Thụy Điển: Hành chính nhà nước thiếu nhận thức về các tài liệu điện tử

SE:Public administrations lack awareness on electronic documents

— filed under:OpenOffice, OpenOffice.org and ODF in public authorities, [GL]Sweden, [T] Evaluations, Pilots and Studies

by Gijs Hillenius —published on Jun 15, 2010

Theo:http://www.osor.eu/news/se-public-administrations-lack-awareness-on-electronic-documents

Bài được đưa lênInternet ngày: 15/06/2010

Lờingười dịch: “Nhiều hội đồng, 40%, đã không có khảnăng để đưa ra những ghi chép của năm 1999. Trong mộttrường hợp một thành phố đã trả lời là nó khônglưu trữ các tài liệu này ở dạng điện tử. Những nơikhác thì đã thừa nhận đã xóa tất cả các tài liệutừ 1999, đã viết rằng họ không thể thấy các ghi chéphoặc đã trả lời rằng các vấn đề kỹ thuật đãngăn cản họ đưa ra các tài liệu này: “Một hệ thốngkhác đã được sử dụng khi đó, mà chúng tôi bây giờkhông truy cập được vào”.

“Chỉsau có 10 năm đã có những vấn đề với việc truy cậphoặc đọc các tệp mà được biết là có tồn tại”,2 nhà nghiên cứu đã kết luận. Trong một số các trườnghợp điều này là vì các tệp được lưu trữ trong mộtđịnh dạng sở hữu độc quyền chỉ có thể truy cậpđược với các công cụ trước đó. “Những ghi chép cũnhất là không sẵn sàng và những ghi chép từ năm 1999 lẽra sẵn sàng được nhưng công cụ đã bị loại khỏi tổchức. Yêu cầu của bạn buộc phòng IT của chúng tôiphải làm sống lại phần mềm này”, một thành phố đãtrả lời”. Đó là hiện trạng việc lưu trữ các tàiliệu điện tử ở Thụy Điển. Và với Việt Nam, có lẽcũng không khác, biết rằng, tínhtương hợp của Microsoft Office là bằng 0.

Các cơ quan nhà nướcThụy Điển thiếu các chính sách về cách để duy trìcác tài liệu điện tử, và không hiểu tầm quan trọngcủa các chuẩn mở, các nhà nghiên cứu từ Đại họcSkovde nói trong một tài liệu được xuất bản tháng này.“Điều này có trong hợp đồng cứng đờ đối vớichính sách của chính phủ quốc gia trung ương”.

Vài năm qua, 2 nhànghiên cứu Björn Lundell và Brian Lings, đã và đang thửnghiệm cách mà các cơ quan hành chính Thụy Điển đang sửdụng nguồn mở và các chuẩn mở. Cả 2 đã trình bàynhững kết quả gần đây nhất của họ tại Hội nghịQuốc tế lần thứ 6 về Các hệ thống nguồn mở, (OSS2010) mà sẽ diễn ra tại South Bend, Mỹ giữa 30/05 và02/06.

Đầu năm nay họ đãthử nghiệm cách mà tất cả 290 thành phố tại ThụyĐiển quản lý các tài liệu điện tử của mình. Họ đãyêu cầu các bản sao từ cuộc họp hội đồng các thànhphố lần đầu vào năm 1999, lần cuối vào năm 2008 vàmột bản sao những ghi chép cũ nhất có sẵn ở dạngđiện tử.

Nhiềuhội đồng, 40%, đã không có khả năng để đưa ra nhữngghi chép của năm 1999. Trong một trường hợp một thànhphố đã trả lời là nó không lưu trữ các tài liệu nàyở dạng điện tử. Những nơi khác thì đã thừa nhậnđã xóa tất cả các tài liệu từ 1999, đã viết rằnghọ không thể thấy các ghi chép hoặc đã trả lời rằngcác vấn đề kỹ thuật đã ngăn cản họ đưa ra các tàiliệu này: “Một hệ thống khác đã được sử dụngkhi đó, mà chúng tôi bây giờ không truy cập được vào”.

“Chỉsau có 10 năm đã có những vấn đề với việc truy cậphoặc đọc các tệp mà được biết là có tồn tại”,2 nhà nghiên cứu đã kết luận. Trong một số các trườnghợp điều này là vì các tệp được lưu trữ trong mộtđịnh dạng sở hữu độc quyền chỉ có thể truy cậpđược với các công cụ trước đó. “Những ghi chép cũnhất là không sẵn sàng và những ghi chép từ năm 1999 lẽra sẵn sàng được nhưng công cụ đã bị loại khỏi tổchức. Yêu cầu của bạn buộc phòng IT của chúng tôiphải làm sống lại phần mềm này”, một thành phố đãtrả lời.

Swedishpublic organisations lack policies on how to maintain electronicdocuments, and fail to understand the importance of open standards,researchers f-rom the University of Skövde say in a paper publishedthis month. "This is in stark contrast to stated centralgovernment policy."

Thepast few years the two researchers, Björn Lundell and Brian Lings,have been testing how Sweden's public administrations are using opensource and open standards. The two presented their most recentresults at the Sixth International Conference on Open Source Systems,(OSS 2010) which took place in the South Bend, USA between 30 May and2 June.

Earlierthis year they tested how all 290 municipalities inSweden managetheir electronic documents. They requested copies f-rom the firstmunicipal council meeting in 1999, the last municipal council meetingin 2008 and a copy of the oldest minutes available in electronicform.

Manycouncils, 40 percent, were not able to provide the 1999 minutes. Inone case a municipality replied it does not store documentse-lectronically. Others admitted having erased all the documents f-rom1999, wrote that they could not find the minutes or replied thattechnical issues prevented them f-rom submitting the documents: "Adifferent system was in use then, which we do not have access totoday."

"Afteronly ten years there are problems with accessing or reading filesthat are known to exist", conclude the two researchers. In anumber of cases this was because the file is stored in a proprietaryformat only accessible with legacy tools. "The oldest minutesare not available and the minutes f-rom 1999 should be available butthe tool has been phased out f-rom the organisation. Your request hastriggered our IT department to resurrect the software", repliedone municipality.

Mởmột cách đúng đắn

2nhà nghiên cứu này đã thấy rằng một số tài liệuhiện đại có thể đã không mở được một cách đúngđắn nữa trong phiên bản gần đây nhất của trình xửlý văn bản sở hữu độc quyền mà đã tạo ra chúng.“Thú vị là đúng những tệp này có thể mở đượcmột cách đúng đắn trong một công cụ nguồn mở,OpenOffice”.

Nghiên cứu củaLundell và Lings là một phần của nội dung hội nghị OSS2010.

Các cơ quan nhà nướctại quốc gia này đang ngày càng hướng sang các phần mềmnguồn mwor, theo một nghiên cứu gần đây củaKammarkollegiet, Cơ quan Dịch vụ Pháp lý, Tài chính và Hànhchính của Thụy Điển.

Cơ quan này nói Linuxđang thay thế Unix sở hữu độc quyền và các bộ vănphòng đang được thay thế bởi OpenOffice.org. Các cơ quannhà nước cũng đang chuyển sang các hệ thống quản trịnội dung nguồn mở Drupal và Joomla và đang thay thế cáchệ thống cơ sở dữ liệu độc quyền bằng hệ quảntrị cơ sở dữ liệu MySQL và PostgreSQL.

Opencorrectly

Thetwo also found that some more modern documents could no longer becorrectly opened in the most recent version of the proprietary wordprocessor that cre-ated them. "Interestingly these same filescould be opened correctly in an open source tool, OpenOffice."

Theresearch by Lundell and Lings are part of the OSS 2010 conferenceproceedings.

Publicauthorities in the country are increasingly turning to open sourcesoftware, according to a recent study by Kammarkollegiet, Sweden's Legal, Financial and Administrative Services Agency.

Theagency says Linux is replacing the proprietary Unix and proprietaryoffice suites are being replaced by OpenOffice. Publicadministrations are also turning to the Drupal and Joomla open sourcecontent management systems and are replacing proprietary databasesystems by the MySQL and PostgreSQL database management systems.

Dịch tài liệu: LêTrung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com