ORCID - Quy trình làm việc: Tư cách thành viên và dịch vụ

Membership and Service

Theo: https://info.orcid.org/documentation/workflows/membership-and-service-workflow/

Ngoài việc làm và liên kết giáo dục, những người sử dụng và các thành viên của ORCID cũng có thể bổ sung các hoạt động dịch vụ và tư cách thành viên.

Các tổ chức thành viên như các hiệp hội học thuật có thể công nhận các thành viên của bạn và những người đã tài trợ thời gian và chuyên môn; các nhà cấp vốn có thể công nhận các thành viên hội đồng quản trị của bạn; các nhà xuất bản có thể công nhận các ban biên tập và các nhà tổ chức hội nghị có thể công nhận các ban kế hoạch của bạn.

Đây là tin tức tốt lành cho các thành viên ủy ban, các chuyên gia, các hội đồng cố vấn, và những người muốn có khả năng chia sẻ chia sẻ thông tin về tác phẩm và chuyên môn của họ với người khác, và được thừa nhận công khai về điều đó.

Có 2 quy trình tổng quát để bổ sung khẳng định liên kết: bằng việc thu thạp các ORCID iD về đăng ký, hoặc bằng việc gửi thư điện tử cho những người sử dụng hiện hành và yêu cầu họ kết nối iD của họ với hệ thống của bạn. Cả hai quy trình đó đều có 3 thành phần: xác thực, kết nối, và hiển thị

Quy trình 1: Thu thập các iD trước khi sử dụng các hệ thống đăng ký

Trong kịch bản này, các ORCID iD là một yêu cầu đăng ký, ví dụ:

• Khi ra nhập một hiệp hội/làm mới lại có chế thành viên, hoặc khi tham gia một hội đồng hoặc ban quản trị. Khi đăng ký các chi tiết của họ thông qua một mẫu biểu web, những người đăng ký được yêu cầu xác thực ORCID iD của họ và trao cho tổ chức của bạn sự cho phép để tương tác với hồ sơ của họ.

• Một khi đăng ký của họ được phê chuẩn, hệ thống của bạn cập nhật phần thích hợp của hồ sơ ORCID của cá nhân đó với các chi tiết về tư cách thành viên hoặc các hoạt động dịch vụ của họ, kết nối họ với tổ chức của bạn.

• ORCID iD của họ nên được hiển thị cùng với bất kỳ thông tin sẵn sàng công khai nào về họ.

Quy trình 2: Thu thập các iD hồi tố

Nếu hệ thống của bạn có rồi các thông tin về các thành viên và/hoặc các hoạt động dịch vụ, hoặc nếu không có thành phần đăng ký, thì bạn có thể:

• Gửi thư điện tử cho các cá nhân một đường liên kết duy nhất họ có thể sử dụng để kết nối bản thân họ với hệ thống của bạn.

• Khi được nhấp, đường liên kết này đưa cá nhân đó tới ORCID để xác thực iD của họ và trao cho tổ chức của bạn sự cho phép để cập nhật hồ sơ của họ.

• Bạn sau đó tái định tuyến họ tới một trang web được đặc biệt tạo ra mà bạn cung cấp.

• Hệ thống của bạn lưu trữ đường liên kết giữa ORCID iD và địa chỉ thư điện tử/tài khoản của người sử dụng, và sử dụng sự cho phép mà cá nhân đó đã trao để cập nhật phần thích hợp hồ sơ ORCID của họ, kết nối họ và hoạt động của họ với tổ chức của bạn.

• Hiển thị ORCID iD xác thực của họ cùng với bất kỳ thông tin sẵn sàng công khai nào về họ.

Việc khẳng định liên kết có ngày tháng bắt đầu và kết thúc. Các quy trình ở trên cung cấp cập nhật dài hạn sự cho phép, nó có thể được sử dụng để cập nhật ngày kết thúc khi giai đoạn dịch vụ của cá nhân kết thúc. Cũng như việc cung cấp ngày đầu khi bạn lần đầu tiên cập nhật hồ sơ của bạn, hệ thống của bạn cũng nên sử dụng ORCID API để thêm một ngày kết thúc tới hồ sơ các nhà nghiên cứu của bạn, để làm rõ toàn bộ thời hạn phục vụ hoặc tư cách thành viên của họ trong tổ chức của bạn.

Các lợi ích

Bạn có thể giúp các nhà nghiên cứu của mình nhận được sự thừa nhận cho tư cách thành viên và dịch vụ của họ bằng cách kết nối thông tin đã được xác thực về mối quan hệ của họ với bạn với hồ sơ ORCID của họ. Đồng thời, bạn sẽ giúp xây dựng niềm tin trong truyền thông học thuật. Bằng cách khẳng định mối liên hệ giữa các cá nhân và tổ chức của bạn — những mối liên hệ mà chỉ tổ chức của bạn mới có thể có thẩm quyền thực hiện — bạn đảm bảo rằng tổ chức của mình được ghi nhận một cách thích hợp khi nhân viên và các chi nhánh của bạn có những đóng góp chuyên nghiệp. Thông tin đó sau đó có thể được chia sẻ, với sự cho phép của nhà nghiên cứu, với các hệ thống khác mà họ tương tác, giúp tạo ra hạ tầng thông tin nghiên cứu đáng tin cậy.

Tham khảo thêm các bản dịch liên quan tới các quy trình làm việc của ORCID ở đây.

In addition to employment and education affiliations, ORCID users and members can also add membership and service activities.

Membership organizations such as scholarly societies can recognize your members and those who donate time and expertise; funders can recognize your board members; publishers can recognize editorial boards and conference organizers can recognize your planning committees.  

This is great news for committee members, panel experts, advisory boards, and others who would like to be able to share information about their work and expertise with others, and to be publicly recognized for it.

There are two generalized workflows for adding affiliation assertions: by collecting ORCID iDs on registration, or by emailing existing users and asking them to connect their iD to your system.  Both have three components: authenticate, connect, and display.

Workflow 1: Collecting iDs up front using registration systems

In this scenario, ORCID iDs are a requirement of registration, for example:

• When joining a society/renewing a membership, or when joining a board or panel.  When registering their details via a web form, registrants are asked to authenticate their ORCID iD and grant your organization permission to interact with their record. 

• Once their registration is approved, your system updates the appropriate section of the individual’s ORCID record with details of their membership or service activities, connecting them with your organization. 

• Their ORCID iD should be displayed alongside any publicly available information about them.

Workflow 2: Collecting iDs retrospectively

If your system already contains information about members and/or service activities, or if it does not have a registration component, then you can instead: 

• Email individuals a unique link they can use to connect themselves with your system. 

• When clicked, this link directs the individual to ORCID to authenticate their iD and grant your organization permission to update their record. 

• You then redirect them to a specially created web page you provide. 

• Your system stores the link between the ORCID iD and email address/user account, and uses the permissions the individual has granted to update the appropriate section of their ORCID record, connecting them and their activity with your organization. 

• Display their authenticated ORCID iD alongside any publicly available information about them.

Affiliation assertions contain start dates and end dates.  The workflows above provide long-term update permissions, which can be used to update the end date when an individual’s period of service finishes.  As well as providing a start date when you first update their record, your system should also use the ORCID API to add an end date to your researchers’ records, to make their full term of service for or membership of your organization clear.

Benefits

You can help your researchers get credit for their membership and service by connecting validated information about their affiliation with you to their ORCID records. At the same time, you will be helping to build trust in scholarly communications. By asserting the connection between individuals and your organization — connections that only your organization can make authoritatively — you ensure that your organization is appropriately acknowledged when your employees and affiliates make professional contributions. That information can then be shared, with the researcher’s permission, with the other systems they interact with, helping to create a trustworthy research information infrastructure.

Blogger: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com