Chia sẻ các kinh nghiệm hủy bỏ tạp chí trong thời gian nhanh

Sharing Experiences of Journal Cancellations on a Rapid Timeline

Thursday, July 9, 2020 News

Theo: https://sparcopen.org/news/2020/sharing-experiences-of-journal-cancellations-on-a-rapid-timeline/

Bài được đưa lên Internet ngày: 09/07/2020

Trong các thảo luận với Cộng đồng Thực hành Thương lượng với các Tạp chí của SPARC, nhiều cơ sở đã thảo luận việc cần thiết chuẩn bị hủy bỏ trong thời gian nhanh. Vào ngày 18/06, SPARC đã cung cấp một diễn đàn cho các thủ thư nào gần đây đã dẫn dắt các cơ sở của họ thông qua hủy bỏ Hợp đồng Lớn (Big Deal) theo chế độ nhanh chia sẻ cách họ đã điều hướng quy trình đó. Xây dựng dựa vào phỏng vấn hủy Hợp đồng Lớn vào tháng 5, sự kiện này đã tập trung vào quy trình chuẩn bị và việc tiến hành hủy khác nhau như thế nào khi lịch trình cần phải được giảm về còn vài tháng.

Webinar đã được điều tiết bởi Jaclyn McLean của Đại học Saskatchewan và đặc biệt có sự tham dự của Megan Heady từ Đại học West Virginia và Kristin Henrich từ Đại học Idaho.

Cắt giảm ngân sách đang ép nhiều người nghĩ lại các hợp đồng của họ với các nhà xuất bản và, trong vài trường hợp, xoay trục nhanh chóng. Cả Đại học West Virginia và Đại học Idaho gần đây đều đã phải phản ứng lại với những cắt giảm ngân sách được ép từ bang xuống, và chuẩn bị cách thức vận hành mới. Trong cơn bùng phát COVID-19, nhiều cơ sở biết trước các sức ép tài chính có thể dẫn tới các nỗ lực gia tăng nhằm chấm dứt các Hợp đồng Lớn - một quá trình có lẽ là phức tạp làm việc từ xa.

Nói ra

Trong cách chuyển đổi quá độ từ các Hợp đồng Lớn của họ, các thủ thư đã thảo luận về tầm quan trọng của truyền thông và minh bạch hiệu quả. Sự tham gia tích cực từ các lãnh đạo cao cấp của thư viện là cơ bản để cân nhắc đưa ra các nỗ lực và lôi kéo những người khác tham gia.

Khi Đại học West Virginia đối mặt với sự cắt giảm 32% ngân sách tư liệu của nó, thư viện này đã không tức thì có kế hoạch truyền thông có phối hợp, nhưng các nhân viên đã nỗ lực giải thích tình trạng đó cho các bên tham gia đóng góp, Heady nói. Giám đốc thư viện đã làm việc chặt chẽ với các lãnh đạo đại học để thảo luận về các hủy bỏ.

Ở Đại học Idaho, nhóm thương thảo phải quản lý với sự cắt giảm ngân sách 17% chỉ trong 2 tháng. Giám đốc thư viện đã giúp thu hút tức thì sự hỗ trợ từ các nhà quản trị đại học. Việc minh bạch khi cung cấp dữ liệu thuê bao đã chỉ ra rằng việc loại bỏ đánh đống là lựa chọn duy nhất. Nhiều người trong các khu trường đã hiểu nhu cầu thu hẹp lại các tạp chí vì toàn bộ trường đại học bị tác động bởi sự cắt giảm của bang.

Việc cắt đi sợi giây với Hợp đồng Lớn là cần thiết về tài chính, và cả Heady và Henrich cũng đã mô tả bức tranh truyền thông học thuật lớn hơn cho các khu trường của họ để nhấn mạnh cách chuyển đổi phù hợp với những gì đang diễn ra ở những nơi khác và phù hợp với ngữ cảnh xuất bản học thuật lớn hơn.

Xây dựng các mối quan hệ mạnh

Để khu trường tham gia vào, từng thư viện cần thiết lập các mối quan hệ mạnh thông qua cơ sở. Đơn giản việc gặp gỡ trực tiếp với các giảng viên để giải quyết các lo ngại cá nhân về các thất vọng lan tỏa, McLean đã gợi ý. Các đối thoại liên tục với các giảng viên và sinh viên có thể xúc tác cho các thủ thư thể hiện sự quản lý và chia sẻ sự tinh thông của họ.

Ở Đại học Idaho, các thủ thư đã được nhúng vào khắp khu trường phục vụ trong vài ban và nhóm rồi, nó đã xúc tác cho các thủ thư rút ra được các mối quan hệ hiện hành. Các mối quan hệ đó cũng đã giúp trong quá trình rà soát lại tạp chí và biện hộ cho Truy cập Mở, điều đã dẫn tới việc bỏ sự đánh đống, Henrich nói.

Các thủ thư liên lạc ở Đại học West Virgina đã gửi thư điện tử và gặp gỡ các lãnh đạo phòng ban và cá nhân các giảng viên để thảo luận về sự hủy bỏ. Họ đã giải thích rằng truy cập có thể tiếp tục qua việc mượn liên thư viện (ILL), dù họ lần đầu tiên đã gặp phải vài sự phản đối về mất truy cập tức thì, Heady lưu ý.

Trình bày thông điệp thống nhất

Truyền thông nội bộ trong thư viện là quan trọng cho việc đưa ra thông điệp nhất quán và tin cậy, Heady nói. Bất cứ ai từ các nhà quản trị cho tới những người phục vụ sinh viên nên biết cách trả lời các câu hỏi hoặc cách chỉ cho ai đó tới tài nguyên đúng. Các thư điện tử có thể có thể chuyển tới một vị trí tập trung nơi các câu trả lời có thể được đưa ra với ngôn từ nhất quán.

Đại học West Virginia thiết lập một website thư viện nội bộ để sự hủy bó đó có hiệu quả. Nó bao gồm một trang nhấn mạnh các điểm cho các thủ thư liên lạc để sử dụng khi thảo luận về các cắt giảm, Heady nói. Một trang đầy các cuộc hủi tài nguyên được biết trước đã được đăng ở những nơi các thủ thư có thể kêu gọi có phản hồi nếu ai đó nghĩ tài nguyên là sống còn cho lĩnh vực chủ đề nhất định. Trang cắt giảm ngân sách theo dõi phần tiết kiệm được từ việc bỏ đánh đống và các hủy bỏ khác và một trang danh sách chọn thu thập các gợi ý của các giảng viên về các tạp chí mới và bị hủy.

Đang được chuẩn bị

Để chứng minh cho các quyết định hủy tạp chí, các thủ thư nói là quan trọng để chia sẻ minh bạch các dữ liệu ra quyết định và phương pháp luận của họ. Henrich đã gợi ý thông tin có dấu thời gian của các thư viện được đăng lên website thư viện về quy trình cung cấp bằng chứng khi thông tin được chuyển tới những người khác.

Tới cuối quy trình bỏ đánh đống đó, các thủ thư Đại học Idaho đã chỉ có 2 ngày để lựa chọn các tạp chí nào cần giữ lại. Henrich đã gợi ý các thủ thư chuẩn bị cho các nhà cung cấp trì hoãn thời gian và đóng băng thương lượng cuối cùng. Vì điều này, đã không có lựa chọn nào để thu thập phản hồi hay đánh giá.

Khi phát triển chiến lược, cô đã gợi ý có kế hoạch dự phòng nếu thư viện phải quyết định ở thời điểm cuối cùng và nhấn mạnh những lợi ích cho các giảng viên, nhân viên, và sinh viên sau sự hủy bỏ. Sau hủy bỏ của Đại học Idaho, ví dụ, họ đã quyết định công khai các đầu tạp chí họ giữ lại, thay vì các tạp chí đã bị hủy.

Việc tái đầu tư vào Truy cập Mở và Tài nguyên Giáo dục Mở (OER) là cơ hội và thành công cho Đại học Idaho, Henrich nói. Hai năm trước, đại học này đã khởi xướng Quỹ Xuất bản Truy cập Mở mà cô nói là quan trọng trong việc thuyết phục mọi người về việc thừa nhận những lợi ích của việc chuyển đổi quá độ khỏi nghiên cứu sở hữu độc quyền. Trong khi Henrich ngay từ đầu đã biết trước vài phản ứng tiêu cực của các giảng viên sau việc hủy bỏ các tạp chí, thay vào đó cô đã nhận được các yêu cầu của giảng viên và chào các tuyên bố thậm chí còn mạnh hơn chống lại Elsevier.

Heady nói thêm rằng Đại học West Virginia đã truyền đạt lý do của nó (bao gồm giá cả không bền vững) đằng sau việc bỏ đánh đống đối với các giảng viên của nó.

Các vụ hủy nổi bật ở MIT và hệ thống Đại học California đang làm nâng cao nhận thức về các vấn đề nằm bên dưới với việc xuất bản học thuật và các thủ thư đang tiếp tục biện hộ cho sự thay đổi. Lưu ý là các thủ thư có thể chia sẻ các kinh nghiệm và gợi ý của họ, McLean nêu, họ càng có thể trở nên tự tin hơn ở bàn đàm phán - thậm chí khi đối mặt với các lựa chọn khó khăn trong thời gian ngắn.

Sự kiện webinar này bắt nguồn từ Cộng đồng Thực hành Thương lượng của SPARC, và là một phần của nỗ lực rộng lớn hơn để hỗ trợ các thành viên trong việc đáp trả khủng hoảng COVID. Các thảo luận đó đã mở ra các lĩnh vực bổ sung nơi SPARC có thể cung cấp hỗ trợ cho các thành viên. Để có thêm thông tin về sự kiện này hoặc khác, hoặc để gợi ý cho cộng đồng chương trình thực hành khác, hãy liên hệ caitlin@sparcopen.org.

In discussions with the SPARC Journal Negotiation Community of Practice, many institutions have discussed needing to prepare for cancellations on a rapid timeline. On June 18, SPARC provided a forum for librarians who recently led their institutions through a fast-tracked Big Deal cancellation to share how they navigated the process. Building on our Big Deal cancellation debrief in May, this event focused on how the process of preparing for and executing a cancellation differs when the timeline needs to be compressed to a few months.

The webinar was moderated by Jaclyn McLean of the University of Saskatchewan and featured Megan Heady from West Virginia University and Kristin Henrich from the University of Idaho.

Budget cuts are forcing many to rethink their contracts with publishers and, in some cases, pivot quickly. Both West Virginia University and the University of Idaho recently had to react to state-imposed budget reductions and prepare for a new way of operating. In the wake of COVID-19, many institutions anticipate financial pressures that could result in accelerated efforts to end their Big Deals – a process that may be complicated by remote work.

Getting the word out 

In transitioning away from their Big Deals, the librarians discussed the importance of effective communication and transparency. Active participation from senior library leaders was essential to adding weight to outreach efforts and getting others on board.

As West Virginia University faced about a 32 percent cut to its materials budget, the library did not immediately have a coordinated communications plan, but staff made an intentional effort to explain the situation to stakeholders, explained Heady. The library dean worked closely with university leaders to discuss cancellations. 

At the University of Idaho, the negotiations team had to manage a budget cut of 17 percent in just two months. The library dean helped garner immediate support from university administrators. Being transparent when providing subscription data showed that unbundling was the only option. Many on campus were understanding of the need to scale back on journals since the entire university was impacted by the state cuts. 

Cutting the cord on the Big Deal was a financial necessity, and both Heady and Henrich also described the larger scholarly communication landscape to their campuses to underscore how the move fit into what was happening elsewhere and situated within the larger academic publishing context.

Building strong relationships

To get campus buy-in, each library needed to establish strong relationships throughout the institution. Simply meeting one-on-one with faculty to address individual concerns diffused frustrations, suggested McLean. Ongoing conversations with faculty and students can enable librarians to demonstrate their stewardship and share their expertise.

At the University of Idaho, librarians were embedded across campus serving on several committees and groups already, which enabled librarians to draw on existing relationships. These relationships also helped in the journal review process and advocacy for Open Access that led to the unbundling, said Henrich.

Liaison librarians at West Virginia University emailed and met with department heads and individual faculty to discuss the cancellation. They explained that access would continue through interlibrary loan (ILL), although they were at first met with some pushback about the loss of immediate access, Heady noted. 

Presenting a unified message

Internal communication within the library is critical for consistent messaging and credibility, said Heady. Everyone from administrators to student workers should know how to respond to inquiries or how to direct someone to the right resource. Emails can be funneled to a central place where replies can go out with consistent language.

West Virginia University set up an internal library website prior to the cancellation going into effect. It included a page with talking points for liaison librarians to use when  discussing the cuts, said Heady. A page full of anticipated resource cancellations were posted where librarians could chime in with feedback if someone thought a resource was critical for a certain subject area. A budget reduction page tracked savings from unbundling and other cancellations and a wish list page collected faculty suggestions for cancelled and new titles.

Being prepared 

To justify journal cancellation decisions, the librarians said it was important to transparently share their decision-making data and methodology. Henrich suggested libraries date-stamp  information posted on the library’s website about the process to provide evidence of when information was relayed to others. 

By the end of the unbundling process, the University of Idaho librarians had just two days to select which journals to keep. Henrich suggested librarians be prepared for vendors to delay the timeline and stonewall the final negotiation. Because of this, there was no option to collect feedback or assessments. 

In developing a strategy, she suggested having a contingency plan if the library has to decide at the last moment and to highlight the benefits to faculty, staff, and students after a cancellation. After the University of Idaho’s cancellation, for example, they decided to publicize the journal titles they kept, rather than the ones that were cancelled.

Reinvesting in Open Access and Open Educational Resources (OER) was an opportunity and a success for the University of Idaho, said Henrich. Two years ago, the university started an Open Access Publishing Fund that she said was critical in winning people over to recognizing the benefits of a transition away from proprietary research. While Henrich at first anticipated some negative faculty reaction after cancelling journals, she instead received faculty requests and offers to make even stronger statements against Elsevier.

Heady added that West Virginia University communicated its rationale (including unsustainable pricing) behind unbundling to its faculty. 

High-profile cancellations at MIT and the University of California system are raising awareness of the underlying problems with scholarly publishing and librarians are continuing to advocate for change. The more that librarians can share their experiences and tips, McLean noted, the more they can become confident at the negotiations table – even when faced with difficult choices on a quick timeline.

This webinar event stems from SPARC’s Negotiations Community of Practice, and is part of our broader effort to support members in responding to the COVID crisis. These discussions have uncovered additional areas where SPARC can provide support to members. For more information about this event or others, or to suggest other community of practice programming, please contact caitlin@sparcopen.org.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com