn có liên quan tới các vấn đề R&D đặc thù trong khi vài sáng kiến nguồn đám đông sâu hơn có thể kết thúc với vài sản phẩm sẵn sàng rồi.
Việc kích hoạt cộng tác bắt đầu bằng việc mang các câu hỏi thú vị lên bàn. Các dự án Cách tân Mở không nên quá rộng (cứu rỗi thế giới bằng dịch vụ của chúng ta) các dự án cũng không nên quá đơn giản. Các dự án quá rộng có thể dường như làm nản chí và làm cho toàn bộ dự án trở thành nạn nhân của sự trì hoãn. Mặt khác, các dự án quá đơn giản sẽ không trao cho những người tham gia không gian để sáng tạo - hoặc những điều ngạc nhiên tích cực sự cộng tác đó có thể sinh ra! Các chủ đề thú vị và các vấn đề được xác định tốt là giống như làm tốt vì chúng tạo động lực cho mọi người.
Các ý tưởng ban đầu bản thân chúng không thường sinh ra nhiều giá trị, có các nhu cầu có hướng dẫn chuyên nghiệp để giải quyết vấn đề và thảo luận xung quanh ý tưởng đó. Tạo thuận lợi tốt khuyến khích cộng tác và giám sát nó theo cách thức đúng sao cho sự tham gia vừa tích cực và vừa tạo ra các kết quả chất lượng cao!
3. Minh bạch
Minh bạch là bắt buộc phải trong một tổ chức Cách tân Mở vì Cách tân Mở là minh bạch theo định nghĩa. Là mở về các vấn đề và các thách thức của bạn có thể là khó ban đầu nhưng có thể mở các cánh cửa cho các giải pháp chưa được kỳ vọng đối với chúng. Khi những người khác biết về các khó khăn của bạn, là dễ dàng hơn cho họ để đưa ra các giải pháp được thiết kế chính xác cho bạn. Thậm chí có thể có cạnh tranh giữa các giải pháp khác nhau đó.
Tuyên ngôn cách tân mở của GE là ví dụ lớn của các nguyên tắc cộng tác Cách tân Mở. Minh bạch được tuyên bố ở đó như là trình xúc tác có giá trị của cộng tác Cách tân Mở. GE cũng nêu các kết quả cộng tác của nó trên website của họ, điều trao sự minh bạch và tính trực quan bổ sung cho những người cộng tác.
Resnick nói rằng minh bạch khắp công ty thúc đẩy cách tân, tạo ra các nền kinh tế phạm vi lớn và thúc đẩy cộng tác và giải quyết vấn đề khắp các chức năng của công ty. Việc có các thủ tục rõ ràng cho những người cộng tác cả bên trong và bên ngoài cũng cải thiện minh bạch, khả năng dự đoán, và lòng tin.
Các công ty tấn nhiên thường có các động cơ để yêu cầu sự minh bạch, trong khi biết giấu giếm thông tin nhất định như các thách thức hiện hành hoặc các nguồn có thể về ưu thế cạnh tranh. Tuy nhiên, là bí mật về chúng thường có thể làm xói mòn những lợi ích của minh bạch. Cộng tác vì thế nên là mở và minh bạch thực sự.
4. Thưởng cho những người tham gia
Một rủi ro với cộng tác Cách tân Mở là những người tham gia có thể không cảm thấy họ có được thứ gì đó xứng đáng từ nó. Là quan trọng để hiểu rằng Cách tân Mở không phải là cách để có được thứ gì đó mà không có việc cho đi bất kỳ thứ gì. Đây thực sự là một trong các cách thức chính để làm động cơ thúc đẩy những người tham gia.
Đã nói rồi, việc thưởng các khoản tiền nhỏ vì những cách tân đột phá có lẽ là không đủ vì sự bù đắp “công bằng” là cần thiết. Hơn nữa, những người cộng tác của cách tân mở nên có các khuyến khích ngang bằng nhưng cũng mang vài sự mạo hiểm, điều cũng làm động cơ thúc đẩy những người cộng tác.
Để giữ cho sự cộng tác hoạt động, bạn nên cố gắng tránh bất kỳ tranh luận nào về quyền sở hữu, ít nhất không trước khi thực sự có thứ gì đó để tranh luận. Hãy tưởng tượng một vụ giết người đồn đoán có thể tác động như thế nào tới toàn bộ sáng kiến đó.
GE có các giải thưởng rất rõ ràng cho các thách thức sáng kiến cách tân của họ, bao gồm các khóa thực tập, các giải thưởng tiền và giới thiệu tên những người chiến thắng trên website của GE. Trong một vài trường hợp những người chiến thắng các thách thức thậm chí được mời phát triển các ý tưởng của họ xa hơn với GE hoặc như một phần của GE. Dạng thưởng có liên quan tới sự nghiệp này thường là việc thưởng và khuyến khích nhiều hơn nhiều cho một tài năng truyền cảm hứng so với chỉ là thưởng tiền.

5. Tìm ra các kênh đúng
Cách tân Mở có lẽ thường là tốt để bắt đầu mặt đối mặt. Điều này là tốt cho pha thí điểm ban đầu nơi các khái niệm và quy trình khác nhau được trình bày, nhưng về lâu dài, việc động não và cách tân mặt đối mặt có lẽ hoàn toàn không hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề. Cộng tác trên trực tuyến, mặt khác, thực sự có thể mở ra nhiều khả năng.
Làm cách tân mở trên trực tuyến có nhiều ưu điểm. Trên trực tuyến, bạn không cần nghĩ ở đâu và khi nào mọi người sẵn sàng cho dự án của bạn. Cộng tác có thể xảy ra bất cứ khi nào, từ bất cứ đâu mà không cần sử dụng lượng khổng lồ nỗ lực để đưa mọi người tới một nơi cùng một lúc.
Làm việc trên trực tuyến cũng tự động ghi lại toàn bộ quy trình cách tân. Điều này làm dễ dàng hơn để thấy điều gì đã được làm xong rồi trước đó.
Việc cộng tác trên trực tuyến ngụ ý rằng ít nhất vài giao tiếp xảy ra không đồng bộ. Vì thế, môi trường lý tưởng cho cách tân cũng tích hợp các thành phần trên trực tuyến có tính tới phần không đồng bộ của cộng tác trên trực tuyến.
Cách tân Mở đòi hỏi bộ các kỹ năng riêng của nó, vì thế là có ý nghĩa để cung cấp cho các đội và những người cộng tác cách tân mở thông tin về các thực hành cách tân mở tốt nhất và làm quen họ với văn hóa của cách tân mở.
Tuy nhiên, khi làm việc trên trực tuyến, không có trạng thái tâm lý tự nhiên của việc làm cho mọi điều được hoàn thành như được xây dựng dễ dàng trong cộng tác mặt đối mặt. Vì thế, việc tạo ra lượng khẩn cấp nhất định giữ cho mọi điều xảy ra và giảm bớt thời gian chờ đợi trong dự án.
GE duy trì ý thức khẩn cấp bằng việc có khung thời gian khắt khe cho các thách thức của sáng kiến cách tân và các dự án nguồn đám đông. Có khung thời gian được thiết lập cho các thách thức cũng như công bố những người chiến thắng. Như là bằng chứng của các khả năng cộng tác trên trực tuyến, GE có những người chiến thắng thách thức từ Nam Phi, Indonesia, và Balan. Rõ ràng những người đó có lẽ khó có được các hội thảo kỹ thuật mặt đối mặt.
6. Cam kết
Cuối cùng, là quan trọng để gắn với những gì đã được đồng thuận và với các mục tiêu đã được thiết lập. Cách tân Mở không nên chỉ là ngôn từ mà không có bất kỳ hành động nào!
Việc xây dựng lòng tin và làm việc về các ý tưởng từ sự cộng tác, về bản chất tự nhiên, là mất thời gian. Tương tự, các kết quả và những lợi ích nhìn thấy được tới với thời gian khi mọi điều thực sự đã được hoàn thành. Vì thế tốt hơn hãy xây dựng sự cộng tác đều đều vững chắc, phẩn bổ đủ tài nguyên và cam kết triển khai. Điều này tạo ra lòng tin, sự nhiệt tình và cơ sở màu mỡ cho chu kỳ đức hạnh của cách tân.
Như là bằng chứng cam kết của GE với các thực hành cách tân mở của họ, họ báo cáo các kết quả sự cộng tác của họ trên trực tuyến và công bố các sáng kiến cách tân mở mới thường xuyên. GE cũng đang biện hộ công khai cho cách tân mở, điều làm cho họ có lý do cam kết rõ ràng.
Bài viết này là một phần của loạt bài về Cách tân Mở trên blog. Trong loạt bài này, chúng tôi đào sâu vào các lĩnh vực khác nhau của cách tân mở và bao trùm các khía cạnh chúng tôi nghĩ là quan trọng nhất để hiểu về cách tân mở.
Bạn có thể đọc các bài viết còn lại trong loạt bài của chúng tôi đề cập tới cách tân mở bằng việc nhấn vào đường liên kết bên dưới. Đừng quên đăng ký với blog của chúng tôi để nhận được các cập nhật cho nhiều nội dung hơn sắp tới của chúng tôi.
Nhấn vào đây!
Open innovation is a trendy buzzword in the business world and there are plenty of sources that underline its importance and fundamentality for the future of businesses.
But how does one actually make open innovation work?
Open innovation enables success, yet without practical implementation there's very little benefit from open innovation. The execution, however, is what many businesses struggle with so that needs some further clarification. In the end, aren't the benefits what businesses should be most interested in?
To take a step back here's a brief summary of the topic:
Open innovation is a modern paradigm that aims to achieve ideation and innovation in companies by using both external and internal sources of knowledge. Many believe that open innovation boosts innovation and R&D work in organizations. Successful cases include companies like LEGO, Samsung and GE.
Based both on our own experience working on open innovation with our customers, as well as the successes of some of the biggest companies in the world, I present 6 clear key success factors for open innovation in this post. To make each point concrete, the factors are accompanied with examples of how GE has done these in their operations.
1. Clear goals
Open innovation is most effective when it just becomes “the way things are done” in the organization. This requires open innovation to be a strong part of the company culture and strategy. Many experts emphasize the importance of knowing your goals towards open innovation, both on corporate and project level. On the higher level, open innovation processes and goals should be well defined. This builds trust as all members know how things are handled. This, in turn, helps when bumps occur in the collaboration since people know that even bad surprises won’t lead to them being thrown under the bus.
On a more practical level, it is important to clearly define the goals for open innovation. After all, reliable goals and timelines build trust in the collaboration. In practice, having clear goals means that you can answer the following questions:

What are the objectives?
Who owns the results of the project?
What are the problems that open innovation should solve?
What are the timelines and milestones for the project?

GE has innovation initiative challenges for just about anyone to participate in. Here are what the answers for the above questions could be for GE’s innovation initiative challenges:

The objective is to gain new solutions for GE, these are developed based on challenge winning suggestions.
The ownership of the submissions remains with the creator
The problems are defined in the assignments, for example, Solving Scarcity Through Water Reuse case has a pretty clear problem definition
The timelines and next steps for each of the challenges are communicated clearly for each initiative

2. Facilitating the collaboration
Facilitating the collaboration is the next vital part of successful open innovation. A natural way to start open innovation collaboration is to start with existing partnerships and networks. Utilizing existing connections makes open collaboration easy and fast to kick-off as there is already probably some existing collaboration and knowledge on one another, as well as trust between the parties.
Similarly, it is important to know your audience before starting. Who should you really collaborate with and in which case? Every stakeholder has their own perspective and areas of expertise, so having everyone involved at once isn't probably a good idea.
GE has, for example, a wide range of open innovation collaboration. Some are done directly with other companies and some with crowdsourcing platforms with just about anyone.
The projects and initiatives that GE has with its stakeholders are defined according to its target audience. For example, completely open challenges are not always related to specific R&D problems while some deeper crowdsourcing initiatives might end up with several ready products.
Activating the collaboration starts with bringing interesting questions on the table. Open innovation projects shouldn’t be too broad (save the world with our service) nor should the projects be too simple. Too broad projects might seem daunting and make the whole project a victim of procrastination. On the other hand, too simple projects won’t give participants room for creativity – or the positive surprises that the collaboration could generate! Interesting topics and well-defined problems are like to do well since they motivate people.
Initial ideas don’t usually generate much value in themselves, there needs to be professional guidance for the problem solving and discussion around the idea. Good facilitation encourages collaboration and supervises it the right way so that participation is both active and produces high-quality results!
3. Transparency
Transparency is a must in an open innovation organization as open innovation is transparent by definition. Being open about your problems and challenges can be difficult at first but can open doors for unexpected solutions to them. When others know about your struggles it is easier for them to come up with solutions designed exactly for you. There might even be competition among these different solutions.
GE’s open innovation manifesto is a great example of open innovation collaboration principles. Transparency is manifested there as a valuable enabler of open innovation collaboration. GE also reports its collaboration results on their website, which gives additional transparency and visibility to the collaborators.
Resnick says that transparency throughout the company boosts innovation, generates economies of scale and promotes collaboration and problem solving across company functions. Having clear procedures for both internal and external collaborators also enhances transparency, predictability, and trust.
Companies of course often have incentives to claim transparency, while knowingly concealing certain information such as current challenges or possible sources of competitive advantage. However, being secretive about these can often undermine the benefits of transparency. Collaboration should thus be genuinely open and transparent.
4. Rewarding Participants
One risk with open innovation collaboration is that the participants might not feel that they get something worthy out of it. It's important to understand that open innovation is not a way to get something without giving anything away. This is actually one of the central ways to motivate the participants.
Having said that, giving small scale monetary awards for groundbreaking innovations won’t probably be enough as "fair" compensation is needed. Furthermore, open innovation collaborators should have equal incentives but also bear some of the risks, which also motivates the collaborators.
To keep the collaboration flowing, you should try to avoid any ownership disputes, at least not before there really is something to dispute over. Just imagine how much of a buzz kill that can be for the whole initiative.
GE has very clear prizes for their innovation initiative challenges including internships, monetary prizes and presenting the winners name on GE’s website. In some cases the challenge winners are even invited to develop their ideas further with GE or as a part of GE. This kind of a career related reward is typically much more rewarding and motivating for an aspiring talent than mere monetary awards.
5. Find the Right Channels
Open innovation might often be good to start face-to-face. This is good for the initial pilot phase where different concepts and processes are tested, but in the long run, brainstorming and innovation face-to-face might be quite ineffective in solving problems. Online collaboration on the other hand, can really open up many possibilities.
Doing open innovation online has many pros. Online, you don’t need to think where and when people are available for your project. Collaboration can happen whenever, from wherever without the need to use a huge amount of effort to get people to the same place at the same time.
Working online also documents the whole innovation process automatically. This makes it easier to see what has already been done earlier.
Collaborating online means that at least some of the communication happens asynchronously. Hence, the ideal environment for innovation also integrates online components that take into account the asynchronous side of online collaboration.
Open innovation requires its own skillset, so it makes sense to provide open innovation teams and collaborators with information on open innovation best practices and familiarize them with the culture of open innovation.
However, when working online, there is no natural get-things-done mentality that builds up easily in face-to-face collaboration. Hence, creating a certain amount of urgency keeps things happening and diminishes waiting time in the project.
GE keeps a sense of urgency by having strict timelines for its innovation initiative challenges and crowdsourcing projects. There are set timelines for the challenges as well as the announcement of winners. As proof of the possibilities of online collaboration, GE has challenge winners from South Africa, Indonesia, and Poland. Clearly these people would have been hard to get to a face-to-face workshop.
6. Commitment
Finally, it is important to stick with what has been agreed on and to the goals that have been set. Open innovation shouldn’t be mere words without any action!
Building trust and working on the ideas from the collaboration naturally takes time. Likewise, visible results and profits come with time when things have actually been done. So better build the collaboration steadily, allocate enough resources and commit to the implementation. This creates trust, enthusiasm and a fertile base for a virtuous cycle of innovation.
As a proof of GE's commitment to their open innovation practices, they report the results of their collaboration online and announce new innovation initiatives on a regular basis. GE is also an advocating open innovation openly, which makes them clearly committed to the cause.
This post is a part of our Open Innovation blog-series. In this series, we dive deep into the different areas of open innovation and cover the aspects we think are the most important to understand about open innovation.
You can read the rest of the articles in our series covering open innovation by clicking on the button below. Don’t forget to subscribe to our blog to receive updates for more of our upcoming content!
Dịch: Lê Trung Nghĩa
letrungnghia.foss@gmail.com