Chuyển đổi hàng loạt các tài liệu của Microsoft Word sang OpenOffice.org trên Linux

Theo: http://searchenterpriselinux.techtarget.com/tip/0,289483,sid39_gci1271697,00....

Bài được đưa lên Internet ngày: 11/09/2007

Tác giả: Serdar Yegulalp

Tổ chức của bạn đang trong quá trình chuyển đổi từ Microsoft Word sang OpenOffice.org trên Linux? Nếu là như vậy, khó khăn lớn nhất của bạn có thể không phải là làm quen với bộ phần mềm mới, mà là việc chuyển từ định dạng .doc độc quyền sở hữu của Microsoft sang định dạng tài liệu mở ODF của OpenOffice.

Cứ cho là, định dạng .doc đang được thiết kế lại đủ chi tiết để mọi người sử dụng có thể làm việc với nó như bình thường. Nhưng nếu bạn nhảy khỏi Microsoft Office, sẽ có nghĩa là trút bỏ những thứ cũ kỹ nhiều nhất mà bạn có thể.

Bài viết này bao trùm các vấn đề có liên quan tới việc chuyển đổi từ Word sang ODF: các lựa chọn chuyển đổi là có sẵn cho bạn, những cạm bẫy tiềm tàng và các công cụ của các bên thứ 3 sẽ làm cho việc chuyển đổi dễ dàng hơn.

Is your organization in the process of migrating f-rom Microsoft Word to OpenOffice.org on Linux? If so, your biggest obstacle may not be getting used to the new suite, but rather moving f-rom Microsoft's proprietary .doc format to OpenOffice's Open Document Format (ODF).

Granted, the .doc format has been reverse-engineered in sufficient detail that many users can work with it as is. But if you're making the leap f-rom Microsoft Office, it makes sense to jettison as many of its legacies as you can.

This article covers the issues involved in converting f-rom Word to ODF: The converting options available to you, the potential pitfalls and the third-party tools that make conversion easier.

En masse vs. on demand

Số lớn đối diện với theo yêu cầu

Có 2 cách tiếp cận cơ bản để làm việc với việc chuyển đổi các tài liệu Word sang ODF: (1) chuyển một lần và (2) chuyển khi bạn tiến. Phương pháp chuyển đổi một lần liên quan tới việc chọn tất cả các tài liệu của Word hiện có và chuyển đổi chúng theo số lớn trong ứng dụng tương tự của ODF. Là hữu ích nếu bạn không có một số lớn các tài liệu mà chúng cần được chuyển đổi và nếu không chắc rằng chúng có chứa những khoản mục có thể không chuyển đổi được một cách đúng đắn, như các macro hay các công thức phức tạp. Phương pháp chuyển đổi khi bạn tiến liên quan tới việc chuyển đổi từng tài liệu của Word sang ODF khi cần; các tệp vấn được giữ trong Word và chỉ được chuyển đổi sang định dạng ODF một khi chúng là cần thiết.

There are two basic approaches to dealing with converting Word documents to ODF: (1) convert at once and (2) convert as you go. The convert-at-once method involves taking all extant Word documents and converting them en masse into their ODF counterparts. It's useful if you don't have a large number of documents that need to be converted and if it's unlikely that they contain items that may not convert correctly, such as macros or complex formulas. The convert-as-you-go method involves transforming each Word document to ODF as needed; files are left in Word and only converted to ODF format once they're needed.

Mỗi phương pháp có những ưu điểm đặc trưng. Chuyển đổi một lần tách tác vụ và đống tệp chuyển đổi khỏi những thứ đang làm việc với các tài liệu, sao cho người sử dụng không phải chiến đấu với quá trình chuyển đổi. Nhưng tiếp cận này cố thể không thực tế đối với người sử dụng nếu họ không được đào tạo để hiểu rằng một tài liệu được đưa ra sẽ được chuyển đổi đúng hoặc làm mất dữ liệu. Khi mà mỗi tài liệu được điều khiển một cách độc lập trong phương pháp chuyển đôi khi bạn tiến, đây là một tiếp cận chậm hơn. Những nó đảm bảo tốt hơn và mỗi tài liệu phải vượt qua được tính nguyên vẹn của quy trình chuyển đổi.

Each method has distinct advantages. Convert at once separates the task and the burden of conversion f-rom those working with the documents, so users don't have to contend with the conversion process. But the approach can place an unrealistic burden on users if they aren't trained to recognize that a given document has been converted incorrectly or is missing data. Since each document has to be handled independently in the covert-as-you-go method, it's a slower approach. But it better ensures that each document has survived the conversion process intact.

In either case, it's critical to keep copies of the original, unchanged documents so that they can be referenced if need be.

Macro and formula incompatibility

Tính không tương thích của các macro và công thức

Như tôi đã đề cập trước đó, định dạng .doc được thiết kế lại đủ để nhiều chương trình không phải của Microsoft (bao gồm cả OpenOffice.org hoặc OOo) có thể mở được các định dạng .doc và làm việc với chúng một cách như bẩm sinh. Điều đó nói rằng, định dạng đó cũng bao gồm một ít tính năng gốc của Word mà những người sử dụng có thể lo lắng cho việc chuyển đổi đuợc đúng nên việc sử dụng các tính năng này sau đó đòi hỏi sự quan tâm nhiều hơn.

Tính năng đầu tiên là các macro được viết trong ngôn ngữ macro của Word. Nhiều người sử dụng – trong đó có tôi – có một thư viện lớn các macro của Word mà chúng có thể là khó khăn hoặc mất thời gian cho việc xây dựng lại trong OpenOffice. Đúng lúc các macro này có thể phải viết lại hoàn toàn trong ngôn ngữ macro của riêng OpenOffice vì – ít nhất là ngay bây giờ – không có cách nào chuyển đổi các macro của Word trực tiếp sang OOo. Một cách để bắc cầu tạm thời cho khoảng cách giữa 2 thứ này là hộp công cụ VBx của OOo mà nó cho phép OpenOffice tự động được thông qua hàng loạt việc tạo hình của Visual Basic, nhưng việc này khác xa với việc chuyển đổi các macro để chúng chạy như mong muốn. (Site này đưa ra vài ví dụ tốt về cách xây dựng các macro mới trong OOo hoặc chúng có thể được sử dụng như trước).

As I mentioned previously, the .doc format has been sufficiently reverse-engineered such that many non-Microsoft programs (including OpenOffice.org, or OO.o) can open .doc formats and work with them natively. That said, the format also includes a few native Word features that users may have trouble translating correctly, so using the following features requires extra caution.

The first feature is macros written in Word's macro language. Many users -- myself included -- have a large library of Word macros that would be difficult or time-consuming to rebuild in OpenOffice. In time these macros would have to be rewritten entirely in OpenOffice's own macro language because -- at least right now -- there isn't a way to convert Word macros directly into OO.o. One way to provisionally bridge the gap between the two is the VBx OOo toolbox, which allows OpenOffice to be automated via various incarnations of Visual Basic, but this is far different f-rom converting macros to run as is. (The site offers several good examples of how to build new macros in OO.o, or they can be used as is.)

Khối lo lắng tiềm tàng khác là trình soạn thảo các công thức toán của Word, mà OOo sẽ đưa ra nỗ lực tốt nhất để chuyển đổi sang định dạng ban đầu của nó. Nếu công thức trong một tài liệu cụ thể không được chuyển đổi đúng, bạn có thể khẳng định rằng OOo lưu giữ lại được định dạng công thức ban đầu đó. Để làm như vậy, trong Writer của OOo, hãy chọn Tools > Options > Load/Save > Microsoft Office và bỏ hộp chọn Load and Save gần MathType to OpenOffice.org Math and OpenOffice.org Math to MathType.

The other potential stumbling block is Word's equation editor, which OO.o will make a best effort to convert to its native format. If the formula in a particular document doesn't translate correctly, you can insist that OO.o preserves the original formula formatting. To do so, in OO.o Writer, se-lect Tools, then Options, then Load/Save, choose Microsoft Office, and uncheck the Load and Save boxes next to MathType to OpenOffice.org Math and OpenOffice.org Math to MathType.

Making the conversion

Tiến hành chuyển đổi

Có vài cách thực hiện quá trình chuyển đổi. Cơ bản nhất đơn giản là mở các tài liệu Word trong OpenOffice.org rồi lưu lại chúng như ODF trong một vị trí mới. Nếu bạn có một số nhỏ các tài liệu hoặc nếu người sử dụng tự thực hiện một cách thoải mái công việc chuyển đổi thì đây có thể là cách tốt nhất để bắt đầu.

Cũng có khả năng tự động hoá qui trình chuyển đổi bằng việc sử dụng bản thân OpenOffice.org và ngôn ngữ macro của riêng OOo. Site XML.com đưa ra một script ví dụ để chuyển đổi một tệp đơn mỗi lần mà không cần giao tiếp của người sử dụng và có thể được tự động hoá sau này bằng việc sử dụng một script bó hoặc vỏ. Nó làm việc không phụ thuộc vào nền tảng trong cả các phiên bản của Windows và Linux của sản phẩm này.

There are several ways to perform the migration process. The most basic is simply to open Word documents in OpenOffice.org, then resave them as ODF in a new location. If you have a small number of documents or if users are comfortable performing the conversion work on their own, this may be the best place to start.

It's also possible to automate the conversion process using OpenOffice.org itself, and OO.o's own macro language. The XML.com site offers a simple script to convert a single file at a time without user interaction and can be further automated using a batch or shell script. It works cross-platform in both the Windows and Linux versions of the product.

Bạn cũng có thể sử dụng các tiện ích của bên thứ 3. Công ty chuyển đổi tài liệu 3bView đưa ra 3BOpenDoc, mà nó chuyển đổi một cách trong suốt các tài liệu từ và sang ODF. Sản phẩm này làm việc với một máy chủ thư điện tử hoặc CMS có sẵn: Khi thư được gửi hoặc một được mở qua một sản phẩm quản trị văn bản thì các tài liệu của Word sẽ chuyển đổi sang và từ ODF một cách tự động. Hãng này cũng cung cấp chức năng tương tự trong một ứng dụng chuyển đổi số lượng lớn theo tiêu chuẩn hơn sao cho bạn có thể sử dụng nó để chuyển đổi bằng tay nhiều tài liệu cùng một lúc. Bạn cũng có thể có một thử nghiệm trực tuyến của sản phẩm này: Hãy gửi một tài liệu của Word nhỏ hơn 500KB và thử cách mà phần mềm này thực hiện việc chuyển đổi.

You can also use third-party utilities. The document transformation company 3bView offers 3BOpenDoc, which transparently converts documents to and f-rom ODF. The product works with an existing mail server or CMS: When emailed or opened through a document-management product, Word documents convert to and f-rom ODF automatically. The company also provides the same functionality in a more standard bulk converter application so you can use that to manually convert many documents at once. You can also get an online trial of the product: Submit a Word document of less than 500 KB, and test how the software performs the transformation.

Về tác giả: Serdar Yegulalp dã viết cho tạp chí Windows từ 1994 tới 2001 với hàng loạt các vấn đề về công nghệ. Ông hiện nay chăm chỉ vận dụng những kinh nghiệm của mình trong Windows NT, Windows 2000 và Windows XP như một nhà xuất bản của The Windows 2000 Power Users Newsletter và viết báo về công nghệ cho TechTarget.

About the author: Serdar Yegulalp wrote for Windows Magazine f-rom 1994 through 2001, covering a wide range of technology topics. He now plies his expertise in Windows NT, Windows 2000 and Windows XP as publisher of The Windows 2000 Power Users Newsletter and writes technology columns for TechTarget.

Dịch tài liệu: Lê Trung Nghĩa

Công ty Cổ phần phần mềm – Thương mại điện tử Nhất Vinh

ltnghia@yahoo.com