Vì sao Văn phòng Nội các do dự về các thư điện tử ODF của Microsoft?

Why is Cabinet Office Holding Back Microsoft's ODF Emails?

By Glyn Moody, published 12:41, 15 July 14

Theo: http://blogs.computerworlduk.com/open-enterprise/2014/07/why-is-the-cabinet-office-still-hiding-microsofts-emails-on-odf/index.htm

Bài được đưa lên Internet ngày: 15/07/2014

Lời người dịch: Bộ trưởng Văn phòng Nội các nước Anh ngày 29/01/2014 trong một bài phát biểu của ông về các định dạng tài liệu, ông đã tuyên bố rằng chính chính phủ Anh có thể sẽ áp dụng ODF như một trong các định dạng được ưu tiên. Tuy nhiên, Văn phòng Nội các đã khá chậm trễ trả lời cho các ý kiến đóng góp của các công dân, kể cả theo các thời hạn chót theo luật định.

Ngược về tháng 5, tôi đã viết về kinh nghiệm ít hạnh phúc hơn của tôi trong việc đưa yêu cầu Tự do thông tin vào Văn phòng Nội các Vương quốc Anh về chủ đề các định dạng ODF:

Tôi đang việc với liên hệ tới bài nói chuyện của Francis Maude hôm 29/01/2014 theo đó ông ta đã công bố rằng chính phủ Anh có thể sẽ áp dụng ODF như một trong các định dạng được ưu tiên.

Tôi sẽ biết ơn nếu bạn có thể cung cấp cho tôi các thông tin sau:

Các cuộc gặp nào, các trao đổi điện thoại hoặc thư điện tử nào đã được thực hiện với các đại diện của Microsoft hoặc Liên minh Phần mềm Doanh nghiệp bất kỳ lúc nào trong 6 tháng qua mà đã thảo luận về các định dạng tài liệu và/hoặc chính sách mới của chính phủ anh về các định dạng tài liệu mở?

Trong bài của mình, tôi đã giải thích rằng tôi vẫn chờ đợi một câu trả lời cho yêu cầu của tôi, sau thời hạn chót chính thức theo luật định. Điều đó dường như có vài hiệu quả, vì ngay sau đó tôi đã nhận được thứ sau đây [.pdf]:

Tôi phải thông tin cho ngài rằng Văn phòng Nội các không có khả năng tuân thủ với yêu cầu của ngài. Phần 12 của Luật Tự do Thông tin làm nhẹ bớt cho các nhà chức trách nhà nước về nghĩa vụ phải tuân thủ với một yêu cầu thông tin nếu chi phí để làm với nó có thể vượt quá giới hạn phù hợp.

Vân, điều đó là đủ công bằng, nhưng điều này có vẻ lạ lùng:

Lý do là yêu cầu của ngài vượt quá giới hạn chi phí là việc thông tin phù hộp để xác định liệu Văn phòng Nội các có nắm bất kỳ thông tin nào phù hợp với yêu cầu của ngài hay không sẽ vượt quá giới hạn phù hợp theo các qui định của pháp luật.

Vì thế GCHQ có khả năng tiềm kiếm qua toàn bộ dòng Internet của nước Anh để tìm tất cả những điều tồi tệ ngờ ngợ ở đó, nhưng Văn phòng Nội các thì lại không có khả năng định vị một ít các thư điện tử đặc thù trong các máy chủ của riêng mình. Dường như không thể, ít nhất là như thế. Tuy nhiên, Văn phòng Nội các đã gợi ý một cách thức tốt bụng quanh điều này:

Nếu ngài mong muốn, ngài có thể tinh chỉnh yêu cầu của ngài để mang chi phí xác định liệu Văn phòng Nội các có giữ thông tin phù hợp hay không, việc định vị, truy xuất và trích xuất nó, bên dưới giới hạn phù hợp.

Vâng, đó là một lời chào tôi không thể từ chối. Đây là yêu cầu “được tinh chỉnh” của tôi:

Vì vấn đề này dường như là khó tìm thông tin một cách dễ dàng, tôi muốn tinh chỉnh yêu cầu của tôi như sau để cho phép một tìm kiếm nhanh chóng:

Tôi đang viết trong mối liên hệ với bài phát biểu của Francis Maude ngày 29/01/2014 trong đó ông ta đã công bố rằng chính phủ Anh có thể áp dụng ODF như một trong những định dạng ưu tiên.

Các trao đổi thư điện tử nào đã được thực hiện với các đại diện của Microsoft bất kỳ lúc nào trong vòng 4 tháng qua mà đã thảo luận về chính sách mới của chính phủ Anh về các định dạng tài liệu mở?

Tôi muốn có các bản sao của tương ứng này, cộng với bất kỳ tài liệu nào đã được gửi như là các tệpu gắn kèm trong các thư điện tử đó.

Lạy chúa, kể từ đó, tôi đã không nghe thấy gì ngoài một sự thừa nhận cơ bản rằng yêu cầu của tôi đã tới nơi. Tôi vì thế bị ép phải leo thang vấn đề,m và bây giờ đã yêu cầu chính thức một cuộc phỏng vấn nội bộ:

Tôi đang viết để yêu cầu chính thức một cuộc phỏng vấn nội bộ về việc Văn phòng Nội các giữ yêu cầu FOI của tôi về 'các định dạng tài liệu mở'.

Câu trả lời cho yêu cầu của tôi là quá chậm; theo luật, trong mọi hoàn cảnh, nhà chức trách sẽ phải trả lời bây giờ. Không có sự giải thích chính thức nào đã được đưa ra cho sự chậm trễ này.

Trong làn sóng kéo lê chân của Văn phòng Nội cac cho tới nay, tôi không kỳ vọng một câu trả lời nhanh chóng và/hoặc hữu ích. Tôi sẽ để bạn biết nó sẽ ra sao.

Back in May, I wrote about my less-than-happy experience in putting in a Freedom of Information request to the UK Cabinet Office on the subject of ODF formats:

I am writing in connection with Francis Maude's speech on 29 January 2014 in which he announced that the UK government would be adopting ODF as one of its preferred formats.

I would be grateful if you could please supply me with the following information:

What meetings, telephone or email exchanges were held with representatives of Microsoft or the Business Software Alliance at any time during the last six months that discussed document formats and/or the UK government's new policy on open document formats?

In my post, I explained that I was still waiting for a reply to my request, well after the official deadline laid down by law. That seemed to have some effect, since shortly afterwards I received the following [.pdf]:

I must inform you that the Cabinet Office is unable to comply with your request. Section 12 of the Freedom of Information Act relieves public authorities of the duty to comply with a request for information if the cost of dealing with it would exceed the appropriate limit.

Well, that's fair enough, but this seems strange:

The reason that your request exceeds the cost limit is that relevant information to determine whether the Cabinet Office holds any information relevant to your request will exceed the appropriate limit laid down in the regulations.

So GCHQ is able to to search through the UK's entire Internet stream to find all the vaguely bad things there, but the Cabinet Office is unable to locate a few specific emails on its own servers. Seems improbable, to say the least. However, the Cabinet Office did kindly suggest a way around this:

If you wish, you may refine your request in order to bring the cost of determining whether the Cabinet Office holds relevant information, locating, retrieving and extracting it, below the appropriate limit.

Well, that's an offer I couldn't refuse. Here's my "refined" request:

Since the issue seems to be the difficulty of finding information easily, I would like to refine my request as follows to allow a rapid search:

I am writing in connection with Francis Maude's speech on 29 January 2014 in which he announced that the UK government would be adopting ODF as one of its preferred formats.

What email exchanges were held with representatives of Microsoft at any time during the last four months that discussed the UK government's new policy on open document formats?

I would like to obtain copies of this correspondence please, plus any documents that were sent as attachments to those emails.

Alas, since then, I've heard nothing apart from a basic acknowledgement that my request arrived. I have thus been forced to escalate matters, and have now formally requested an internal review:

I am writing to request formally an internal review of Cabinet Office's handling of my FOI request 'Open document formats'.

The response to my request is long overdue; by law, under all circumstances, the authority should have responded by now. No official explanation has been offered for this delay.

In the wake of the Cabinet Office's foot-dragging so far, I am not expecting a speedy and/or helpful response. I'll let you know how it goes.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com