Hà Lan: Toà án hành chính đưa ra công cụ chuyển đổi tài liệu tự động

Open Source News - 15 May 2008 - The Netherlands - Evaluations, Pilots and Studies

Theo: http://ec.europa.eu/idabc/en/document/7638/469

Bài được đưa lên Internet ngày: 15/05/2008

The Dutch Council of State is willing to open source its application that can centrally convert documents between open formats and proprietary formats, said Marcel Pennock, the tool's developer, Wednesday at a conference on Open Document Format (ODF) in Utrecht.

Hội đồng bang của Hà Lan đang mong muốn mở mã nguồn ứng dụng của mình mà nó có thể chuyển đổi một cách tập trung các tài liệu giữa các định dạng mở và các định dạng sở hữu độc quyền, Marcel Pennock, nhà phát triển công cụ này, nói hôm thứ tư tại một hội nghị về định dạng tài liệu mở ODF ở Utrecht.

Toà án hành chính tại Hague hiện đang thử nghiệm phần mềm chuyển đổi của ông. “Cho tới khi tôi quan tâm tới, phần mềm này sẽ được tung ra như một phần mềm nguồn mở”.

Ứng dụng của Pennock kết hợp các trình cài cắm hiện hành, cả nguồn mở lẫn sở hữu độc quyền. Nó đưa ra cho những người sử dụng máy tính để bàn Windows trong hội đồng một biểu tượng nhỏ mà nó điều khiển sự chuyển đổi tài liệu ở bên trong. Các tài liệu cũng có thể được gửi đi để chuyển đổi bằng thư điện tử. Sự chuyển đổi này được điều khiển một cách tập trung, thế nên không phần mềm nào cần phải được cài đặt trên các máy tính cá nhân cả.

Các công cụ chuyển đổi các tài liệu của Microsoft sang định dạng tài liệu mở ODF và ngược lại. Các tài liệu cũng có thể được lưu ở định dạng tài liệu mang xách được PDF. Phòng công nghệ thông tin của hội đồng cũng đang xem xét một hệ thống quản trị văn bản mà nó sẽ sử dụng công cụ chuyển đổi này. “Chúng tôi chưa quyết định liệu hệ thống tài liệu đó sẽ được xây dựng như nguồn mở hay không. Trong 15 năm qua chúng tôi đã và đang làm việc với các tài liệu sở hữu độc quyền. Việc thay đổi đó là không thực hiện ngay lập tức được”. Thử nghiệm chuyển đổi cho tới nay là thành công. “Chúng tôi có một vài vấn đề nhỏ về màu sắc. Các hình ảnh trong tài liệu PDF có thể biến thành sẫm hơn trong bản gốc”.

Tiếp theo những phản hồi tích cực của người sử dụng, Pennock đang mở rộng ứng dụng này sang chuyển đổi cả các tài liệu trình chiếu và bảng tính.

The administrative courthouse's in the Hague is currently testing his conversion software. "As far as I am concerned, the software will be released as Open Source."

Pennock's application combines existing plugins, both open and proprietary. It offers the Windows desktop users at the Council a small icon that handles the document conversion in the background. Documents can also be submitted for conversion by email. The conversion is handled centrally, so no software needs to be installed on PCs.

The tools converts Microsoft documents to Open Document Format and the other way around. Documents can also be saved as Portable Document Format (pdf). The council's IT department is also considering a document management system that will be using the conversion tool. "We have not decided if that document system will be built as Open Source or not. For the past fifteen years we have been working with proprietary documents. Changing that is not done instantly."

Conversion test so far are successful. "We have some minor issues with colour. Images in a pdf-document might turn out darker than in the original."

Following positive user feedback, Pennock is extending the application to include conversion of presentation and spreadsheet documents.

Cost reduction

Giảm chi phí

Sự chuyển đổi các tài liệu sẽ làm giảm giá thành, Pennock nói. Một phần của những tiết kiệm này là về các giấy phép phần mềm, nhưng lợi ích chính là không còn những nhu cầu của cán bộ nhân viên bỏ thời gian vì chuyển đổi tài liệu nữa. “Nó cũng làm cho việc duy trì công cụ chuyển đổi dễ dàng hơn. Nếu bất kỳ trình cài cắm bên trong nào thay đổi, thì chúng tôi chỉ cần một lần nâng cấp phần đó là xong”.

Hội đồng bang đã quyết định về một công cụ chuyển đổi tập trung, vì nó điều khiển được nhiều tài liệu nhạy cảm. Ngoài việc phục vụ như một cơ quan tư vấn cho chính phủ, hội đồng này là toà án cao nhất đối với luật hành chínhtại Hà Lan và làm việc ví dụ như với nhiều đơn chống án về nhập cư. Hầu hết các cái tên là không được đăng trong các lời phán quyết của nó. “Không thể chỉ định ai đó để chuyển đổi các tài liệu một cách thủ công. Phần mềm này đảm bảo rằng sau khi chuyển đổi thì tất cả các tư liệu sẽ bị xoá sạch”.

The central conversion of documents reduces costs, says Pennock. Part of these savings is on software licences, but the major benefit is that no staff needs to spend time on document conversion. "It also makes maintaining the conversion tool easier. If any of the underlying plugins change, we only once need to up-date that part."

The Council of State decided on a central conversion tool, because it handles many sensitive documents. Apart f-rom serving as an advisory body to the government, the council is the highest court for administrative law in the Netherlands and deals for example with many immigration appeals. Most names are not published in its verdicts. "It is impossible to appoint someone to convert documents manually. The software ensures that after conversion all the material is erased."

Dịch tài liệu: Lê Trung Nghĩa

ltnghia@yahoo.com