Làm thế nào để nó đúng: Một thí điểm Giữ lại các Quyền của Đại học Cambridge trước khi định hình một chính sách đầy đủ của cơ sở

How to make it right: a Rights Retention Pilot by the University of Cambridge ahead of shaping a full institutional policy

14/04/2022

Theo: https://www.coalition-s.org/blog/how-to-make-it-right-a-rights-retention-pilot-by-the-university-of-cambridge-ahead-of-shaping-a-full-institutional-policy/

Bài được đưa lên Internet ngày: 14/04/2022

Vào năm 2008, Khoa Nghệ thuật & các Dịch vụ của Harvard đã biểu quyền nhất trí áp dụng chính sách truy cập mở mang tính đột phá. Kể từ đó, hơn 70 cơ sở khác, bao gồm các khoa của Harvard, Stanford và MIT, đã áp dụng các chính sách tương tự dựa vào mô hình của Harvard. Ở châu Âu các chính sách như vậy của cơ sở, cho tới nay, đã cất cánh chậm chạp.

Chúng tôi đang bắt đầu thấy tình huống đó đang thay đổi.

Đại học Cambridge gần đây đã thiết lập chương trình thí điểm giữ lại các quyền trên cơ sở chọn tham gia, với quan điểm thông tin cho sự xem xét lại tiếp sau chính sách Truy cập Mở của trường đại học. Trong cuộc phỏng vấn sau đây, Niamh Tumelty, Lãnh đạo các Dịch vụ Nghiên cứu Mở ở Đại học Cambridge, mô tả mục đích của thí điểm, cách thức các nhà nghiên cứu có thể hưởng lợi từ nó và chia sẻ các mẹo của cô cho bất kỳ cơ sở nào khác có thể cân nhắc áp dụng chính sách tương tự.

Liên minh S: Cô có thể mô tả chính sách bản quyền tác giả cô đã áp dụng ở đại học của cô?

Niamh Tumelty: Chúng tôi đang mời các nhà nghiên cứu tham gia vào Thí điểm Giữ lại các Quyền, nó sẽ được tổ chức cho 1 năm bắt đầu từ tháng 4/2022. Các nhà nghiên cứu tham gia sẽ trao cho trường Đại học một giấy phép không độc quyền đối với các bản thảo được chấp nhận của bất kỳ bài báo nào được đệ trình trong thí điểm đó, làm cho nó dễ dàng hơn cho chúng tôi để hỗ trợ cho họ đáp ứng được các yêu cầu cấp vốn của họ bằng việc tải lệ các bản thảo của họ vào kho cơ sở của chúng tôi, Apollo, mà không cần áp dụng cấm vận nào. Thí điểm đã khởi xướng bằng việc sử dụng tiếp cận CC BY như được hầu hết các nhà cấp vốn của Liên minh S yêu cầu, và chúng tôi đang khai phá cung cấp một lựa chọn cho các giấy phép lựa chọn thay thế cho các nhà nghiên cứu không có yêu cầu đặc thù đó.

Nhà nghiên cứu sẽ thông báo cho tạp chí bằng việc đưa vào tuyên bố giữ lại các quyền khi đệ trình (gửi bài). Khi tài liệu đã được chấp nhận, nhà nghiên cứu sẽ tải lên bản thảo được chấp nhận như là bình thường qua các Yếu tố Tổng hợp (Symplectic Elements), chỉ ra trong quá trình tải lên rằng họ đã giữ lại các quyền của họ. Nhóm Truy cập Mở sẽ tiến hành các kiểm tra thông thường của họ, tư vấn cho nhà nghiên cứu về những gì sẽ diễn ra tiếp sau và dàn xếp để bài báo được làm sẵn sàng trên Apollo.

Chúng tôi sẽ giám sát chặt chẽ những gì xảy ra trong thí điểm và tất cả các nhà nghiên cứu tham gia sẽ có khả năng bình luận về các kinh nghiệm của họ. Chúng tôi sẽ rà soát lại tất cả các phản hồi và sử dụng để thông báo cho rà soát lại tiếp sau của chúng tôi về chính sách truy cập mở của cơ sở chúng tôi.

Liên minh S: Vì sao ý tưởng áp dụng một chính sách giữ lại các quyền của cơ sở đã nổi lên?

Niamh Tumelty: Sự giới thiệu yêu cầu về truy cập mở tức thì tới nghiên cứu được các nhà cấp vốn của Liên minh S ủng hộ đã chứng minh là thách thức trong thực tế, với vài nhà xuất bản chào lộ trình xuất bản không tuân thủ và các nhà xuất bản khác lấy các khoản phí không bền vững cho truy cập mở tức thì đối với phiên bản được xuất bản lần cuối. Trừ phi các nhà nghiên cứu muốn dịch chuyển rõ ràng sang xuất bản trên các tạp chí là kim cương, vàng đầy đủ hoặc bao gồm trong các thỏa thuận đọc & xuất bản, họ cần một cách thức để giữ lại đủ các quyền, sao cho họ luôn có lựa chọn đăng tài liệu được chấp nhận của họ trên trực tuyến để lưu trữ việc chia sẻ mở sự uyên thâm của họ. Một số ngành đã bị bỏ lại rất ít hoặc không có sự lựa chọn về nơi họ có thể xuất bản nghiên cứu của mình trong khi đáp ứng các yêu cầu của nhà cấp vốn và mục tiêu về nghiên cứu mở của riêng họ.

“Chiến lược giữ lại các quyền là công cụ chính để xúc tác cho các nhà nghiên cứu xuất bản mở trên bất kỳ tạp chí nào sẽ với tới được khán thính phòng thích hợp nhất”.

Liên minh S: Sự đồng thuận đạt được khắp các cơ sở từng như thế nào?

Niamh Tumelty: Thực tế là Truy cập Mở tức thì bây giờ là yêu cầu của nhà cấp vốn đối với đa số các nhà nghiên cứu của chúng tôi đã làm cho thảo luận đó khá dễ dàng. Chúng tôi tổ chức một số thảo luận ở Ủy ban Chỉ đạo Nghiên cứu Mở để đảm bảo rằng chúng tôi đã có sự hiểu biết càng đầy đủ càng tốt, cung cấp các ví dụ về các vấn đề đã nảy sinh trong năm đầu có yêu cầu giữ lại các quyền của Wellcome Trust khi thiếu chính sách của cơ sở.

Chúng tôi đã cân nhắc việc phát triển chính sách chọn không tham gia của cơ sở như những cơ sở khác đã làm nhưng kết luận rằng bản chất cống hiến cao của Đại học Cambridge sẽ gây khó khăn cho việc tiến hành tham vấn kỹ lưỡng và đạt được sự đồng thuận trước hạn chót là ngày 1 tháng 4 năm 2022. Chúng tôi đã đồng ý rằng bước tiếp sau phù hợp nhất ở Cambridge từng là tổ chức một thí điểm trên cơ sở chọn tham gia. Một nhóm làm việc đã được thành lập để thiết kế thí điểm này và đã bao gồm các nhà nghiên cứu từ khắp các ngành cùng với các chuyên gia truy cập mở và truyền thông học thuật từ các thư viện Đại học Cambridge. Nhóm làm việc này đã gặp nhau mỗi 2 tuần một lần từ giữa tháng 1 tới cuối tháng 3 để cân nhắc vấn đề từ các quan điểm của các ngành khác nhau và để phát triển tiếp cận cho thí điểm. Chúng tôi đã tập trung vào chính sách đã được đưa ra tại Đại học Edinburgh vào đầu năm nay, đồng thời học hỏi Chính sách Mẫu và Giấy phép Truyền thông Học thuật của Vương quốc Anh và các khuyến nghị đã được Đại học Harvard chia sẻ công khai. Chúng tôi đã mang thí điểm được đề xuất tới Ủy ban Chính sách Nghiên cứu của Đại học ra để lấy bình luận và nhận tư vấn pháp lý về chi tiết cách để chúng tôi có thể tiếp cận điều này trước khi khởi xướng.

Cái hay của cách tiếp cận thí điểm là không có nhà nghiên cứu nào phải tham gia - họ có quyền lựa chọn có chọn tham gia hay không và sẽ có cơ hội tác động đến bất kỳ chính sách nào cuối cùng được đưa ra trong trường đại học. Chúng tôi có thể dành năm nay để thực sự hiểu các vấn đề một cách chi tiết và xây dựng sự đồng thuận về cách tiếp cận tốt nhất cho Cambridge.

Liên minh S: Các thách thức nào đã vượt qua được trước khi nó đã được đồng thuận để áp dụng chính sách đó?

Niamh Tumelty: Thách thức lớn nhất dẫn tới thí điểm này từng là việc hiểu biết và phát triển lòng tin trong chiến lược giữ lại các quyền. Tư vấn pháp lý của các chuyên gia chúng tôi đã nhận được theo sau tuyên bố về các yêu cầu của Wellcome Trust và một lần nữa chúng tôi đã thiết kế chi tiết tiếp cận của chúng tôi từng là quan trọng trong việc xúc tác cho chúng tôi để phát triển thí điểm. Bây giờ, thách thức của chúng tôi là truyền đạt và giải thích rõ ràng giữ lại các quyền cho nhiều nhà nghiên cứu của chúng tôi như một lộ trình họ có thể chọn khi xuất bản và để đối mặt với bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong năm thí điểm trước khi phát triển bất kỳ chính sách đầy đủ nào của cơ sở.

Liên minh S: Các ưu điểm nào của việc áp dụng chính sách đó cho các nhà nghiên cứu các cô và cơ sở của cô?

Niamh Tumelty: chiến lược giữ lại các quyền là công cụ chính để xúc tác cho các nhà nghiên cứu để xuất bản mở trên bất kỳ tạp chí nào sẽ với tới được khán thính phòng phù hợp nhất. Có thể có vài nhà xuất bản quyết định từ chối bất kỳ tài liệu nào ở đó tác giả đã giữ lại các quyền của họ, nhưng điều này dường như là vị thế không bền vững biết rằng số lượng ngày một gia tăng các tác giả mà các nhà cấp vốn của họ yêu cầu truy cập mở tức thì đối với tất cả các kết quả đầu ra.

Ưu điểm của tiếp cận thí điểm thay vì chính sách đầy đủ của một cơ sở là ở chỗ nó cung cấp không gian và thời gian cho sự tham gia sâu khắp trường đại học phát triển cao của chúng tôi. Nó tạo ra một khung cho các nhà nghiên cứu mong muốn có lộ trình sớm để hỗ trợ cho họ trong việc giữ lại các quyền của họ và cho nhóm truy cập mở tư vấn và hỗ trợ cho họ. Nó xúc tác cho chúng tôi để tạo ra bằng chứng từ các nhà nghiên cứu của riêng chúng tôi, để xây dựng lòng tin và sự tin cậy và để tinh chỉnh tiếp cận đó trước khi định hình chính sách đầy đủ của một cơ sở.

“Các nhà nghiên cứu đang ở một vị thế mạnh mẽ hơn những gì họ nhận thấy - nếu các nhà xuất bản muốn tiếp tục nhận nội dung miễn phí này từ các nhà nghiên cứu của chúng tôi, họ sẽ cần phát triển các lộ trình xuất bản đáp ứng nhu cầu của cộng đồng học thuật của họ.”

Liên minh S: Như là kết luận, đâu là 3 gợi ý hàng đầu của cô cho bất kỳ trường đại học nào đang cân nhắc áp dụng chính sách Truy cập Mở dựa vào các quyền tương tự như với của cô?

Niamh Tumelty: (1) Bao gồm một dải các quan điểm ngành từ các giai đoạn lên kế hoạch sớm nhất. Sự cân nhắc sớm này sẽ làm cho dễ dàng hơn để sửa đổi thông điệp tới các phần khác nhau của trường đại học, tính tới các động lực và các mối quan tâm khác nhau phát sinh. Đảm bảo rằng quan điểm nhân văn được đưa vào - quá thường xuyên trong các sáng kiến nghiên cứu mở khoa học nhân văn dường như là một suy nghĩ sau, nếu được xem xét ở tất cả.

(2) Biết trước các câu hỏi sẽ được đặt ra và đảm bảo rằng bạn có các câu trả lời rõ ràng và trung thực cho các câu hỏi đó. Hãy trung thực và cởi mở về thực tế mà chúng tôi đang học tập qua quá trình đó (trong khi xây dựng dựa vào các kinh nghiệm của những người đã đi trước và sẽ có những thách thức. Điều này nâng cao uy tín và quản lý các kỳ vọng khi chính sách đi vào hoạt động.

3) Có niềm tin vào tiếp cận này! Điều này không là mới - các nhà nghiên cứu đã và đang giữ lại các quyền của họ theo cách này một thập kỷ qua và nó đang ngày càng trở thành thực hành phổ biến khắp một dải các cơ sở. Các nhà nghiên cứu đang ở một vị thế mạnh mẽ hơn những gì họ nhận thấy - nếu các nhà xuất bản muốn tiếp tục nhận nội dung miễn phí này từ các nhà nghiên cứu của chúng tôi, họ sẽ cần phát triển các lộ trình xuất bản đáp ứng nhu cầu của cộng đồng học thuật của họ.

In 2008 Harvard’s Faculty of Arts & Sciences voted unanimously to adopt a ground-breaking open access policy. Since then, over 70 other institutions, including other Harvard faculties, Stanford and MIT, have adopted similar policies based on the Harvard model. In Europe such institutional policies have, so far, been slow to get off the ground.

We are beginning to see that situation change.

The University of Cambridge has recently established a pilot rights retention scheme on an opt-in basis, with a view to informing the next revision of the University’s Open Access policy. In the following interview, Niamh Tumelty, Head of Open Research Services at the University of Cambridge, describes the purpose of the pilot, how researchers can benefit from it and shares her tips for any other institution that might consider adopting a similar policy.

cOAlition S: Could you, please, describe the author copyright policy you have adopted at your university?

Niamh Tumelty: We are inviting researchers to participate in a Rights Retention Pilot, which will run for one year starting April 2022. Participating researchers will grant the University a non-exclusive licence to the accepted manuscripts of any articles submitted during the pilot, making it easier for us to support them in meeting their funder requirements by uploading their manuscripts to our institutional repository, Apollo, without needing to apply an embargo. The pilot has launched using a CC BY approach as required by most cOAlition S funders, and we are exploring providing an option for alternative licences for researchers who do not have that specific requirement.

The researcher will notify the journal by including the rights retention statement on submission. When the paper has been accepted, the researcher will upload the accepted manuscript as normal via Symplectic Elements, indicating during the upload process that they have retained their rights. The Open Access team will do their usual checks, advise the researcher on what will happen next and arrange for the article to be made available on Apollo.

We will closely monitor what happens during the pilot and all participating researchers will be able to comment on their experiences. We will review all feedback and use it to inform our next review of our institutional open access policy.

cOAlition S: Why did the idea of adopting an institutional rights retention policy emerge?

Niamh Tumelty: The introduction of the requirement for immediate open access to research supported by cOAlition S funders has proven challenging in practice, with some publishers offering no compliant publishing route and others charging unsustainable prices for immediate open access to the final published version. Unless researchers want to move exclusively to publishing in journals that are diamond, fully gold or included within read & publish agreements, they need a way to retain sufficient rights, so that they always have the option to post their accepted paper online to achieve open sharing of their scholarship. Some disciplines have been left with little or no choice about where they can publish their research while meeting their funder requirements and their own goals for open research.

“The rights retention strategy is a key tool to enable researchers to openly publish in whatever journal will reach the most appropriate audience.”

cOAlition S: How was consensus reached across the institution?

Niamh Tumelty: The fact that immediate OA is now a funder requirement for the majority of our researchers made the conversation relatively easy. We held a number of discussions at the Open Research Steering Committee to ensure that we had as full an understanding as possible, providing examples of issues that were arising in the first year of the Wellcome Trust rights retention requirement in the absence of an institutional policy.

We considered developing an institutional opt-out policy as others have done but concluded that the highly devolved nature of the University of Cambridge would have made it extremely difficult to conduct a thorough consultation and reach consensus by the deadline of 1 April 2022. We agreed that the most appropriate next step at Cambridge was to run a pilot on an opt-in basis. A working group was established to design this pilot and included researchers from across a range of disciplines along with open access and scholarly communication experts from Cambridge University Libraries. The working group met every two weeks from mid-January to the end of March to consider the issue from different disciplinary perspectives and to develop the approach for the pilot. We drew heavily on the policy that was introduced at the University of Edinburgh earlier this year, learning also from the UK Scholarly Communications Licence and Model Policy and recommendations that have been publicly shared by Harvard University. We brought the proposed pilot to the University’s Research Policy Committee for comment and took legal advice on the detail of how we would approach this before launching.

The beauty of a pilot approach is that no researcher has to participate – they have a choice about whether or not to opt in and will have the opportunity to influence whatever policy is ultimately introduced across the university. We can take this year to really understand the issues in detail and to build consensus about the best approach for Cambridge.

cOAlition S: What challenges had to be overcome before it was agreed to adopt the policy?

Niamh Tumelty: The biggest challenge in the lead up to the pilot has been understanding and developing confidence in the rights retention strategy. The expert legal advice we received following the announcement of the Wellcome Trust requirements and again as we designed the detail of our approach was critical in enabling us to develop the pilot. Now, our challenge is to clearly communicate and explain rights retention to our many researchers as a route they can choose when publishing and to grapple with any issues that arise during the pilot year before developing any full institutional policy.

cOAlition S: What are the advantages of adopting the policy for your researchers and your institution?

Niamh Tumelty: The rights retention strategy is a key tool to enable researchers to openly publish in whatever journal will reach the most appropriate audience. It may be that some publishers decide to reject any papers in which the author has retained their rights, but this seems an unsustainable position given the growing number of authors whose funders require immediate open access for all outputs.

The advantage of a pilot approach rather than a full institutional policy is that it provides space and time for deep engagement across our highly devolved university. It creates a framework for the researchers that wanted to have an early route to support them in retaining their rights and for the open access team that advises and supports them. It enables us to generate evidence from our own researchers, to build confidence and trust and to refine the approach ahead of shaping a full institutional policy.

Researchers are in a stronger position than they realise – if publishers want to continue getting this free content from our researchers, they will need to develop publishing routes that meet the needs of their academic communities.

cOAlition S: As a conclusion, what are your three top tips for any other university considering adopting a similar permissions-based Open Access policy to yours?

Niamh Tumelty: 1) Include a range of disciplinary perspectives from the earliest stages of planning. This early consideration will make it easier to tailor the messaging to different parts of the university, taking into account the different drivers and concerns that come into play. Make sure that the humanities perspective is included – too often in open research initiatives the humanities appear to be an afterthought, if considered at all.

2) Anticipate the questions that will be asked and make sure that you have clear and honest answers to those questions. Be honest and open about the fact that we are learning through the process (while building on the experiences of those who have gone before) and that there will be challenges. This enhances credibility and manages expectations as the policy beds in.

3) Have confidence in this approach! This is not new – researchers have been retaining their rights in this way for over a decade and it is becoming increasingly common practice across a range of institutions. Researchers are in a stronger position than they realise – if publishers want to continue getting this free content from our researchers, they will need to develop publishing routes that meet the needs of their academic communities.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com